Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в года

Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

Во время описи определяют:

• есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
• насколько корректно присвоены инвентарные номера;
• правильно ли ведется бухгалтерский учет;
• объемы недостач/излишков.

Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

• в результате чрезвычайной ситуации;
• если началась реорганизация или ликвидация;
• имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
• МОЛ или руководитель скоро поменяются;
• вскоре будет составляться годовая отчетность;
• были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

Что такое инвентаризация основных средств

Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

Как подготовиться

Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

• составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
• назначаются члены комиссии, а также ее глава;
• определяются сроки, отведенные на процедуру;
• со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
• подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

Проведение пересчета по факту

В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

Сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете

Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

Оформляются итоги

Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

Важные нюансы для исправления ошибок:

• стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
• следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

• сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
• технические паспорта;
• наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

Цель и причины проведения инвентаризации основных средств

Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

• можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
• становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;

Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.

Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.

Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.

Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.

Необходимые документы по учету

Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

• опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
• ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
• ИНВ-18 – сличительная ведомость;
• ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.

Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)

Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

• если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
• для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
• отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

Проводки для отображения описи ОС

Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

Как провести инвентаризацию основных средств

Каждая перепись начинается именно с этого документа, который готовит руководитель организации. Можно пользоваться формой ИНВ-22 или создать свой типовой шаблон для этих целей.

Необходимо указать определенные пункты:

• наименование предприятия;
• дата, в которую начнется и завершится процесс;
• кто будет председателем и членами комиссии;
• насколько комплексной будет проверка (выборочная или полная);
• по какой причине инициируется;
• в какой срок следует сдать документацию в бухгалтерию.

Оформленный приказ должен быть зарегистрирован в журнале ИНВ-23, а затем – вручен главному проверяющему.

До того как начинать, следует проверить, есть ли в наличии:

• техпаспорта на все объекты;
• карточки учета;
• документы в случае если ОС сдаются в аренду.

Как оформить ведомость

Как сделать инвентаризацию основных средств – пересчитать их и зафиксировать все отличающиеся параметры. Стоит помнить, что проведение необходимо не только для установления соответствия количества единиц фактически и по плану. Также сличаются и другие характеристики, которые должны совпадать с данными в карточке:

• работоспособность;
• инвентарные номера;
• для чего предназначается;
• как выглядит внешне, уровень амортизации;
• наличие/отсутствие дефектов.

Когда осматриваются здания, важно обратить внимание на:

• количество этажей;
• год строительства;
• материал, из которого было построено помещение;
• общая площадь и доля полезной из нее.

Если изучается природное месторождение, то интересуют его глубина и вероятная длина. У имеющихся растений и деревьев значение имеют возраст и их наличие на участке.

Для чего потребуется сличительная ведомость

Все это фиксируется на листе, сравнивается и утверждается. Все обнаруженные отклонения будут вписаны в бухучет. Это позволяет понять, насколько соответствует предприятие в отчетности тому, которое есть на самом деле. С актуальными данными можно работать и планировать дальнейшее развитие организации.

Как оформить акт по результатам

Мы разобрали, в каких случаях проводится инвентаризация основных средств. Важно определиться, в каких случаях составляется документ. Его оформляют, когда выявляется, что определенный объект не отвечает более требуемым характеристикам или не работает должным образом. В отдельных случаях производится списание, потому что материала нет из-за пересорта, хищений или порчи.

• МОЛ;
• состав комиссии, который выявил неточность;
• даты ведомостей, их номера, данные сличительной описи;
• когда была начата и завершена перепись.

К ней прикрепляются все бумаги, которые отражают расхождение бухучета и реальной картины.

Как оформить протокол, который составляется на заключительном заседании

После того как завершится инвентаризация и заполнятся все документы, собирается последний совет для подведения итогов. Руководителю приносят отчет о проделанной работе. Это не обязательный процесс, но протокол его ведения может стать реальным доказательством в суде, если будет подан иск о причинении ущерба предприятию.

В ходе встречи зачитываются все перемены, недостачи, излишки, слушаются пояснения МОЛ и мнения экспертов.

