Как начать работу с кассой от покупки до первого чека

Все предприятия розничной торговли работают с новыми кассовыми аппаратами с июля 2017 года.

Как работают онлайн-кассы для розничной торговли

По закону 54 ФЗ кассовые аппараты печатают фискальный чек, хранят информацию о покупках на накопителе и передают ее оператору фискальных данных, ОФД. Налоговая может запросить информацию у ОФД.

Онлайн-кассы печатают фискальный чек, который имеет юридическую силу. С ним покупатель может вернуть бракованный товар или обратиться в суд, чтобы защитить свои права. На фискальном чеке есть кьюар-код, по которому покупатель может перейти на сайт и увидеть данные о покупке: дату, место, время, артикулы и стоимость.

Если клиент отдал за товары пять тысяч рублей, а на сайте указано две, значит владелец магазина уклоняется от налогов, а права покупателя нарушены. В этом случае клиент имеет право пожаловаться на магазин в налоговую.

Какую ККТ купить при торговле в розницу

Мобильная Модулькасса подходит для работы в рознице. Это компактный аппарат, который можно держать в одной руке и подключить в большом магазине и в маленьком, где рабочее пространство ограничено.

Мобильная Модулькасса с эквайрингом стоит 24 900 рублей. Внешне обе модели одинаковые, но к недорогому аппарату нужно отдельно подключать терминал для безналичной оплаты, а в старшей модели терминал встроенный.

Устройства схожи по функциональности:

• Касса Модульбанка работает без проводов. Аккумулятор заряжается до 100 % за сорок минут. На одном заряде устройство печатает до 500 чеков в течение 48 часов. В режиме ожидания работает до 30 дней. Модулькасса подключается к интернету через вай-фай или сим-карту.
• В аппарате есть принтер чеков и сканер штрихкодов. Сканером можно считывать артикулы с упаковок и дисконтные карты покупателей.
• У оранжевой кассы сенсорный экран. Кассир выбирает на нем товары, которые нужно добавить в чек. Популярные позиции видно на главном экране, а остальные добавляют из поиска или через сканер. Если товара нет в базе, продавец добавляет его в процессе покупки: указывает название, стоимость и вес.
• Модулькасса соответствует требованиям закона 54 ФЗ и внесена в список кассовой техники, которую рекомендует применять налоговая. В реестре налоговой оранжевая касса находится под названием MS-POS-K.

С мобильной кассой можно продавать пиво и коктейли — слабоалкогольные напитки, продажу которых не нужно регистрировать в ЕГАИС.

Стационарная Модулькасса — это полноценный смарт-терминал с большим сенсорным экраном 11 дюймов. Главное преимущество стационарной кассы — поддержка УТМ ЕГАИС и продажа крепких алкогольных напитков.

К стационарной кассе можно подключать дополнительное оборудование — весы, монитор для покупателя, денежный ящик.

Мы постоянно улучшаем кассы, чтобы сделать их быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на главной странице сайта.

Несколько шагов и Модулькасса ваша

Для малого и среднего бизнеса

Шаг 1 из 2

Выберите состав комплекта

11 900 ₽

Модулькасса с встроенным эквайрингом

24 900 ₽

Шаг 2 из 2

Оставьте, пожалуйста, свои контакты

Установка ККТ при розничной торговле

После покупки кассу регистрируют в налоговой и заключают договор с ОФД. Мы предлагаем пакеты услуг «Легкий старт» и «Полет нормальный». С ними мы помогаем выпустить электронную цифровую подпись для налоговой и заключаем договор с оператором за вас. «Легкий старт» стоит 6900 рублей.

Раньше магазины должны были заключать договор с сервисным центром, по новому закону это необязательно. Модульбанк берет на себя функции техподдержки: мы консультируем по вопросам подключения техники, помогаем разобраться в законах и получить налоговый вычет за покупку кассы. Если техника сломается, мы привозим подменную кассу для пользователей тарифа «Расширенный» — так работа не остановится и магазин продолжит торговать.

Устройство можно зарегистрировать по интернету. На это уйдет пару часов. Если цифровой подписи нет, регистрация проходит в отделении налоговой.

Кассу подключают к интернету, вносят в нее товары вручную или интегрируют с системами учета, например, 1С или МойСклад. В стандартном тарифе, за 590 рублей в месяц, мы помогаем подключить кассу к другим программам.

Требования к ККМ в розничной торговле

У новых кассовых аппаратов должны быть такие признаки:

• корпус, на котором указан заводской номер;
• отсек для фискального накопителя;
• принтер чеков;
• встроенные часы, которые настроены на местное время.

Онлайн-кассы печатают фискальные чеки, на них указывают:

• информацию о продавце — название, адрес, ИНН, сайт, телефон, электронная почта;
• дату, время и место покупки;
• артикулы товаров, их количество, стоимость и НДС;
• форму оплаты — наличными или картой;
• должность и фамилию кассира;
• номер смены;
• порядковый номер чека;
• кьюар-код со ссылкой на электронную версию чека.

Если магазин не выдает чек или не использует кассовую технику, налоговая штрафует: индивидуального предпринимателя на 3000 рублей, а юрлицо на 30 000 рублей.

Закажите кассу и начинайте продавать

С Модулькассой это будет быстрее и удобнее

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональной информации ООО «Аванпост»

Спасибо! Скоро наш оператор свяжется с вами для подтверждения заказа.

Как купить кассовое оборудование для розничной торговли

1. Напишите в чат

На нашем сайте есть чат, где можно задать вопросы о тарифах и дополнительных услугах, об условиях обслуживания и узнать информацию для договора.

2. Заберите кассу и документы у курьера

Курьер привозит технику и заполненные документы к вам домой или в офис. Доставка бесплатная в 93 города России. В Москве привезем кассу за один день, в Санкт-Петербург — за три, в регионы — за неделю.

