Как принять товар по договору

Приемка товара — ответственный процесс, который сопровождается фиксацией действий на бумаге и даже фотографированием. Участниками этого «мероприятия» становятся несколько специалистов. Какие акты составляются в результате приемки, как проводится экспертиза и какие действия предпринимаются при выявлении нарушений условий контракта, разбираемся в этой статье.

В предыдущей статье мы рассказали о 10 способах предупредить поставку некачественного товара по контракту. Теперь остановимся на конкретных действиях заказчика — на что ему следует обратить особое внимание, какие документы заполнить и как действовать в случае возникновения сомнений.

При приемке товара важно фиксировать действия на бумаге либо с помощью фото. При этом процессе должны присутствовать представители поставщика и заказчика, приглашенные эксперты.

Заказчик вправе требовать присутствия уполномоченного представителя поставщика при приемке товара, и это подтверждает решение Владимирского УФАС России от 05.08.2014 № Г 512-04/2014.

Если место приемки значительно удалено, то присутствие представителя обеспечивается через оформление доверенности тому, кто представляет ваши интересы (этого человека можно консультировать по телефону).

Если не обеспечить присутствие представителя поставщика на приемке, то это будет считаться нарушением условий договора. Кроме того, заказчик может отказаться от приемки товара при наличии претензий. Заявить письменные возражения будет некому.

Тем не менее, заказчик обязан обеспечить сохранность груза, не принимая обязанностей собственника. Отказ от приемки грозит штрафами, пени и односторонним расторжением контракта.

Если есть претензии к качеству товара, нужно определиться, как вы хотите устранить недостатки. Если устранить недостатки невозможно, нужно принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта и следовать документальным процедурам, которые предусмотрены 44-ФЗ и 223-ФЗ.

До подписания акта о приемке:

• заполните акт входного контроля;
• проверьте сопроводительную документацию (сертификат соответствия, паспорт качества, иные сопроводительные документы);
• оцените внешний вид, упаковку и маркировку товара;
• при подозрении на наличие скрытых недостатков проведите независимую экспертизу.

Что делать, если сопроводительная документация вызывает сомнения или были выявлены несоответствия по внешнему виду товара?

• Откажитесь от приемки, сфотографировав товар и сопроводительную документацию (акт входного контроля, сертификат соответствия, паспорт качества).
• Сделайте отметку об отказе в приемке с пояснением причин отказа в своей накладной и накладной поставщика, но не подписывайте его накладную. Сфотографируйте обе накладные.
• Обеспечьте сохранность товара (п. 1 ст. 514 ГК РФ).

Приказом руководителя организации назначьте комиссию для повторной приемки товара. В комиссию должны входить представители покупателя и продавца. Также можно привлечь независимого эксперта.

По результатам приемки нужно либо подписать документ о том, что вы согласны принять товар, либо отклонить его приемку. Все этапы приемки и проверки должны сопровождаться определенными документами.

Нужно проверить соответствие привезенного товара условиям договора, запросив у поставщика сопроводительные документы, подтверждающие качество этого товара. Чаще всего это сертификат соответствия и паспорт качества. Эти документы подтверждают качество поставленного товара, но не гарантируют его. Обязательные сертификаты контролируются государством, но добровольные сертификаты без специальных знаний проверить невозможно.

Именно поэтому нужно оценить внешнее состояние упаковки и маркировку товара. Внешний вид должен соответствовать требованиям качественной продукции.

Многие производители фальсификата даже на этапе составления документов или маркировки товара не могут обеспечить соответствие продукции требованиям ГОСТ.

Если после осмотра вы начали сомневаться в качестве товара, лучше всего отобрать образцы и направить их на экспертизу. Все несоответствия в маркировке, упаковке или внешнем виде должны быть задокументированы. Лучше всего сфотографировать товар и записать конкретные несоответствия. Представитель поставщика также должен подписать этот документ.

После этого нужно официально назначить комиссию для повторной приемки товара. В нее также может входить независимый эксперт, которого вы привлекли. Эта комиссия будет оформлять все нужные документы.

Особенности проведения

Существует три вида экспертизы:

• экспертиза документации;
• экспертиза результатов выполнения контракта сторонней организацией;
• внутренняя экспертиза самого заказчика.

В ходе экспертизы нужно проверить, отвечает ли объект закупки условиям контракта, а также обратить внимание на качество и объем поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.

• у объекта закупки отсутствует брак;
• у объекта закупки нет повреждений (в том числе упаковки);
• товарная партия однородна;
• не истек срок годности;
• есть необходимые сертификаты.

Учитывайте заключение экспертов, когда решаете, принимать результаты исполнения контракта или нет (ч. 3 и 7 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ)

Обязательные условия договора на оказание экспертных услуг включают:

• предмет экспертизы;
• полномочия эксперта;
• условия допуска до проведения экспертизы (квалификация эксперта и сроки проведения экспертизы). Сроки проведения экспертизы должны соответствовать срокам поставки товаров.

