Как выбить кассовый аппарат и что это такое и как его сделать

О том, что изменилось в этом учете и в документальном оформлении учетных операций, читайте в нашей статье.

Недавно вступили в силу поправки к Федеральному Закону №54. Теперь все организации, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг (за исключением короткого списка), должны осуществлять расчёт на обновленных KKТ.

Большинство этих организаций еще не сталкивались с онлайн-кассами и у сотрудников в процессе торговли, возникает множество вопросов по тому или иному рабочему процессу. В этой статье мы расскажем, как переключиться на новый режим работы и подробно разберём такие важные операции как: продажа, возврат, реализация алкоголя и взаимодействие с ЕГАИС.

Основные понятия

Кассовая дисциплина – это совокупность регламентов, устанавливающих правила работы с наличными деньгами. Общеобязательные правила устанавливает Банк России, однако некоторые нормы компании фиксируют самостоятельно в локальных нормативных актах.

Основные регламентирующие документы устанавливают обязанность экономических субъектов:

Кроме того, организации обязаны:

ИП от такой обязанности освобождены, но могут оформлять кассовые документы по собственной инициативе (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Кассовая дисциплина используется не только для соблюдения законодательных норм, но и для контроля денежных средств в бизнесе. Если у компании множество операций осуществляется за наличные (например, в розничной торговле), то контролировать оборот наличных денег – это жизненная необходимость для организации. Регламенты, введенные Банком России, существенно упрощают осуществление подобного контроля.

Откройте расчетный счет в Ак Барс Банке и получите реквизиты счета онлайн. А если хотите получить все лучшее сразу – оформите Коробку и экономьте на банковском обслуживании. РКО, карты и все нужное для бизнеса – в одной коробке.

Перед тем как в юридическую силу вступил ФЗ №54 «Об использовании ККМ», который обязал участников перейти на онлайн-кассы, они работали на оборудовании старого образца. По итогам смены выпускался Z-отчёт о закрытии смены, а сведения переносились в ф. КМ-6 и ф. КМ-4.     Но с внедрением онлайн-ККМ правила изменились: на кассах нового образца Z-отчёт не обнуляет информацию, а только «подбивает» итоги по текущей смене.

После внедрения ФЗ №54, вместо понятия «Z-отчёт» используется «отчёт о закрытии смены» или «отчёт с гашением». Он снимается с ККМ в конце смены. В документе отображается информация обо всех операциях, произведённых в течение смены. В соответствии с законом, кассовая смена не может длиться более суток, поэтому кассиру необходимо выпускать Z-отчёт не позднее 24 часов после её открытия, иначе касса будет автоматически заблокирована.

Все сведения, отображённые в отчёте с гашением, ККМ пересылает в органы налогового контроля, поскольку в памяти устройства она может храниться не более одного месяца. В случае потери соединения с интернетом, непересланные отчёты «уходят» автоматически (после его восстановления). Если данные не будут поступать в ФНС более 30 дней, ККМ также будет заблокирована.

Отчёт о закрытии смены

Разберем, какие реквизиты должны быть проставлены в Z-отчёте. Следует помнить, что перечень обязательных реквизитов будет зависеть от используемого формата фискальных данных (далее — ФФД).

Так, при работе на ФФД 1.05, в отчёте с гашением должны быть указаны:

При работе на ФФД 1.1, кроме указанных выше реквизитов, добавляются: счетчики итогов смены и ФН, а также сообщение ОФД. В документе, созданном на ФФД 1.2,  добавляется оповещение о количестве непереданных сообщений.

Чек коррекции в отчете о закрытии смены

Чек коррекции выпускается, если кассиром при расчётах на ККМ была совершена ошибка.

Если ошибка была выявлена в пределах открытой смены, чек коррекции необходимо выпустить до закрытия смены. А если позднее, то его можно будет создать на следующий день. Разберём, как это можно сделать, на примере ККМ Эвотор:

После выпуска документа кассир выпускает акт или служебную записку указывая в ней причину допущенной ошибки.

