Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Содержание
  1. Кто может работать с кассовым аппаратом
  2. Нужен ли журнал кассира-операциониста?
  3. Особенности правильной работы на кассе в магазине или супермаркете
  4. Применение чека коррекции
  5. Как пользоваться и работать с онлайн-кассой
  6. Подготовка к работе
  7. Открытие смены
  8. Как выдавать чек покупателю
  9. Что нельзя делать кассиру во время работы
  10. Закрытие смены и инкассация
  11. Проблемы при работе с онлайн-кассой
  12. Запомнить
  13. Наш каталог продукции
  14. Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств
  15. Виды онлайн-касс и схемы их подключения
  16. Стационарная онлайн-касса или фискальный регистратор
  17. Мобильная онлайн-касса и её схема подключения
  18. Смарт-терминалы
  19. Онлайн-кассы с эквайрингом
  20. Онлайн-кассы для интернет-магазинов и интернет-сервисов, желающих принимать оплату на сайте
  21. Облачные онлайн-кассы
  22. Особенности выбора облачной онлайн-кассы для ИП
  23. Особенности регистрации облачной онлайн-кассы
  24. Онлайн-кассы для маркировки «Честный Знак»
  25. Онлайн-кассы для торговых автоматов
  26. Где купить онлайн кассу
  27. Правила оформления кассовых чеков
  28. Как подключить онлайн-кассу
  29. Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП)
  30. Где получить ЭЦП?
  31. Что нужно для получения ЭЦП?
  32. Подключить онлайн-кассу в торговой точке к мобильному или проводному интернету
  33. Поставить новый фискальный регистратор на учет в ФНС
  34. Подписать договор с ОФД
  35. Открытие и закрытие рабочих смен
  36. Как открыть смену?
  37. Печать отчета гашения и закрытие смены
  38. Печать промежуточного X-отчета
  39. Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю
  40. Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя
  41. Что делать, если нет интернета
  42. Что кассир не должен делать во время работы
  43. Процесс работы с кассовым аппаратом
  44. Возврат товаров и аннулирование продажи на Элвес МФ
  45. Чек возврата по сумме
  46. Чек возврата по товарному коду
  47. Чек возврата по товарному коду, весу или количеству
  48. Возврат при безналичном способе расчета
  49. Отмена продажи и аннуляция чека
  50. Применять ли кассовую книгу и ордера?
  51. Принцип работы онлайн-кассы
  52. Изучение принципов работы устройства. Требования к оборудованию
  53. Что изменилось
  54. Кто допускается к работе с кассовым аппаратом
  55. Закрытие смены и инкассации
Про мини ПК:  Atol sb1101 plus и сканер штрих-кода ATOL SB 1101 Plus 40958

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

  • Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
  • Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

  • Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
  • Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
  • Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
  • Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Про мини ПК:  Терминал сбора данных тсд что это такое

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Особенности правильной работы на кассе в магазине или супермаркете

Предварительно работник проходит обучение и получает доступ к денежному ящику. Еще ему выдается чековая лента. Только после этого он приступает к работе. В начале дня кассиру нужно напечатать отчет об открытии смены. Он отправляется оператору фискальных данных. Обычно смена закрывается по окончании рабочего дня. Кассир осуществляет сдачу наличных денег и составляет отчет о закрытии.

Во время обучения работе на кассе важно ознакомить работника с разными ситуациями и порядком действий. Например:

  • Клиентом был внесен аванс. В такой ситуации в поле «признак расчета» указывается понятие «аванс/предоплата».
  • Если кассир пробил лишние товары или покупатель решил вернуть приобретенную продукцию, то важно сформировать чек «возврат прихода». Дополнительно важно принять заявление от покупателя. После этого составляется накладная, пробивается чек с указанием обычных реквизитов. Единственным отличием является замена позиции «признак расчета» на «возврат прихода».
  • В случае, если в супермаркете внезапно было отключено электричество во время совершения платежа покупателем, то кассиру важно сформировать чек коррекции. Это также касается ситуаций, когда в конце смены продавец обнаружил излишек денежных средств в кассе.

Во всех остальных ситуациях действия кассира соответствуют описанному выше алгоритму. Только на первый взгляд создается впечатление, что работа с кассовым аппаратом очень сложная. На самом деле это не так.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

  • Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
  • Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
  • Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

  • Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
  • Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
  • «приход» при обнаружении излишков
  • «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Как пользоваться и работать с онлайн-кассой

21 марта 2017

Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Подготовка к работе

Чтобы работать на ККТ, кассир должен:

  • ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
  • расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
  • заключить договор о полной материальной ответственности.

В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:

  • ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
  • чековую ленту;
  • разменные деньги.

Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Открытие смены

Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Пример отчёта об открытии смены

Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.

Как выдавать чек покупателю

В момент оплаты кассир действует так:

  • считает итоговую сумму и называет её;
  • получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
  • печатает чек на онлайн-кассе;
  • называет сумму сдачи и отдает её с чеком.

Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Пример тарифов на отправку чеков клиентам

Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:

  • сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
  • предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя

Клиент вернул товар

Сформируйте чек со способом расчёта «возврат прихода».

Кассир пробил чек с ошибкой

Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.

Клиент внёс аванс

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Что нельзя делать кассиру во время работы

  • Работать без контрольной ленты.
  • Подпускать к кассе посторонних людей.
  • Уходить от кассы без предупреждения руководства.
  • Оставлять включённую кассу без присмотра.
  • Держать в денежном ящике личные деньги.

