Кассовый аппарат инструкция по применению с картинками

Как пользоваться и работать с онлайн-кассой

21 марта 2017

Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Подготовка к работе

Чтобы работать на ККТ, кассир должен:

• ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
• расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
• заключить договор о полной материальной ответственности.

В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:

• ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
• чековую ленту;
• разменные деньги.

Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Открытие смены

Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.

Пример отчёта об открытии смены

Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.

Как выдавать чек покупателю

В момент оплаты кассир действует так:

• считает итоговую сумму и называет её;
• получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
• печатает чек на онлайн-кассе;
• называет сумму сдачи и отдает её с чеком.

Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.

Пример тарифов на отправку чеков клиентам

Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:

• сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
• предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.

В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя

Клиент вернул товар

Сформируйте чек со способом расчёта «возврат прихода».

Кассир пробил чек с ошибкой

Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.

Клиент внёс аванс

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Что нельзя делать кассиру во время работы

• Работать без контрольной ленты.
• Подпускать к кассе посторонних людей.
• Уходить от кассы без предупреждения руководства.
• Оставлять включённую кассу без присмотра.
• Держать в денежном ящике личные деньги.

Закрытие смены и инкассация

В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.

Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:

• сколько чеков напечатано за смену;
• сколько чеков не дошло до ОФД;
• информация о смене, кассире и т. д.

В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.

В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:

• выручка;
• приходы и расходы;
• сумма возвратов;
• способы оплаты — наличные или электронные деньги.

Отчёт о состоянии счётчиков и закрытии смены

После закрытия смены кассир обслуживает кассу, выключает её из сети и сдаёт ключи.

Проблемы при работе с онлайн-кассой

Пробивайте чеки, но не передавайте их ОФД. Если не восстановите связь за 30 дней, касса заблокируется.

Принимать оплату нельзя. Если работаете и дальше, получите штраф.

Это основные этапы работы с онлайн-кассой. Но все модели ККТ разные — у Viki Mini сенсорный дисплей, у Меркурия-115Ф кнопочная панель, а Атол 30Ф подключается к компьютеру. Поэтому читайте инструкцию к Вашей модели. Вот пример инструкции к кассе Меркурий-115Ф — в ней рассказано, как пользоваться онлайн-кассой, и показаны примеры чеков и отчётов.

Запомнить

• Кассир обязан знать типовые правила и подписать договор о материальной ответственности.
• Не открывайте смену, если покупателей может не быть.
• Для того, чтобы сделать возврат через онлайн-кассу,— пробейте чек с «возвратом прихода», ошибся кассир — пробейте чек коррекции.
• Не хотите отправлять чеки сами — подпишите договор с ОФД.
• Кассиру запрещено уходить без предупреждения, оставлять ККТ без присмотра и подпускать к ней посторонних.
• Напечатайте отчёт о закрытии смены не позднее, чем через 24 часа после открытия.
• Пропал свет — закрывайте магазин, пропал интернет — почините за 30 дней.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Касса представляет собой высокотехнологичное устройство, позволяющее автоматизировать денежные операции и вести финансовую отчетность. Такая техника современного образца имеет и другие полезные функции и возможности, значительно упрощающие процесс торговли.

Выбор ее напрямую зависит от рода деятельности ИП или компании: в зависимости от того, чем занимается владелец бизнеса и какие функции обязательны для его деятельности, можно подобрать конкретный вид оборудования, потому и инструкции к разным кассовым аппаратам следует рассматривать по отдельности.

Нужен кассовый аппарат? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Инструкция по работе с автономным кассовым аппаратом

Автономная онлайн-касса так же, как и другие типы, предназначена для автоматизации финансовых процессов и учета, однако она имеет важную особенность: способность функционировать без постоянного подключения к электрической сети при использовании беспроводного интернета. В связи с этим, «автономка» удобна для выездной торговли. Широко применяют ее и в сфере услуг, маленьких магазинах, при доставке через курьеров.

Это компактное устройство с облегченной конструкцией, включающее минимум функций для осуществления торговли: фискальный накопитель, клавиатуру, дисплей и принтер. Важным преимуществом в его использовании выступает отсутствие необходимости привязки к ПК, а также приобретения дополнительных модулей для него. Работа возможна от аккумулятора, а отчеты по проведенным манипуляциям могут передаваться через Wi-Fi и мобильный интернет.

Инструкция по работе с автономным кассовым аппаратом проста. После того как он зарегистрирован и настроен, в него надо загрузить номенклатуру. При этом каждой позиции присваивается индивидуальный код, включающий:

• наименование;
• штрихкод;
• цену;
• ставку налога.

