Автоматизация бизнес процессов компании

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

Пример прогнозирования продаж в Excel

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Сотрудник переставляет задачу из одной колонки в другую — все участники проекта получают уведомление, что он начал работать. Не нужно писать в чат: ну что, когда начнешь?

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Синхронизация счетов в 1С

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Hurma автоматически считает, сколько дней отпуска доступно в этом году. Без автоматизации пришлось бы уточнять у hr-ов или руководителя и проводить самостоятельные расчеты

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

Пример воронки продаж, по которой менеджеры ведут клиента в amoCRM

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

в России — это 1С:ERP Управление предприятием

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

SAP для сельскохозяйственной компании

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

ESP-системы. Системы для отправки массовых email-рассылок, такие как Unisender, — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу по всей базе.

Еще более продвинутая автоматизация — это цепочки писем. В зависимости от того, как пользователи отреагировали на письмо, им приходят новые email. Вручную такой процесс повторить нереально.

Пример приветственной цепочки сообщений. Если пользователь прочитал, ему отправляется одно письмо, если нет — другое

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Админ-панель WordPress — редактирование главной страницы

Стоимость ПО и затраты на его внедрение

Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:

• задачи, которые ПО призвано решать;
• вид программы: типовая или настраиваемая;
• ресурсы, необходимые для внедрения;
• количество подключенных к системе рабочих мест.

Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: ERP Управление предприятие» на 100 рабочих мест составляет 360 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 78 000 рублей.

Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:

• стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
• затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
• стоимость регулярной технической поддержки.

В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как выбрать надежного вендора

Выбор и внедрение программы автоматизации бизнес-процессов — непростая задача, и решить ее грамотно своими силами могут далеко не все компании. О том, как выбрать надежного вендора, рассказывает Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп:

«Выбирать компанию-партнера по автоматизации бизнеса следует не просто очень тщательно, но даже придирчиво. Проведите мониторинг рынка и выделите для себя те компании, компетенция которых максимально подходит для решения именно ваших задач. После этого обязательно назначьте встречу со специалистами из предварительного списка, чтобы выяснить, какой продукт и на каких условиях они готовы вам предложить, исходя из результатов анализа проблемы.

Большой плюс, если у вендора имелся опыт внедрения системы автоматизации в компаниях со схожей отраслевой спецификой и с сопоставимым размером. Если есть такая возможность, получите напрямую отзывы клиентов. В любом случае источникам информации вы должны доверять, а не руководствоваться слухами. Обратите внимание на то, как компания-вендор оказывает услуги по обучению персонала и техническую поддержку в процессе эксплуатации системы, насколько понятно будет программное обеспечение для всех его пользователей без исключения, какие преимущества получат различные уровни управления и отделы.

Важный момент — скорость внедрения выбранного продукта. Не секрет, что многие уважаемые на рынке системы внедряются довольно долго, тяжело и болезненно для персонала. Нередко имеет место низкая адаптированность ПО под специфические бизнес-задачи, которую трудно преодолеть. Порой требуются такие радикальные меры, как изменения в организационной структуре предприятия. Хотя это может быть оправдано, не все компании готовы к такому повороту событий. Подобные сложности и некоторые условия лицензирования накладывают свой отпечаток на экономичность применения различных систем автоматизации».

P.S. КСК групп имеет богатый опыт автоматизации хозяйственной деятельности предприятий, работающих в реальном секторе экономики: от металлургии и фармацевтики до строительства, лесного и сельского хозяйства, с помощью системы «Первая Форма». Преимущества последней — возможность интеграции в любую информационную инфраструктуру, адаптация под любые бизнес-задачи, полная совместимость с «1С», SAP, Axapta и другими системами посредством API, оперативность внедрения (от одной недели), богатый функционал, фиксированная стоимость, не требующая дополнительных затрат в процессе использования, мобильность и интуитивно понятный интерфейс.

Коротко о главном

Автоматизация бизнес-процессов — это то, на что необходимо делать упор в ближайшее время. Конкуренция сейчас ушла в разрез эффективности бизнеса, скорости и сервиса.

Если раньше автоматизация была доступна только крупному бизнесу, то сейчас это инструмент развития и малых предприятий. Можно даже сказать, что необходимый инструмент.

Поэтому не закрывайте глаза на современные информационные технологии, старайтесь адаптировать их под нужды Вашего бизнеса. Но не забывайте и про то, что эффективность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Автоматизация помогает компании::

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вообще нереально обрабатывать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь интеграторов: компанию или частных консультантов.

У каждого способа автоматизации свои плюсы и минусы. В целом сложные проекты, типа внедрения ERP, лучше доверить интеграторам, работая с ними в тесной связке. Локальные системы, типа CRM, можно пробовать внедрить самостоятельно.