Если внешняя экспертиза выявила нарушение условий контракта, заказчик обязан руководствоваться заключением этой экспертизы и принять предусмотренные законом меры, вплоть до одностороннего расторжения контракта. Если внешняя экспертиза выявила нарушения условий контракта, заказчик должен решить, какие меры он применит к поставщику за нарушение условий поставки.

Если были обнаружены какие-то несоответствия при приемке, нужно переходить к повторной приемке. Если в результате первичной приемки товара были выявлены нарушения, необходимо на повторную приемку пригласить представителя поставщика, отправив ему уведомление.

Приглашение на осмотр товара

Если при приемке не присутствует уполномоченный представитель поставщика, заказчик должен направить поставщику приглашение на осмотр товара не позднее, чем через 24 часа после обнаружения недостатков.

В приглашении указывается следующая информация:

• наименование товара, дата его отгрузки;
• номера товарно-транспортных или приемо-сдаточных документов;
• количество испорченного товара и его стоимость, характер порчи;
• состояние пломб;
• время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка;
• адрес проведения приемки;
• контактные данные.

В приглашении на участие в повторной приемке товара указывается:

• место и время;
• состав комиссии;
• информация о некачественной продукции.

Специфика повторной приемки

Факт проведения повторной приемки должен быть зафиксирован в акте по форме ТОРГ-2. Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. В акте достаточно сделать пометку: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Факт проведения повторной приемки фиксируется в накладной по форме ТОРГ-2. Если продукция иностранного происхождения, то используется форма ТОРГ-3. Товары, претензии по качеству и количеству которых не установлены, в этой накладной не упоминаются. Делается отметка о том, что по остальным товарам претензий по качеству и количеству нет.

Акт о приемке

Акт составляется минимум в двух экземплярах — для поставщика и покупателя. Он сшивается, скрепляется печатью и подписывается всеми членами комиссии: покупателем, представителями поставщика или производителя, экспертом. Остальным участникам комиссии отправляются фотографии акта. В случае неявки участника приемки или отказа члена комиссии подписывать документ, в акте приемки делается отметка.

Акт составляется для каждого участвующего в приемке образцов, чтобы все участвующие видели, что товар промаркирован определенными словами и буквами, что упаковка находится в том или ином состоянии, товар обнаружен в том или ином количестве.

У всех участников приемки товара остаются одинаковые документы с подписями всех участников приемки. Если кто-то из членов комиссии оказывается подписывать акт, отметка об этом делается в самом акте.

В сопроводительных документах (железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т.д.) на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях при составлении акта. Утвержденный руководителем акт вместе с сопроводительными документами передается в бухгалтерию организации покупателя. Бухгалтерия рассчитывает сумму претензии.

В сопроводительных документах делается отметка о том, что после первичной приемки происходила повторная приемка и был составлен акт по форме ТОРГ-12 либо проведен акт отбора образцов.

На этапе первичной приемки на накладной нужно ставить необходимые отметки обо всех подозрительных моментах, которые были обнаружены. Часто в накладной не указывается номер партии поставленного товара либо его полная номенклатура и нет прямого подтверждения того, что, например, труба поставлялась вместе с конкретными накладной, паспортом качества и сертификатом соответствия.

Номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вручную вписать в накладную при первичной приемке товара.

Как составляется претензионное письмо

Покупатель составляет и направляет претензионное письмо или решение об одностороннем расторжении контракта поставщику вместе с копией акта входного контроля и формой ТОРГ-2 или отчетом эксперта (если был привлечен эксперт).

В этих документах должны быть указаны корректные замечания к качеству или количеству товара и предложены способы урегулирования проблемы. После того, как в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе было установлено количество товара, которое не соответствует требованиям договора, покупатель составляет и направляет претензионное письмо на имя поставщика. В письме нужно перечислить, по каким товарам есть претензии к качеству и количеству и что должен сделать поставщик для устранения этих недостатков.

Претензионное письмо и решение должны включать:

• наименование документа поставки;
• дату и место составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• ссылку на договор поставки и поставленный товар (наименование, количество, цена, ассортимент, партия);
• перечень требований к поставщику (возврат уплаченной суммы, замена товара, устранение недостатков) по урегулированию проблемы.

Если вы считаете, что устранить недостатки невозможно, можно оформить односторонний отказ от исполнения контракта.

Что такое одностороннее расторжение контракта?

Одностороннее расторжение контракта — это процедура, которая запускается с того момента, как вы отправили поставщику уведомление о намерении расторгнуть контракт. С помощью претензии можно обозначить свое намерение получить с поставщика штраф, но штрафы, предусмотренные контрактом, не так сильно мотивируют поставщика, как одностороннее расторжение.