3. Зарегистрируйте кассу в налоговой

Мы дадим инструкцию по регистрации, а с пакетом «Легкий старт» получим электронную подпись и сами поставим кассу на учет. Вам останется включить аппарат и начать продавать.

В октябре 2021 года в реестре онлайн-касс было 194 моделей: это и мобильные кассы, и фискальные регистраторы, и специальные аппараты для вендинга. Виды контрольно-кассовых машин различаются по функциям. Можно ли взять технику с собой, принимает ли она карты, подходит ли для интернет-торговли — рассказываем, какие есть виды

Стационарные и мобильные виды касс

Все аппараты можно разделить на две главные группы: мобильные и стационарные. Мобильные работают от аккумулятора, их можно сложить в сумку и унести с собой. Они компактные, занимают мало места и обычно мало весят. Такие кассы используют в службах доставки, стритфуде, кофейнях, интернет-магазинах и розничной торговле.

Стационарная касса стоит на прилавке или в офисе и работает от розетки. К ней можно подключить клавиатуру, дисплеи и денежный ящик и сделать полноценную кассовую систему. Об этом расскажем дальше.

Виды ККТ по приему оплаты

Касса может быть со встроенным эквайрингом или работать без него. Если оборудование может принимать карты, то владельцу не нужно дополнительно докупать банковский терминал. Покупатель прикладывает карту, с той списываются деньги, и ККТ выдает чек.

Если у аппарата нет считывателя карт, можно купить и подключить эквайринговый терминал. Он подключается по блютусу или через кабель. Терминал считывает карты, ККТ выдает фискальный чек.

Виды ККМ для торговых автоматов

Владельцы торговых автоматов тоже обязаны поставить онлайн-кассу и передавать информацию оператору фискальных данных. Для вендинга есть специальные модели. Их ставят прямо в корпус автомата. В реестре ККТ такие модели можно отличить по буквам «ФА» в названии.

Какие есть виды онлайн-кассы для интернет-магазинов

Для интернет-магазина можно взять любую ККТ, главное, чтобы она передавала данные оператору и подключалась к ЦМС, на которой работает магазин. Если у магазина есть доставка, нужна мобильная касса. А если кроме сайта есть и торговая точка, то нужно либо два аппарата, либо касса, которая может и отправлять электронный чек и печатать бумажный.

Контрольно-кассовое оборудование для крупных магазинов

В супермаркетах, магазинах одежды и гипермаркетах стоят не только сами онлайн-кассы, но и кассовая периферия — так называется оборудование, которое дополняет аппарат и ускоряет торговлю.

Чаще всего устанавливают фискальный регистратор и к нему подключают все остальное. Фискальный регистратор — это онлайн-касса без экрана и кнопок, она выдает чеки, а управляется с монитора.

К кассе можно подключить дисплеи для продавца и покупателя. Покупатель видит цену и количество товара, а продавцу удобнее искать товар на экране. Для продуктовых магазинов к ККМ подключают весы и сканеры штрих-кодов, чтобы быстрее пробивать покупки. В итоге получается полноценная система для работы кассира — POS-система.

Какую кассу выбрать для магазина

Виды ККМ, применяемых в торговых организациях, отличаются по набору функций. Небольшому хлебному магазину у дома необязательно покупать полноценную кассовую систему как в Ашане. Вот список вопросов, которые помогают определиться:

• много ли покупателей? Магазинам с постоянным потоком покупателей понадобится быстрая касса, в ларьке или книжном магазине можно использовать менее мощную и дешевле;
• продается ли алкоголь? Если да, нужно оборудование с УТМ-модулем, который подключается к ЕГАИС;
• нужно ли дополнительное оборудование? Узнайте, можно ли подключить к терминалу денежный ящик и все остальное;
• есть ли в магазине интернет? Если интернета нет или в торговом центре нестабильный вай-фай, лучше взять кассу с симкой.

Чтобы отслеживать работу кассиров удаленно и контролировать продажи, можно купить смарт-кассу. Они анализируют продажи и составляют статистику, через личный кабинет можно следить, как расходится товар. Модулькасса показывает средний чек, популярные товары и время продаж. Отчеты приходят на электронную почту или в личный кабинет.

Вне зависимости от вида бизнеса онлайн-касса должна быть: удобной, надежной, функциональной и интуитивно понятной. МодульКасса работает на системе Android, начать работать с устройством может даже новичок.

У МодульКассы есть сенсорный экран, который отзывается на легкое касание даже если руки в перчатках. Еще на экран можно вынести горячие клавиши или категории товаров, как в папке. Наша онлайн-касса следит за оборотами: считает, какие товары и в какой период продаются лучше, поэтому в горячую кнопку «Женские джинсы, модель Julia» можно добавить весь размерный ряд. И так с любой продукцией, вне зависимости от вида товара.

Модулькасса размером со смартфон, помещается на прилавке и работает без подзарядки 48 часов. В МодульКассу встроены принтер чеков и сканер штрих-кодов, поэтому вам не придется докупать отдельный сканер для считывания кодов маркировки и вносить каждый товар в базу вручную. В справочник товаров можно добавить скидочные и подарочные карты.

Мы постоянно улучшаем кассы, чтобы сделать их быстрее и удобнее. Поэтому цена, тарифы и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на главной странице сайта.

Стоимость Модулькассы без фискального накопителя и эквайринга — 11 900 рублей. Накопитель можно купить у нас или поставить свой.

Как заказать онлайн-кассу

1. Выбрать модель

Есть Модулькасса со встроенным эквайрингом и без него. В первой есть считыватель карт. Кроме того, доступна для предзаказа стационарная касса с большим экраном.

2. Выбрать тариф и дополнительные услуги

У Модулькассы есть два тарифа, на которых касса подключается к товароучетным программам и интернет-магазинам.