В заключении готовится документация, где вписывается:

• итоги выполненной процедуры;
• причины, по которым были указаны в бухучете неверные данные;
• заключения, которые приняла комиссия;

Подписывают его все присутствующие, затем его передают руководителю, чтобы он принял окончательное решение по всем неточностям и несоответствиям.

Основные ошибки во время инвентаризации

Есть несколько типичных нарушений, которые допускают многие компании:

• не составляется приказ о назначении комиссии;
• в УП не были прописаны сроки и порядок, в котором должна проходить опись;
• привлекли независимого аудитора, который сделал ошибки в отчетности;
• неправильно заполнялся приказ – ошибочные реквизиты, не те ФИО;
• на пересчете не было одного из проверяющих;
• все провели только на бумаге, фактические подсчеты не проводились;
• допущены нарушения при взвешивании, измерении и подобные;
• склад стал доступен всем желающим, появился риск пропаж;
• выбран новый МОЛ, но перед уходом старого не проводили перепись.

Мы рассмотрели порядок проведения и организация инвентаризации основных средств (ОС), изучили последовательность его этапов и документальное оформление. С помощью пересчета становится возможным понять, какие активы корректно отражаются на счетах, а каких на самом деле нет. Мы советуем обязательно проводить своевременный контроль и оформлять проводки. Это важно для любого предприятия, так как без проверок невозможно определить фактическое наличие и недостачи объектов, а это может вылиться в проблемы, в том числе с налоговой службой.

Документы для скачивания:

Образец заполнения ИНВ-22

Акт о результатах

Протокол инвентаризационной комиссии

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств в организации — это важный вопрос, который должна решить любая компания. Своевременная находка расхищения имущества, обманов и прочих злоупотреблений позволяет сохранить материальные ценности и деньги в сохранности. Поэтому крайне важно знать про её главные нюансы, юридические аспекты и стандарты.

Основные понятия

Инвентаризация — это проверка количества имущества компании и состояние финансовых обязательств на конкретный период. Она осуществляется посредством сопоставления фактических сведений с теми, что предоставляет бухгалтерия. Многие предприятия сталкиваются с несоответствием имеющихся данных с информацией бухгалтерского учета, что может привести к значительному финансовому убытку. Эта процедура дает возможность проконтролировать соблюдение установленных норм и предотвратить подобные негативные явления в дальнейшем. На основании имущественного охвата она может быть полной или частичной, плановой или внезапной (внеплановая).

Имущество состоит из:

Финансовые обязательства состоят из:

При их наличии необходимо предъявить официально оформленные контракты между заемщиком и компанией, предоставляющей займ (банк, МФО).

Порядок проведения инвентаризации имущества

Срок и правила проверки регулируются Федеральным законом №129-ФЗ. Эти условия определяются непосредственным руководителем предприятия (кроме ситуаций, при которых она является обязательной).

Сверка фактического присутствия и данных по ОС осуществляется исключительно один раз в 3 года. За компанией остается право вызова добровольной проверочной инспекции, но условия и сроки ее реализации должны устанавливаться в соответствии с учетной политикой.

Она преследует следующие цели:

• Установление фактического имущественного присутствия для его сохранения и выявление объектов, которые не были учтены.
• Определение количества материально-производственных ресурсов, привлекающихся к рабочему процессу.
• Сопоставление выявленных данных с информацией, которую предоставляет аналитический или синтетический учет.
• Поддержание полноты и верности отображения сведений.
• Проверка выполнения всех нюансов содержания и применения главных денежных ресурсов и нематериальных активов.

Основным документом, отвечающим за порядок проведения и оформления инвентаризации на предприятии, расположенном в России, служит указание министра финансов РФ от 13.06.95 №49.

Когда проводится

Согласно Федеральному закону 129-Ф3, фирма обязуется выполнять ревизию при:

• Поступление имущественного объекта в аренду, его выкупе или продаже.
• Реорганизации или устранении фирмы.
• Трансформации гос. или унитарной организации.
• Предоставлении ежегодного бух. отчета (помимо того, что проверялось позже 01.07 текущего года).
• Подтверждении расхищения или убытков.
• Последствиях природных катаклизмов или ЧП.
• Остальных ситуациях, которые предусматривает закон РФ.