Чек коррекции может не отобразиться в Z-отчёте, если при его создании случился сбой в работе ККТ.

Снятие Z-отчета на ККМ

Перед тем как приступить к снятию отчёта с гашением, требуется внимательно изучить инструкцию по использованию ККМ. Поскольку алгоритм создания документа будет зависеть от модели кассы.

Z-отчёт требуется для того, чтобы:

Если отчёт не будет снят в течение суток с момента открытия смены, ККМ будет заблокирована.

Снятие отчета о закрытии смены на ККМ Эвотор

ККМ Эвотор позволяет обеспечить учёт входящих и исходящих финансовых потоков, а также позволяет работать с системой ЕГАИС и создавать различные форма отчётности.

Как произвести снятие Z-отчёта на ККМ Эвотор

Как выпустить отчет о закрытии смены на разных ККМ

В соответствии с конкретной кассовой моделью, для выпуска Z-отчёта предусмотрена разная последовательность действий.

Если у Вас другая ККМ, то просто следуйте инструкции, приведённой в руководстве по использованию.

Чтобы онлайн-касса начала печатать чеки, нужно сформировать отчет об открытии смены. А через 24 часа смену следует закрыть, сформировав отчет о закрытии. В статье разберемся, как работать с кассой по всем правилам, чтобы избежать штрафов.

Когда открывать и закрывать смену

Открыть и закрыть смену на онлайн кассе можно, сформировав специальные отчеты — об открытии и закрытии смены соответственно. Первый формируется до начала расчетов. Второй — когда расчеты по ККТ закончены. После его формирования работать нельзя до открытия следующей смены. Оба отчета налоговая служба получает через оператора фискальных данных.

Есть одно важное ограничение — смена на онлайн-кассе не может длиться дольше 24 часов. При этом открыть смену можно в один календарный день, а закрыть на следующий — это не нарушение.

Если продолжительность смены превысит 24 часа, касса перестанет формировать чеки. Некоторые аппараты продолжают печать, но чеки из них не передаются в налоговую и не имеют фискального признака — такое ограничение заложено в фискальном накопителе. Чтобы снять блокировку, просто закройте смену и откройте новую.

На практике многие не закрывают смену вовремя. Это нарушение не грозит ответственностью, если не продолжать работать с неверно оформленными чеками или вообще без них. А вот если кассир продолжал расчеты, возможны санкции по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ — предупреждение или штраф для должностного лица 1 500 — 3 000 рублей, для юридического лица — 5 000 — 10 000 рублей.

Чтобы снизить риски, можно сразу сообщить в налоговую о несвоевременном закрытии и направить чек коррекции. Главное, сделать это раньше, чем нарушение обнаружит ФНС.

Как открыть смену на кассе

Перед началом смены следует подготовиться: получить деньги для размена, взять чековую и контрольные ленты, ключи от кассы (если требуется). Затем перед началом расчетов автоматически или в ручном режиме формируется отчет об открытии смены.

Подготовка к работе

Перед началом работы кассиры-операционисты получают монеты и купюры для размена у старшего кассира или в кассе организации. На сумму выданных денег формируется расходный кассовый ордер (РКО), а в кассовой книге делается расходная запись.

Дополнительно кассиру следует получить все необходимое для работы: ключи от кассы и денежного ящика, чековую ленту, чистящие средства и прочее. Перед началом продаж следует проверить, что всех расходных материалов достаточно.

Отчет об открытии смены

Перед тем, как принимать оплату от покупателя, нужно сформировать отчет об открытии смены. Это разрешено сделать хоть утром, хоть поздней ночью, главное до начала расчетов. Отчет может формироваться двумя способами:

Касса зафиксирует начало работы и передаст данные об открытии в ФНС. Владелец бизнеса тоже сможет контролировать, когда кассир приступает к своим обязанностям.

Если все в порядке, от оператора фискальных данных (ОФД) поступит подтверждение приема. После этого можно начинать работу.

Как закрыть смену на кассе

Когда рабочий день подходит к концу и клиентов уже не ждут, смену на кассе закрывают. Для начала формируют отчет о закрытии, а затем сдают выручку и разменные деньги.