Для оформления продажи или возврата вводится код товара. Фискальный признак передается оператору, а после печатается подтверждение платежа с QR-кодом. Также ОФД направляются отчеты об открытии/закрытии смены.

Отдельно надо отметить другой вариант – когда онлайн-касса работает без сети, в автономном режиме, поскольку отсутствует техническая возможность передачи информации онлайн. Тогда все сведения фиксируются ФН и отправляются налоговой инспекции при установлении связи с Интернет, либо при замене накопителя.

Отдельным категориям владельцев бизнеса можно не заключать договор с оператором, однако они все же обязаны использовать ККТ с ФН и передавать данные налоговой службе по первому требованию. Чтобы эксплуатировать машину в автономном режиме, надо во время ее регистрации указать в разделе о назначении такой вариант применения.

Инструкция пользователя

Среди автономных ККТ большой популярностью пользуются модели Меркурий. В ассортименте компании можно найти технику разного размера и внешнего вида.

Рассмотрим инструкцию пользователя ККМ Меркурий на примере модели 185 ф. Схема и особенности функционирования этой ККМ следующие:

• Перед включением ККМ установите чековую ленту так, чтобы она шла из-под рулона, и закройте крышку принтера.
• На боковой панели есть кнопка, с помощью которой включается электропитание.
• Для открытия смены надо воспользоваться голубой кнопкой Итог (далее также – ГК или ИТ), проверить дату и время и нажать ее дважды. Поскольку пароля по умолчанию не предусмотрено, еще раз жмем на ту же кнопку. После запроса на открытие используем клавишу «3».

ККТ позволяет отправлять подтверждения оплаты покупателю с помощью SMS-сообщений. После ввода цифры 2 раза нажмите на ПИ, потом – на ВЗ, впишите номер телефона клиента и дважды нажмите на голубую кнопку. После этого он получит сообщение о совершении покупки.

Отдельно можно рассмотреть ситуации с пробитием расчетного документа из базы:

Инструкция по эксплуатации кассового аппарата Меркурий включает также пункты о возврате покупки и аннуляции продажи:

В конце каждого рабочего дня смена должна закрываться. Для этого кнопка РЕЖ нажимается до тех пор, пока не появится надпись «отчеты ФН». После нажатия ИТ вписывается пароль и нажимается ИТ. Когда на экране отобразится надпись о закрытии, снова жмем на голубую клавишу для подтверждения действия. Отчет о закрытии включает данные о количестве пробитых и переданных ОФД чеков за рабочий день.

Кассовый терминал

Переход на оборудование нового образца внес в работу такой техники ряд изменений. Согласно им, современные устройства должны быть оснащены фискальным накопителем, в котором записываются все сведения о проводимых операциях. Поэтому общий принцип работы большинства терминалов, работающих не в автономном режиме, выглядит следующим образом:

• Клиент оплачивает покупку или услугу, после чего данные о транзакции вводятся в ФН.
• Происходит шифровка полученных сведений в ФН и отправление их по интернету на главный сервер оператора.
• ОФД проверяет направленную ему отчетность, анализирует ее и формирует так называемый фискальный признак, то есть оригинальный код-номер расчетного документа.
• Затем он направляется в ККТ, в результате чего формируется чек с фискальным признаком, который выдается покупателю. Одновременно информация о проведенных действиях направляется в налоговую инспекцию.

Терминалы отличаются от другого оборудования такого типа широким функционалом и совмещают в себе возможности ККМ и банковского терминала. Техника оборудована удобными интерфейсами для подключения периферии. Она подойдет для уличного фаст-фуда, кафе и ресторанов, магазинов, мастерских, салонов и т.д.

Онлайн-кассы Эвотор для всех видов бизнеса! Доставка по всей России

Инструкция по эксплуатации кассового аппарата Эвотор

Конструкции моделей Эвотор довольно просты. Это планшет и принтер в одном корпусе. На правой стороне расположен индикатор включения, слева от планшета находятся слоты SIM-карты и карты памяти. Сзади размещен специальный отсек для ленты, конец которой после установки должен быть протянут наружу.

Для начала эксплуатации прежде всего требуется включить в сеть блок питания, а периферию подключают через USB-порты. Эвотор включается нажатием на соответствующую клавишу в нижней части планшета, далее начнется загрузка системы.

Создать базу можно путем ее загрузки из облачного сервиса, 1С или Excel, а также вручную:

• Изначально в системе входим в раздел «Товары».
• В нем находим «Список товаров».
• Переходим к разделу добавления позиций.
• Выбираем пункт «Товар» или «Услуга».
• При применении сканера штрихкодов проводим сканирование, в обратном случае пропускаем этот шаг.
• Вносим название и цену.
• Сохраняем введенные сведения.

В инструкции к кассовому терминалу Эвотор можно найти и схему для продажи:

• Перейдите на иконку «Продажа».
• Если продукта нет в базе, переходите на «Добавить товар».
• В разделе «Свободная цена» введите произвольную цифру.
• Перейдите на иконку «В чек», затем «К оплате».
• Укажите способ оплаты: безналичный расчет или наличные средства.
• Укажите стоимость.
• Укажите «Оплатить».

Напечатается ФД, где будет отображено, сколько выдать сдачи (если она предполагается). Первый чек, который печатается в начале рабочего дня, и является свидетельством об открытии смены. Для закрытия же по очереди нажимаем на «Отчеты», выбираем отчет по кассе, «Закрытие», «Распечатать». Все финансовые операции за день будут видны в распечатанном ФД.

Эвотор также позволяет самостоятельно формировать макет для расчетного документа. Для этого в настройках ищем раздел справочников и переходим из него в пункт шаблона ФД. В шапке шаблона можно вписать название магазина, также можно скорректировать всю информацию. На экране планшета все изменения отображаются сразу, что позволяет быстро редактировать шаблон.

Как пользоваться кассовым аппаратом Атол Sigma

Смарт-терминал Атол Sigma включается следующим образом: в его нижней части находится разъем для блока питания, который следует подключить к оборудованию, затем к сети. Для включения нажмите и удерживайте клавишу «Вкл», пока на экране не увидите надпись «АТОЛ». Потом выберите режим подключения к интернету.

Рассмотрим инструкцию, как пользоваться кассовым аппаратом Атол Sigma. После включения кассир увидит окно «Вход в систему». Здесь следует выбрать из списка свое имя. Следующим пунктом идет «Открытие смены».

Для добавления продукции можно воспользоваться следующими способами:

• Ручной поиск: при нажатии на значок поиска появляется строка. Когда вы введете в нее первые пару букв, вам будет предложен список возможных вариантов. Из них выбираем продукт, который и добавится в документ. После этого можно приступить к добавлению следующей позиции. После завершения процедуры нажимаем на зеленый индикатор.
• Сканирование: если использовать этот метод, то сканер наводим на штрихкод продукта, тогда он добавится автоматически. Отсканировав продукты, заканчиваем манипуляцию как и предыдущую.
• Через плитки: в нижней части экрана размещены изображения-плитки, которые настроены под конкретные позиции. Если в списке присутствует искомый вариант, можно просто выбрать соответствующую картинку для его добавления. Плитки предварительно настраиваются в меню «Касса» при нажатии на свободные ячейки с последующим назначением на них позиций.

После выбора оплаты первым шагом является определение способа внесения денег: указываем наличные средства либо расчет картой. Если клиент расплачивается наличными, набираем полученную от него сумму и жмем «Оплатить». После этого на экране появится величина сдачи (если она есть). Далее – «Напечатать чек», после его печати – «Готово». Можно снова переходить на окно продаж. При безналичном расчете операция проводится через терминал эквайринга, а на устройстве требуется дать команду «Готово».

Если покупатель хочет получить электронный чек, после введения стоимости нажимаем на значок конверта и заполняем в поле его электронный адрес либо номер телефона.

Вам будет интересно: Атол Сигма: видео с инструкцией, как управлять торговлей

Оформление возврата на Атол Sigma производят в случае, когда возвращается покупка или кассир допустил ошибку в чеке. Тогда действуйте по следующей схеме:

В меню выберите текущую смену.

• Нажмите на появившийся кружок.
• В открывшемся меню найдите «Возврат товара».
• Добавьте наименование удобным для вас методом.
• Заполните строку цены.
• Воспользуйтесь зеленой кнопкой.
• Укажите способ возврата денег (наличные средства или банковская карта).

Моноблок оснащен возможностью оформлять X- и Z-отчеты. Первые отражают все транзакции за рабочий день и могут сниматься неоднократно. Вторые оформляются после завершения торговли за рабочий день и обязательны для его закрытия.

Чтобы оформить отчеты:

• найдите в меню текущую смену;
• нажмите на появившийся кружок;
• перейдите на X-отчет;
• дождитесь его распечатки;
• сверьте автоматический подсчет с имеющейся наличностью;
• если данные идентичны, дайте команду «Закрыть»;
• ждите выхода распечатки.

Верно проделанные шаги заканчиваются распечаткой Z-отчета, который и передается ОФД.

Инструкция по использованию кассового аппарата для интернет-магазина

Всем разновидностям ККМ для интернет-магазина доступно проводное и беспроводное соединение с интернетом, необходимое для обновления программного обеспечения и отправления всей информации ОФД. Интернет-магазины могут принимать оплату:

• наличными;
• переводом банковской картой;
• переводом через платежные системы онлайн.

Поэтому такая техника для интернет-магазина должна подбираться с учетом вида платежа. Часто он происходит только в онлайн-режиме, в связи с чем не возникает необходимости печатать бумажные чеки. Особенностью касс, предназначенных для интернет-магазинов, выступает отсутствие принтера для печати, поскольку они высылают клиентам только электронные чеки посредством SMS-сообщений или на e-mail.

В остальном инструкции по использованию кассовых аппаратов для интернет-магазинов полностью совпадают с правилами эксплуатации аналогичной техники, применяемой в других бизнес-сферах.

Оборудование для автоматизации бизнес-процессов от компании «Штрих М» привлекает простотой, удобством настройки и высоким уровнем комфорта при его использовании. Устанавливается такая техника на коммерческих объектах любого масштаба: от небольших торговых палаток, оформляющих до 10 чеков в день, до гипермаркетов с проходимостью в несколько сотен покупателей за рабочую смену.

К новому кассовому аппарату Штрих М обязательно прилагается инструкция по эксплуатации, в которой подробно описаны особенности использования техники, ее первичная настройка и способы изменения установленных параметров. Но при переездах или иных обстоятельствах документ может быть утерян, к тому же в нужный момент он не всегда оказывается под рукой. Ниже подробно рассмотрим основные вопросы, возникающие при работе с одной из самых популярных кассовых машин от компании «Штрих М», и варианты их решения.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса.

Краткая инструкция по эксплуатации кассового аппарата Штрих М 01Ф

Представленное оборудование является одним из самых продаваемых из линейки «Штрих М». Привлекает покупателей небольшими габаритами и простотой использования. Настройка многих фискальных регистраторов данного изготовителя производится аналогичным образом.

Использовать представленную технику рекомендуется при температуре от +10 °С до +40 °С. При этом, если температура воздуха составляет 35 °С, процентное содержание влажности в помещении не должно превышать 80 %. В противном случае ККМ может выйти из строя.

Подготовка оборудования к использованию

После приобретения кассовой техники удостоверьтесь в целостности упаковки. На ней не должно быть вмятин и других явных дефектов. Если вы вносите оборудование в теплое помещение после его транспортировки в условиях низких температур, оставьте ККМ прогреваться на несколько часов, не снимая с упаковку.

После распаковки удостоверьтесь в отсутствии внешних дефектов, а также проверьте комплект поставки. Теперь можно включать технику, подсоединять ее к ПК или ноутбуку и настраивать подключение к интернету.

На этой модели для подключения дополнительного оборудования на задней панели находятся все необходимые разъемы:

• разъем для подключения шнура питания;
• RJ-45 для подсоединения Ethernet-кабеля;
• порт для подключения денежного ящика;
• два разъема (9 pin и USB) для присоединения к ПК, ноутбуку.

Перед проведением технологического теста и настройкой ККТ следует установить чековую ленту в специальный отсек. Одна термохимическая бобина обычно поставляется комплектно с оборудованием.

Формирование фискальной документации

На протяжении рабочей смены кассир в обязательном порядке формирует три основных документа: отчеты о начале и закрытии смены, а также чеки при реализации продукции, производстве работ или оказании услуг. Кроме этого нередко требуется оформить возврат, внести деньги или изъять сумму из кассы.

Этапы проведения любой кассовой операции (поступление средств, расход или оформление возврата) выглядят следующим образом:

• регистрация необходимого действия;
• повторение предыдущего пункта нужное число раз;
• закрытие операции.

Также кассовая техника позволяет проводить сторнирование — отмена ранее осуществленных операций в еще не закрытом фискальном документе.

Перед проведением продаж или другими кассовыми операциями необходимо сформировать отчет об открытии смены.

При оформлении любого чека его следует закрывать командой 85Н, только после этого он становится фискальным документом и вноситься в память регистратора. На данном этапе вы можете провести общую скидку на все позиции товаров, выбрать наличный или безналичный способ оплаты. При этом касса автоматически контролирует итоговую сумму: размер внесенных наличных должен быть равным или превышать чековый итог, а безналичные средства превышать чековый итог не могут.

Кассовый аппарат позволяет при помощи следующих команд формировать необходимую документацию:

• 88Н — отмена текущего документа, вы можете отменить весь чек до его закрытия;
• 50Н — внесение денежных средств, позволяет внести наличность в кассу;
• 51Н — выплата денег, необходима для изъятия наличности из кассы;
• 8СН — позволяет повторно распечатать последний сформированный документ.

Формирование чека коррекции происходит из вкладки «11. ФН» в окне установленного «Тест драйвера» на вашем ПК или ноутбуке. Также данная утилита позволяет формировать отчетную документацию о закрытии и открытии рабочего дня, проверять в течение смены текущее состояние расчетов и искать требуемую документацию на фискальном накопителе (ФН). Все необходимые команды вносятся напрямую во вкладке «17. Прочее» закладки «Команды». В соответствующей строке прописывается нужная команда. В графе «Ответ НЕХ» отображает ответ, полученный от ККМ.

Подскажем, какая касса «Штрих М» подойдет под ваш бизнес.

Программируемые параметры

При первичной настройке, а также в процессе последующем использовании Штрих М 01Ф позволяет запрограммировать ряд параметров, в том числе:

• тип кассового оборудования и режимы его работы;
• пароли для работы кассиров (до 28 сотрудников) и администраторов;
• рекламные строки и клише в кассовых документах;
• возможные типы внесения денежных средств (наличность, купоны, чеки и пр.);
• налоговые ставки (необходимо настраивать при закрытой смене);
• наименование секций и подразделений;
• шрифты для каждой строки в кассовом документе;
• формат фискальной документации (отдельно для каждой строки);
• кодирование информации в QR-кодах;
• ссылки на web-страницы;
• параметры печати на термохимической ленте;
• информация о выбранном операторе фискальных данных (ОФД);
• сетевые интерфейсы.

Для применения новых настроек следует отключить и обратно включить питание на онлайн-кассе.

Вам будет интересно: Кассовые аппараты «Штрих М»: особенности применения, технические характеристики и критерии выбора

Дополнительные возможности кассового оборудования

Каждая единица кассовой техники перед продажей проходит тестовый прогон в отделе технического контроля на заводе-изготовителе в течение 24 часов. Он представляет собой повторяющееся осуществление тестовой печати. По умолчанию продолжительность цикла составляет 5 минут. Запускается командой 19Н или удержанием клавиши перемотки термохимической ленты при включении оборудования. Прерывается тест командой 2ВН. Об окончании прогона свидетельствует всплывающая надпись «Конец теста».

Оборудование позволяет установить скорость обмена информацией между фискальным регистратором и хост равную 4 800 бод. Для этого необходимо:

• Выключить оборудование.
• Нажать и удерживать клавишу перемотки термохимической бобины.
• Включить питание техники, не отпуская кнопку перемотки.
• После начала печати теста отпустить кнопку и закройте режим прогона.

Представленная кассовая техника позволяет формировать и печатать отчетную документацию, не являющуюся стандартной для этой техники. Для этого нужно при помощи команды 18Н сформировать заголовок чека, включая его порядковый номер, и с помощью печати строк прописать необходимые данные.

Основные ошибки при эксплуатации устройства

Наиболее распространенная проблема при использовании кассовой техники — замятие бумаги. Для ее устранения необходимо:

• открыть крышку соответствующего отсека;
• извлечь замятую ленту;
• положить рулон так, чтобы его конец ленты немного выступал за уровень крышки;
• установить на место крышку оборудования.

Для выявления других неполадок используйте соответствующий индикатор, расположенный на передней панели устройства:

• при отсутствии чековой ленты он светится красным цветом, сама касса издает звуковой сигнал;
• о наличии аппаратных проблем сигнализируют двойные световые вспышки через равные непродолжительные промежутки времени, звуковая индикация при этом отсутствует;
• о наличии проблем с оперативной памятью свидетельствует равномерное мигание индикатора, сопровождающееся звуковым сигналом.

Некоторые проблемы, возникающие при работе кассовой техники, можно устранить только при помощи сотрудников сервисного центра.

Еще одна наша статья: Обслуживание кассовых аппаратов: особенности и условия

Но исправить незначительные неполадки вы может самостоятельно.

• Кассовая техника не реагирует на нажатия. Убедитесь, что устройство подключено к сети 220 В. Если питание включено, проверьте, не заело ли бумагу и не обрабатывает ли ККМ предыдущую команду. В противном случае обратитесь в сервисный центр.
• Оборудование находится в режиме 5 (даже в момент включения) — введен неверный пароль при переходе в режим налогового инспектора. Для разблокировки устройства следует ввести корректный код доступа.
• Касса не отвечает на команды ПК или ноутбука. В первую очередь, проверьте состояние кабеля. Также убедитесь, что на оборудовании установлена одинаковая скорость передачи информации, а канал связи может работать с таким параметрами.