При коллективной или прочей материальной ответственности она назначается когда:

• Сменяется непосредственный начальник.
• Более половины рабочего персонала выбыли.
• Один из работников потребовал её назначение.

Правила проведения

Учитывая методические установки, она проводится для:

• Подтверждения присутствия имущества.
• Сопоставление текущих сведений с информацией, предоставляемой бух. учетом.

Имущественная опись всегда реализуется в четкой и определенной последовательности начиная с предварительной подготовки и заканчивая оформлением составленной заблаговременно документации. Получение каждого документа должно строго соответствовать всем нормам и стандартам законодательства РФ. Все ведомости заполняются исключительно по имеющимся формам с обязательным содержанием официальных печатей и личных подписей.

Общая схема

Реализация и сопоставление имеющейся информации состоит из двух главных частей:

• Инвентаризационная опись. Комиссия подсчитывает имущество и оценивает его текущее состояние.
• Счислительная ведомость. Сверка сведений, предоставленных в описи с информацией, расположенной в бух. учете.

Основание для проведения инвентаризации

Законными причинами для ее назначения являются перечисленные ниже пункты:

• Взятие или передача имущества в аренду, выкуп или продажа.
• Трансформация унитарной организации.
• Необходимость предоставить ежегодную бухгалтерскую отчетность.
• Смена материально-ответственного лица.
• Наличие расхищения, убытков или порчи.
• ЧП, приведшее к уничтожению или повреждению части имущества.
• Реорганизация или устранение фирмы.

Что инвентаризуется

Ревизия нацелена на изучение и официальное подтверждение имущественного присутствия и обязательств с последующим оцениванием их состояния. Оценивается всё имущество и любые разновидности требований, записанных на предприятие. Однако они должны принадлежать фирме на правах собственности, быть в арендном договоре, выступать для переработки или иметь неустановленное происхождение. Подобная процедура носит название сплошной ревизии.

Существует еще одна ее разновидность — выборочная, которая может назначаться при условии принятия такого решения начальником. Тогда проверочные манипуляции полностью не затрагивают объекты, а задевают только его часть.

Инвентаризационная комиссия

Постоянная функционирующая комиссионная экспертная команда — это одна из главных проверочных составляющих. Она требуется для профилактики нарушений ценностей, заслушивания на собственных заседаниях начальников различных отделов, секций по делам сохранения ТМЦ. В её обязанности также входит составление документальных фактов (при установке расхождений), поиск причины имущественного убытка (при наличии) и вариантов отходного применения. Помимо этого, она обучает остальных участников проверочной бригады, осуществляет контроль правильности полученных результатов и обоснований. Если потребуется, она проводит повторные сплошные проверки и вносит дополнительные поправки, чтобы урегулировать найденные недостачи или убытки от порчи ТМЦ.

Утверждение комиссионного состава происходит официальным начальником, регистрирующим приказ. Пополнить ряды проверяющих людей имеет право только человек, имеющий соответствующую квалификацию для анализирования верности оценивания имущества и финансовых обязательств фирмы. За предоставление заведомо ложных данных или покрытие расхищения он будет привлекаться к законодательной ответственности.

Последовательность проведения инвентаризации

Проверочная ревизия реализуется в несколько последовательных стадий:

• Подготовительный — нужен для составления приказа о легитимности проверки. На начальном этапе выдаются расписки от МОЛ, формируется независимая и незаинтересованная комиссия, назначается дата и вид проверяемого имущества.
• Второй — подразумевает под собой взвешивание, обмеривание, подсчет и определение фактического имущественного присутствия, а также подготовку описи.
• Третий — сопоставление полученных данные с тем, что предоставляет бухгалтерия. После этого могут выявляться расхождения с дальнейшим установлением их причины.
• Финальный — подразумевает подготовку и оформление полученных результатов. На завершающей стадии определяются виновные, которые в дальнейшем привлекаются к административной ответственности.

Подготовительные мероприятия

Перед самой проверочной процедурой руководитель обязан назначить председателя и полный состав лиц, который будет включен в комиссию. Ее составляют:

• Представители административной организации.
• Лица прочих специальностей (юристы, экономисты).

Для этого необходимо подготовить специальный приказ. Он оформляется по унифицированной форме ИНВ-22. Помимо этого, подготовка состоит из таких пунктов как:

• Подтверждение МОЛом факта передачи всей расходной и приходной документации на имущество комиссии.
• Регистрация этих бумаг с пометкой «до инвентаризации на установленный срок» (осуществляется комиссионным председателем).
• Создание нужных условий для полноты и точности проверки фактического имущественного присутствия в установленную дату.

Опись имущества

Составление всех необходимых бумаг осуществляется на второй проверочной стадии. В них вносятся данные про имущественное наличие и реальность учтенных обязательств. Их оформление реализуется в 2 экземплярах, а если имущество арендное или используется для переработки, то потребуется составление дополнительной описи. Эти бумаги выполняют роль первичной документации, поэтому крайне важно обеспечить полноту и точность их заполнения (допускается внесение записей как от руки, так и на компьютере, но главное условие — отсутствие даже малейших ошибок или исправлений). Современные технологии позволяют максимально быстро справиться с этой задачей, но важно не ошибиться с выбором компании, которая за это отвечает. «Клеверенс» на протяжении многих лет успешно реализует высококачественное оборудование и программное обеспечение, пользующееся популярность во всём мире.

Если при проведении инвентаризации МОЛ выявил ошибку, потребуется срочно поставить в известность начальника комиссии. Затем назначается дополнительная проверка, и при подтверждении этого факта осуществляется корректировка. Ошибочные бумаги исправляются в каждом из экземпляров после предварительного получения одобрения и сбора всех личных подписей. Если составление акта необходимо расписать на несколько страниц, то на них следует поставить нумерацию и скрепить листы между собой для предотвращения замены.

Заключительная страница обязана содержать отметки про:

Также на ней обязательно должны стоять личные подписи каждого участника комиссии и МОЛ. Помимо этого, потребуется расписка, которая является подтверждением завершения проверки при их личном присутствии и отсутствия претензий к проверяющей стороне. Крайне важно правильно подготовить требующуюся документацию, потому что это дает возможность отгородить себя от разного рода проблем в будущем.

Сравнение сведений инвентаризационных описей с бухгалтерским учетом

Составленный и оформленный документ отправляется в бух. отдел, который занимается сопоставлением фактических имущественных остатков и учетной информацией, предоставленного организацией. Перед тем как приступить к сравнению, проводится углубленное и максимальное внимательное изучение правильности каждого выявленного подсчета. Для ценностей, которые не принадлежат, но числятся в бух. учете, готовятся дополнительные счислительные бумаги. Владельцы ТМЦ получают документы, содержавшие проверочным результаты, и ксерокопию описи. Специалист подготавливает два экземпляра ведомости: первый остается в бухгалтерии, а второй отдается МОЛ.

Выявленные в любом периоде недочеты или недостатки отмечаются в сведениях, учитывая их оценку. Составляя счислительные документы, важно учесть пересортицу ТМЦ, когда один товарный сорт неверно учитывается в составе иного и суммовые различия. Помимо этого, необходимо списывать убытки в пределах нормальной естественной убыли. Одномоментно с проводимой ревизией работники бухгалтерии обязаны осуществлять контроль соответствия записей по каждому из счетов.

Технология проведения

Инвентаризационная проверка протекает в три основных периода:

• Подготовка. Необходима чтобы руководитель компании издал приказ о ревизии на установленную дату. Помимо этого, во время подготовительной стадии утверждаются акты, которые подтверждают готовность предприятия.
• Основной период. Происходит опись, подсчет ТМЦ, финансов и остальных активов. Осуществляется контроль правильности оценивания и обоснования результатов.
• Аналитика. На завершающей стадии происходит анализирование полученной информации, заполнение актов, принятие решений о взыскании ущерба (при наличии несоответствия) и утверждение начальником комиссии итогов.

Порядок проведения и результаты инвентаризации требуют ответственного и внимательного подхода как с проверяющей, так и с проверочной стороны. Это связано с наличием большого количества тонкостей, особенностей, нюансов и правил, нарушение которых может навлечь неприятности и проблемы на законодательном уровне. Поэтому настоятельно рекомендуется ознакомиться со всеми аспектами данного вопроса, так как это станет эффективной профилактикой появления неурядиц и поможет с легкостью преодолевать подобные ситуации.

Опись собственности компании требует от руководителя огромного количества времени, рабочей силы, а также денежных средств. Проводиться такая процедура должна минимум раз в год. Программа для инвентаризации муниципального имущества организации и финансовых обязательств позволяет упростить процесс пересчета, сделать его не только более быстрым, но и менее муторным.

Зачем нужна опись материально-технических ценностей

Главным образом ее проводят для того, чтобы убедиться в реальности ситуации, представленной в бухгалтерской документации. Это позволяет избежать появления внезапных проблем с контролирующими службами. Дополнительными задачами можно назвать:

• Проверку качества, особенно если дело касается оптовых или розничных продаж. Товары должны быть правильно упакованы, иметь привлекательный внешний вид, соответствовать установленным требованиям реализации.
• Возможность обнаружить недостачу и выявить ее причину.
• Отслеживание всех активов фирмы с момента поступления в распоряжение и при каждом дальнейшем перемещении.
• Контроль правильности хранения и использования.

Задачи в каждой конкретной организации могут быть разными. Это связано с ее основной деятельностью и во многом от нее же зависит частота проведения таких проверок.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Классификация процедуры определяется разными основаниями. Рассмотрим самые популярные из них:

• Полная – предполагает методическую проверку абсолютно всех активов и обязательств компании. Чаще всего проводится в период годовой отчетности.
• Частичная – касается определенных материально-технических средств. Может быть связана с выявленной недостачей или другими проблемами.
• Плановая – проводится в заранее установленный срок, указанный во внутреннем приказе предприятия.
• Внеплановая – назначается внезапно, а потому подготовиться к ней заранее невозможно.
• Натуральная – производит подсчет реально существующих объектов собственности непосредственно в месте их хранения или использования.
• Документальная – сверяются данные с имеющимися документами.

Регулярно проводимые мероприятия по учету ценностей относятся к полным плановым проверкам. Именно они отличаются особой масштабностью и сложностью реализации.

Цели инвентаризации имущества

Кроме уже указанных выше задач, которые позволяет решить данная процедура, существуют и другие причины ее проведения. Вот главные из них:

• Подготовка бухгалтерского отчета для контролирующих служб, в том числе налоговой.
• Необходимость сдать собственность в аренду или продать.
• При обнаружении фактов краж, намеренной или случайной порчи.
• Реорганизационные мероприятия в компании.
• Чрезвычайные происшествия или стихийные бедствия, которые привели к потере значительной части материально-технических средств.
• Назначение нового ответственного лица.

Указание о том, в каком виде будет проводиться опись и каких именно ценностей она коснется, дает руководитель фирмы или лицо, исполняющее обязанности директора.

Правила реализации процедуры

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации фактически определяется нормативными документами и установленными требованиями. Поэтому до начала мероприятия, во время его реализации и даже после окончания должны быть выполнены конкретные шаги. Выделим 5 основных этапов:

• Формирование группы из числа сотрудников фирмы, которые будут отвечать за процесс.
• Подготовка и сбор необходимой документации.
• Непосредственно опись имеющейся собственности.
• Сверка полученных данных и бухгалтерских отчетов.
• Ознакомление руководства с результатами.

Решение о том, на что повлияет процедура, будут ли приняты какие-то меры, принимаются только после прохождения всех шагов, даже если недостача становится очевидна гораздо раньше. Рассмотрим все этапы проведения инвентаризации имущества более подробно.

Приказ о ревизии

В первую очередь должен быть подготовлен внутренний документ компании, в котором указываются где, когда и в отношении каких материально-технических средств проводится проверка. Он может быть подготовлен в форме письменного распоряжения, постановления или другого нормативно-правового акта.

Частные предприятия обычно обходятся простым приказом, тогда как государственные – руководствуются иными бумагами. Кроме уже указанных выше сведений, сюда включается информация о лицах, ответственных за мероприятие.