Перед закрытием смены проверьте X-отчет. Он поможет узнать, соответствует ли сумма выручки в фискальном документе фактической.

Раньше отчет о закрытии смены называли z-отчетом, суть у документа такая же. У него три основные функции:

В отчете о закрытии представлены все базовые данные об организации, кассире, формате фискальных данных, номере смены и т. д. Но есть и особенности: отчет показывает количество переданных за смену фискальных документов, в том числе чеков, и отдельно сообщает, были ли документы, которые не удалось передать из-за сбоев. Еще в нем можно увидеть сумму и виды операций.

Отчет о закрытии подскажет, что пора менять фискальный накопитель. Если его память заполнится на 99 % или до конца срока действия останется меньше 30 дней — появится соответствующая отметка.

Сдача наличных и оформление документов

Когда продажи прекращаются, кассир пересчитывает наличные в кассе и передает их главному кассиру или в кассу организации.

На поступившие деньги оформляется приходный кассовый ордер (ПКО). В кассовую книгу также следует внести приходные записи.

Работайте с онлайн-кассой в Контур.Бухгалтерии: здесь можно вести учет, оформлять расчеты с сотрудниками и сдавать отчетность через интернет, а еще принимать данные о продажах с касс Контура. Всем новым пользователям доступно 14 дней бесплатной работы в сервисе.

Работа кассира за POS-системой на примере «Атол Ритейл 54»

POS-система «Атол Ритейл 54» создана для оптимизации рабочего времени кассира.

Рабочий комплект, включает в себя: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок. Можно доукомплектовать сканером штрих-кода, ящиком для хранения купюр, устройством для взвешивания товаров и др.

Главный элемент данной системы – компьютерный блок, оснащённый экраном, устройство может работать беспрерывно.

Когда программа прогрузится, откроется окно авторизации. Пользователю необходимо ввести свои данные и пароль.

В программе можно по умолчанию разграничить уровни доступа к устройству. В зависимости от должности, специально для каждого сотрудника прописывается разрешение на совершение определённых кассовых операций, и указываются личные данные каждого, после чего задаётся персональный пароль.

Загрузка товарной номенклатуры. Если на данной кассе еще не осуществлялась реализация товаров, то для ускорения поиска позиций необходимо занести в программу товарную номенклатуру.

В случае необходимости можно добавить позиции в каталог самостоятельно, отсканировав штрих-код товара, либо заполнив все необходимые данные по форме вручную.

Производитель рекомендует приобретать в комплект к системе 2D сканер штрих-кодов, он считывает не только штрих-коды, но и маркировки с акцизными марками. Сканер штрих-кода позволяет в одно мгновение определять товарную позицию, что существенно ускоряет её поиск и реализацию.

В случаях, когда система не укомплектована сканером штрих-кодов, то отпустить товар можно, найдя реализуемый продукт в каталоге по названию.

В случаях, когда штрих-код затёрт, либо повреждён, кассир вводит его цифровое обозначение вручную, программа инициирует его в автоматическом режиме и отобразит на монитор название и стоимость.

Предустановленное ПО Frontol сохраняет данные:

По этим данным совершается анализ работы сотрудников и отслеживается осуществление продаж на кассе, в магазине или торговой сети.

Требования к кассовой дисциплине в 2023 году

В 2023 году продолжает действовать указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У по разрешенному лимиту расчетов наличными: по одному договору можно получить или заплатить не более 100 тысяч рублей наличными. Это же ограничение действует для операций в иностранной валюте (она пересчитывается в рубли по курсу ЦБ).

Лимит наличных расчетов не зависит от типа договора, периода его действия, частоты платежей за товары и/или услуги. Всегда применяется единое ограничение. Поэтому дробление расчетов на несколько договоров – это риски привлечения внимания со стороны налоговой инспекции.