Закрытие смены и инкассация

В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.

Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:

  • сколько чеков напечатано за смену;
  • сколько чеков не дошло до ОФД;
  • информация о смене, кассире и т. д.

В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.

В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:

  • выручка;
  • приходы и расходы;
  • сумма возвратов;
  • способы оплаты — наличные или электронные деньги.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Отчёт о состоянии счётчиков и закрытии смены

После закрытия смены кассир обслуживает кассу, выключает её из сети и сдаёт ключи.

Проблемы при работе с онлайн-кассой

Пробивайте чеки, но не передавайте их ОФД. Если не восстановите связь за 30 дней, касса заблокируется.

Принимать оплату нельзя. Если работаете и дальше, получите штраф.

Это основные этапы работы с онлайн-кассой. Но все модели ККТ разные — у Viki Mini сенсорный дисплей, у Меркурия-115Ф кнопочная панель, а Атол 30Ф подключается к компьютеру. Поэтому читайте инструкцию к Вашей модели. Вот пример инструкции к кассе Меркурий-115Ф — в ней рассказано, как пользоваться онлайн-кассой, и показаны примеры чеков и отчётов.

Запомнить

  • Кассир обязан знать типовые правила и подписать договор о материальной ответственности.
  • Не открывайте смену, если покупателей может не быть.
  • Для того, чтобы сделать возврат через онлайн-кассу,— пробейте чек с «возвратом прихода», ошибся кассир — пробейте чек коррекции.
  • Не хотите отправлять чеки сами — подпишите договор с ОФД.
  • Кассиру запрещено уходить без предупреждения, оставлять ККТ без присмотра и подпускать к ней посторонних.
  • Напечатайте отчёт о закрытии смены не позднее, чем через 24 часа после открытия.
  • Пропал свет — закрывайте магазин, пропал интернет — почините за 30 дней.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Виды онлайн-касс и схемы их подключения

Современные онлайн-кассы можно разделить на несколько категорий, в зависимости от назначения и конструктивного исполнения:

  • стационарные (фискальные регистраторы);
  • мобильные (портативные);
  • смарт-терминалы;
  • с эквайрингом;
  • для интернет-магазинов;
  • облачные;
  • с поддержкой маркированных товаров;
  • для торговых автоматов.

Разберем каждый тип более детально.

Стационарная онлайн-касса или фискальный регистратор

Такой аппарат обычно представляет собой коробочку с электронной начинкой, содержащую в себе также механизм печати чеков и фискальный регистратор.

Стационарная касса подойдет для обычной торговой точки, где происходит постоянный живой контакт продавца с покупателем. Сердцем такой POS-системы является микрокомпьютер, ПК или ноутбук, который выполняет коммутирующую функцию с остальными устройствами. В комплект кассового оборудования, который собирается на основе фискального регистратора, могут входить:

  • сам фискальный регистратор с ФН;
  • компьютерный блок с установленной товароучетной системой;
  • принтер чеков;
  • весы с индикаторным табло;
  • денежный ящик;
  • платежный терминал;
  • сканер штрих-кодов.

Фискальные регистраторы отличаются по производительности, подключаемым интерфейсам и наличию автореза.

Помимо основного оборудования, к онлайн-кассе можно подключить дополнительные устройства и сервисы, позволяющие упростить работу персонала:

  • Планшет или смартфон для удаленного управления заказами и получения информации о складских запасах. Особенно актуально это для работы официантов, курьеров, бухгалтеров, собственников бизнеса.
  • Облачное хранилище. В нем может осуществляться товарный учет, проводиться формирование налоговых отчетов. Кроме того, это отличный ресурс для анализа продаж и резервирования торговой и фискальной информации.
  • Программы для автоматизации торговли. С 2021 года предприниматели обязаны печатать в чеке все продаваемые товары, поэтому организация компьютеризированного товарного учета требует особого внимания.
  • Интернет-магазин. К тому же некоторые CMS-системы для сайтов, например InSales, могут сами по себе предлагать функции товарного учета и аналитики.

Синхронизация всех данных с «облаком» производится с помощью специальных программ для розничной торговли. Такая система помогает сотрудникам магазина удаленно работать, а собственникам – комфортно осуществлять контроль над бизнесом.

Мобильная онлайн-касса и её схема подключения

Не вся торговля осуществляется из-за прилавка магазина. Реализовывать продукцию можно во время выездной торговли на ярмарках, рынках и в других местах, не оборудованных электропитанием и связью. Кроме того, выдавать чеки обязаны курьеры, таксисты, которые просто не могут носить с собой оборудование для полноценного кассового узла.

В указанных случаях применяет мобильная онлайн-касса, работа которой строится на следующих принципах:

  • Для экономии места фискальный регистратор и принтер чеков объединены в единой устройство, способное работать автономно от аккумуляторной батареи.
  • Кассовые устройства должны поддерживать коммуникацию посредством Wi-Fi.
  • Из подключаемых дополнительных приборов зачастую используется терминал для оплаты картами и планшет.
  • Торговля осуществляется иногда без подключения к интернету со сбросом данных в ОФД по сети в конце дня.
  • Для выхода в интернет может использоваться встроенный модуль для мобильной связи, беспроводной модем или точка доступа смартфона.
  • С помощью вспомогательных программ для розничной торговли смартфон может сделать устройством, через которое осуществляется управление заказами и которое предоставляет удаленный доступ к товаро-учетным базам.
  • Удобной опцией мобильных онлайн-касс является их синхронизация с бухгалтерскими базами, расположенными в облачном хранилище.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Компания ЕКАМ предлагает комплексные решения для таксистов

Таким образом, благодаря компьютерным технологиям, аккумуляторам и облачным сервисам, мобильная ККТ может обладать таким же функционалом, что и стационарная онлайн-касса. При этом мобильная техника помещается в небольшой сумке и может временно применяться в удаленных от связи местностях.

Большинство компактных мобильных касс поддерживает загрузку товарной номенклатуры, но использовать их для анализа продаж довольно трудно. Также портативные кассовые аппараты, как правило, не поддерживают работу с маркированными товарами, что ограничивает сферу их применения.

Смарт-терминалы

Основным отличием смарт-терминала является наличие сенсорного экрана, размер которого и определяет внешний вид онлайн-кассы. Зачастую такие устройства работают и от сети, и от аккумулятора, имеют встроенные беспроводные модули, программы для анализа продаж, а иногда – даже модули эквайринга для приёма оплаты банковскими картами.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Онлайн-касса ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф с 7-дюймовым экраном

По беспроводному каналу к смарт-терминалу можно подключить денежный ящик, эквайринг или другое подобное оборудование. Всё зависит от характеристик онлайн-кассы и присоединяемых устройств.

Естественно, все преимущества смарт-терминалов имеют свою цену в денежном эквиваленте. Следует понимать, что поломка какого-то одного модуля приводит к выходу из строя всей онлайн-кассы. Хорошо, если аппарат будет ещё на гарантии. В противном случае придется потратиться на дорогостоящий ремонт. Но, безусловно, во многих случаях возможности смарт-терминалов оправдывают затраты на их покупку и обслуживание.

Онлайн-кассы с эквайрингом

Обычные эквайринговые аппараты для оплаты картами стоят относительно дорого. Поэтому не меньшей будет доплата и за соответствующий функционал в смарт-терминале. Помимо высокой стоимости, онлайн-кассы со встроенным эквайрингом сложнее ремонтировать, поэтому не всегда целесообразно покупать такое оборудование.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Смарт-терминал MSPOS-E-Ф с эквайригом

Удобны такие аппараты будут при необходимости проведения оплаты вне помещения, где отсутствуют нормальные условия для подключения отдельного эквайрингового терминала. Реально необходимы смарт-терминалы с эквайрингом, например, курьерам, таксистам, при осуществлении выездной торговли.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов и интернет-сервисов, желающих принимать оплату на сайте

54-ФЗ предоставил законодательную основу для удобной работы интернет-магазинов с кассовой техникой. Уравнивание силы бумажного и электронного чека позволило предпринимателям удаленно выполнять требования о мгновенном предоставлении покупателю документа об оплате. Эти нововведения привели к появлению у онлайн-касс для интернет-магазина следующих особенностей:

  • Разработчики ККТ выпустили модели оборудования, позволяющие реализовывать весь функционал, свойственный для работы интернет-магазина.
  • Было разработано специальное ПО для интеграции фискального регистратора в движки интернет-магазинов и для взаимодействия с платежными агрегаторами. Приложения позволили подтверждать оплату только после формирования электронного чека.
  • Появилась функция автоматической отправки покупателю легальных электронных чеков на e-mail.
  • Созданные программы для розничной торговли, например ЕКАМ, позволили обрабатывать заказы сразу от нескольких интернет-магазинов с различными движками (InSales, OpenCart, 1С-Битрикс, WordPress, MODX и других) в рамках одного юридического лица.
  • Появилась возможность совмещения работы интернет-магазина со стационарной торговой точкой в рамках одной онлайн-кассы.
  • Были выпущены мини-компьютеры для удобного управления работой онлайн-кассы и её интеграции в интернет-магазины.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Онлайн-касса ЕКАМ поможет вести учет по нескольким интернет-магазинам одновременно

В результате проведенной разработчиками ПО и оборудования работы, интернет-магазинам стало довольно просто соблюсти требования закона, подключив свои сайты к современной онлайн-кассе.

Облачные онлайн-кассы

С точки зрения предпринимателя, облачная онлайн-касса – это программа, которая обрабатывает продажи на сайте, формирует чеки, передает информацию в ФНС и записывает её на фискальный накопитель. Но самого физического аппарата у бизнесмена в наличии нет, поэтому и купить онлайн-кассу в облаке не получится. Фактически кассовый аппарат принадлежит другому субъекту хозяйствования, который сдаёт его в аренду владельцу интернет-магазина.

Естественно, в таком случае чек онлайн-кассы не печатается, а отправляется на e-mail или на телефон покупателя в СМС. Сам же физический аппарат с фискальным накопителем расположен в специально оборудованных центрах, которые имеют резервные источники питания и интернета. Это позволяет гарантировать клиентам доступ к выдаче чеков круглосуточно и без перебоев.