Преимущества автоматизированного управления складом

Складские операции обычно невидимы для клиентов, но они играют важную закулисную роль в обеспечении своевременной своевременной обработки заявок. Для достижения этой цели хорошее управление складом обеспечивает максимально эффективное и точное выполнение основных складских процессов:

• Оптимизация площадей для максимального увеличения складских запасов.
• Упрощение поиска инвентаря для персонала.
• Оперативное выполнение заказов.
• Координация взаимодействия с поставщиками и транспортными компаниями.

Профессиональный подход к управлению складом может сказаться на всей цепочке поставок, укрепляя отношения как с поставщиками, так и с клиентами.

Но с учетом множества задействованных элементов оптимизация управления складом может оказаться сложной задачей. Вот почему многие организации обращаются за помощью к автоматизированным системам управления складом.

Оптимизация работы склада

Автоматизация складских процессов может стать отличным пилотным проектом использования Comindware Business Application Platform — Low-code BPMS платформы для постепенной цифровой трансформации предприятия. Решение для управления складом на базе платформы от Comindware создается с опорой на типовое решение и с учетом требований вашего бизнеса. Запускаемая в работу система обычно охватывает все бизнес-процессы склада — от приемки материально-технических ценностей и до их отгрузки, включая весь сопутствующий документооборот, управление человеческими ресурсами, координацию взаимодействия с другими подразделениями предприятия и поставщиками. Благодаря использованию Low-code платформы автоматизация складских бизнес-процессов происходит с минимальными начальными затратами и в кратчайшие сроки.

Comindware Business Application Platform обеспечивает возможность постепенной цифровизации складских процессов — штатный бизнес-аналитик или эксперт Comindware в сотрудничестве с представителями склада в течение оперативно (от нескольких дней до нескольких недель) создают прототип бизнес-приложения и запускают в работу. В дальнейшем все необходимые улучшения и дополнения производятся без остановки работы и с минимальными затратами. Успех пилотного проекта автоматизации складских процессов можно будет масштабировать и использовать Low-code BPMS платформу для автоматизации бизнес-процессов других подразделений компании, таких как закупки, логистика, продажи и др.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Как выбрать программный продукт

При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:

• использование типового продукта;
• разработка и внедрение индивидуального ПО.

Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.

Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:

• Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
• Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
• Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
• Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
• Насколько система удобна в использовании?
• Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
• Кто и как будет осуществлять техподдержку?
• Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.

Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.

Ошибки и проблемы

Статья уже подходит к концу, но я не могу Вас отпустить автоматизировать свой бизнес без рассказа о возможных ошибках и проблемах, которые могут встретиться в процессе автоматизации, а также о том, как их можно избежать.

• Нет плана работ. Проект по автоматизации не разбит на этапы, не обозначены сроки, из-за чего процесс сильно затягивается. Поэтому, не забывайте обозначать дедлайны, действовать постепенно и назначать ответственных;
• Нет понимания, что автоматизировать. И каким образом это должно выглядеть. Чтобы этого избежать, сначала изложите для себя, как Вы видите тот или иной процесс, а после проконсультируйтесь с опытными специалистами;
• Нет ресурсов. Важно изначально рассчитывать свои силы и подсчитать выделенные ресурсы для автоматизации. Не забывайте про это, иначе Вы рискуете начать проект-долгострой, который не закончится никогда;
• Нет одобрения сотрудниками. Донесите до сотрудников необходимость изменений и выгоду. Ну и как правило, есть один или несколько особо протестующих сотрудников — попробуйте уладить с ними конфликт. Ну ли увольте зачинщиков бунта;
• Нет должного внимания. Если Вы замечаете, что проект исполняется по остаточному принципу, исполнитель безынициативный и постоянно затягивает сроки, то для начала выясните причины или меняйте исполнителя;
• Нет критериев оценки автоматизации. Чтобы грамотно оценить эффективность автоматизации — ставьте перед собой конкретные цели и задачи, например, сократить время обработки заявок на 30%.

Начнем с примеров

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели переговоры, записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить коммерческое предложение.

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече. В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как Вы, например, можете использовать срм систему для отдела продаж. В такой системе вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе. И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета. Они точно показывают Вам, какой клиент, какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозируют будущий спрос.

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним массовые рассылки, нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла — эффективно, не выросла — не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной целевой аудитории, делать максимально персонализированные рассылки и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе. А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную). А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься — начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац, и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую — отчетность готова. Нажать третью — все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Главные мысли

Программы для учета и электронного документооборота

WMS склада состоит из программной и аппаратной части. Перечень доступных функций зависит от программного обеспечения. Предприятия могут использовать решения трех типов: коробочные, адаптируемые или конфигурируемые (заказные).

Коробочная система готова к началу работы сразу после установки. Софт содержит ограниченный набор. Готовые продукты создаются на основе типовых пожеланий компаний. Функционал софта может быть расширен на основе обратной связи от пользователей. Коробочная система позволяет решить набор стандартных задач.