Процедура одностороннего расторжения предполагает, что:

• в контракте должны быть обязательно указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение или ненадлежащее исполнение контракта (ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ), пени и штрафы за нарушение сроков оплаты (ч. 5 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ);
• если какие-то условия и обязанности при расторжении контракта не описаны в законе о закупках, действует Гражданский кодекс и федеральные законы — в той части, где они не противоречат 44-ФЗ;
• если при экспертизе обнаружены несоответствия, нужно составить акт выявленных нарушений.

Как принимается решение об одностороннем отказе от исполнения контракта:

Процедура одностороннего расторжения контракта прописана в ст. 95 44-ФЗ. В ней перечислены все ситуации, когда заказчик имеет право расторгнуть контракт в одностороннем порядке. Главное условие — поставка товара, не соответствующего условиям закупочной документации, или несоответствие поставщика требованиям, предъявляемым закупочной документацией.

В контракте обязательно должны быть указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение контракта. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.

Если при экспертизе товара выявлены нарушения, необходимо составить акт выявленных нарушений. После того, как вы направили решение об одностороннем отказе от исполнения контракта поставщику, его нужно разместить в ЕИС.

У поставщика будет 10 дней на устранение выявленных недостатков. Он может либо заменить товар, либо написать обоснованное опровержение ваших претензией. Если в установленный срок поставщик не принял никаких мер и не устранил выявленные нарушения, контракт считается расторгнутым, а вы имеете право объявить новую закупку по упрощенной процедуре в сокращенные сроки.

Алгоритм действий при выявлении нарушений условий контракта

Заказчик обязан принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в случае, если в ходе исполнения контракта установлено, что поставляемый товар не соответствуют требованиям, которые были установлены извещением и документацией о закупке (п. 15 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).

44-ФЗ обязывает заказчика принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если поставляемый товар не соответствует требованиям аукционной документации, и дает поставщику 10 дней на устранение выявленных нарушений.

Если поставщик повторно привез товар несоответствующего качества, он уже не может устранить недостатки. Если вы повторно выявили указанные нарушения, в течение 10 дней после уведомления поставщика об одностороннем отказе от исполнения контракта договор считается расторгнутым.

44-ФЗ не обязывает заказчика составлять претензии или требования об устранении недостатков. Можно сразу же выслать уведомление об одностороннем расторжении контракта, обязывающее поставщика в кратчайшие сроки устранить выявленные нарушения. Это позволяет быстрее всего решить проблему некачественного товара.

Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если в течение 10 дней с даты уведомления устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы.

Это правило не применяется в случае повторного нарушения исполнителем условий контракта, которые в соответствии с Гражданским кодексом являются основанием для одностороннего отказа заказчика от исполнения контракта.

Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в том случае, если поставщик устранил выявленные нарушения. Это выгодно для всех: заказчик получает свой товар, поставщик избегает санкций и вовремя получает плату по контракту.

Как проявляется ограничение конкуренции

При составлении закупочной документации необходимо предпринять меры для того, чтобы обеспечить качество товаров, но важно не переусердствовать и не ограничивать конкуренцию.

Какие нарушения допускают заказчики

• Размещение нечитаемых и некопируемых материалов расценивается как ограничение конкуренции. Даже архиватор WinRAR — это платная программа, поэтому размещать архив в формате.rar не совсем корректно.
• Вся аукционная документация в ЕИС должна размещаться в полном объеме. Если не хватает какого-то документа, потенциальный участник может пожаловаться в ФАС.
• В техническом задании требование поставки товара определенного производителя должно сопровождаться словами «или эквивалент». Если такой поправки нет, должны быть четко указаны параметры, которым должен соответствовать поставляемый продукт.
• Нельзя устанавливать требование об отсутствии поставщика в Реестре недобросовестных поставщиков. Такого реестра не существует. Есть отдельный реестр недобросовестных поставщиков по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Требовать от участника, чтобы его не было в реестре по 223-ФЗ, если вы проводите отбор в рамках 44-ФЗ и наоборот, нельзя.
• Неправомерно требовать опыт поставок на определенной территории. Все требования, связанные с опытом участия поставщика в аукционах и в государственных закупках, прописаны в 44-ФЗ и 223-ФЗ.
• Запрещено устанавливать требования, которые ограничивают круг участников и не подтверждают качество выполняемых ими работ или услуг.
• Нельзя устанавливать требование о наличии права собственности на оборудование либо о том, что работы должны выполняться только своими силами, без привлечения субподрядчиков, либо другие ограничения, которые не влияют на качество исполняемых работ.
• Некорректно размещать требования о соответствии товара ТУ, которых нет в открытом доступе, поэтому нельзя требовать членства в определенной саморегулируемой организации.
• Требование о наличии лицензии на определенный вид деятельности должно быть закреплено законодательством и не может предъявляться по желанию заказчика.
• Требование об участии в торгах только производителя продукции ограничивает конкуренцию и притесняет посредников, которые потенциально могли бы участвовать в торгах.