Процедура работы онлайн-кассы, подключенной к интернет-магазину выглядит следующим образом:

  • Покупатель вводит реквизиты своей банковской карты на сайте.
  • Платежная система проверяет введенные данные, наличие денег на карте и списывает средства.
  • Информация о списании денег с карты поступает в облачную ККТ, которая обменивается информацией с ОФД и в результате формирует чек.
  • Чек онлайн-кассы отправляется на указанный покупателем на сайте e-mail или формируется ссылка на чек, которая отправляется в виде СМС.
  • Клиент получает свой электронный чек, а ФНС – подробные данные о сделке.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Особенно удобна облачная онлайн-касса для ИП, которые торгуют исключительно через интернет-магазины и не любят нагружать себя заботами об установке, настройке и обслуживании оборудования.

Особенности выбора облачной онлайн-кассы для ИП

Следует учитывать, что критерии выбора стационарной кассовой техники сильно отличаются от таковых для облачных решений.

Поэтому при выборе онлайн-кассы для работ в облаке необходимо учитывать следующее:

  • Количество операций в минуту. Для обработки облачных продаж где-то стоит физический сервер с подключенным к нему фискальным накопителем, и их скорость работы имеет свой предел. Поэтому следует понимать, будет ли достаточно быстродействия оборудования для обслуживания объёма заказов вашего интернет-магазина.
  • Рейтинг поставщика услуг. Сейчас популярны различные независимые онлайн-площадки, которые позиционируют себя «рейтинговыми агентствами» в той или иной сфере. Почитайте отзывы на таких ресурсах о компаниях, у которых вы хотели бы купить ККТ.
  • Дополнительные услуги, которые обычно идут в комплекте с облачной онлайн-кассой для ИП. Это могут быть аналитические отчеты, помощь в регистрации ККТ в ФНС, скидки на фискальный накопитель. К тому же некоторые услуги действительно могут быть полезны для предпринимателя.

Кроме того, при оценке стоимости приобретения облачной онлайн-кассы важно просчитывать не только сумму первоначальных расходов, а сколько денег всего придется заплатить поставщику за 1 или 3 года.

Особенности регистрации облачной онлайн-кассы

Когда ККТ фактически не принадлежит предпринимателю, она имеет несколько иную процедуру регистрации. Пакет документов для государственных органов (паспорт, ИНН, СНИЛС, ОГРНИП) остается тот же, также необходима квалифицированная электронная подпись. Когда всё это на руках, переходим к следующим этапам:

  • Выбираем компанию, у которой будем арендовать кассу.
  • Регистрируемся и составляем договор с выбранной компанией у них в офисе или в электронном виде.
  • Заключаем договор с ОФД и регистрируем онлайн-кассу в ФНС. Для этого у вас уже будут все необходимые документы, включая идентификационные данные оборудования. При возможности, лучше заплатить его арендодателю, чтобы он помог пройти все регистрационные процедуры.
  • Настройка ККТ, которая, как правило, производится арендодателем.

После этого необходимо синхронизировать кассовый аппарат с сайтом, для чего используются специальные модули CMS.

Облачную кассу не следует путать с обычной, которая может синхронизироваться с интернет-магазином и печатать чеки в момент формирования заказа. Стационарная онлайн-касса, как правило, принадлежит предпринимателю, но имеет схожий функционал с той, которая работает через облако.

Онлайн-кассы для маркировки «Честный Знак»

Уже несколько лет всё больше категорий товаров попадает под требования обязательной маркировки. Фактически каждая единица товара получает свой индивидуальный код, который конвертируется в графический вид и печатается на упаковке. Абсолютно все коды регистрируются в системе «Честный знак» и обязаны инактивироваться в момент продажи. Такая инактивация происходит при участии онлайн-кассы.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Схема работы системы «Честный знак»

Как это работает? Во время продажи кассир обязательно должен отсканировать идентификационный код на упаковке. Отсканированная и расшифрованная информация перенаправляется онлайн-кассой в систему «Честный знак», чтобы убрать товар из реестра зарегистрированной, но непроданной продукции. Такая ККТ обычно стоит несколько дороже.

Прежде чем купить онлайн-кассу, следует узнавать у продавца о возможности её работы с маркировкой. Возможно, вам не стоит переплачивать за ненужный функционал.

Онлайн-кассы для торговых автоматов

Вендинговые автоматы – бизнес, относящийся к сферам, которые обязаны использовать онлайн-кассы при выполнении расчетов с клиентами. Исключение сделано для некоторых типов торговых автоматов (п. 5.10. ст. 1 54-ФЗ):

  • розничная продажа бахил;
  • безалкогольные напитки на разлив, в том числе питьевая вода;
  • механическое оборудование, расчет в котором осуществляется монетами.

Для остальных автоматов применение онлайн-касс является обязательным, при отсутствии возможности подключения выхода два: модернизация или прекращение работы. Предусмотрены следующие особенности перехода на онлайн-кассы:

  • установка одной онлайн-кассы для всех аппаратов (принадлежат одному юридическому лицу). Подключение облачной кассы по API может быть выполнено как к аппарату, так и через телеметрию;
  • работа без выдачи бумажного чека: на панель автомата необходимо нанести OR-код, который пользователь с помощью мобильного телефона отсканирует для получения электронного варианта документа.

Бумажный чек нужен для небольшого количества автоматов, речь идет о маркированной, подакцизной и технически сложной продукции.

Где купить онлайн кассу

Купить онлайн-кассу можно у нас, включая все необходимое дополнительное оборудование.

Также предпринимателям, занимающимся розничными продажами, рекомендуется устанавливать программу для автоматизации торговли. Совместно с онлайн-кассой и сканером штрихкодов, она позволяет значительно ускорить обслуживание покупателей, упростить складской учет и облегчить анализ бизнес-показателей.

