Как печатать адресные этикетки в Excel за шесть шагов?

С помощью Microsoft Excel можно создавать и печатать этикетки. Здесь мы показываем пример подготовки адресных этикеток к печати

Microsoft Excel — это программа, используемая во многих отраслях промышленности для ввода и расчета данных. Есть и другие возможности, для которых вы можете использовать Excel, включая создание адресных этикеток. Использование Excel для их создания может сэкономить время компании при отправке почты большому количеству клиентов. В этой статье мы рассмотрим, когда люди используют Excel для создания адресных этикеток и как это сделать.

Изготовление и печать этикеток может помочь вам улучшить процессы упаковки и рассылки продукции. Вместо того чтобы создавать этикетки вручную, вы можете рассмотреть возможность использования программного обеспечения, такого как Microsoft Excel и Word. Понимание того, как печатать этикетки из Excel, может повысить производительность и создать больше времени для выполнения других видов деятельности. В этой статье мы обсудим, как создавать и печатать этикетки из Excel, чтобы помочь вам сделать свои собственные.

Excel — невероятно удобный инструмент для организации списка рассылки, но он не так хорош, когда дело доходит до фактической печати этикеток. Ввод всей информации, которую вы уже ввели, займет много времени, но, к счастью, вы можете съесть свой пирог и съесть его. Сегодня мы покажем вам, как создавать и печатать адресные этикетки из Excel с небольшой помощью Microsoft Word и функции слияния.

Как печатать этикетки из Excel — это просто

Хотя встроенные функции Excel не подходят для создания этикеток, прелесть пакета Microsoft Office заключается в его кросс-совместимости. Если у вас установлены оба приложения, вы можете быстро и автоматически импортировать данные из электронной таблицы Excel в Word и отображать их в упорядоченном виде для печати.

Прежде чем мы начнем, стоит отметить две вещи. Во-первых, несмотря на то, что руководство будет посвящено меткам адресов, его можно изменить для работы с любой меткой. Во-вторых, вам нужно будет правильно настроить столбцы в Excel, чтобы сделать это максимально плавным. Мы обсудим это на первом шаге:

Как печатать этикетки с помощью слияния писем из Excel в этикетки Word

Прежде чем вы сможете создавать ярлыки из Excel, вам понадобится существующий список рассылки в приложении. Если у вас его нет, вы можете создать его прямо сейчас.

Если вы провели много времени в Excel, вы знаете, как больно создавать большие электронные таблицы только для того, чтобы понять, что их нужно корректировать. К счастью, это не всегда должно занимать много времени. Вы можете использовать команду конкатенации для объединения текстовых ячеек в Excel без потери данных.

Как сделать альбомную ориентацию страницы в Word

Большую часть времени, когда вы создаете документ Word, вы хотите, чтобы он был либо в альбомной, либо в книжной ориентации. Однако иногда вам нужен альбомный формат одной страницы — например, для отображения изображения. Однако сделать это не так просто, как можно было ожидать. В результате мы собираемся показать вам, как сделать одну страницу альбомной в Word, используя пару приемов.

Навигация по записям

Если вы хотите создавать и печатать этикетки любого типа, не ищите ничего, кроме Microsoft Word и Excel. Вы можете сохранить данные этикеток в Excel, а затем загрузить эти данные в Word для сохранения или печати этикеток.

В этом руководстве вы узнаете, как создать электронную таблицу этикеток в Excel, совместимую с Word, настроить этикетки, а также сохранить или распечатать их.

Первым шагом является создание электронной таблицы Excel с данными ваших этикеток. Вы назначите соответствующий заголовок каждому полю данных, чтобы вы могли получать заголовки в Word.

В следующем примере мы создадим электронную таблицу со следующими полями:

Чтобы начать создание электронной таблицы Excel:

Теперь ваша электронная таблица Excel готова.

Настройте метки в Word.