Инвентаризационная служебная комиссия

Состав группы служащих, на которых возлагается обязанность по инвентаризации имущества предприятия, всегда однороден, поскольку регулируется установленными государством нормами и требованиями. В нее включаются:

• Представители администрации, к примеру, заместитель директора.
• Главный бухгалтер или человек, исполняющий его обязанности.
• Руководители структурных подразделений, в которых будет проводиться опись.
• Специалисты, работающие в организации. Они должны обладать достаточной квалификацией, чтобы подтвердить качество той или иной собственности, определить разницу между двумя схожими типами товаров.
• Независимые эксперты или приглашенные аудиторы.

Каждый член комиссии прописывается в приказе еще до начала процедуры. Выполнять ревизию в отсутствии хоть одного из них недопустимо, а замена возможна только с оформлением новой документации.

Лица, официально несущие ответственность за сохранность материально-технических средств, не допускаются до участия. Это исключает возможность подтасовки результатов, утаивания важной информации.

Подготовка к описи материально-технических ценностей

Поскольку инвентаризация имущества проводится учреждением в соответствии с имеющимися документами, еще на подготовительном этапе должны быть подготовлены приходно-расходные акты, предыдущие отчеты и прочие бумаги, позволяющие в полной мере представить картину имеющейся собственности, денежных средств, обязательств. Их передают членам комиссии для ознакомления.

После получения перечисленных выше бумаг с ответственных лиц берется расписка о том, что необходимая документация предоставлена своевременно и в полном объеме. Это позволяет определить наличие всей собственности, в отношении которой проводится проверка.

Таким образом, группа ответственных сотрудников определяет список активов, которые должны быть проверены, поскольку в отношении них был издан приказ о ревизии, а документы подтвердили, что вещи исправны, находятся в конкретном месте или используются по назначению.

Проведение инвентаризации имущества

Процедура реализуется только в присутствии всех причастных к ней людей. Если кто-то из них не может присутствовать на проверке, она переносится на другое время. Это обусловлено тем, что каждый из членов комиссии обладает уникальными знаниями и навыками, без которых невозможно составить правильный отчет.

Сама же процедура выполняется вручную, из-за чего тратится много сил, а целый ряд ведущих специалистов в это время не может заниматься непосредственными обязанностями. Ускорить процесс позволяют программы для инвентаризации собственного имущества, приобрести которые можно в компании «Клеверенс».

«Учет имущества» — система, подходящая для того, чтобы полностью  автоматизировать управленческий учета имущества в компаниях и организациях (конфигурация для «1С:Предприятия» 8.3). Подходит для:

• компании с большим количеством кабинетов и филиалов
• инжиниринговые организации
• учебные заведения
• крупные холдинги
• больницы и клиники
• банки

«Драйвер инвентаризации основных средств»  — драйвер позволяет проводить быструю инвентаризацию, учитывать штрихкоды и RFID, выдачу, возврат, внутренние перемещения имущества, а также вести учет уникальных единиц (ОС) и материалов, МОЛ, организаций, складов, помещений.

Эти продукты позволяют учитывать как уникальные объекты собственности, так и большое число однотипных. Современные технологии делают процесс максимально простым и быстрым, что сокращает время ревизии. Это позволяет оперативно получить итоговый отчет и предпринять необходимые меры при обнаружении проблем.

Оформление результатов

Фиксация данных, полученных в ходе описи, проводится в соответствии с установленными нормами и требованиями, как и все прочие этапы работы. Унифицированные образцы актов инвентаризации имущества могут касаться разных групп собственности:

• Основных средств.
• Товарно-материальных ценностей, в том числе принятых на ответственное хранение.
• Активов, еще находящихся в пути к месту использования.
• Денежных средств.

Некоторые компании предпочитают разрабатывать свои нормативные акты, но большинство пользуются теми, что подготовил Госкомстат, поскольку в них указываются все требующиеся реквизиты.

Итоговые ведомости

После того как получены окончательные результаты проверки, они приводятся в документальный вид для дальнейшего использования. Формируются бумаги, в которых указываются выявленные расхождения между тем имуществом, которое реально было зафиксировано в ходе ревизии, и активами, о которых говорилось в бухгалтерских отчетах.

Результат сравнения может быть как положительным, когда обнаружен излишек, так и отрицательным – недостача. В ведомости определяется не только наименование и количество материально-технических средств, но и их цена. Руководитель, ознакомившись с полученными сведениями, принимает решение о том, каким образом список должен быть приведен в соответствии с официальными данными.