Доставка оборудования осуществляется по всей России.

Правила оформления кассовых чеков

Онлайн кассы с фискальным накопителем должны отправлять чеки в электронном виде не только в ФНС, но и конечному потребителю. Если речь идет НЕ о дистанционной торговле, то электронный чек нужно отправлять на электронный адрес или по СМС по требованию покупателя (и при наличии технической возможности). Бумажные чеки остаются пока обязательными для предпринимателей.

Если речь об использовании онлайн-кассы в интернет-магазине или другом виде дистанционной торговли, то продавец обязан отправить чек или БСО в электронной форме, а бумажные чеки и БСО выдавать не обязан.

Требования к кассовым чекам зафиксированы в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ. В чек или бланк строгой отчетности должны быть внесены следующие реквизиты:

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Основные реквизиты и правила оформления чеков и бланков строгой отчетности

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Реквизиты кассового чека

Довольно часто законодатели вносят изменения в перечень обязательных реквизитов чека, что отражает постоянное развитие регулирования в торговой сфере. Поэтому предприниматели должны следить за новинками законодательства, что можно делать в блоге ЕКАМ.

Последним важным изменением в реквизитах стало требование наличия сведений о кодах маркировки в системе «Честный знак». В последующем вносились и менее важные правки в правила формирования чека.

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Как подключить онлайн-кассу

Независимо от того, решите вы полностью поменять кассовую технику или доработать ту, которая есть, порядок действий будет следующий:

Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП)

Стоимость ЭЦП (или КЭП, что одно и тоже) фиксированная, составляет 1500 рублей в год и не зависит от количества кассовых аппаратов. Ежегодно необходимо обновлять сертификат ключа, что можно выполнить дистанционно.

Где получить ЭЦП?

В удостоверяющим центре, аккредитованным Минкомсвязи или у представителей удостоверяющих центров, например, ЕКАМ.

Что нужно для получения ЭЦП?

Список документов определяется удостоверяющим центром. Как правило, достаточно паспорта и СНИЛС руководителя. Электронная подпись нужна для регистрации кассового аппарата в ФНС.

Подключить онлайн-кассу в торговой точке к мобильному или проводному интернету

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Функциональность кабинета ОФД позволяет быстро зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС

Поставить новый фискальный регистратор на учет в ФНС

Привлекать ЦТО и посещать налоговую для этой цели уже не требуется. Зарегистрировать кассу можно самостоятельно на сайте ФНС или воспользоваться услугой специализированной организации (например, ЕКАМ или ЦТО). Это преимущество, которое дает новое законодательство. Если есть ЭЦП, то регистрация на сайте ФНС занимает порядка 15-ти минут.

Что нужно для регистрации кассы на сайте ФНС:

  • ФНС сверяет данные о ККТ и фискальном накопителе с реестром и, если всё в порядке, регистрирует ККТ.
  • Регистрационный номер прописывается в фискальном регистраторе, после этого печатается отчет о регистрации, данные из которого вносятся на сайте ФНС для завершения процедуры регистрации ККТ.
  • После этого ФНС «выдает» карточку регистрации, которую можно «получить» в личном кабинете на сайте ФНС.

Подписать договор с ОФД

Чтобы подключится к ОФД, нужно его выбрать и заключить с ним договор на обработку фискальных данных. К этому моменту нужно:

  • Получить ЭЦП.
  • Подготовить кассу и кассовое ПО нового образца.
  • Провести интернет.

Если подключаться к ОФД самостоятельно, то стоимость составит 3000 рублей в год.

Открытие и закрытие рабочих смен

Перед началом эксплуатации Элвес МФ, необходимо пройти регистрацию кассы, а также запрограммировать все необходимые параметры для подключения ОФД.

Работа кассира ведется в специальном режиме, который позволяет пробивать квитанции по оплате, осуществлять возврат и аннулирование продаж. Как выполнить все эти действия, расскажет соответствующий раздел инструкции Элвес МФ, но перед началом торговли рекомендуется ознакомиться с принципом открытия и закрытия рабочей смены. Эти действия являются обязательными для работы кассира.

Как открыть смену?

Чтобы начать работу, следуйте следующей инструкции для кассы Элвес МФ.

  • Включите ККТ. Дождитесь завершения загрузки, в результате которой на дисплее отобразится сообщение «Выбор». Для перехода к этому разделу из другого режима нажимайте клавишу «РЕ» до тех пор, пока не появится нужная надпись.
  • Подтвердите действие с помощью клавиши «ИТ» на кассе Элвес МФ.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Если смена была ранее закрыта, то на экране онлайн-кассы вы увидите сообщение «С.00». Для перехода в кассовый режим нажмите кнопку «00». Если на дисплее отобразилось «0.00», значит, вы уже можете приступить к пробитию чеков, дополнительных действий совершать не нужно.

Печать отчета гашения и закрытие смены

По закону рабочая смена не может длиться больше 24 часов, поэтому в завершении дня необходимо обязательно закрыть кассу Элвес МФ. Чтобы сделать это и выгрузить отчет гашения (Z-отчет), следуйте следующей простой инструкции.

  • Дважды нажмите кнопку «РЕ».
  • С помощью клавиатуры Элвес МФ введите комбинацию цифр «329» или «330» в зависимости от версии кассы.
  • Дождитесь, пока на экране появится сообщение «Г1-8».
  • Нажмите цифру 2 с клавиатуры.
  • Убедитесь, что на дисплее отобразилось «С-00».
  • Подтвердите закрытие смены нажатием кнопки «00».