Если у вас нет должных знаний и опыта, не пытайтесь самостоятельно ремонтировать кассовые аппараты. Лучше обратитесь за помощью к профессионалам. Они не только оперативно и качественно выполнят необходимые работы, но и предоставят гарантию на оказанные услуги.

Не так давно были приняты новые требования, касающиеся установки и последующего использования кассовой техники. В связи с этим правила ее эксплуатации претерпели некоторые изменения. Отныне не только кассиру, но и руководителю организации необходимо быть осведомленным в особенностях и принципе работы онлайн-кассы. Это важное условие, которое должно быть соблюдено во избежание неприятностей с налоговой службой. Так что нужно знать, чтобы работать на кассе и не получить штраф от налоговой инспекции?

Ознакомление с особенностями работы на кассе и требования к аппарату

В первую очередь необходимо выяснить, что собой представляет обновленная контрольно-кассовая машина (ККМ). Это приспособление, которое разработано для взаимодействия организации с налоговой инспекцией в режиме online. Основные требования к аппарату следующие:

• Он обязательно должен соответствовать не только техническим, но и физическим характеристикам. Они указаны в Федеральном законе под номером 54, в котором прописаны особенности применения контрольно-кассовой техники. Например, на корпусе аппарата обязательно должен быть заводской номер, встроенные часы и так далее.
• Информация о расчетах передается через оператора фискальных данных. Это такие организации, которые подписывают соглашения на обслуживание предпринимателей и гарантируют своевременную передачу данных в налоговую.
• Отныне кассовые аппараты должны печатать новые чеки. Теперь добавилось новое поле — QR-код, который легко можно отсканировать с задействованием специальной программы. Благодаря этому можно посмотреть чек на сайте фискальной налоговой службы. Кроме того, число необходимых реквизитов значительно увеличилось. Дополнительно у кассового аппарата должна быть функция отправки электронной версии чека на почту или телефон покупателя, клиента.
• У кассы должен быть постоянный доступ к сети интернет. При этом передача чеков должна осуществляться постоянно. Даже если в здании временно отсутствует подключение к сети, то можно продолжать работать с кассовым аппаратом. После появления доступа к интернету все сохраненные данные будут отправлены в налоговую службу. Здесь есть один важный момент: если в течение одного месяца данные не поступают в фискальную службу, то ФН (фискальный накопитель) будет заблокирован. Для подключения к сети задействуются такие интерфейсы: SIM-карты, Ethernet, а также Wi-Fi.
• В каждый аппарат обязательно должен быть встроен фискальный накопитель (чип). Он необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую инспекцию. Нужно помнить, что данное устройство рекомендуется менять каждые 13, 15 или 36 месяцев. Точные сроки зависят от разных факторов: производителя, модели аппарата.

Если у вас возникли вопросы по работе кассы или обслуживанию ККМ, свяжитесь с нашими специалистами

Полный перечень требований перечислен в статье 4 Федерального закона под номером 54. Перед тем, как начать использовать кассовый аппарат, предприниматель должен провести его проверку. Важно, чтобы он полностью соответствовал всем пунктам Федерального закона, касающегося применения контрольно-кассовой техники. Чтобы проверить аппарат, можно использовать следующие электронные сервисы «Проверка ФН» и «Проверка ККТ». Их можно найти на сайте фискальной службы.

Что касается особенностей взаимодействия между кассовым аппаратом, кассиром и покупателем (клиентом), то они следующие:

• Покупка или услуга оплачивается покупателем (клиентом) с помощью банковской карты или наличных денег.
• Информация об этом сразу направляется в фискальный накопитель.
• Далее фискальный накопитель шифрует чек, сохраняет его, после чего отправляет на платформу ОФД (оператор фискальных данных).
• После этого оператором проверяется все поступившие сведения, после чего они отправляются в инспекцию. Последняя обязательно должна проинформировать о поступлении данных.
• Кассир выдает покупателю или клиенту чек. По просьбе последнего электронная версия чека может быть отправлена на почту или телефон.

Любой сотрудник, получивший детальный инструктаж, может стать кассиром. При этом он обязательно должен ознакомиться с основными требованиями действующего законодательства, которые касаются работы с конкретной моделью кассового аппарата. Дополнительно владельцу бизнеса следует составить и заключить договор с сотрудником. В нем должна быть прописана полная материальная ответственность, помогающая избежать неприятных инцидентов с фискальной службой. Например, при возникновении недоразумений вся ответственность ложится на плечи сотрудника, который должен возместить нанесенный ущерб.

Особенности правильной работы на кассе в магазине или супермаркете

Предварительно работник проходит обучение и получает доступ к денежному ящику. Еще ему выдается чековая лента. Только после этого он приступает к работе. В начале дня кассиру нужно напечатать отчет об открытии смены. Он отправляется оператору фискальных данных. Обычно смена закрывается по окончании рабочего дня. Кассир осуществляет сдачу наличных денег и составляет отчет о закрытии.