Максимальная сумма расчетов наличными действует только для операций между организациями, предпринимателями и по сделкам между ИП и компаниями. Однако, для расчетов с физическими лицами, не являющимися ИП, это ограничение не действует, компании и предприниматели могут рассчитываться с гражданами в любых объемах. При условии, что операции будут экономически обоснованы и документально подтверждены. Массовые выплаты наличных в адрес физлиц вызовут подозрения.

Как можно тратить наличные

Денежные средства из кассы можно потратить только на некоторые бизнес-цели, перечень которых устанавливает Банк России (указание от 09.12.2019 № 5348-У).

Среди разрешенных оснований:

При этом даже на разрешенные цели можно тратить не любые наличные из кассы, а только те, что поступили от:

В других случаях сначала придется внести наличные из кассы на расчетный счет, а затем снять и оприходовать в кассе.

В соответствии с частью 2 статьи 14 закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» работодатель-резидент обязан выплачивать заработную плату работнику-нерезиденту исключительно в безналичной форме.

Расчётный счёт для бизнеса

Открытие счета бесплатно, обслуживание первый месяц 0 ₽, реквизиты сразу онлайн

Хотите получить консультацию?

Оставьте контакты в форме ниже, и мы свяжемся с вами:

Контроль остатка в кассе

Лимит остатка – это максимально возможная сумма денег, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Организации самостоятельно рассчитывают этот лимит, исходя из специфики бизнеса. При этом установленное ограничение необходимо закрепить приказом руководителя.

Периодичность актуализации лимита законодательно не регламентирована, поэтому приказ будет действовать до составления и подписания нового приказа, устанавливающего обновленный лимит. Если приказа в компании нет, налоговая служба будет расценивать это как установление нулевого лимита, а значит всю дневную выручку предприниматель (кассир) обязан сдавать в банк.

Для малого бизнеса действуют преференции: они имеют право хранить в кассе любые суммы и при этом не устанавливать лимит. Предварительно необходимо закрепить эту возможность в локальных актах компании.

Если малое предприятие не воспользуется льготой и установит лимит остатка для кассы, его придется соблюдать на общих основаниях.

Откройте расчетный счет для бизнеса и пользуйтесь преимуществами:

Инструкция по работе на смарт-терминалах на примере KKТ «Эвотор»

Производимые компанией «Эвотор», KKT оснащены сенсорным дисплеем и дополнительными разъёмами для подсоединения выносных устройств. Также на них можно скачивать приложения и обновления напрямую из магазина Эвотор.

Порядок действия кассира при работе на KKT Эвотор:

Заправка чековой ленты. Поднимите крышку печатающего устройства и установите чековую ленту, чтобы она шла из-под рулона, вытяните ленту за край отсека подачи чеков и опустите крышку до щелчка.

Активация устройства. Включите вилку устройства в розетку и нажмите на кнопку включения кассы (в зависимости от модели может быть на дне или сбоку). Смена открывается во время первой продажи.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Как сверить данные по кассам с налоговым и бухгалтерским учетом, чтобы отчитаться без ошибок

Расхождения в отчетности и в кассовых данных, которые ОФД передает ФНС, могут стать поводом для налоговой проверки. Как бухгалтеру провести сверку и исправить ошибки, рассказали эксперты Контур.Маркета, системы решений для автоматизации бизнеса, в которую входит ОФД.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как быстро сверить данные в кассе, в ОФД и в бухгалтерской системе

Продавец формирует чек на кассе, касса передает информацию о расчете оператору фискальных данных, а тот отправляет ее в налоговую. Затем бухгалтер отражает продажу в своей системе учета.

Данные о выручке должны быть одинаковыми во всех источниках. Чтобы в этом убедиться, рекомендуем проводить сверку ежедневно или хотя бы раз в неделю.

Как это сделать:

1. Сперва нужно проверить, что смена на кассе закрыта, все документы с кассы переданы ОФД, а оператор отправил их в налоговую. В отчете о закрытии смены количество непереданных фискальных документов должно быть равно нулю. Затем следует убедиться, что все данные о продажах за день отражены в бухгалтерской системе.

2. После этого необходимо сравнить выручку в сервисе для ведения бухгалтерии и в личном кабинете оператора.