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

В итоге Элвес МФ напечатает на чековой ленте отчет гашения и работа устройства будет прекращена.

Печать промежуточного X-отчета

Если во время работы потребовалось собрать данные об уже имеющейся сумме выручки, можно выгрузить специальный отчет без закрытия смены. Для этого следуйте на Элвес МФ инструкции кассира, представленной ниже.

  • Дважды нажмите кнопку «РЕ».
  • С помощью клавиатуры введите комбинацию цифр «329» или «330» в зависимости от версии кассы.
  • Дождитесь, пока на экране появится сообщение «Г1-8».
  • Нажмите цифру 1 с клавиатуры.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

После этого ККТ начнет печатать Х-отчет на чековой ленте.

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Когда покупатель заходит в магазин и желает приобрести необходимый ему товар, кассир, используя кассовое программное обеспечение на компьютере или ККТ, производит расчет, формирует кассовый чек. При необходимости электронная версия чека может быть отправлена на телефон или e-mail покупателя. Ввод персональных данных покупателя может быть значительно упрощен. Для этого было создано приложение, позволяющее с помощью сканирования QR-кода быстро передать информацию о клиенте.

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

  • Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
  • Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
  • Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
  • Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
  • Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
  • Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

  • «Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
  • «Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
  • «Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
  • «Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

  • Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.
  • Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.
  • Полный расчет (4).
  • Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.
  • Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.
  • Оплата кредита (7). Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:

  • Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
  • Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).

Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:

  • работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
  • кассир печатает чек;
  • далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).

Если клиент желает рассчитаться с помощью безналичных средств оплаты, кассовый чек будет сформирован автоматически ККТ или самим кассиром после того, как будет получена информация от банка о произведенной транзакции.

Что делать, если нет интернета

В этой ситуации необходимо разбираться в причинах отсутствия интернета. Если его вообще нет в городе или поселке, что подтверждено соответствующим решением органа власти, тогда предприниматели должны выдавать чек онлайн-кассы, но не обязаны передавать сведения в ФНС. При этом необходимость использования ККТ сохраняется.

Онлайн-кассы, согласно законодательства, переводятся в таком случае в специальный автономный режим, позволяющий работать бесконечно долго без блокирования накопителя. Но вся информация о продажах всё равно сохраняется на фискальный накопитель и может быть передана в налоговую при сдаче отчетности или при проверке.

Кроме того, вообще не применять ККТ могут предприниматели, живущие в труднодоступных местах. Перечень таких населенных пунктов должен быть утверждён местными властями. Но отсутствие ККТ в этом случае не освобождает предпринимателя от необходимости выдачи БСО по требованию покупателя.

В случае временного отсутствия интернета по техническим причинам, никаких проблем тоже возникнуть не должно. Ведь у всех бывают перебои с электричеством и связью. Но если такое случается регулярно, то лучше перестраховаться и запросить у энергоснабжающей компании, ЖЭКа или провайдера справку, подтверждающую причину работы онлайн-кассы без интернета.

Что кассир не должен делать во время работы

Сохранность товарно-материальных ценностей напрямую связана с работой с онлайн-кассой. Ввиду этого имеются ограничения относительно того, кто может допускаться в кассовую зону, а также действия кассира.

Итак, кассиру запрещено:

  • Допускать к зоне функционирования кассового оборудования посторонних.
  • Покидать ККТ, оставляя ее без сотрудников.
  • Отлучаться, не производя перед этим пересчет в кассе наличных денег. Указанная операция производится только в присутствии лица, которые выполняет замещающие функции. Текущая информация вносится в журналы, предназначенные для учета движения денежных средств. Когда данные внесены, в журнале под итоговой суммой должны поставить свои подписи кассир и замещающий его сотрудник. Эта процедура является обязательной, даже если кассиру необходимо удалиться всего на несколько минут.
  • Покидать зону работы кассы, не уведомляя об этом своего руководителя.
  • Позволять проводить ремонтные работы с ККТ неустановленным лицам.

Знания кассира, касающиеся правил эксплуатации ККТ, а также работы с онлайн-кассой в случае возникновения непредвиденных обстоятельств позволяет самому сотруднику снизить вероятность допущения ошибки, а владельцу бизнеса – возникновения проблем в функционировании его дела.

Процесс работы с кассовым аппаратом

1. Покупатель должен провести оплату продукта наличными или же воспользоваться картой банка.

2. Информация о проведенной покупке отправляется на фискальный накопитель, который производит шифрование чека и отправку его оператору данных.

3. После получения чека, оператор проводит его проверку и отправляет в налоговую, которая должна в свою очередь подтвердить получение чека.

4. Кассир производит печать и отправляет (если это необходимо) электронный чек клиенту.

Кассиром может быть любой из работников предприятия. Перед этим он проходит длительный инструктаж, в ходе которого знакомится с требованиями законодательства к системе работы кассы и изучает правила работы с оборудованием. Руководители также могут заключить с кассиром договор, который будет возлагать на него материальную ответственность. Это дает возможность перестраховаться на случай непредвиденных ситуаций.

Возврат товаров и аннулирование продажи на Элвес МФ

В работе кассира может возникнуть ситуация, при которой клиент захочет отказаться от покупки. Вернуть товар в номенклатурную базу и деньги клиенту можно двумя способами:

  • оформление чека возврата при завершенной продаже;
  • аннулирование продажи до печати чека.

Чтобы воспользоваться подходящим решением, воспользуйтесь следующей ниже инструкцией к кассовому аппарату Элвес МФ.

Чек возврата по сумме

  • Нажмите кнопку «РЕ».
  • Наберите с помощью клавиатуры комбинацию «130».
  • Подтвердите ввод кнопкой «ИТ».
  • Дождитесь пока на дисплее отобразится «0.00».

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

После этого можно приступать к генерации чека возврата товара со свободной ценой. Для этого придерживайтесь следующего алгоритма.

  • Нажмите кнопку «В3».
  • Заполните поле суммы возврата с помощью клавиатуры Элвес МФ.
  • Нажмите кнопку «ВВ».
  • Подтвердите ввод клавишей «ИТ».

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Если на экране появилась ошибка Е115, это значит, что в кассе нет достаточной суммы для возврата.

Чек возврата по товарному коду

Для отказа от завершенной продажи войдите в кассовый режим под правами администратора.

После этого можно приступить к печати чека возврата.

  • Нажмите кнопку «В3».
  • Введите код товара.
  • Нажмите кнопку «ПВ».
  • Подтвердите ввод клавишей «ИТ».

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

При появлении ошибки Е115 нужно отложить возврат до тех пор, пока за текущую смену не соберется выручка в сумме, достаточной для расчета с покупателем.

Чек возврата по товарному коду, весу или количеству

Войдя в кассовый режим под правами администратора, выполните следующую последовательность действий.

  • Нажмите кнопку «ИТ».
  • Подтвердите возврат с помощью клавиши «В3».
  • Укажите количество товара или его вес.
  • Подтвердите ввод клавишей «Х».
  • Введите код товара.
  • Нажмите кнопку «ПВ».
  • Подтвердите ввод клавишей «ИТ».

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Если все пункты инструкции были выполнены верно, Элвес МФ начнет печать чека возврата.

Возврат при безналичном способе расчета

Эта операция также выполняется в кассовом режиме при входе под паролем администратора. Чтобы выполнить возврат при безналичной оплате, придерживайтесь следующей инструкции.

  • Нажмите кнопку «В3».
  • Введите сумму возврата.
  • Дважды нажмите кнопку «ВВ».
  • Подтвердите ввод клавишей «ИТ».

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Клиенту можно отдать чек возврата. Денежные средства вернутся на его счет в течение 5 дней.

Отмена продажи и аннуляция чека

Если покупатель решил отказаться от товара, но чек еще не закрыт, вы можете просто отменить продажу. Для этого до финального нажатия клавиши «ИТ» нажмите кнопку «РЕ». На экране Элвес МФ отобразится сообщение «С-00». После его появления нажмите кнопку «00». Когда на экране появится надпись «00», чек можно считать аннулированным.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Кассовая книга, так же, как и ордера, являются обязательными для предприятий, осуществляемых кассовые операции. Это подтверждается Указанием Банка России № 3210-У от 11.03.2014. При этом формат ККТ неважен. Даже те предприниматели, которые используют онлайн-кассовое оборудование, должны вести кассовую книгу и иметь ордера.

Тем не менее, есть определенная категория бизнесменов, которые могут не вести указанные отчетные формы. К ним стоит отнести ИП. В их случае учет движения денег осуществляется несколько иным способом – ведением Книги учета доходов и расходов.

Если ИП имеет ККТ и использует ее в своей работе, внос данных в Книгу осуществляется только в конце кассовой смены, то есть, один раз. Но, если ИП не располагает кассовым оборудованием, он обязан вносить в Книгу соответствующую информацию каждый раз по факту получения или выдачи денежных средств.

Принцип работы онлайн-кассы

Принцип действия современных онлайн-касс отличается от предшественников, прежде всего, этапами обработки фискальной информации. Преимущества от нововведений получают все участники торговых операций: покупатели, предприниматели и налоговые инспекторы. Чтобы в полной мере оценить возможности обновленной ККТ, необходимо рассмотреть порядок её работы и схему взаимодействия между участниками процесса:

  • После пробития товара покупателю выдается бумажный фискальный чек. Современные кассовые аппараты должны предусматривать возможность отправки и его электронного варианта на e-mail или телефон, что позволяет легализовать работу интернет-магазинов.
  • По вышеприведенной схеме сведения чека шифруются и записываются в фискальный накопитель, после чего отправляются в ОФД. Затем документы по цепочке пересылаются в ФНС. В идеале, этот процесс происходит в режиме онлайн, хотя фактически ККТ может работать без интернета 30 дней. Но частые задержки в передаче информации отслеживаются ФНС, что может повысить вероятность проведения проверки.
  • Администратор магазина всегда может просмотреть в онлайн-кассе или кабинете ОФД все чеки, сверив их данные с товароучетной системой торговой точки.
  • Налоговые органы также в любой момент могут проанализировать динамику работы магазина, сравнив перерывы в отправке чеков с реальным графиком деятельности торговой точки.
  • Покупатель получает возможность проверки полученного чека на сайте ФНС или приложении смартфона. Отсутствие документа в базе может свидетельствовать о сокрытии магазином реальных доходов или других махинациях его владельцев.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Схема взаимодействия онлайн-кассы с налоговой службой

Каждая продажа по онлайн-кассе четко прослеживается всеми её интересантами с помощью компьютерных технологий. В такой ситуации, страх перед штрафными санкциями за нарушение закона 54-ФЗ заставляет предпринимателей работать легально, обеспечивая покупателям их потребительские права, а налоговой – простоту мониторинга бизнеса.