Чтобы быстрее заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу, мы предлагаем услугу «Касса под ключ»: сами заключаем договор с оператором, получаем цифровую подпись и регистрируем кассу.

3. Напишите нам в чат на сайте

Мы поможем подобрать тариф и модель, уточним данные для договора и оформим заказ.

В 2016 году правительство изменило закон о контрольно-кассовой технике. Согласно новым правилам собственники бизнеса покупают онлайн-кассу и отчитываются о продажах в налоговую. Модулькасса подходит под требования 54 ФЗ, а еще помогает контролировать работу.

В 54 ФЗ — закон о контрольно-кассовой технике — внесли поправки в 2016 году. С 2017 года предприниматели, которые получают оплату наличкой или картами, продают через онлайн-кассу. В устройство вместо контрольной ленты встроен фискальный накопитель. Рассказываем, какой кассовый аппарат выбрать для ИП и как изменился рынок в 2018 году.

Какие варианты есть на рынке

В специальном каталоге на сайте налоговой есть кассы, которые разрешено использовать в работе. В реестре в 2021 году — 194 модели. На рынок ККМ выпускают порядка 30-40 компаний. Как выбрать онлайн-кассу для ИП — зависит от того, какие функции нужны фирме. Главное — брать оборудование у производителя, а не у компаний, которые занимаются продажей и обслуживанием ККТ. Они часто делают наценку.

Кассовый аппарат для частного предпринимателя

Кассовая техника бывает мобильная и стационарная. Мобильные кассы компактные, помещаются в рюкзак и печатают чеки в любом месте. Они работают от аккумулятора, подключение к интернету — через сим-карту. Такие кассы используют для интернет-магазинов, уличной торговли, в фастфуде и службах доставки.

Стационарная касса работает от электричества и стоит на прилавке или в офисе. Ее можно укомплектовать дополнительной периферией: весами, мониторами, клавиатурой, сканером штрих-кода и денежным ящиком.

Какой кассовый аппарат лучше выбрать для ИП в мелкой рознице

Мелкая розница — ларьки, палатки на рынках, павильоны у дома. Для них онлайн-касса нужна скорее «для галочки», потому что выдают порядка десяти чеков в день. Им подойдет простая автономная касса с кнопками, которая стоит от 13 000 рублей. Кнопочные кассы удобны, если кассир работает на улице: можно не снимать перчатки в холод и не бояться, что аппарат замерзнет.

Что выбрать интернет-магазину

Интернет-магазину без точки продаж подойдет любая онлайн-касса — они все пересылают данные налоговикам и электронные чеки клиентам. Но лучше купить ККМ со специальными функциями — например, интеграцией с Яндекс.Деньгами, чтобы информация о продажах с сайта шла на кассу. Если такой функции нет, придется самостоятельно следить за покупками и вручную отправлять чеки покупателям, а так продажи будут идти круглосуточно.

Интернет-магазину, который одновременно торгует в офлайне и в торговой точке, понадобятся две ККМ, чтобы оформлять электронные и бумажные чеки для разных заказов. Или можно купить одну Модулькассу, которая умеет одновременно работать с сайтом и розницей. А еще сама открывает и закрывает смену. По закону смена длится максимум 24 часа, если техника увидит, что продажи идут уже сутки, она автоматически закроет старую смену и откроет новую.

Какой кассовый аппарат купить для ИП в вендинговой торговле

Новый закон коснулся и торговых автоматов: паркоматов, платежных терминалов, автоматов с газировкой и чипсами, линзоматов. Производители выпускают специальные аппараты для вендинга, в которых кассу ставят корпус автомата. Такие терминалы стоят от 12 300 до 45 000 рублей. Владельцам вендинговых автоматов разрешено не печатать бумажный чек, но при желании можно установить вместе с кассой термопринтер.

Какой кассовый аппарат нужен для ИП

Самое главное требование закона — отправлять чеки в ФНС. Для этого необходимы фискальный накопитель, стабильный интернет и договор с оператором фискальных данных. Накопитель стоит минимум 6900 рублей.

Выбирать нужно, отталкиваясь от потребностей компании. Небольшому магазину не зачем устанавливать дорогой терминал с огромным набором функций. А вот супермаркет не обойдется мобильным терминалом.

Как выбрать кассу для ИП, чтобы не переплатить

Какую кассу выбрать для ИП или организации — зависит от потребностей бизнеса. Чтобы определиться, помогут вопросы:

• Касса будет стоять в офисе или ее будут перевозить? Курьерским службам надо покупать компактную мобильную ККМ с модемом. Она помещается в сумке или кармане и работает с мобильным интернетом.
• Сколько клиентов приходит в день? Рознице с большим потоком клиентов подойдет быстрый принтер чеков, желательно с автоотрезом, чтобы не создавать очереди. И большой экран, на котором кассир быстро найдет нужный товар. Небольшой рознице можно сэкономить — купить аппарат медленнее, но дешевле.
• Сколько продается товаров? Компании с сотнями позиций понадобится ККТ с большим объемом памяти и интеграцией с товароучетными системами — чтобы быстро вносить номенклатуру. Эколавке с 15 товарами можно взять дешевую технику и вбить список вручную.
• Продается ли алкоголь? Для продажи спиртного обязателен УТМ-модуль — программа, которая отправляет данные в ЕГАИС. Касса должна подключаться к нему или уже быть со встроенным модулем.
• Какое дополнительное оборудование можно подключить? Для продажи товаров пригодится сканер штрих-кодов, чтобы быстро пробивать покупку. Супермаркеты работают с денежным ящиком, мониторами продавца и покупателя и весами. При выборе онлайн-кассы важно, сколько к ней подключается техники.

1. Выберите модельВ Модульбанке есть две мобильных кассы с принтером чеков. Подходят для розницы, интернет-магазинов, кафе, курьерских служб. В модели за 24 900 рублей есть встроенный терминал безналичной оплаты, а к аппарату за 11 900 рублей его нужно покупать отдельно. Наш сотрудник подскажет, какую онлайн-кассу лучше купить для ИП.

2. Выберите способ оплаты Вы можете сразу внести всю сумму или взять Модулькассу в рассрочку. Вплоть до 2019 года кассу можно было арендовать, теперь можно взять любой товар или услугу на сайте Modulkassa.ru в рассрочку на 6 месяцев без первого взноса и переплат.

3. Оставьте заявку

Мы просим указать на сайте номер телефона и имя, чтобы наш сотрудник перезвонил и уточнил детали заказа.

Бухгалтеры скажут, что касса — это совокупность всех денежных средств компании. Владелец магазина скажет, что касса — это устройство, которое печатает чеки. Поможем разобраться в том и другом, чтобы не запутаться в терминах. А еще объясним, какие законодательные акты регулируют работу с той и другой кассой.

Раскроем суть двух терминов: один из них связан с техникой для расчета покупателей, другой — с бухгалтерией.

Касса как аппарат для формирования фискальных чеков. Более правильно называть это контрольно-кассовой техникой (ККТ) или онлайн-кассой. Именно такими терминами оперирует Закон.

Оксана Кобзева
Эксперт Контур.Маркета по кассовому законодательству

В том же Законе прописаны исключения, при которых можно не применять онлайн-кассу или случаи, когда бизнес может обойтись без услуг оператора фискальных данных.

Какие ИП и юрлица могут работать без кассы. Обновленная памяткаКасса как деньги предприятия (операционная касса). Это совокупность всех наличных операций компании, например прием денег, хранение и выдача. Из кассы предприятия происходят все наличные расходы, которые связаны с деятельностью компании.

Татьяна Евдокимова
Эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия

«Кассой» могут называть и отдельное помещение, и сейф в офисе, и даже ящик в письменном столе руководителя.

Расчет на онлайн-кассе оформляется фискальным документом — кассовым чеком. Он может быть бумажный или электронный.

Виды чеков, которые выдают покупателям

Если покупатель вернул товар, эта операция тоже оформляется кассовым чеком. А еще бывают чеки, которые касса печатает в качестве отчета:

• отчет о текущем состоянии расчетов (раньше назывался х-отчет) показывает, сколько денег пробили на кассе с начала смены к моменту формирования отчета. Таких отчетов может быть несколько в течение одной смены;
• отчет о закрытии смены (раньше назывался z-отчет) показывает, сколько денег пробили за всю текущую смену. Такой отчет снимают один раз, перед окончанием смены.

Для компании-продавца чек — это подтверждение прихода денег на счет организации и в некоторых случаях форма отчетность в налоговую. Для клиента это подтверждение покупки и гарант того, что деньги можно вернуть в случае нарушения потребительских прав. Для ФНС чек — это инструмент контроля за компанией-налогоплательщиком.

Чем заменить привычные чеки

Кассовые документы — это часть более обширного и ёмкого понятия «кассовая дисциплина». Этот термин касается уже операционной кассы предприятия.

Кассовая дисциплина обязательна для юрлиц и не обязательна для ИП (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Вот какие документы нужно оформлять юрлицу в рамках кассовой дисциплины:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) о поступлении денег в кассу предприятия
• Расходный кассовый ордер (РКО) об изъятии денег из кассы организации, например для покупки канцтоваров или выдачи зарплаты
• Кассовая книга, в нее записывают все операции, который оформляли ПКО или РКО.

ИП не обязательно работать с ордерами и кассовой книгой, но для выдачи зарплаты сотрудникам обязательно нужно оформлять расчетно-платежную или платежную ведомости.

Рассмотрим варианты поступления оплаты от физических лиц. Физические лица могут оплачивать товары как наличными, так и банковскими картами. Факт получения наличных в кассу предприятия по итогу дня нужно фиксировать оформлением приходного кассового ордера. Поступления по платежным картам отражаются на банковском счете организации. При этом оба варианта платежей фиксируются на онлайн-кассе.

Пример. Магазин продал большую партию канцтоваров в офис. Оплата была между ИП и юрлицом через банк, такие платежи можно проводить без онлайн-кассы. Одновременно магазин продает ручки, тетради и карандаши обычным покупателям, то есть физлицам, и в этом случае применяет онлайн-кассу по требованиям Закона № 54-ФЗ. Таким образом, в кассе торгового предприятия числятся и деньги, поступившие через банк, и деньги, поступившие через онлайн-кассу.

Чтобы правильно учесть поступления и расходы, бухгалтеру магазина нужно собрать информацию из разных мест: банковские выписки, накладные на поставку товара, выручка и возвраты на онлайн-кассе.

Хорошо, если бухгалтерская программа интегрирована с учетной системой и кассовой программой. В этом случае бухгалтеру не нужно вручную переносить данные с ККТ и переписывать цифры с приходных и расходных накладных. Специалист получает из учетной системы готовую первичку сразу в электронном виде, а еще в бухучет автоматически поступают сведения о выручке, прибыли и даже рентабельности.

Как происходит отправка данных в бухучет из Контур.МаркетаС внедрением онлайн-касс количество обязательных бухгалтерских документов сократилось. Например давно отменили справку-отчет кассира-операциониста и акт о проверке наличных денежных средств. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает в контролирующие органы с онлайн-касс в автоматическом режиме. Таким образом, онлайн-касса, кассовое ПО и учетные системы помогают бухгалтерам снизить количество рутины при подготовке отчетности.