Приемка товара по количеству и качеству

Процедура приемки товара ется краеугольным камнем в отношениях между поставщиком и покупателем. Для поставщика важно определить момент перехода рисков гибели или повреждения товара и «привязать» к нему момент, когда покупатель должен произвести определенные действия, направленные на получение товара. Покупатель в свою очередь заинтересован в том, чтобы получить товар надлежащего качества, а не кота в мешке.

Один из способов обезопасить себя от недоразумений, связанных с приемкой товара, – это следовать «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее – Инструкция П-6), и «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7 (далее – Инструкция П-7).

Вышеуказанные инструкции максимально точно описывают порядок приема передачи продукции по количеству и качеству, а учитывая широкую номенклатуру продукции у нас на остатках, достаточно сложно учесть и отразить в договоре все возможные нюансы приема-передачи товара.

Приемка товара по количеству

прямо установлены возможные места приемки товаров цитата: «по весу брутто и по количеству мест продукции, поставляемой в таре». Такими местами могут выступать:

склад поставщика – при вывозе продукции получателем (самый простой вариант – получатель (или уполномоченн) пересчитывает товар и удостоверяет своей подписью количеств в товарной накладной);

склад покупателя(получателя) – при доставке продукции поставщиком. В этом случае при обнаружении расхождений между фактическими данными и данными, указанными в сопроводительных документах, покупатель обязан потребовать от перевозчика составления соответствующего акта. В этом случае приемка товара должна производиться как минимум двумя сотрудниками, назначаемыми руководителем организации.

В акте о недостаче продукции

— наименование и адрес отправителя (поставщика);

— дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;

— дата отправки продукции со склада отправителя;

— дата прибытия продукции (время доставки) продукции на склад получателя;

— сведения о том, что взвешивание проводилось на исправных и прошедших поверку весах;

— состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;

— точное количество недостающей продукции (каким способом определено ее количество) и ее стоимость;

— заключение о причинах и месте образования недостачи.

Инструкция П-6 также регламентирует сроки приемки продукции. Учитывая ассортимент номенклатуры представленный на складах нашей компании, необходимо руководствоваться частью «а» пункта 9:

«Приемка продукции производится в следующие сроки:

Если выразиться проще, то сроки приемки продукции равны срокам выгрузки транспортного средства. Хочу еще раз обратить внимание, что сложность изложения инструкции связана с тем, что она описывает все возможные варианты передачи товара, а также все возможные виды транспорта.

Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то покупатель обязан:

— приостановить дальнейшую приемку;

— обеспечить сохранность продукции, не допуская при этом ее смешивания с другой однородной продукцией;

— составить акт с подписями всех проверяющих и вызвать для участия в продолжении приемки и составления двустороннего акта представителя одногороднего отправителя либо изготовителя. Если отправитель (изготовитель) находится в другом городе, то обязанность вызова его представителя должна быть установлена специальными правилами либо договором.

Не стоит забывать, что вышеуказанные действия производятся покупателем только в случае передачи товара на складе покупателя (т.е. когда мы производим доставку), если имеет место самовывоз, то приемка покупателем по количеству производится на

Для иногородних и одногородних отправителей Инструкцией предусмотрен различный порядок реагирования на вызов представителя. Так, иногородний отправитель (изготовитель) обязан в течение 24 ч ответить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в дальнейшей приемке. Отсутствие ответа в указанный срок дает покупателю право осуществить приемку в еще до истечения срока явки представителя (три дня без учета времени, необходимого для проезда). Представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее чем на следующий день.

Даже если представитель отправителя не явился по вызову получателя, последний должен привлечь к проверке представителя либо другого предприятия, либо общественности. Получатель имеет право провести одностороннюю проверку только в случае, если отправитель дал на это свое согласие. Заме однако, что на практике стороны часто стараются закрепить за собой право односторонней приемки товара с составлением соответствующего акта и предоставлением его поставщику в дальнейшем вместе с претензией уже в ходе обсуждения условий договора. У нас в компании это не практикуется.

Акт должен быть составлен в тот же день, когда проводилась приемка и была выявлена недостача, подписан членами комиссии (состоящей, как правило, не менее чем из трех человек) и утвержден руководителем организации-получателя.

риемка товара по качеству

В процессе выгрузки товара из транспортного средства или при получении его на складе поставщика получатель обязан осуществить первый этап проверки качества товара – осмотр на предмет наличия внешних повреждений тары (упаковки) либо самого товара. Инструкция предписывает получателю товара в ходе приемки груза от органов транспорта проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке.

Приемка по качеству и комплектности товара производится, как правило, на складе получателя. Сроки на проведение этой процедуры по обыкновению устанавливаются договором поставки

срок. При обнаружении таких недостатков покупатель должен в пятидневный срок составить соответствующий акт.