Во время обучения работе на кассе важно ознакомить работника с разными ситуациями и порядком действий. Например:

• Клиентом был внесен аванс. В такой ситуации в поле «признак расчета» указывается понятие «аванс/предоплата».
• Если кассир пробил лишние товары или покупатель решил вернуть приобретенную продукцию, то важно сформировать чек «возврат прихода». Дополнительно важно принять заявление от покупателя. После этого составляется накладная, пробивается чек с указанием обычных реквизитов. Единственным отличием является замена позиции «признак расчета» на «возврат прихода».
• В случае, если в супермаркете внезапно было отключено электричество во время совершения платежа покупателем, то кассиру важно сформировать чек коррекции. Это также касается ситуаций, когда в конце смены продавец обнаружил излишек денежных средств в кассе.

Во всех остальных ситуациях действия кассира соответствуют описанному выше алгоритму. Только на первый взгляд создается впечатление, что работа с кассовым аппаратом очень сложная. На самом деле это не так.

Как избежать наказания со стороны ФНС?

Важно соблюдать такие правила:

• Закрывать кассу на время отключения электричества в здании. Если этого не сделать, то в кассовом аппарате не будет данных для передачи в фискальную налоговую службу. А это может привести к неприятностям.
• Сотруднику нельзя уходить с рабочего места, если касса находится в рабочем состоянии. При этом категорически запрещено допускать к кассе посторонних лиц.
• Продавец должен выдать электронный чек, если покупатель предоставил QR-код.
• Если нет подключения к сети интернет, то чеки можно пробивать только в течение одного месяца. По окончании этого срока фискальный накопитель будет заблокирован. Далее налоговая инспекция обяжет организацию оплатить штраф.

Установкой и последующей настройкой кассовых аппаратов занимаются только специализированные организации. В спектр их услуг также входит обучение персонала работе на кассе. Чтобы узнать об особенностях работы на кассовом аппарате, установить соответствующее программное обеспечение или выбрать ОФД следует воспользоваться помощью профессионалов.

Популярные онлайн-кассы под ФЗ-54

После того, как предприниматель ввел в эксплуатацию онлайн-кассу, перед ним стоит задача подготовки сотрудника к работе с контрольно-кассовой техникой (ККТ). Кассиру необходимо знать, как пользоваться устройством в различных обстоятельствах, в том числе, непредвиденных.

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К работе с ККТ допускаются только те сотрудники, которые соответствуют определенным критериям:

• Тщательно изучили правила работы с кассовым оборудованием. С точки зрения законодательства, правила эксплуатации не являются обязательными к исполнению, но имея определенные знания, кассир сможет использовать их в случае возникновения не предусмотренных новым законодательством ситуаций. Также изучение правил работы с онлайн-кассами потребуется тем, кто с таким оборудованием ранее еще не взаимодействовал.
• Несет материальную ответственность, что подтверждается подписанным сотрудником договором. Такой договор заключается при вступлении работника на должность. В противном случае он может позже отказаться его подписывать. В трудовом договоре работодатель может прописать пункт о необходимости заключения договора. Но, даже если нет договора о полной материальной ответственности, работодатель иногда вправе к ней привлечь сотрудника. Это возможно, если, например, компания понесла убытки по причине алкогольного или наркотического опьянения работника на момент исполнения им своих трудовых обязанностей.
• Изучили до мельчайших подробностей инструкции, прилагаемые к кассовому оборудованию. Работник должен знать, как работать с онлайн-кассой. От его действий зависит корректное оформление операций и правильное функционирование ККТ.

Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой. Оставьте заявку!

Помимо того, что работодатель предоставляет всю необходимую информацию, касающуюся работы с кассовым аппаратом, он может разработать и внедрить внутренние правила по его эксплуатации. К примеру, он имеет право ввести запреты на:

• любые вмешательства в функционирование оборудования;
• допуск третьих лиц к ремонту ККТ;
• самостоятельную чистку кассовой техники;
• нарушение целостности корпуса.

Когда сотрудник ознакомился со всеми правилами, ему необходимо поставить свою подпись.