Второй шаг — настроить размеры ваших ярлыков в Word. Вы можете выбрать один из нескольких предустановленных макетов этикеток. Вы даже можете создать свою собственную этикетку с нестандартными размерами, если хотите.

Перенесите данные Excel в документ Word.

Теперь, когда ваши ярлыки настроены, импортировать данные, которые вы сохранили из электронной таблицы Excel в документ Word. Для этого не нужно открывать Excel.

Добавьте ярлыки из Excel в документ Word.

Теперь вы укажете поля, которые хотите использовать в своих ярлыках.

Создание наклеек из Excel в документе Word.

Word теперь имеет все данные, необходимые для создания ваших этикеток. Теперь вы закончите процесс, и Word отобразит фактические данные для каждой метки:

Теперь вы можете сохранить этот этикеточный документ, сгенерировать из него PDF-файл или физически распечатать документ (этикетки).

Сохранение ярлыков Word, созданных в Excel, в формате PDF.

Вам не нужно использовать сторонний инструмент для сохранения документа с этикеткой Word в формате PDF:

Печать этикеток Word, созданных в Excel

Вы можете печатать этикетки прямо из Word. Убедитесь, что ваш принтер подключен к вашему компьютеру при выполнении печати:

И все готово.

Как вы можете видеть выше, Word и Excel помогают создавать практически все виды этикеток на компьютерах Windows и Mac. Если это помогло вам создать нужный тип этикеток в Excel, сообщите нам об этом в комментариях ниже.

Ниже описаны шаги, которые вы можете выполнить, если вас интересует создание адресных этикеток с помощью Excel и Microsoft Word:

Организуйте список рассылки

Иногда компании хранят имена и адреса своих клиентов в рабочем листе Excel, что делает создание адресных этикеток очень удобным, так как вся информация о клиентах уже находится в Excel. Независимо от того, есть ли у вас уже информация в рабочем листе или вы вводите каждый адрес вручную, убедитесь, что у вас включены следующие заголовки, чтобы каждая обязательная часть адреса была полной:

Вы также можете включить в адресные этикетки названия, например Господин. Г-жа. или Dr. Кроме того, если предприятие рассылает почту другим предприятиям, то можно опустить Имя и Фамилия Заголовки и Название компании заголовок вместо. Если вы заполняете оба варианта, подумайте о создании этикеток с адресами компаний на отдельном листе, поскольку вы будете использовать разные заголовки.

Вот пример заполненного списка с использованием имен и фамилий:

После того как вы заполнили список адресов в Excel, откройте новый документ Word. Найдите и нажмите на Рассылки вкладка в верхней центральной части ленты меню. С левой стороны нажмите Начать слияние. Когда появится выпадающее меню, выберите Этикетки. Затем в окне под названием Параметры этикетки появится. Эта функция позволяет вам выбрать марку этикетки и номер продукта, который вы собираетесь использовать. После того как вы их найдете, нажмите кнопку OK. После этого должны появиться контуры ярлыков.

Соедините рабочую таблицу Excel с ярлыками Word

Следующим шагом будет подключение адресов из Excel к этикеткам в Word. Во Рассылки вкладка в Word, нажмите на кнопку Выбрать получателей опция. Когда появится выпадающее меню, выберите Использовать существующий список. Во всплывающем окне найдите файл списка рассылки. В строке поиска введите имя файла Excel. Найдя его, щелкните файл и нажмите кнопку Откройте.

После этого нажмите кнопку Выбрать таблицу появляется окно. Если у вас несколько листов в рабочем листе, все они отображаются в Выбрать таблицу поле. Вы можете выбрать лист, содержащий список адресов. Обязательно нажмите кнопку Первая строка данных содержит заголовки столбцов опция. После этого шага вы подключили метки к рабочему листу.

Добавьте поля для слияния писем

Теперь, когда вы все подключили, вы можете добавить поля слияния писем в этикетки Word. Находясь в Word, выберите первую метку. Затем перейдите к Рассылки вкладке и нажмите Адресный блок. An Вставить блок адресов появится окно, и вы можете выбрать Совпадение полей кнопка. Убедитесь, что все заголовки соответствуют обязательным полям.