дано и определение скрытых недостатков товара: «Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции

Например гнутый хлыст балки или швеллера не является «скрытым» недостатком, т. к. этот недостаток возможно было обнаружить при «обычной для данного вида продукции проверке» в момент получения продукции, а вот непровар шва у электросварной трубы будет считаться «скрытым» недостатком.

В случае выявления дефектной или некомплектной продукции, как и при приемке по количеству, получатель обязан приостановить приемку, составить акт, в котором будет указано количество осмотренной продукции и характер выявленных дефектов, а также вызвать представителя отправителя (для одногороднего – обязательно, для иногороднего – в предусмотренных правилами или договором ситуациях).

Сроки явки представителя, оформление его полномочий и порядок участия в приемке продукции аналогичны установленным Инструкцией . Если представитель отправителя так и не явился, получатель вправе привлечь к участию в приемке товара по качеству эксперта торгово-промышленной палаты своего региона.

Приемка продукции по качеству и комплектности должна производиться в точном соответствии со стандартами, техническими условиями и другими обязательными для сторон правилами и нормами.

Это значит что фразы типа «металл ржавый» или «мне не нравится продукция» не являться основанием для отказа от приемки или вызова представителя. Т. е. любое несоответствие по качеству должно иметь ссылку на соответствующий пункт ГОСТа сведения об измерительных приборах которыми это несоответствие было выявлено.

Например, согласно пункта 4.9 ГОСТ 3262-75 толщину стенки у трубы измеряют микрометром ГОСТ 6507-90 или стенкомером по ГОСТ 11358-89 с обоих концов трубы, контроль наружного диаметра проводят гладкими микрометрами по ГОСТ 6507-90, калибрами-скобами по ГОСТ 2216-84 или ГОСТ 18362-73, а длину труб измеряют рулеткой по ГОСТ 7502-89. Поэтому когда клиент у себя на объекте измеряет рулеткой или линейкой толщину стенки трубы, как ему кажется выявляет несоответствие и при этом желает вызвать представителя поставщика,- будем вынуждены его разочаровать. Все измерения должны производиться строго соответствующим инструментом!

Также раздел 2 («Технические требования») все того же ГОСТа 3262-75 содержит подробные описания допускаемых отклонений по качеству и список не допустимых дефектов.

На основе полученных результатов приемки продукции по качеству и комплектности составляется акт о фактическом качестве и комплектности товара. Перечень сведений, которые должны содержаться в этом документе, фактически совпадает с приведенным выше перечнем, касающимся проверки продукции по количеству, с учетом, конечно же, того факта, что приемка проводилась в отношении качества и комплектности.

Следует отметить, что арбитражные суды не принимают в качестве доказательства несоответствия полученного товара обещанному качеству акты, составленные с нарушением требований, установленных Инструкцией

Акт подписывается всеми членами комиссии, если же кто-то из них не согласен с ним, об этом делается соответствующая отметка. Точно так же составляется и акт о скрытых недостатках продукции. Если между отправителем и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их появления, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз или другой компетентной организации. Отправитель или изготовитель вправе опротестовать заключение эксперта в вышестоящей организации или суде. Копия заявления направляется другой стороне.

Итак подытожим тезисно:

• При самовывозе передача товара по количеству происходит у нас на складе и после того как машина его покинула вероятность удовлетворения претензии клиента очень мала;
• При доставке товара клиенту передача по количеству происходит в месте получения продукции. Все претензии по количеству предъявляются только в присутствии нашего водителя (который является нашим представителем). После того как машина покинула склад клиента вероятность удовлетворения претензии клиента по количеству, опять же очень мала;
• претензии по качеству у клиента есть больше времени (обычно оговаривается договором поставки), для «скрытых» дефектов срок до 4 месяцев;
• Претензии по качеству принимаются только при наличии ссылки на конкретный пункт ГОСТа или иного НТД.

В заключение хочу добавить, что не смотря на то что мы являемся приверженцами строгого выполнения формальностей, мы всегда готовы к диалогу и найти выход из ситуаций. Например клиент покупает у нас с доставкой 6 тонн арматуры, а на объекте у него отсутствуют соответствующие крановые весы. Есть следующие варианты:

• мы предоставляем ему фотографии весов отгружаемого товара;
• представитель клиента лично присутствует при отгрузке на складе и вместе с нашей машиной следует к себе на объект.

Ксения Корчагина, юрист

Товаровед с образованием знает правила приемки товара. Он правильно фиксирует недопоставку, способен принять товар по инструкциям П-6, П-7 и понимает, с каким умыслом крупные поставщики включают в договор поставки эти советские инструкции.

Остальные сотрудники магазина тонкости приемки знают хуже и могут допускать ошибки. Например, нарушают сроки приемки, вносят в учетную программу одинаковый товар под разными названиями. В результате собственник бизнеса теряет время и деньги.

В статье описали правила приемки товара, которые помогут избежать споров с поставщиками и претензий налоговой.