В сервисе ОФД, который входит в систему решений Контур.Маркета, на главной странице можно посмотреть выручку за сегодняшний и вчерашний день или за весь месяц сразу.

А в разделе «Статистика» показаны итоги дня в разрезе торговых точек и способов оплаты.

Если организация или ИП принимают оплаты по карте или через систему быстрых платежей (СБП), рекомендуем отдельно сравнить итоги по наличным и безналичным расчетам. Бывают ситуации, когда общий итог по выручке сходится, но кассир перепутал способ оплаты в чеке: вместо «налички» указал «безнал» или наоборот. За такую ошибку в чеке ИП может заплатить штраф до 3 000 руб., а юрлицо – до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП).

3. Если выручка и доли наличных и безналичных оплат сходятся, детализированную проверку можно не делать. Если есть расхождения, нужно проверить чеки, которые были сформированы в течение дня. А именно сравнить дату, время, итоговую сумму и способ оплаты.

4. Когда найдется чек или несколько чеков, из-за которых не сходятся данные, нужно уточнить у кассира, оформлял ли он такой расчет или чек сформирован по ошибке. Затем исправить нестыковки, как это сделать, расскажем далее.

Почему сумма выручки может отличаться

Разберем три частые причины расхождений в кассовых данных и в отчетах, которые отправляют в ФНС.

Продавец нарушает правила применения кассы

Например, проводит на кассе не все расчеты. Частая ошибка – применять для безналичных оплат только терминал эквайринга и не выдавать кассовый чек. Терминал выдает слип, а не кассовый чек, поэтому после оплаты картой, нужно применить онлайн-кассу. То есть передать покупателю два документа: и слип, и кассовый чек.

Сократить количество ошибок поможет кассовый модуль Контур.Маркета. Он умеет интегрироваться с терминалами эквайринга от «Ingenico», «Inpas и от «Сбера». Сумма оплаты автоматически отправится на терминал, если в чеке выбрана оплата «Безналичными».

А еще этот кассовый модуль выделяет проблемные чеки: напротив них появляется отметка о том, что чек не зарегистрирован на кассе. В конце смены кассир не забудет перепроверить эти операции, чтобы все данные были отправлены ОФД без ошибок.

Только часть кассовых данных отправлена ОФД

Для непрерывной передачи кассовых данных оператору нужен интернет. Если в рабочее время отключилось электричество или повредился интернет-кабель, возможны сбои. Допустим, бухгалтер учтет продажу, так как фактически выручка получена и чек выдан, а в ОФД этой операции не будет.

Если сервис ОФД, входящий в систему сервисов Контур.Маркет, не получает документы от кассы, сервис отправит бесплатное смс или электронное письмо с уведомлением. Так владелец кассы сможет сразу же восстановить соединение и не «плодить» ошибки.

Не все операции отражены в бухгалтерской системе

Такое возможно, если отчет о розничных продажах бухгалтер заполнял вручную. Тогда он мог случайно указать другое количество проданных товаров или не учесть какую-нибудь продажу.

Рекомендуем настроить интеграцию ОФД и бухгалтерского сервиса, чтобы не тратить время на заполнение первички и исключить ошибки ручного ввода. Например, у сервиса ОФД из системы сервисов Контур.Маркет есть интеграция с 1С и Контур.Эльбой или с другими учетными сервисами через API.

Как исправить расхождения

Расскажем о главных принципах исправления ошибок.

Продажа была

Случай № 1. Чека нет в ОФД, но продажа отражена в учетной системе. Необходимо сформировать на онлайн-кассе чек коррекции с признаком расчета «приход» и суммой продажи, которая указана в учетной системе.

Случай № 2. Чек есть в ОФД, но он не учтен в бухгалтерии.

Тогда следует добавить в бухгалтерский сервис информацию о недостающей продаже, реквизиты чека можно взять в личном кабинете ОФД.

Продажи не было, чек сформирован по ошибке

Здесь такие же случаи.

Нужно удалить лишнюю операцию из бухгалтерской системы.

Рекомендуем сформировать на онлайн-кассе чек коррекции или возвратный чек (выбор зависит от формата фискальных документов). Признак расчета должен быть обратным: если был «приход», указать «возврат прихода».

Почему не стоит откладывать сверку

54-ФЗ об онлайн-кассах обязывает применять их для расчетов с покупателями. Так правительство минимизирует «серую» торговлю и борется с сокрытием выручки.

ФНС следит за соблюдением этого закона и наказывает нарушителей. Чтобы выявить их, ведомство реагирует на сообщения покупателей о невыдаче чека и сверяет данные из четырех источников:

Если показатели из перечисленных источников не сходятся, можно сделать вывод, что бизнесмен скрывает выручку. Тогда налоговая объявляет предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований. А если она вновь узнает о торговле «мимо кассы», может устроить внеплановую выездную проверку.

До конца 2022 года проводить проверки касс можно только по решению руководителя или заместителя руководителя ФНС, а еще их обязательно согласовать с прокуратурой. Об этом говорится в постановлении Правительства от 10.03.2022 № 336.

Но расхождения в выручке, которые выявили в этом году, могут стать поводом для проверки и возможных штрафов уже в 2023 году. Потому что у нарушений закона № 54-ФЗ есть срок давности длиною в год.

АО «ПФ «СКБ Контур» (16+), kontur.ru

Сущность процесса внедрения онлайн-касс

С 1.07.2017 обязательными для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся:

Одновременно введен ряд изменений:

Однако, несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами. Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет.

Некоторые бизнесы, как правило интернет-магазины, вместо кассовых машин предпочитают использовать облачные сервисы. Облачная онлайн-касса — это сервис, через который интернет-магазин подключается к удаленной онлайн-машине, находящейся в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним.

Облачный сервис позволяет взять в аренду несколько ККТ без кассового аппарата и зарегистрировать их в налоговой инспекции.

Взаимодействие KKT с системой ЕГАИС

Для взаимодействия с ЕГАИС необходима установка специализированного программного обеспечения.

Во время прихода алкоголя необходимо сопоставить TTH и оприходовать товар в программе. Разберём процесс на примере 1C

Когда в TTH отразятся два дополнительных документа: квитанции фиксации и проведения, это будет подтверждением, что позиции из TTH оказались на складе в ЕГАИС и ожидают передачи для выкладки в торговый зал. При реализации они будут списаны из торгового зала, после считывания акцизной марки и оплаты продукции покупателем.

Реализация на кассе алкогольной продукции.

Считайте штрих-код на бутылке, после этого отсканируйте марку. После подтверждения кода в фискальный документ добавится соответствующая позиция. В случае осуществления продажи нескольких одинаковых бутылок, увеличьте их количество вручную, а после этого считайте акцизные  марки с каждой реализуемой бутылки, подтверждённые позиции добавляются в чек.

Принципы и этапы работы с автономными кассовыми машинами

Разберём поэтапно осуществление кассовых операций на примере KKT Атол 90ф. Эта недорогая кассовая машина чаще всего устанавливается в некрупных розничных торговых точках, с маленькой базой товарной номенклатуры. Сопряжение с ЕГАИС налаживает сотрудник отдела технического обслуживания.

Этапы работы на KKM Атол 90ф.

Установка чековой ленты. Поднимите крышку принтера, и установите катушку с бумагой так, чтобы лента шла из-под рулона, опустите крышку принтера.

Добавление товарной базы. В тех случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг по зафиксированной цене, существует возможность записать на устройство наименование и стоимость продукции. Когда цена не постоянна, лучше завести в базу только название.

Учет поступления наличной выручки

Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика. Эта процедура фиксируется проводками:

Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.

Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты, то в проводках оказывается задействованным счет 57:

Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62.

Как совершать кассовые операции на разных видах KKM

Порядок работы за KKM различается в зависимости от модели кассы. Часть из них имеет понятный интуитивный интерфейс, другие более сложны в обращении и для работы на них требуются стартовая подготовка, либо повышение квалификации. Далее мы опишем модели таких машин, а также дадим пошаговый план по работе с таким оборудованием.