Если никаких проблем не обнаружено, составляется простой итоговый отчет, который позднее используется бухгалтерами при оформлении акта по итогам годовой деятельности. На этом этапе проверка завершается до нового приказа или постановления.

Какие формы документов используются при описи

Для проведения процедуры предусмотрено несколько унифицированных нормативных актов. Они идентифицируются разными наименованиями и номерами:

• ИНВ-1 – используется при ревизии основных материально-технических средств компании. Составляется в двух экземплярах на каждое место складирования собственности. Готовится отдельно для разных видов имущества: производственного и непроизводственного, собственного и взятого в аренду.
• ИНВ-3 – хранит информацию о материальных ценностях, запасах, ресурсах, которыми располагает конкретный объект.
• ИНВ-5 – во многом схожа с предыдущим нормативным актом, но оформляется для имущества, взятого на ответственное хранение.
• ИНВ-6 – заполняется в отношении собственности, которая уже была закуплена, но еще находится на стадии перевозки к месту складирования или использования.
• ИНВ-11 – здесь фиксируются данные о финансах, которые будут затрачены в течение следующих нескольких лет или месяцев.
• ИНВ-15 – прописывается при учете наличных денежных средств.

Все перечисленные выше бланки заполняются комиссией в ходе описи.

Собственная или независимая инвентаризация

Плюсы и минусы есть у обоих вариантов. Если говорить об организации процедуры собственными силами фирмы, необходимо учесть, что важные специалисты, которые займут место в комиссии, вынуждены будут тратить свое рабочее время именно на это мероприятие, оставив прочие обязанности. Если предполагается, что процесс будет длительным, гораздо проще позаботиться о привлечении группы проверяющих со стороны.

Заинтересованные лица гарантированно проведут объективную оценку, не утаив каких-либо проблем, фактов хищения и так далее. Однако мнение некоторых компаний гласит, что посторонние лица не смогут разобраться в тонкостях оцениваемого имущества, например, на строительном производстве.

Оптимально было бы совместить оба варианта, пригласив как своих сотрудников, вызывающих полное доверие, так и аудиторов из других фирм. Упростить их работу поможет автоматизация описи с использованием современных технических средств.

Что делать, если выявлены ошибки при проведении ревизии

Исправление некорректных данных возможно, но только после установления факта совершения нарушений в соответствии с законодательством. Сведения передаются председателю служебной комиссии и на время склад с ценностями закрывается.

После того как недочеты были подтверждены, их корректируют непосредственно в заполненной ранее документации. В подтверждение, что новым сведениям можно доверять, все члены группы, ответственной за опись материально-технических средств, ставят свои подписи. Затем работа продолжается.

Как провести инвентаризацию имущества организации

Вся процедура должна выглядеть следующим образом:

• Подготовка к процессу. В это время руководитель компании издает приказ, постановление или другой нормативно-правовой акт, в котором указывается как, кем и в отношении чего будет проведена проверка. Здесь же устанавливаются ее сроки.
• Проведение ревизии. Группа, ответственная за опись, фиксирует наличие или отсутствие в указанных местах конкретных материально-технических средств.
• Заполнение унифицированных бумаг. Их количество зависит от того, что именно описывается, обычно достаточно двух экземпляров.
• Полученные и зафиксированные сведения сравниваются с тем, что было указано в более ранних бухгалтерских отчетах. Если выявляются недостачи или излишки, назначаются процедуры по приведению документации в норму.
• Составляется итоговый отчет. Излишки списываются, недостачи оформляются в соответствии со списанием или с помощью других механизмов.

Заключение

Мы рассказали все об инвентаризации имущества и подробно описали, что это такое. Процедура позволяет всегда быть в курсе того, в каком состоянии находятся важные активы. Ускорить и упростить процесс достаточно просто. Необходимо только модернизировать его, применяя современные технические средства и программы. Помощь в выборе оборудования и софта окажут специалисты и менеджеры компании «Клеверенс».

Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

• при смене материально ответственных лиц;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации компании;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Федеральным законом № 129-ФЗ;
• Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее – Положение);
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее – Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает приказ на проведение инвентаризации (по форме № ИНВ-22) и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).