В Законе № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике говорится, что компании и индивидуальные предприниматели обязаны такой техникой обзавестись. Но мало ее купить, нужно еще поставить на учет в налоговой и формировать на ней чеки для расчетов с покупателями. Как это сделать, объяснили в новости.

В законодательстве используют термин «контрольно-кассовая техника», она же ККТ или касса. Это устройство для расчетов, которое формирует кассовые документы, в том числе чеки, печатает их и записывает в память фискального накопителя. ФН — это специальный чип, который устанавливают внутрь кассы.

А еще контрольно-кассовая техника должна обеспечивать передачу кассовых данных в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Оператор отправляет данные в налоговую онлайн, именно поэтому кассовую технику еще называют онлайн-кассой.

Применять онлайн-кассы обязаны все юрлица и ИП. Но есть и освобожденные, среди них самозанятые (предприниматели на НПД), няни, которые присматривают и ухаживают за детьми, мастера по ремонту обуви и другие. Полный список исключений — во второй статье Закона № 54-ФЗ.

А еще есть те, кому обязательно использовать кассу, но можно не подключаться к ОФД. Это бизнес, который ведет расчеты в отдаленных от сетей связи местностях и на засекреченных территориях военных объектов. В таком случае информация сохраняется в фискальном накопителе, а когда у него закончится срок действия, владелец кассы должен передать накопившуюся информацию в налоговую.

Так сказано в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ

Налоговая служба ведет реестр моделей, которые соответствуют законодательству. На момент публикации новости в реестре 206 касс, их можно разделить на четыре группы:

Требования к кассам перечислены в четвертой статье Закона № 54-ФЗ

Первая — стационарные кассы. То есть те, которые постоянно находятся на прилавке рядом с источником питания. Это может быть габаритная касса с большим сенсорным экраном и встроенным принтером чеков, например, MSPOS-T-Ф. Или фискальный регистратор (ФР), например, Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф. У фискальных регистраторов нет экрана, они только печатают чеки, а чтобы формировать документы, ФР подключают к ноутбуку, планшету или POS-терминалу.

Вторая группа — мобильные кассы. Это компактные модели с сенсорным экраном. Их можно использовать для выездной торговли или для точки, где мало места, например киоск. К мобильным относится модель MSPOS-K.

Третья — кассы-калькуляторы, их еще называют кнопочными. Они годятся для работы с небольшим ассортиментом, потому что создание чека на них занимает больше времени. Зато цены обычно бюджетные. К таким моделям относятся кассы «Меркурий».

И четвертая группа — кассы с эквайрингом. Для приема оплат картами можно купить внешний терминал эквайринга, но есть кассы со встроенным эквайрингом, например, MSPOS-E-Ф.

Выбор кассы зависит от того, где и как ее будут использовать. Например: касса для крупного супермаркета будет отличаться от кассы для торговли на рынке под открытым небом. На какие характеристики обратить внимание, рассказали в статье «Как начинающему бизнесмену выбрать кассу».

Что нужно сделать перед регистрацией кассы:

• Купить ФН и установить его в кассу. Срок действия накопителя зависит от системы налогообложения и деятельности компании. Памятка по выбору срока ФН.
• Заключить договор с ОФД.
• Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), он нужен, чтобы подписать заявление о регистрации кассы.
• Подключить кассу к интернету. Стационарный фискальный регистратор «берет» интернет от компьютера, к которому он подключен. А мобильные кассы подключаются c помощью Wi-Fi, кабеля Ethernet или SIM-карты в зависимости от модели.
• А еще нужно установить в кассу чековую ленту.

Остальное ПО и оборудование можно настроить, когда касса уже будет зарегистрирована. Подробнее о том, что еще понадобится, расскажем дальше.

Подать заявление о регистрации кассы можно тремя способами:

• в отделении налоговой;
• в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
• в личном кабинете ОФД.

Мы подробно разберем, как зарегистрировать кассу на сайте налоговой на примере юрлица.

Шаг 1. Войдите в личный кабинет на сайте nalog.gov.ru и выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Шаг 2. Кликните на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите вариант «Заполнить параметры вручную». Откроется форма заявления.

Шаг 3. Заполните необходимые данные:

• Щелкните «Выбрать адрес» и введите адрес установки кассы.
• Укажите наименование места установки, например, название магазина или кафе.
• Начните вводить модель кассы и выберите нужную из списка. Название модели и номер ККТ есть в паспорте кассы.
• Введите заводской номер ККТ.
• Начните вводить модель фискального накопителя, как в паспорте ФН. К примеру, ФН-1.2 исполнение Ин15-3.
• Заполните номер накопителя из 16 символов, который указан на самом ФН или на его упаковке.
• Отметьте подходящие пункты, например, продавцы алкоголя и сигарет должны поставить галку напротив строки «Касса используется при продаже подакцизных товаров». Если ничего не соответствует деятельности организации, оставьте поля пустыми.
• Выберите ОФД, с которым у вас заключен договор. ИНН подтянется автоматически.

Шаг 4. Нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 5. Проверяйте статус заявления по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган».

Шаг 6. Когда увидите надпись «Присвоен регистрационный номер ККТ», завершите регистрацию:

• Создайте и напечатайте на кассе отчет о регистрации.
• Вернитесь в личный кабинет на сайте ФНС. В ячейке «РНМ», нажмите на рег. номер, откроется карточка кассы с регистрационными данными. Выберите «Завершить регистрацию».

Вот список сервисов и оборудования, которые могут понадобится для полноценной работы.

Программное обеспечение

Кассовый модуль — это приложение для кассира, в нем он будет открывать и закрывать смены и формировать чеки.

Учетный сервис. В нем бизнес ведет каталог товаров и услуг и назначает цены, чтобы передать на кассу актуальную номенклатуру. Указывать в чеке состав покупки, а не только итоговую сумму необходимо по закону.