Смарт-терминалы

В число новейших «умных» касс входят такие, как Эвотор, MSPOS-Т-Ф, Атол Сигма 10, Вики Мини. Это не просто кассы, а многоплановое, высокопродуктивное устройство, сочетающее в себе сенсорный экран, печатающее устройство и микрокомпьютер. Отдельно взятые модели укомплектованы дополнительным оборудованием в виде картридера и покупательского экрана. Данные KKM могут функционировать почти сразу после активации, а собственник KKT имеет возможность лично наладить имеющиеся функции под потребности предприятия.

Изготовители новых KKM предусмотрели, чтобы индивидуальные предприниматели имели возможность удаленного доступа к работающему устройству, войдя через личный кабинет на портале компании производителя.

Благодаря такой возможности, владелец бизнеса может при наличии интернет соединения, отслеживать любые, совершаемые на KKM операции, находясь в любой точке земного шара.

Также регистрация личного кабинета даёт такие преимущества как:

Кассы такого типа имеют большую популярность в силу бюджетной цены, отсутствия сложностей в использовании, и способности наладить торговый процесс без дополнительных финансовых вливаний.

Автономные кассовые машины

Данный вид устройств знаком большинству владельцев торговых розничных точек. Представляет собой кнопочную кассу, видоизменённую и дополненную накопителем памяти и модулями выхода в интернет для отправки кодированной информации оператору фискальных данных.

Среди таких KKM: Атол 90Ф, Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, Штрих Элвес МФ.

Большое количество владельцев малого и среднего бизнеса уже много лет используют данные модели кассовых аппаратов. Поэтому, когда вышел новый законопроект, предполагающий обязательный переход на онлайн-кассы, они предпочли покупке нового непроверенного оборудования, модернизацию уже имеющихся моделей.

Такой вид KKТ будет удобен для осуществления торговли в некрупных пунктах розничных продаж, где базовый каталог продукции составляет около 1100 наименований и не предполагает большого покупательского потока.

Для магазинов с широким ассортиментом и большой посещаемостью использование такой KKT экономически не выгодно.

Потому как внесение информации о товаре на таких устройствах осуществляется вручную, что отнимает много времени, а коды на отдельные товарные позиции придётся записывать, либо запоминать.

К тому же, начиная с 2021 года, на итоговом чеке в обязательном порядке будет необходимо прописывать информацию о каждой реализованной позиции. На данный момент такая функция присутствует только в современных кассах, на которых установлено необходимое программное обеспечение.

POS-система

Это кассовая система, включающая в себя фискальный регистратор, процессор с экраном (либо моноблок), устройство для считывания штрих-кодов, маркировки и QR-кодов, взвешивающее устройство, ящик для хранения купюр, терминал для безналичного расчёта.

Установку и наладку данного вида систем обычно осуществляют организации, производящие и поставляющие оборудование, либо специалисты сервисных центров и центров технического обслуживания. Сотрудники, осуществляющие работу за POS-системой должны пройти обучающий тренинг, либо курсы переквалификации.

Данная KKТ была разработана для автоматизации крупных торговых точек, а также розничных сетей, нацеленных на обслуживание большого количества клиентов и товарооборота. Такие системы оснащены программным обеспечением, предназначенным для быстрого оприходования и учета товарной номенклатуры. Вы без усилий сможете контролировать поступление, остатки, реализацию по каждой позиции, полученную прибыль, расчёты с партнёрами и многое другое. Каждое действие фиксируется в соответствующей программе.

Приоритетной задачей изготовителей POS-систем и составителей сопутствующего программного обеспечения, является увеличение общей прибыли, благодаря увеличению скорости обслуживания клиентов, что позволяет увеличить количество покупательского потока.

Контроль кассовой дисциплины

Оборот наличных контролируется налоговой службой. Этот тип контроля осуществляется только вне плана. ИФНС имеет право провести ревизию за любой интересующий период, однако штраф выпишут только за выявленные нарушения, не связанные с ККТ, за последние два месяца. Срок привлечения к ответственности за нарушения в работе с ККТ составляет 1 год.