Изучение принципов работы устройства. Требования к оборудованию

Для начала необходимо понять, что представляет собой устройство. Как правило, это аппарат, который дает предпринимателю возможность качественно обслуживать клиентов и взаимодействовать с налоговой службой без личного присутствия. Как правило, требования к такой технике простые:

1. Аппарат должен иметь чип (фискальный накопитель), который необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую службу. Такое устройство нуждается в регулярной замене, которая в зависимости от оборудования может производиться раз в 13, 16 месяцев или же один раз в три года.

2. Для нормальной работы кассы должно быть организовано качественное и бесперебойное подключение к сети. Данные с такого устройства передаются в постоянном режиме. Работа без интернета возможна, однако после его подключения вся информация в течение одного месяца должна быть передана налоговой, в ином случае устройство будет заблокировано.

3. Кассовый аппарат должен выдавать клиенту чек, который соответствует новым требованиям. Теперь на таком документе должно появиться еще одно поле – электронный код, который сканируется специальным программным обеспечением для просмотра чека. Также устройство должно иметь возможность электронной отправки документа.

Передача всех данных должна производиться при участии ОФД – оператора фискальных данных. Это предприятие, которое имеет право легально обслуживать компании и организовывать их обмен информацией с налоговой.

Естественно, касса должна полностью соответствовать требованиям к функционалу и характеристикам. Они прописаны законодательно.

Закон приводит большое количество требований, и перед тем, как приобрести фискальный накопитель, будет необходимо проверить, соответствует ли он всем пунктам, обозначенным в документе. Также вы можете обратиться к электронным сервисам, которые дают возможность проверить соответствие онлайн.

Что нужно знать об онлайн-кассах и 54-ФЗ в двух словах

Что изменилось

54-ФЗ – основной закон для контроля бизнеса, который имеет дело с приемом наличных средств. Изменения этого закона напрямую повлияли на розничный бизнес, кафе и рестораны, аптеки, АЗС, юридические фирмы и компании по оказанию услуг.

Самое главное, что меняет этот закон – порядок взаимодействия бизнеса, который по роду своей деятельности принимает деньги от населения, с ФНС. Все формы взаимодействия с ведомством и отчетность переводятся в автоматический режим. Новые кассы, которые обязывает использовать законодательство, самостоятельно отправляют чеки в ФНС в режиме «онлайн», исключая возможность «подкорректировать» данные в пользу предпринимателя.

Основная цель закона, о чем открыто заявляют чиновники, – сделать бизнес более прозрачным, увеличить налоговые поступления и снизить нагрузку на свое ведомство. Поэтому особое внимание в законе уделено автоматизации бизнес-процессов и онлайн-обмену информацией с ФНС.

Чего коснулись изменения:

  • Порядок взаимодействия с ФНС (взаимодействие осуществляется через ОФД).
  • Порядок расчетов с конечным потребителем (появление электронных чеков).
  • Требования к кассовым аппаратам и автоматизации бизнеса (появление фискального накопителя, обязательное наличие товароучетной системы, возможность продаж при помощи онлайн-кассы в интернет-магазинах).
  • Круг предпринимателей, которые должны использовать ККТ изменится.
  • Новые требования к способу формирования бланка строгой отчетности (важно для ИП, которые предоставляют услуги населению).

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К работе с ККТ допускаются только те сотрудники, которые соответствуют определенным критериям:

  • Тщательно изучили правила работы с кассовым оборудованием. С точки зрения законодательства, правила эксплуатации не являются обязательными к исполнению, но имея определенные знания, кассир сможет использовать их в случае возникновения не предусмотренных новым законодательством ситуаций. Также изучение правил работы с онлайн-кассами потребуется тем, кто с таким оборудованием ранее еще не взаимодействовал.
  • Несет материальную ответственность, что подтверждается подписанным сотрудником договором. Такой договор заключается при вступлении работника на должность. В противном случае он может позже отказаться его подписывать. В трудовом договоре работодатель может прописать пункт о необходимости заключения договора. Но, даже если нет договора о полной материальной ответственности, работодатель иногда вправе к ней привлечь сотрудника. Это возможно, если, например, компания понесла убытки по причине алкогольного или наркотического опьянения работника на момент исполнения им своих трудовых обязанностей.
  • Изучили до мельчайших подробностей инструкции, прилагаемые к кассовому оборудованию. Работник должен знать, как работать с онлайн-кассой. От его действий зависит корректное оформление операций и правильное функционирование ККТ.

Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой. Оставьте заявку!

Помимо того, что работодатель предоставляет всю необходимую информацию, касающуюся работы с кассовым аппаратом, он может разработать и внедрить внутренние правила по его эксплуатации. К примеру, он имеет право ввести запреты на:

  • любые вмешательства в функционирование оборудования;
  • допуск третьих лиц к ремонту ККТ;
  • самостоятельную чистку кассовой техники;
  • нарушение целостности корпуса.

Когда сотрудник ознакомился со всеми правилами, ему необходимо поставить свою подпись.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Оцените статью
Карман PC
Добавить комментарий