Это предусмотрено ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ

Инструкции по установке и настройке программного обеспечения предоставляют его производители и поставщики. В Контур.Маркете для этого есть установочный диск, который автоматически установит на рабочее место нужные компоненты. А еще инструкции по настройке можно найти в справке.

Также могут пригодиться:

• Терминал эквайринга для приема безналичных оплат.
• 2D-сканер он умеет считывать одномерные штрихкоды для быстрого добавления товаров в чек и коды маркировки Data Matrix для продажи маркированных товаров и алкоголя на кассе.
• Прикассовые весы.
• Денежный ящик.
• Кухонный принтер, он же бегунок для передачи заказов на кухню.

Недостаточно просто подключить периферийное оборудование к кассе, нужно установить специальные драйверы. Памятку по совместимости с дополнительным оборудованием и инструкцию можно запросить у производителей кассового модуля.

Для начала работы нужно открыть первую смену. Как это сделать зависит от кассового модуля. Объясним на примере Контур.Маркет Кассы:

• Откройте кассовое приложение и выберите кассира.
• Выберите свою модель онлайн-кассы и нажмите «Далее».
• В момент открытия смены касса проверяет сведения о сумме наличных средств, которые остались с предыдущей смены. Можно настроить перенос наличных с одной смены на другую, тогда касса подтянет сумму, которая была в кассе в момент закрытия, а можно отключить перенос денег и указать сумму наличности в кассе самостоятельно. Затем кликните на желтую кнопку с галкой.

Какие еще документы можно оформлять на кассе и зачем они нужны, рассказали в статье «Правила работы с кассой в магазине». В ней же можно найти краткую памятку для кассира.

В течение смены следите, чтобы она не превысила 24 часа и не забудьте закрыть ее в конце дня.

На очереди новая статья из серии про открытие магазина, точки общепита или предприятия сферы услуг. В ней эксперты Контур.Маркета расскажут кому нужно обзавестись кассой, что еще нужно для соблюдения требований и как штрафуют за нарушения.

В законодательстве используется термин «контрольно-кассовая техника» (ККТ). Для упрощения мы называем такую технику онлайн-кассами или просто кассами.

Если коротко, то всем продавцам и поставщикам услуг, которых нет в списке исключений (ст. 2 Закона № 54-ФЗ «О применении ККТ»). Вот, кто освобожден:

• Самозанятые.
• Бизнес, который занимается присмотром и уходом за детьми, вспашкой огородов, ремонтом обуви и оказывает другие услуги из п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
• ИП на патенте в зависимости от вида деятельности, среди них экскурсоводы и арендодатели. Полный список есть в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Но освобождение действует, только если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Его формируют любым удобным способом, например, заполняют бланк от руки.
• Юрлица и ИП, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях. Список таких мест определяет региональное правительство. Обычно это малонаселенные территории без общественного транспорта и связи. При этом такие бизнесмены обязаны по просьбе покупателя выдать документ, подтверждающий расчет. Что в нем указать описано в абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 54-ФЗ.
• А еще юрлица и ИП могут не применять кассу, если они рассчитывают не физических лиц, а других юрлиц и предпринимателей. Но только по безналу и без предъявления карты.

Не нашли себя среди освобожденных? Узнайте как правильно подобрать кассу под ваш тип бизнеса.

Физические кассы можно разделить на три типа.

Кассы с сенсорным экраном, например MSPOS-K, похожи на смартфоны, поэтому на них проще и быстрее сформировать чек. Среди них есть компактные и мобильные модели, а есть стационарные с широким дисплеем.

Фискальный регистратор, например Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф. Он не работает сам по себе, а только печатает чеки. ФР подключают к устройству, на котором и формируются чеки. Это может быть ноутбук, компьютер, POS-система на OC Windows или планшет на ОС Android или iOS.

Кнопочные кассы похожи на калькулятор и стоят дешевле других. Подходят для бизнеса с небольшим ассортиментом товаров или услуг. К таким моделям относится АТОЛ 91Ф.

При выборе модели ориентируйтесь не только на цену, но и на другие показатели.

• Мобильность. Узнайте, может ли касса работать от аккумулятора без электричества. Это особенно важно для курьеров и для торговли на открытом воздухе без розеток.
• Размер. Если вы торгуете кофе на вынос или арендовали островок в торговом центре, не стоит выбирать громоздкие модели. Рассмотрите компактные кассы, чтобы сэкономить место.
• Скорость печати чеков, автоотрез и ширина ленты. Магазину с большим потоком клиентов важно не задерживать очередь, поэтому касса должна быстро печатать чеки: высокой можно назвать скорость печати от 100 мм в секунду. Увеличить скорость работы кассира поможет автоотрез, это когда напечатанный чек отрезается сам и не нужно тратить время, чтобы ровно оторвать его. Кассы, которые печатают широкие чеки подойдут при ассортименте с длинными названиями товаров или услуг, чтобы все влезло в одну строчку.
• Способ подключения к интернету. Стационарные кассы получают доступ в интернет через компьютер или ноутбук, а мобильные подключаются самостоятельно. Тут возможны три варианта: интернет-кабель, wi-fi или сим-карта. Если в торговой точке плохой интернет, лучше купить кассу, в которую можно вставить симку.
• Наличие встроенного сканера и эквайринга. Встроенный сканер позволит сэкономить на покупке 2D-сканера. Это особенно актуально для продавцов маркированных товаров и крепкого алкоголя. Но если сканировать придется много, то лучше все-таки выбрать отдельный сканер. А прием платежей по карте поможет не потерять клиентов, которые привыкли расплачиваться картой и сэкономит место, которое занял бы терминал эквайринга.

Фискальный накопитель (ФН) — это чип, который храненит всю информации о расчетах. Работать на онлайн-кассе без ФН нельзя. Накопители отличаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. Какой выбрать, зависит от системы налогообложения и особенностей бизнеса. Как подобрать фискальный накопитель.