Начало работы с онлайн-кассой

Как уже было сказано, перед началом работы с онлайн-кассой кассиру следует ознакомиться с инструкцией по эксплуатации как кассового оборудования, так и подключаемых к нему устройств, включая сканер штрих-кодов, эквайринговый терминал, весы. Также кассир обязан изучить кассовое программное обеспечение, предназначенное для функционирования ККТ. Он выясняет, каким образом ПО используется для корректировки чеков, фискализации приема и выдачи денег, формирования отчетов разных видов по проводимым фискальным операциям, реализации всевозможных мер по стимулировании продаж (например, настройка скидок и пр.). Также важно, чтобы сотрудник знал все правила эксплуатации кассового оборудования в сложных ситуациях различного плана – техногенные или природные форс-мажоры, сбои в программе ККТ, отключение Интернета или электричества и т.д.

Перед открытием кассовой смены сотрудник:

• Получает ключи от денежного ящика у ответственного лица.
• Получает размен с целью иметь возможность выдавать клиентам сдачу.
• Проверяет печатающее устройство на предмет наличия в нем чековой ленты.
• Проверяет, корректно ли функционирует дополнительное оборудование – весы, штрих-код и прочие приборы.

Открытие смены сопровождается формированием отчета. В нем имеется информация о кассире, состоянии счетчиков на начало рабочей смены и пр. Этот отчет и все выполняемые впоследствии операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД), после чего – в налоговую службу. Отправка осуществляется автоматически.

В случае получения кассиром размена в кассовой книге делается соответствующая пометка. Сотрудник, ответственный за выдачу размена, используя формирование расходного кассового ордера оформляет необходимую операцию. Зачастую указывается количество купюр согласно их номиналу.

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:

• Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
• Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).

Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:

• работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
• кассир печатает чек;
• далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).

Если клиент желает рассчитаться с помощью безналичных средств оплаты, кассовый чек будет сформирован автоматически ККТ или самим кассиром после того, как будет получена информация от банка о произведенной транзакции.

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Когда покупатель заходит в магазин и желает приобрести необходимый ему товар, кассир, используя кассовое программное обеспечение на компьютере или ККТ, производит расчет, формирует кассовый чек. При необходимости электронная версия чека может быть отправлена на телефон или e-mail покупателя. Ввод персональных данных покупателя может быть значительно упрощен. Для этого было создано приложение, позволяющее с помощью сканирования QR-кода быстро передать информацию о клиенте.

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

• Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
• Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
• Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
• Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
• Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
• Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

• «Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
• «Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
• «Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
• «Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

• Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.
• Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.
• Полный расчет (4).
• Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.
• Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.
• Оплата кредита (7). Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Применение чека коррекции

От обычного чека чек коррекции имеет следующие отличия:

• В чеке коррекции не представляется возможным указать перечень приобретенного товара. Все из-за того, что невозможно в сформированном фискальном документе определить, какой именно товар был куплен. Например, такой чек может быть создан в случае выявления недостачи на момент конца рабочей смены.
• В чеке коррекции может присутствовать только один из двух реквизитов – «Приход» (при излишках) и «Расход» (при недостаче).

По сути, чек коррекции является отложенной фискализацией сумм, принятых от клиентов и покупателей. Они могут быть сформированы в том случае, если по окончании смены кассир обнаружил недостачу или непробитые суммы, а также если на момент осуществления покупателем расчета касса не могла быть использована (к примеру, по причине отсутствие электричества).

При обнаружении ошибки в фискальных данных кассир необходимо сформировать чек, в котором присутствует реквизит «Возврат прихода», а также сумму, которая указана в неправильном чеке (таким образом сотрудник аннулирует его). После этого формируется чек, в котором присутствует реквизит «Приход» и правильная сумма.

Доступен и более простой способ исправить расчет, если сумма ненамного больше, чем нужно. Для этого достаточно создать чек «Возврат прихода» именно на сумму превышения и выдать ее покупателю в деньгах.

При совершении указанных операций покупатель обязательно присутствует. Для этого кассир должен успеть привлечь внимание клиента, пока он не ушел или дождаться, пока он придет снова.

К чеку коррекции прилагают пояснительную записку, в которой описывается причина выполнения корректировки. Она особенно нужна для налоговой проверки, так как работники ФНС акцентируют внимание на чеках коррекции.

Кассовый работник обязательно должен помнить: между двумя отчетами (об открытии, а также закрытии смены) может быть не более 24 часов. При этом стоит отметить, что законодательство не установило, когда должно быть произведено закрытие и открытие кассовой смены.

В конце рабочего дня кассир формирует соответствующий отчет (о закрытии смены). Ранее это был z-отчет. Затем оформляется приходный кассовый ордер, а итоговые показатели отображаются в кассовой книге.

Выручка сдается после закрытия кассовой смены в основную кассу. При этом оформляется ПКО. Когда прибывают инкассаторы в организацию, им передается сумка с денежными средствами, а также препроводительная ведомость к ней. Наряду с этим формируется РКО с пометкой операции «Инкассация».