Например, слева может быть написано Первое имя. Затем проверьте справа от него, чтобы убедиться, что там также написано Первое имя. Если это не так, вы можете использовать выпадающую стрелку справа, чтобы сопоставить эти два параметра. Вы можете не использовать все предложенные поля, например Суффикс, Адрес 2 или Страна. Убедившись, что все совпадает, нажмите кнопку OK. После настройки первой этикетки выберите Обновить этикетки. Это обновит оставшиеся ярлыки, чтобы они имели одинаковый формат.

Завершить объединение

После объединения полей последним шагом в разработке меток является завершение объединения. Для этого нажмите на кнопку Рассылки вкладка. Оттуда выберите Завершить & Объединить. Это связывает список почтовых адресов с этикетками, чтобы функция слияния поместила каждый адрес на отдельную этикетку. После того как вы нажмете кнопку Завершить & Слияние, появится новый документ Word со всеми вашими недавно объединенными этикетками.

Напечатайте свои этикетки

Последним шагом в создании адресных этикеток является их печать. Возможно, вы захотите сначала распечатать только первую страницу, чтобы убедиться, что они распечатаны правильно. Чтобы распечатать их, нажмите на Файл а затем Распечатать. Если ваш список рассылки состоит более чем из одной страницы, посмотрите в разделе Настройки и нажмите кнопку Печать всех страниц. Появится выпадающее меню, в котором можно выбрать Печать текущей страницы для печати страницы, которую вы сейчас просматриваете.

В противном случае вы можете нажать Печать на заказ. Если вы выберете Пользовательская печать, затем вы можете ввести номер страницы, которую хотите проверить, прежде чем печатать все страницы. Выбрав образец листа, нажмите кнопку Распечатать в левом верхнем углу страницы. Если вы довольны образцом печати адресных этикеток, вы можете вернуться и напечатать полный набор.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с Indeed.

Как печатать этикетки из Excel

Вы можете использовать Excel для организации данных, но Word — это программа, которая поможет вам распечатать этикетки. Вот список шагов по печати этикеток в Word с использованием данных из Excel:

Откройте пустой документ Word и начните объединение писем

Первым шагом к печати этикеток в Word является открытие пустого документа. Перейдите к Рассылки на ленте Word. Эта вкладка существует между Ссылки и Просмотрите вкладки. Под кнопкой Рассылки вкладка, найти Начать слияние писем и нажмите на кнопку Этикетки.

Выберите тип этикетки, который вы хотите использовать

Вы можете начать импортировать информацию для своих этикеток, нажав на кнопку Выберите получателей в разделе Рассылки вкладка. Выбрать Использовать существующий список и найдите документ Excel, который вы создали в предыдущем разделе. Выберите Открыть. В диалоговом окне подтвердите, что первая строка всех ваших данных содержит заголовки столбцов, установив соответствующий флажок. Нажмите OK. В результате все ячейки, кроме первой, заполнятся текстом Следующая запись. Первая ячейка остается пустой.

Убедитесь, что данные отображаются правильно

Нажмите на Редактировать список получателей под Рассылки вкладка. Просмотрите заголовки, чтобы убедиться в их правильности. Вы также можете просканировать данные под заголовками, чтобы убедиться, что они находятся в соответствующих ячейках.

Создайте контур вашей первой этикетки

При необходимости вы можете изменить стиль этикетки. Нажмите на кнопку Главная вкладку, чтобы просмотреть варианты цвета, размера и других элементов шрифта. Выделите весь текст в первой ячейке и выберите любые изменения, которые вы хотите сделать.

Разместите все ваши данные на оставшихся ярлыках

Вернитесь к разделу Рассылки вкладки и выберите кнопку с надписью Обновить ярлыки. В результате все ячейки заполнятся информацией, которую вы ввели в первую ячейку на пятом шаге. Вы можете просмотреть ячейки с реальными данными, выбрав пункт Предварительный просмотр результатов. Вы можете использовать синие стрелки страниц для перехода к другим страницам, кроме первой страницы.

Сохранить файл на компьютере

Если все выглядит правильно, вы можете сохранить эту версию файла на своем компьютере. Нажмите на Файл в левом верхнем углу экрана. Выберите Сохранить и нажмите Просмотреть , чтобы найти место, где вы хотите сохранить файл. После того как вы присвоите имя файлу, вы можете нажать кнопку Сохранить кнопка.

Подготовка к печати этикеток

Сохранив документ Word, вы можете вернуться в него и открыть заново Рассылки вкладка. Нажмите на кнопку Завершить & Объединить кнопку и выберите Печать документов. Выберите Все и нажать на OK. Это приведет к появлению всплывающего окна. Здесь вы можете выбрать все свои предпочтения по печати. Прежде чем нажать кнопку OK кнопку, чтобы начать печать, извлеките из принтера всю обычную бумагу. Вставьте один лист этикеток для печати, чтобы обеспечить бесперебойный процесс печати. Вы можете вставить дополнительные символы, когда принтер предложит вам это сделать.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.

Когда следует делать адресную этикетку с помощью Excel?

Вы можете рассмотреть возможность создания адресной этикетки с помощью Excel при рассылке большого количества писем за один раз многим клиентам. Компании отправляют почту потребителям по разным причинам, включая выписки счетов, рекламу или напоминания о предстоящей встрече. Вы можете создать сотни или тысячи почтовых этикеток за короткий промежуток времени с помощью Excel и Microsoft Word. Функция объединения почты позволяет пользователям создавать листы почтовых этикеток, которые можно распечатать, используя имена и адреса из файла рабочего листа Excel.

Подача в Excel данных для этикеток

Перед тем как приступить к созданию этикеток, вам сначала понадобится электронная таблица, в которой есть вся информация, которую вы хотите напечатать.

Подготовка этикеток для Excel в Word

Для создания этикеток из записей в таблице Excel используйте функцию слияния писем в Word.

Как создать этикетки в Excel

Вот список шагов, которые помогут вам организовать данные для создания этикеток в Excel:

Создайте колонки для информации, которую вы хотите упорядочить

В пустом рабочем листе Excel первым делом создайте колонки для всех данных, которые вы хотите упорядочить. Если вы создаете этикетки для доставки, у вас, скорее всего, будет информация об именах и адресах получателей. Начните создавать столбцы в ячейке A1.

Вы можете обозначить первый столбец следующим образом Заголовок чтобы можно было ссылаться на получателя как Dr., Мистер., ., Ms. или другого соответствующего заголовка. Затем обозначьте последующие столбцы заголовками типа Имя и фамилия, Адресная строка 1, Адресная строка 2, Город, Штат и ZIP. Вы можете добавлять или удалять столбцы в зависимости от того, какую информацию вы хотите включить. После создания всех заголовков в строке 1 вы можете выделить эту строку и выделить ее жирным шрифтом, чтобы отличить заголовки от других данных.

Введите информацию в соответствующие колонки

После создания всех столбцов можно приступать к вводу информации. Убедитесь, что вы ввели каждую часть информации в нужный столбец. Может оказаться полезным, если кто-то проверит вашу работу по мере ввода данных, чтобы убедиться, что вся информация находится там, где должна быть.

Сохранить рабочий лист на компьютере

После завершения ввода всей информации вы можете сохранить рабочий лист на своем компьютере. Дайте файлу соответствующее имя, чтобы вы могли легко найти его позже и поместить в соответствующую папку. Вы можете вносить любые изменения или дополнения по мере необходимости, но убедитесь, что вы сделали это до того, как начнете процесс объединения в следующем разделе. Также убедитесь, что нет пустых строк или столбцов и что все данные, которые вы хотите распечатать, принадлежат первому листу вашей рабочей книги.