Оператор фискальных данных (ОФД) — сервис для передачи документов с онлайн-кассы в налоговую. К ОФД обязательно подключить все кассы, кроме тех что установлены в местностях, отдаленных от сетей связи, на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки (п. 7 ст. 2 54-ФЗ).

А еще у ОФД есть личный кабинет, в котором хранятся данные по кассам и чекам. Это помогает контролировать продажи, возвраты и средний чек, следить за работой касс, вовремя узнавать о замене ФН и многое другое.

Учетный сервис автоматизирует работу с каталогом. Это поможет выполнить обязательное требования закона о печати в чеках названий товаров и услуг. А еще позволит следить за остатками и вовремя заказывать новые поставки.

Кассовая программа похожа на приложение, которое устанавливают на смартфон. Именно от возможностей кассовой программы зависит, сможет ли продавец вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного.

ФНС следит за исполнением Закона № 54-ФЗ и реагирует на сигналы от покупателей. При этом мало обзавестись кассой, важно ее правильно использовать. За что могут оштрафовать:

При повторном нарушении, ИП или юрлицо обяжут остановить продажи на срок до 90 суток, если общая сумма расчетов, проведенных без кассы, составит 1 млн ₽ или больше.

Все нарушения и санкции опубликованы в ч. 1-6 ст. 14.5 Кодекса об административных нарушениях.

Мы уже рассказали, что сделать до регистрации бизнеса и сразу после, а еще какие инструменты для продаж и управления нужны на старте. Почитайте, если еще не успели, там много важностей, которые упростят открытие. А в следующей статье разъясним, кому нужен налоговый и бухгалтерский учет.

Ещё несколько лет назад кассовая техника использовалась только при приёме наличных денег. Но в 2017-2021 годах прошла глобальная реформа: закон № 54-ФЗ от 22.05.2003, регулирующий правила в сфере применения ККТ, был кардинально переработан. Появились аппараты нового типа, и стало гораздо больше ситуаций, когда эту технику нужно использовать. Плюс к этому было введено множество различных исключений, переходных периодов, отсрочек. В этой статье мы подробно расскажем о том, как обстоят дела в 2023 году: в каких случаях ИП нужно применять онлайн-кассы, а кто из предпринимателей от этого освобождён.

• Когда нужно применять кассу
• Кто не должен использовать кассы в 2023 году
• Какая деятельность в принципе освобождена от ККТ
• О применении касс в отдельных местностях
• О применении ККТ предпринимателями на разных режимах

Когда нужно применять кассу

Каких-то особых изменений по применению онлайн-касс с 2023 года не введено. Однако реформа тянулась так долго, а условия обновлялись так часто, что разобраться в них до сих пор смогли не все. Поэтому напоминаем.

В первую очередь надо определить, какие операции в принципе подпадают под применение онлайн-кассы. В общем случае это расчёты:

• С физическими лицами – вне зависимости от формы оплаты. Касса применяется при расчётах наличными средствами, картой, электронными деньгами и при оплате с банковского счёта.
• С юридическими лицами и ИП – при расчётах наличными средствами и картой. Такие расчёты возможны в пределах установленного лимита – 100 000 рублей в рамках одного договора. Если сумма больше, необходимо перечислять деньги по безналу, и при этом применять кассовый аппарат не нужно.

Теперь о том, что считается расчётом в 2023 году. Раньше это был только приём денег за покупку. Но после реформы это понятие стало включать в себя приём или выдачу денежных средств наличными и в безналичном порядке. А именно, расчётом признаётся:

• Оплата товаров, работ, услуг. Подразумевается не только получение денег от покупателя, но и их возврат (если покупатель сдал ранее купленный товар, отказался от услуги).
• Приём ставок, в том числе интерактивных, выдача обменных знаков игорного заведения, а также выплата выигрыша.
• Приём денег за продажу лотерейных билетов и выплата выигрыша по ним.
• Предоплата и авансы, их зачёт и возврат.
• Предоставление и погашение кредитов / займов на оплату товаров, работы услуг.
• Операции ломбардов по кредитованию граждан и хранению их вещей.
• Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы и услуги.

Получается, при работе с физическими лицами кассу нужно применять всегда. Но есть исключения, и их немало.

Кто не должен использовать кассы в 2023 году

Случаи, когда не нужно применять ККТ, можно разделить на несколько групп:

• Льготы для определённой деятельности, которые предоставляются всем налогоплательщикам.
• Освобождение от применения кассы в конкретных местностях из-за их особого географического положения.
• Послабления, связанные с некоторыми специальными налоговыми режимами.

Какая деятельность в принципе освобождена от ККТ

Переходим к тому, кто может не применять кассы. Полный список таких направлений бизнеса можно найти в статье 2 закона 54-ФЗ. В частности, в пункте 2.1 перечислена деятельность, которая может вестись без касс предпринимателем на ПСН. Об этом более подробно расскажем чуть дальше. Пока же об общедоступных льготных направлениях.

Кроме того, в статье 2 есть немало того, что в принципе не применимо к ИП, например, страховая деятельность, расчёты органов власти, домов культуры, ТСЖ и многое другое. Поэтому выделим только направления бизнеса, которые доступны индивидуальным предпринимателям и разрешены без ККТ вне зависимости от налогового режима. Итак, вот они:

При продаже всего того, о чём сказано выше (кроме бахил и питьевой воды), кассу следует применять в случае, если расчёт проводится через автоматы для приёма платежей. Кроме того, она необходима при торговле подакцизными товарами.