На первый взгляд все просто. Приемка товара покупателем должна проходить примерно так:

• сверяем товар с накладной;
• выявляем расхождения;
• подписываем накладную;
• сдаем документы бухгалтеру для внесения в учетную систему.

Но покупатели часто нарушают правила приемки товара, установленные договором или обычаями делового оборота. В результате поставщик получает право отказаться от замены брака или не признавать недостачу.

Как можно нарушить правила приемки товара

В договоре поставки яиц может быть такое условие: «Претензии по количеству и целостности яиц покупатель имеет право заявлять только в момент получения товара от перевозчика». Это значит, надо проверять товар при водителе и сразу же фиксировать брак. Позже поставщик претензии не примет, даже если указать в накладной «принято 10 коробок яиц без проверки боя».

Еще пример формулировки договора. «Претензии по комплектности мебели покупатель вправе заявить после сборки, но не позднее 5 дней с момента поставки». Значит, в момент доставки приемку можно проводить по количеству деталей. А о невозможности собрать шкаф из этих деталей заявить после сборки. Но с даты поставки до момента заявления претензии по качеству не должно пройти больше 5 дней.

Бывает и так: стороны не заключили договор или заключили, но не установили в нем сроки приемки. Или договор подписали, отсканировали, отправили на электронную почту бухгалтеру, но в тексте договора не подтвердили возможность заключать договор путем обмена сканами, а это равносильно отсутствию договора. Во всех этих примерах стороны не договорились о правилах приемки и должны ее проводить «по обычаям» делового оборота (п. 1 ст. 5 ГК РФ). Таким обычаем суды признают советские инструкции о приемке П-6, П-7. См., например, дело А40-27497/2016. По этим инструкциям правила приемки сложные, их легко нарушить и потерять право на предъявление претензий поставщику.

Какое условие договора поставки лучше исключить

Большие заводы, крупные поставщики часто включают в свои договоры условие о приемке товара по инструкциям Госарбитража № П-6 и П-7.

Это условие пригодится, если вы закупаете дорогие автомобили, сложное оборудование, большой объем товара. Для небольших поставок условие о П-6, П-7 сложно применять, часто оно не выгодно для покупателя, его лучше заменить на понятный порядок приемки товара по количеству и качеству.

Так, по пп. 16–18 инструкции П-6 при обнаружении недостачи даже 1 коробки молока покупатель обязан приостановить приемку, вызвать одногороднего поставщика, а при его неявке составить акт о недостаче с участием представителя общественности или представителя другого предприятия. Если покупатель этого не сделает, товар признают принятым без замечаний.

Действительно ли товар можно не принимать

Вы же знаете историю, которую всем рассказывает управляющий сети магазинов «ВкусВилл» в своей книге? В их магазинах нет приемки товара в момент разгрузки. Поставщики привозят товар ночью, открывают дверь магазина своим ключом и выгружают товар. Утром приходят работники магазина, пересчитывают товар, выявляют расхождения. За пропавший товар платит ВкусВилл. Ни поставщикам, ни работникам магазина затраты не предъявляют. И что интересно, у них почти не бывает воровства.

Понятно, что каждый собственник бизнеса сам решает, работать на доверии или делать приемку товаров по всем правилам. Предъявлять ли претензии по качеству товара поставщикам или закладывать бой с просрочкой в цену товара. При любом варианте придется сверять товар с товаросопроводительными документами.

Сроки приемки товаров по количеству и качеству

Срок приемки устанавливают в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота».

По инструкциям сроков множество: для приемки на складе поставщика при самовывозе, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящегося. Разберем сроки при доставке товара на склад покупателя по правилам инструкций П-6, П-7.

По количеству покупатель обязан принять товар:

• В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
• В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
• Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:

• не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов;
• не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе;
• не позднее 20 дней, если поставщик иногородний;
• для районов Крайнего Севера сроки дольше.

Как сверять количество товара

Приемку товара проводят по товаросопроводительным документам. Как правило, это товарно-транспортная накладная и счет-фактура (если работаете на НДС) либо универсальный передаточный документ (УПД). Документы бывают на бумаге и электронные.

Перед тем как ставить подпись на документах поставщика, примите товар по количеству. Этапы приемки товаров:

• Пересчитайте товар.
• Взвесьте его, если по документам он измеряется в килограммах, а не штуках.
• Осмотрите на повреждения, вскрытие тары и упаковки. Порезы, сколы, вмятины, дыры — это нарушения целостности упаковки. Об этом нужно сообщить поставщику немедленно.
• Сверьте коды маркировки из накладной с полученными по факту. Как рознице работать с маркировкой, читайте здесь.
• Сравните наименования товаров на упаковке, сертификатах соответствия и товаросопроводительных документах. Так, если наименование мясной продукции на товарном ярлыке не совпадет с информацией в ветеринарно-сопроводительных документах, Россельхознадзор оштрафует на сумму от 10 до 20 тысяч руб. За что еще штрафуют рестораны.
• Сообщите поставщику немедленно, если выявили несоответствие. Больший срок на уведомление поставщика может быть установлен договором.

Обращайте внимание на цену товара. По условиям договора цена товара может определяться накладной, а не спецификацией или счетом на оплату. Такое условие удобно для небольших поставок при отсрочке платежа. Но рискованно. Если покупатель подпишет накладную с ошибочной ценой, оплачивать товар придется по цене накладной.

Товар можно сверять руками и глазами, а можно отсканировать специальным сканером, камерой мобильного телефона или терминалом сбора данных (ТСД). Тогда программа посчитает количество, не допустит ошибок в наименовании, распознает коды маркировок и акцизные марки.

Например, по накладной поставщика в магазин поступил пакет специй «ванилин 5 пачек», «перец молотый 10 пачек», «душистый горошек 15 пачек». Можно сортировать этот пакет и пересчитывать вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Другой пример. По накладной поставщика в магазин поступили «Белый ноутбук 300E4A», а в каталоге покупателя товар занесен как «Ноутбук белый». Можно сверять позиции вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Еще пример. На склад поступает алкогольная продукция. Покупатель обязан не просто принять товар, но и подтвердить его получение в ЕГАИС. Если ведете учет в СБИС, сможете делать это автоматически.

Быстрая приемка товара для бизнеса любого масштаба

Как принимать товар по качеству и комплектности

Товар должен соответствовать требованиям договора, техническим условиям, требованиям о маркировке, иметь нужные сертификаты и сопроводительные документы.

При приемке осмотрите продукцию — полностью или выборочной проверкой. Покупатель имеет право не принимать некачественный товар с существенными недостатками, например:

• Товар испорчен (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ). Имеет порезы, сколы, вмятины, дыры.
• Продукция пришла просроченной либо сроки годности не совпадают с теми, которые указаны в договоре.
• К товару нет нужной документации, комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ). Например, нет инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, технического паспорта.
• Ассортимент товара не соответствует (ч. 2 ст. 468 ГК РФ). Договаривались о белых ящиках, доставлены черные.
• Нет русифицированных этикеток. Если продаете иностранный товар — например, корейскую косметику, — на нем должны быть этикетки с информацией на русском языке. Это обязательное условие, иначе будет нарушена ст. 8 Закона о защите прав потребителей: покупатель имеет право на информацию о товаре на русском языке.

Как организовать быструю приемку товара

Для точки с обувью на рынке или островка с майками в торговом центре вам потребуется смартфон и самая простая мобильная касса. Если использовать мобильное приложение Saby Docs, тогда даже с маркированным товаром проблем не будет. Все документы по маркировке придут прямо в смартфон. Со смартфона сможете проверить на соответствие коды маркировки, подписать накладную, продать товар покупателю и отправить информацию в Честный знак.

Для магазина побольше, со складом и стационарной кассой, уже потребуется мобильный сканер. Он позволит быстро распознавать коды на коробках, смотреть излишки и недостачи прямо на сотовом телефоне.

Оптовикам с большим количеством товара выгоднее применять терминалы сбора данных ТСД. Терминал — это мини-компьютер, который совмещает в себе телефон и сканер. У него самая высокая скорость сканирования и есть кнопки для поиска номенклатуры.

Подберем оборудование для приемки товаров

Выявленное при приемке расхождение продукции фиксируют актом и направляют его с претензией поставщику.

Акт составляют по унифицированной форме ТОРГ-2 или собственной. Договор поставки может устанавливать обязательные реквизиты такого акта. По инструкциям П-6, П-7 предусмотрены несколько видов актов и все их можно оформить на бланке ТОРГ-2:

• при несоответствии количества товара составляются акт о фактическом наличии товара, акт о весе тары либо акт о недостаче;
• при излишках товара — акт приемки продукции;
• при недостатках продукции — акт о скрытых недостатках.

Проверьте условия договора. Возможно, для составления акта нужно вызвать поставщика. Если применяете инструкции П-6, П-7, вызов поставщика нужен почти всегда.

Претензия покупателя. Документы о несоответствии и претензию о качестве товара, допоставке покупатель составляет в свободной форме и направляет по юридическому адресу поставщика. Иной порядок направления претензии может быть установлен договором поставки.

Обычно в тексте претензии указывают дату поставки, информацию о договоре, реквизиты товаросопроводительных документов, суть нарушения и требования покупателя: заменить товар, прислать недостающее количество, вернуть средства или иные, предусмотренные договором.

Особый порядок приемки для электронных накладных

При электронном документообороте зафиксировать расхождения товара проще, особенно если вы работаете с поставщиком в СБИС. Оформить возврат в СБИС можно прямо из документа поступления. Переписка с поставщиком, фото груза, этапы ответов — вся история поставки сохранится в программе.

Вот как это происходит.

Обмен документами с поставщиками по ЭДО

Можно ли переделать товарную накладную

При бумажном документообороте у многих возникает соблазн не оформлять расхождение товара, а договориться с поставщиком устно. Например, исправить документы по обоюдному согласию задним числом или заменить брак без оформления накладной.

При недопоставке товара мы заранее соглашаемся на риски. Поставщик рискует, если покупатель не подписывал накладную. Покупатель рискует, если подписал накладную на весь объем, а получил продукции меньше. Каждая сторона надеется на добропорядочность другой и ждет подписания исправленных документов.

При некачественном товаре сложнее. Покупатели часто допускают ошибку, не учитывая сроки приемки по качеству, установленные договором или инструкцией П-7. Например, поставщик привез коробку просроченного товара, устно пообещал заменить просрочку при следующей поставке, но не заменил. Покупатель ждал замены и пропустил срок на предъявление официальных претензий по качеству.

Что можно сделать для защиты покупателя:

• Некоторые устанавливают договором длительный срок приемки товара по качеству, чтобы покупатель в любом случае успел заявить претензию.
• Кто-то предусматривает обязанность покупателя вызвать поставщика на приемку сообщением по электронной почте и праве покупателя при неявке составить акт о браке без подписи поставщика. Покупатель при любом нарушении качества вызывает поставщика, но официальные акты составляет только в случае спора.

После завершения приемки бумажные товаросопроводительные документы нужно внести в учетную систему. Бухгалтер на аутсорсе берет за эту работу дополнительное деньги. Со СБИС вы можете сами заносить эти документы — тогда у вас будет актуальный складской учет и с бухгалтером можно договориться на меньшую стоимость услуг, поручить ему только расчет налогов.

Заводите первичку за пару кликов. Для переноса многостраничной накладной в учетную программу вам хватит телефона и СБИС. Открываете СБИС, фотографируете накладную — и данные из накладной появляются в системе. Программа сама укажет тип документа, контрагента, подтянет номенклатуры из каталога, название вашей организации и склада. Также можно воспользоваться сканером или просто загрузить Excel-файл. СБИС распознает любые документы за 4 секунды: накладные, акты, УПД, счета-фактуры, чеки.

Не тратьте время на поиск наименований. Часто название товара в документах поставщика отличается от наименований в каталоге покупателя. СБИС сам прочитает каталог, найдет подходящие варианты и избавит вас от дублей. Одинаковые товары с разными названиями не будут загружать каталог, а остатки отобразятся корректно. Если товар новый, сможете завести карточку для каталога прямо из документа поступления.

Your browser does not support the video tag.

Распределяйте затраты по счетам автоматически. Если в поступлении есть услуги транспортной компании, иные — СБИС их не просто распознает, а автоматически определит статью расхода и отнесет на соответствующий счет затрат. Вам останется только выбрать, как их учесть: в себестоимости или в расходах.

Отслеживайте оплаты. В СБИС можно связывать документы по одной поставке: например, документ поступления с оплатой контрагенту. И отметить, какие поставки уже оплачены, а какие ждут оплаты. Это удобно, если вы договорились с поставщиком об отсрочке платежа.

Легкий бухгалтерский учет со СБИС

• Какими документами обмениваются заказчик и поставщик при приемке товара?Поставщик присылает заказчику накладную, товарно-транспортную накладную (если в счет поставки включаются услуги перевозки), счет или счет-фактуру (если работают на НДС). Некоторые поставщики вместо нескольких документов присылают универсальный передаточный документ (УПД). Если со стороны покупателя товар принимает доверенное лицо, нужно оформить доверенность, которая подтвердит, что материально ответственное лицо может получить товар.
• Что делать, если обнаружили брак товара только во время продажи?Товар со сроком годности или гарантией можно вернуть, пока не закончится установленный срок. Срок для выявления недостатков считается с того дня, как товар доставлен заказчику (ГК РФ, ст. 477, п. 2). Если сроки не указаны, покупатель может вернуть товар в течение 2 лет со дня поставки.Для возврата нужно оформить расходную накладную по форме ТОРГ-12, в причине указать: «Возврат некачественного товара». Если поставщик согласен принять возврат и при этом работает на общей системе налогообложения, он должен выставить корректировочный счет-фактуру.
• Как правильно подписать накладную и УПД при приемке товараТоварно-транспортную накладную или универсальный передаточный акт подписывают материально ответственные лица. Это может быть сам индивидуальный предприниматель, руководитель фирмы, иное лицо, имеющее доверенность на приемку или уполномоченное приказом руководителя. Печать ставить не обязательно. Укажите должность лица, подписывающего документ, его ФИО, поставьте подпись. Тут важно учитывать, что нужна именно подпись. Не достаточно написать ФИО покупателя.Для подписания документов в электронном виде потребуется усиленная электронная подпись.