Стоит отметить, что до конца 2023 года продлили мораторий на внеплановые проверки применения ККТ (Постановление Правительства от 29.12.2022 № 2516).

В рамках проводимой проверки налогоплательщик обязан предоставить все документы, перечисленные в требовании ФНС. Они предоставляются инспекторам в общем порядке – оригиналы или заверенные копии. Если документ не отправлен, налоговики выпишут штраф: от 2 тысяч до 10 тысяч рублей.

После проведения контрольных мероприятий, ФНС выдает акт проверки. Если будут выявлены нарушения, налогоплательщику дополнительно выпишут специальное предписание, на основании которого необходимо устранить нарушения. Дополнительно составляется протокол об административном правонарушении. А затем инспекция вынесет постановление о назначении административного наказания. Если срок давности истек, то постановление не оформляется.

Размер штрафных санкций варьируется от 4 тысяч до 50 тысяч рублей (в зависимости от того, на кого он будет выписан).

Однако, с 2022 года был отменен «двойной» штраф, когда ИФНС выписывало два штрафа за одно правонарушение (один – на организацию, другой – на должностное лицо).

Откройте расчетный счет для малого бизнеса и воспользуйтесь следующими преимуществами:

Учет возврата денег покупателю за товар

Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:

Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп. 1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа.

Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:

Дт 41 Кт 76 (62);

Дт 76 (62) Кт 50 (51);

Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;

Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно.

Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:

Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних 3 проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.

В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473).

Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:

Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно).

Вычет по отраженной на счете 19 сумме на дату его начисления будет сделан обычной для него проводкой:

Документирование кассовых операций

Кассовые операции оформляют следующими документами:

Любые документы по учету наличных нужно хранить минимум пять лет после окончания года, когда была проведена операция.

Например, кассовый ордер, оформленный в январе 2023, нужно хранить до конца 2028 года. Если документ фигурирует в налоговом или судебном споре, хранить его придется до принятия окончательного решения по делу, но не менее пяти лет. При необходимости срок хранения можно увеличить по решению руководителя компании (предпринимателя).

Изменения в оформлении документов по кассе

То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

3. Справочных отчетов:

Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):

Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам. С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

Однако изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6). По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены, который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета.

Расммотрим, как организовать учет денежных средств в кассе.

Учет иных расчетов с клиентом

К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:

Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:

Дт 76 (60) Кт 50 (51).

Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике. А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51.

Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:

Дт 50 (57) Кт 76 (60).

Кассовые операции в бухгалтерском учете

Оборот наличных денег для целей бухгалтерского учета отражается на счете 50 «Касса». Это синтетический счет, на котором отражаются агрегированные данные по операциям и остаткам. В дополнение к нему могут быть открыты субсчета для детализации проводок.

Например, отдельный субсчет можно создать для наличных в ящиках ККТ или для учета денежных документов (путевок сотрудников, авиа- и ж/д билетов).

Дополнительно используемые субсчета необходимо в обязательном порядке зафиксировать в учетной политике компании.

Получение наличных или денежных документов в кассу отражается дебетовым оборотом по соответствующим субсчетам. Расход показывается по кредиту.

В качестве корреспондирующих счетов могут выступать:

Расчетный счет для бизнеса от Ак Барс Банка – это персональный менеджер, круглосуточные платежи и валютный контроль.

Итоги

Переход к применению онлайн-касс по существу представляет собой замену использовавшейся ранее ККТ на технику более высокого уровня, дающую возможность лучшей защиты кассовых данных от изменений и повышающую степень контроля налоговых органов над ними.

Именно с этого рода изменениями связаны основные аспекты обновления порядка применения ККТ. Несмотря на то что их следствием явилась отмена обязательности применения некоторых документов, ранее оформлявшихся при использовании касс, на порядке отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег через ККТ, эти перемены не сказались.

Поэтому бухучет движения денежных средств, прошедших через кассовый аппарат, ведется в прежнем порядке.