Обратите внимание! Что касается торговли на рынках без ККТ, то вскоре её могут запретить. Государство хочет ужесточить контроль и сократить теневой оборот в этой сфере. Соответствующие поправки в закон прошли в Госдуме первое чтение. Льготы оставят только для некоторых плательщиков ЕСХН. Ранее планировалось, что изменения заработают с 2022 года с переходным периодом с февраля по апрель.

О применении касс в отдельных местностях

Закон позволяет ИП из отдалённых и труднодоступных мест работать без ККТ. Но есть условия:

• Местность должна быть признана труднодоступной (отдалённой) и включена в специальный перечень, который на своём сайте публикует орган региональной власти.
• Покупателю по его требованию нужно выдать заменяющей чек документ. Он должен содержать ряд реквизитов – каких именно, читайте в конце статьи (в разделе для ИП на ПСН).

Кроме того, есть местности, признанные отдалёнными от сетей связи, – их перечень также утверждается региональной властью. Не стоит путать два этих списка. Во втором случае ИП, ведущие там деятельность, обязаны ставить кассовую технику. Однако применять её они могут в автономном режиме, то есть без подключения к интернету. После окончания срока действия фискального накопителя (это сменный модуль ККТ) налоговая инспекция может запросить его данные.

О применении ККТ предпринимателями на разных режимах

Теперь рассмотрим, как зависит обязанность предпринимателя применять кассовую технику от налогового режима.

Нужна ли касса ИП на ПСН

Наиболее значимые преференции в части применения касс предусмотрены для ИП на патентной системе. Во-первых, они могут работать без кассы при ведении деятельности, список которой выше, ведь он действует для всех. Во-вторых, есть освобождённые от касс виды деятельности именно для ПСН. Полный их список приведён в пункте 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ. Ниже мы перечислим многие из этих эти направлений, исключая малопопулярные, а также те, которые попали в первый перечень.

Итак, вот список деятельность без ККТ для ИП на ПСН:

Таким образом, определяясь, кому нужна ККТ на ПСН, нужно свериться с обоими списками. Если деятельность попадает хотя бы в один из них, вопрос по кассам можно закрывать.

В остальных случаях кассовый аппарат необходим. В частности, это касается торговли в магазинах, ветеринарных услуг, парикмахерских и салонов, заведений общепита, автомастерских, моек и прочих популярных направлений патентной деятельности.

При освобождении по кассам есть условие: ИП должен выдавать либо направлять своим покупателям взамен чека документ, который подтвердит факт расчёта. В нём должны быть следующие реквизиты:

• наименование и номер;
• дата, время и адрес расчёта;
• фамилия, имя, отчество ИП, его ИНН;
• налоговая система – ПСН;
• признак расчёта (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
• название товара (услуги) / платежа / выплаты;
• количество товара;
• цена за единицу;
• общая стоимость;
• сумма расчёта;
• форма оплаты (наличными / в безналичном порядке) с указанием суммы;
• должность и фамилия того, кто провёл расчёт.

Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН и ОСН

Выбравшие упрощённый режим предприниматели подчиняются стандартному правилу – никаких специальных преференций для них в части применения ККТ нет. Чтобы решить для себя вопрос по кассам, нужно ответить на несколько вопросов:

• Будет ли осуществляться расчёт только с организациями / другими ИП строго через расчётный счёт? Если да, то кассу можно не применять. Если нет, то необходимо ответить на следующие вопросы.
• Осуществляет ли ИП только те виды деятельности, которые освобождены от ККТ? Да – кассовый аппарат не нужен, нет – нужен однозначно.

Чтобы определить, кто может работать без ККТ на основном режиме, нужно ответить на те же вопросы.

ИП на ЕСХН

Предприниматель-сельхозпроизводитель должен опираться на общие правила применения кассовой техники. То есть предложенные выше вопросы для него также подходят. Но есть пара моментов, на которые нужно обратить внимание.

Во-первых, нередко сельхозпроизводители базируются в отдаленных / труднодоступных местах. Если это так, то ККТ не применяется. Также вполне может быть, что местность, где трудится ИП на ЕСХН, считается отдаленной от сетей связи. Тогда кассу ставить надо, но применять её можно автономно.

Во-вторых, если ИП на ЕСХН реализует свою продукцию только на рынках, ярмарках и в подобных местах, но при этом вне павильонов, то ККТ он может не применять. Однако, как мы упоминали выше, в эту норму хотят внести изменения. Плательщики ЕСХН смогут торговать в таком формате без кассовых аппаратов при условии, что свою продукцию они продают с торговых мест, общая площадь которых не превышает 15 кв. метров (суммарно по всем местам, с учётом площади для хранения).

Оформление расчётов ИП на НПД

Режим НПД (налог на профессиональный доход) могут применять не только обычные самозанятые, но и ИП. Кассовые аппараты плательщики НПД использовать не обязаны, но должны формировать чеки в приложении «Мой налог» и направлять их клиенту на электронный адрес. Причём эта обязанность не зависит от того, кому реализуют такие предприниматели свои услуги либо товары собственного производства – физическим лицам или организациям / ИП.

Мы рассказали о применении ККТ предпринимателями и о том, что планируется в будущем. Тем, кто всё ещё имеет право работать без касс, нужно следить за изменениями законов, ведь новшества могут вступить в силу в любой момент.

О необходимости применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов знает, наверное, каждый. Все мы являемся покупателями товаров и потребителями услуг, и как раз кассовый чек служит подтверждением факта оплаты товара, работы или услуги. В случае чего именно кассовый чек позволяет нам отстоять свои права потребителя и получить постпродажное или гарантийное обслуживание.

Но давайте посмотрим на кассовый аппарат с точки зрения владельца бизнеса, его необходимость применения ККТ вряд ли радует, поэтому будем разбираться – можно ли обойтись при приеме наличных денег без контрольно-кассовой техники? А если кассовый аппарат все-таки нужен, то понять — как его выбрать и поставить на учет?