Адаптируемая система содержит функции для глубокой настройки бизнес-процессов. Программы позволяют реализовать некоторые нестандартные решения. Возможности адаптации ограничены. К этой категории относятся 1С и Мой склад. Адаптируемый софт подходит для средних и крупных организаций.

Конфигурируемая система создается по запросу крупного предприятия. Софт отличается моделью работы, созданной для конкретной организации или филиала. Настройки интерфейсов и рабочих процессов закрывают все потребности. Платформа часто содержит сложную иерархию файлов, вложенные подсистемы и индивидуальные настройки.

Программа Мой Склад

Платформа поддерживает автоматизацию склада и электронный документооборот. В перечень доступных функций входит контроль над сбытом и закупками, организация финансовых расчетов. Работать можно в десктопной версии и мобильном приложении. Софт поддерживает ввод данных офлайн.

Полезный функционал для WMS:

• регистрация приемки и отгрузки;
• пополнение каталога продукции;
• поддержка адресного хранения;
• фильтрация каталога по заданным критериям;
• интеграция с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом»;
• печать этикеток и рабочих документов;
• отправка заданий для сотрудников;
• контроль финансовых потоков предприятия;
• подготовка отчетов, аналитика по продажам.

Софт поддерживает выгрузку данных в 1С Бухгалтерия и Битрикс24. Готовые документы можно отправлять на печать или пересылать по email. В каталоге можно сортировать продукцию по серийному номеру, цвету, размеру, типу упаковки или другим критериям.

Программа 1С

На платформе 1С доступно большое количество продуктов с поддержкой управления складом. Для примера рассмотрим 1С Предприятие 8. WMS Логистика. Софт позволяет оптимизировать учет продукции и устранить типичные проблемы.

Преимущества внедрения этой версии:

• рациональное использование пространства;
• поддержка базы данных в актуальном состоянии;
• устранение ошибок при учете продукции;
• отслеживание срока годности товаров;
• повышение эффективности сотрудников;
• оптимизация штатного расписания.

Автоматизация помогает экономить бюджет за счет сокращения количества работников. Контроль за сроками годности позволяет вовремя распродать товары по акции и уменьшить потери за счет списания.

Система предназначена для автоматизации одного склада. Чтобы добавить несколько складских комплексов, нужно создавать разные информационные базы и настраивать обмен данными.

Программы для ТСД

Программное обеспечение DataMobile позволяет автоматизировать учетные операции на любом предприятии. Заслуживает внимания модуль Адресный склад DataMobile. Он добавляет функцию динамического адресного хранения товаров в базовые конфигурации 1С. Софт дает возможность минимизировать пересортицу и сократить издержки.

В число возможностей ПО DataMobile входит:

• правильная организация пространства;
• настройка динамического адресного хранения;
• рекомендация свободных адресов для приемки товаров;
• формирование заданий на сборку заказов для отгрузки;
• выборочная инвентаризация по ячейкам.
• подготовка отчетов по товарным остаткам.

Софт позволяет работать с электронными или бумажными документами, организовать мобильную печать. Установить модуль можно на базовые версии Online Lite или Online.

DataMobile можно комбинировать в разных сочетаниях. Для склада с продуктами рекомендуется установить модуль отслеживания сроков годности. На платформе доступны модули для контроля за оборотом алкоголя и маркированных товаров.

Программное обеспечение «Склад 15» на платформе Mobile SMARTS помогает автоматизировать все учетные операции. Софт подходит для комплексов любого размера с обычной или адресной системой. Поверх базовой версии можно установить дополнительные модули для контроля над оборотом маркированных товаров.

В список востребованных функций входит постановка приходов на баланс, управление ячейками, проведение инвентаризации, сборку заказов по заданиям. Доступна интеграция с 1С для выгрузки данных в форматах *.txt, *.xls, *.xlsx.

Вести учет можно по сериям номенклатурных единиц или по серийным номерам с каждого товара. Система позволяет отследить маршрут каждого предмета от приемки до отправки заказа клиенту. В меню реализован механизм контроля возвратов, в том числе с учетом по серийным номерам.

При подготовке каталога можно учитывать разные характеристики товара, например, цвет или размер. У товаров с одинаковым штрих-кодом может отличаться набор характеристик. Во время работы с документами можно выбирать параметры из готового списка. Учет по дополнительным характеристикам помогает избежать пересортицы, чтобы сократить издержки.

Новая ступень эволюции систем автоматизации

«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.

В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.

Концепция комплексной системы управления предприятием — ERP — была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.

ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.

Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:

• логистический;
• производственный;
• маркетинговый
• обеспечивающий;
• сбытовой;
• другие.

В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.

После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять, какими они бывают. Выделяют 4 типа бизнес-процессов:

• Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами и т.д.;
• Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и т.д.;
• Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, обучение персонала и т.д.;
• Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, контроль персонала, мотивация персонала и т.д.;

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть дальше. Вам ведь важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда?