Инструкция по кассовому аппарату меркурий 115ф

ФЗ-54 (далее — Закон) обязывает применять онлайн-кассы всех ИП и организаций, работающих в сфере ритейла, общепита и оказания услуг. Исключением выступают отдельные сферы деятельности, указанные в ст. 2 Закона, например, продажа газет в ларьках, изготовление металлической галантереи, присмотр за детьми и др.

Начинающим пользователям работа с кассовым аппаратом не доставит особых сложностей. Современные устройства отличаются удобным и понятным интерфейсом, что не требует длительного и сложного обучения. Как работать с ККМ, чтобы избежать штрафных санкций и поломок, рассмотрим в статье.

Обучим ваш персонал работе на ККМ!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Работа с кассовым аппаратом

Главные задачи кассовой техники — автоматизировать расчеты с клиентами и отправлять электронные документы в ФНС через интернет. ККТ выбирают, учитывая формат и объемы продаж, специфику товаров, номенклатуры, способ подключения к сети и т. д. Все устройства можно классифицировать на 4 группы:

Независимо от выбранной модели, подготовка ККТ к работе предполагает стандартный порядок действий:

На завершающем этапе необходимо выполнить фискализацию. Процедуры для разных аппаратов могут отличаться, но суть одна — в настройках кассы пользователь должен указать свой ИНН, название ОФД, название предприятия и др. Только после этого можно вводить устройство в эксплуатацию и пробивать чеки.

Если в штате нет технических специалистов, фискализацию следует доверить специализированной компании. При вводе некорректного регистрационного номера или ИНН фискальный накопитель становится непригодным для дальнейшего использования, и его придется менять.

Как работать с кассовым аппаратом

Работа с ККМ доступна даже для неопытных пользователей, с основными правилами эксплуатации можно ознакомиться в инструкции от производителя. Кассу можно применять только на месте осуществления расчетов с покупателем, за исключением следующих случаев:

• торговля в интернете;
• городской транспорт;
• разъездная и разносная торговля;
• доставка на дом;
• услуги и работы, выполняемые вне основного офиса;
• плата за жилье и коммуналку;
• торгоматы, принимающие платежи за автоматизированные услуги (автомойки и др.);
• организации, выдающие внутриотраслевые документы вместо чеков: туристические агентства, ломбарды и др.

В каждом из этих случаев разрешается применять один аппарат — поставить физический в офисе или арендовать облачную кассу у интегратора. В этом случае вместо выдачи бумажного чека можно использовать другие способы:

• представление бланка строгой отчетности (БСО) с QR-кодом;
• представление талона со ссылкой на сайт налоговой или ОФД, где можно получить электронную копию чека;
• демонстрация QR-кода на экране мобильного устройства (клиент самостоятельно сканирует его с помощью приложения на своем смартфоне);

Таким образом, компании с курьерской доставкой и службы, оказывающие услуги с выездом на дом, не обязаны снабжать кассами каждого сотрудника — достаточно поставить в головном офисе один аппарат и на нем пробивать все чеки.

Нужно ли подключать онлайн-кассу к интернету

Чтобы отправлять чеки в ФНС в режиме онлайн, ККМ должна быть подключена к сети одним из доступных способов:

• Ethernet. Полноценный проводной интернет целесообразно применять в кафе, ресторанах и других заведениях общепита, где посетители активно пользуются Wi-Fi. Также этот способ актуален для организаций, где в одном помещении размещена торговая точка и офис с бухгалтерией. Всем сотрудникам нужен стабильный сигнал для отправки отчетов и обмена сообщениями по электронной почте, поэтому рекомендуется протянуть интернет-кабель.
• Wi-Fi. Этот способ подходит для мелких розничных точек с одним кассовым аппаратом, где нецелесообразно прокладывать отдельный интернет-кабель, а также для павильонов в торговых центрах, где есть возможность подключиться к общей Wi-Fi-сети.
• Мобильный интернет (2G/3G/4G). Современные портативные кассы оснащаются модулем Wi-Fi и слотом для СИМ-карты, поэтому если поблизости не ни одной точки доступа, пользователь сможет подключиться к мобильному интернету.

Последний способ подойдет и для стационарных точек, где нет возможности проложить провод и подключиться по Wi-Fi. Большинство крупных операторов предлагает предпринимателям выгодные тарифы специально для кассовых аппаратов.

Принципы работы с ККМ

Способ управления кассой зависит от типа конструкции: на смарт-терминалах — через сенсорный дисплей, в POS-системах — с помощью клавиатуры. Во втором случае кассир может запрограммировать кнопочную панель под самые распространенные операции или товары. Как правило, устройство поставляется с уже предустановленной кассовой программой, которая выполняет следующие задачи:

• добавление продукции в чек (посредством считывания штрихкода, поиска в справочнике по начальным буквам, с помощью панели избранных продуктов);
• автоматический расчет сдачи;
• применение скидок;
• оформление возврата товара в магазин или отложенного чека;
• прием смешанных платежей (наличными, картой, подарочным сертификатом или бонусами с карты лояльности);
• автоматизация продажи весовой продукции.

Кроме кассовой программы, пользователям смарт-терминалов предоставляется доступ к фирменным веб-сервисам (облачным), в которых удобно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках, видеть прибыль, планировать закупки и формировать аналитику за конкретный период. Как пользоваться кассой:

• Покупатель платит за товар наличными или картой.
• Сведения о покупке передаются в ФН.
• ФН шифрует чек, сохраняет его и отправляет в кассовую программу, откуда она адресуется ОФД.
• После получения подтверждения от оператора касса печатает бумажный чек и по просьбе покупателя отправляет его на e-mail или номер телефона.

Вся процедура занимает считанные секунды.

При создании полноценного кассового узла в стационарной торговой точке к ККТ подключают дополнительные устройства:

После установки, регистрации и настройки техники владелец магазина дает сотрудникам инструкцию, как работать с кассовым аппаратом, и заключает с ними договор о полной материальной ответственности. Перед началом смены кассир получает от руководителя ключи от денежного лотка, средства на сдачу и размен.

Кассовые аппараты для любых сфер бизнеса. Доставка по всей России.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как пользоваться кассой

Работа с кассовым аппаратом начинается с создания отчета об открытии смены. Документ формируется не с началом рабочего дня, а с первым расчетом, поэтому может быть распечатан в любое время суток.

По завершении смены пользователь должен сформировать кассовый отчет о ее закрытии. Если сделать это позднее чем через 24 часа после открытия, кассовый аппарат блокируется, и дальнейшая работа становится невозможной. Рассмотрим подробнее, как открыть и закрыть смену на кассовом аппарате.

Как включить кассовый аппарат

Перед началом смены кассир подключает стационарную ККМ к сети и проверяет наличие бумаги в устройстве. В случае с автономными и мобильными устройствами необходимо убедиться, что аппарат заряжен на 100 %. Например, на смарт-терминале МодульКасса для полной подзарядки потребуется около часа.

Большинство аппаратов предполагает простую и быструю замену расходных материалов по принципу «брось и печатай». Для печати используется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от возможностей модели, может варьироваться от 40 до 80 мм. Стандартный размер — 57 мм. Как поставить ленту в кассовый аппарат, рассмотрим на примере терминала Эвотор 7.3:

• Открыть крышку отсека чековой ленты, слегка потянув ее на себя.
• Ровно установить рулон.
• Вытянуть наружу свободный конец ленты через прорезь и закрыть крышку до щелчка.
• Включить терминал (кнопка на правой боковой панели).

В комплекте с ККТ поставляется инструкция, как подключить кассу и настроить ее для дальнейшей работы. Порядок действий зависит от конкретной модели и производителя.

Если рулон установлен правильно, на лицевой панели после включения устройства загорится зеленый индикатор. Если горит красный — рулон с бумагой нужно переустановить.

После включения ККМ распечатает чек самодиагностики. С его помощью пользователь проверяет, что все символы читаемы, а на документе нет белых полос и затемнений.

Как открыть кассу

С создания отчета об открытии начинается каждая новая смена на кассе. Без него ККТ не сможет печатать чеки. Документ автоматически отправляется ОФД и содержит в себе следующие данные: название, ИНН владельца, дату, время, адрес расчетов, информацию о кассире, который открыл смену и др. Существует два способа открытия кассы:

• Автоматический.
• Ручной.

На смарт-терминалах Эвотор и большинстве других современных аппаратов используется первый вариант — документ печатается автоматически в момент первой продажи или другой кассовой операции. Этот способ позволяет мгновенно начать обслуживание клиентов, достаточно активировать устройство и нажать на главном экране клавишу «Продажа». Затем необходимо добавить продукцию в чек, выбрать вариант оплаты (наличные или карта) и распечатать документ. Единственный минус — движение денег и товаров может осуществляться под именем другого сотрудника, если тот не успел выйти из своей учетной записи.

Второй способ предполагает принудительное создание документа перед проведением расчетов. В кассах Эвотор для этого необходимо зайти в меню Evotor POS, открыть раздел «Касса» и выбрать команду «Открыть смену».

Если за всю смену не было ни одной оплаты, то создавать документ по открытию не требуется.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Как закрыть смену на кассовом аппарате

Отчет о закрытии нужно создавать на кассе по завершении каждой суточной смены. Именно он дает информацию о чеках и других фискальных документах, которые не были отправлены ОФД. Если это произошло (например, по причине отсутствия интернета), у пользователя есть ровно 30 дней, чтобы решить проблему. Этот же отчет уведомит кассира о необходимости предстоящей замены ФН (если до конца срока действия остается меньше месяца).

Пошаговые действия по работе с кассовым аппаратом отличаются в зависимости от вида и модификации ККМ. Общий алгоритм для POS-системы и смарт-терминала следующий:

• Перейти в раздел кассовой программы «Закрытие кассы».
• Выбрать команду «Закрыть смену».
• Распечатать и подшить к бухгалтерской документации отчет о закрытии.

Для автономной кнопочной кассы процедура выглядит иначе. Рассмотрим ее на примере Меркурий 115Ф:

• Включить устройство и несколько раз нажать клавишу «РЕЖ» до появления на дисплее сообщения «Отчеты ФН».
• Нажать клавишу «Итог» (ИТ) и ввести пароль администратора (по умолчанию — 22).
• Подтвердить операцию «Закрытие смены» повторным нажатием клавиши ИТ.

Для Атол 91 Ф:

• Нажать клавишу «С».
• С помощью кнопки «Вниз» выбрать строчку «Закрытие смены».
• Ввести пароль администратора.
• Подтвердить действие кнопкой «Ввод».

Согласно ст. 4.1 Закона, кассовая смена не может продолжаться более 24 часов. По прошествии суток чеки будут формироваться без фискального признака, а владелец бизнеса рискует получить штраф. При этом отчет о закрытии разрешается формировать и по истечении суток с начала кассовой смены.

Как научиться работать на кассе

Производители торговой техники делают упор на простоту использования, но несмотря на это, работа за кассой в магазине требует обучения. Полученные навыки будут применимы для любой модели ККТ. Кроме основных кассовых операций, пользователю необходимо знать самые распространенные ошибки:

• Покупка проведена через терминал эквайринга, но не зафиксирована на кассе. Если используется автономный банковский терминал для приема карт, покупку придется пробивать дважды — на нем и на кассе. PIN-pad, подключенный к ККТ, получает от нее данные напрямую и освобождает кассира от двойной работы.
• Покупка оформлена через аппарат эквайринга, а в кассу занесена как наличная оплата. Итог — расхождение суммы в книге кассира и остатка в денежном ящике. Сверку рекомендуется выполнять до закрытия смены.
• Программа уведомляет, что смена уже открыта. Скорее всего, пользователь забыл закрыть предыдущую смену.

Обучение работе на кассе возможно в режиме онлайн, одно из полезных видео доступно для ознакомления ниже.

Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

Правильная эксплуатация сокращает вероятность выхода кассы из строя и позволяет сэкономить на ремонте. Во избежание штрафов и поломок при работе с ККМ необходимо соблюдать следующие правила техники безопасности:

• заряжать мобильную кассу до 100 % и пользоваться, не подключая к зарядному устройству, пока ресурс аккумулятора не достиг 5–7 %;
• использовать только «родную» зарядку;
• подключать фискальный регистратор только с блоком бесперебойного питания, в противном случае при скачке напряжения аппарат может выйти из строя;
• избегать резких движений при протягивании кассовой ленты — возможна поломка ролика или резака.

Кассы функционируют от сети или батареи. Перед подключением оператор обязан проверить исправность вилки, розетки и проводов. Во время замены ФН и кассовой ленты ККТ должна быть отключена от питания.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет для вашего бизнеса.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Как пользоваться кассовым аппаратом

23 марта 2020 в 11:53

Все коммерческие предприятия при работе с кассовой техникой обязаны соблюдать положения 54-ФЗ. В обратном случае нарушителей ждёт штраф либо, ещё серьезнее, приостановление торговой деятельности. В целях предотвращения наказания следует только освоить правила работы с современными кассовыми устройствами. В настоящей статье будут рассмотрены принципы использования модернизированной кассовой техники, требования, которым должен соответствовать кассир, а также фискальные документы.

Основные моменты по использованию ККМ

Без подключения к интернету использовать рассматриваемое оборудование невозможно. Так как все модели различны, то и способы подсоединения варьируются: Wi-Fi, SIM-карта, интернет-кабель. При первом запуске потребуется выбрать интересующий вариант интернет-подключения. Для качественной работы онлайн-кассы понадобится постоянный высокоскоростной трафик. В обратном случае данные с устройства передаваться не будут. Для правильного применения аппаратуры потребуется соблюдение ещё одного обстоятельства – компетентный, обученный работник, который будет обслуживать клиентов.

Какие требования предъявляются к кассиру

Кассир — это тот сотрудник, который постоянно контактирует с клиентами.

Справиться с задачами ему помогут следующие качества:

• Сдержанность и стрессоустойчивость. Так как ежедневно через кассу проходит большой поток посетителей, то есть вероятность столкнуться с агрессивно настроенными людьми. Поэтому нужно как можно быстрее провести операцию и не нагрубить покупателю.
• Ответственность и внимательность. Кассир постоянно работает с деньгами. Несмотря на большой поток покупателей он должен оставаться бдительным, корректно формировать фискальные документы, принимать оплату и выдавать сдачу. К своему рабочему месту тоже нужно относиться со всей внимательностью: его нельзя оставлять без предупреждения ответственного сотрудника, кассовое устройство запрещено оставлять без присмотра.

После того, как оформлены документы на трудоустройство сотрудника (приказ, трудовой договор) либо подписано соглашение о материальной ответственности, кассиру потребуется:

• посетить своё рабочее место, где установлена касса и изучить правила работы с ней;
• в качестве подтверждения ознакомления с порядком использования техники расписаться в журнале ознакомления ответственных сотрудников.

Некоторые владельцы компаний утверждают свой внутренний перечень правил эксплуатации торгового оборудования. Эти требования работники должны соблюдать, поэтому ознакомление с актом – обязательно.

Невозможно обойтись без ознакомления под роспись с должностными обязанностями и правами.

Подготовка к работе

Если обязанности сотрудника связаны с обслуживанием покупателей на кассе с функцией обмена в режиме онлайн сведениями с налоговой службой, ему рекомендуется прибывать на работу за 20—30 минут до начала торговли. За это время запускается оборудование, проверяется его работоспособность, а также устраняются мелкие сбои в функционировании.

Перед началом смены работнику выдаются:

• бумага для печати фискальных документов;
• монеты и купюры на размен;
• при наличии ящика для хранения наличных средств – ключи от него.

В специальном журнале — документе КО-5 фиксируются факты выдачи кассиру денежных средств и сдачи им денег ответственному сотруднику.

Расчётные операции

Чеки на кассе должны пробиваться в течение всей 24-часовой смены (ст. 4.3 54-ФЗ). Для начала смены потребуется создать отчёт о ее открытии. В автоматическом режиме документ передаётся оператору фискальных данных.

Отчет о закрытии смены можно сформировать как в день ее открытия, так и на следующий рабочий день. Самое главное – успеть уложиться в течение суток после начала работы на кассовом аппарате. В обратном случае, то есть при смене продолжительностью свыше 24 часов, фискальный накопитель перестает формировать фискальный признак на чековом документе. Тогда все расчётные операции проводятся незаконным путём.

Наряду с отчетом о закрытии смены формируется документ с данными о состоянии счётчиков оборудования. В нем содержится информация о:

• суммах, проведённых через кассу по безналу и с наличными;
• количестве проведённых операций прихода, расхода, возврата и суммах по каждой из них;
• состоянии обмена данными с ОФД.

В момент купли-продажи и оплаты товаров кассир формирует чек. Для этого нужно:

• Внести в программу данные о товаре, услуге. Это можно сделать как вручную, так и с помощью сканера.
• Озвучить итоговую сумму покупки.
• Принять от клиента наличные денежные средства или пластиковую карту.
• Назвать сумму сдачи и выдать её посетителю, если оплата происходит наличным путём.
• Напечатать чек на ленте и передать его покупателю.

Если клиенту необходим электронный аналог чека, то потребуется сообщить обслуживающему сотруднику свой мобильный номер либо e-mail.

Дополнительно, согласно инструкции пользования, на кассовой технике возможно сформировать такие фискальные документы:

• бланк коррекции, если выявлены ранее допущенные ошибки, продажи велись без обмена информацией с оператором либо при иных самостоятельно обнаруженных неточностях;
• бланк возврата, если покупателю приходится вернуть ранее оплаченную сумму (на чеке нужно поставить признак «Возврат прихода»).

Если уже проведён авансовый платеж, тогда кассир должен создать и выдать чековый документ с признаком «Аванс». Когда дальше будет пробиваться через кассовое устройство вся сумма покупки, то потребуется указать реквизит «Полная оплата».

Более подробная инструкция о работе с интересующей моделью кассового оборудования содержится в прилагаемой инструкции либо на интернет-ресурсе компании-производителя.

Какие нужно оформлять документы

Коммерческие структуры, которые уплачивают в бюджет ЕНВД или ЕСХН, работают на общей или упрощенной системах, должны документально фиксировать любое движение денежных средств по кассе. К таким документам относятся кассовая книга, расходные и приходные ордера (РКО и ПКО). По итогам смены из кассового отчёта о ее закрытии заполняются бланки. Как правило, отдельные ПКО должны заполняться для каждого способа проведения оплаты за покупку. РКО оформляется клиенту на суммы возвращённых ему средств. В книгу учёта вносятся сведения об операциях.

Если несколько систем налогообложения совмещены

Законом предусмотрена возможность для хозяйствующих субъектов применять одновременно несколько налоговых режимов. В целях экономии допускается формировать фискальные документы на одном кассовом устройстве, в случае соблюдения перечисленных условий:

• Владелец кассы во время первого запуска внёс данные обо всех применяемых системах налогообложения (далее по тексту – СНО). В этом случае следует ознакомиться с инструкцией по использованию кассового аппарата.
• При продаже товаров или услуг пользователем создаются отдельные чеки по каждому налоговому режиму.

Нельзя забывать и о том, что в случае совмещения хозяйствующим субъектом двух и более СНО, следует вести по каждому режиму отдельный учет.

Если возникли проблемы, как пользоваться кассовым устройством

Не исключено, что при эксплуатации оборудования современного поколения могут возникнуть определённые неисправности.

В случае возникновения мелких неурядиц и форс-мажорных обстоятельств следующие рекомендации помогут пользователю.

• Интернет-соединение пропало. В таком случае продажи можно не приостанавливать. Однако главное – не забыть после восстановления связи передать оператору фискальных данных неполученные им чеки. Кроме того, отсутствие обмена информацией с оператором на протяжении 30 дней приведёт к выводу из строя фискального накопителя.
• Электроснабжение прекращено: нужно приостановить торговлю. Нельзя ничего продавать без кассы. Кроме того, законодательно оговорено, что в течение 5 минут после оплаты покупки покупателю должен быть передан чек. Если не применяются модели с резервным источником питания, то приведённое требование невыполнимо. Однако можно воспользоваться следующим вариантом: после проведённых операций составить чек коррекции на итоговую стоимость преданной продукции. К документу прикладываются объяснение сотрудника в письменном виде; акт энергосбыта, свидетельствующий об отключении света. Между тем даже эти меры могут не спасти от налоговых штрафов.

Устройство внезапно блокируется и в случае поломки фискального накопителя, переполнения его памяти, неверной установки на оборудовании даты с текущим временем. Такая проблема легко разрешается самостоятельно: для этого следует лишь заменить накопитель, перерегистрировать устройство в налоговой службе, исправить дату и время.

Как кассиру работать с онлайн-кассой

16 октября 2020 в 13:42

Работа любого кассира связана с непосредственным использованием кассовой техники. Именно он выполняет все манипуляции, связанные с приемом денежных средств от покупателя и выдачей фискального чека. В связи с высоким уровнем ответственности к таким сотрудникам предъявляются особые требования для получения доступа к кассовой технике. В нашей статье мы рассмотрим вопросы о том, каким критериям должен соответствовать претендент на должность, и как кассиру работать с онлайн-кассой.

Как получить допуск к работе с кассовым аппаратом?

К сотрудникам, которые планируют работать кассирами предъявляются следующие требования:

Если материальный договор не был подписан, и возник инцидент с кассой, то компенсация ущерба сотрудником будет ограниченной. Согласно ст. 241 ТК РФ с работника нельзя будет удержать сумму, превышающую размер его среднемесячного заработка. Полная материальная ответственность по закону может наступить только в следующих случаях:

a. Когда в соответствии с законодательными актами на сотрудника возложена материальная ответственность в полном объеме за ущерб, который был нанесен работодателю во время исполнения трудовых обязанностей.
b. При обнаружении недостачи ценностей, которые были вверены работнику на основании дополнительного письменного соглашения либо другого подобного документа.
c. При доказательстве умышленного причинения ущерба.
d. В случае, когда ущерб был нанесен работником в состоянии любого токсического опьянения, в том числе наркотического или алкогольного.
e. Если причинение ущерба стало результатом преступных действий сотрудника, которые подтверждены решением суда.
f. В случае, когда к ущербу привело административное правонарушение, доказанное государственными органами.
g. При разглашении сведений, которые представляют собой охраняемую законом тайну (коммерческую, служебную или государственную).
h. Когда к причинению ущерба привели действия работника, совершенные не при исполнении трудовых обязанностей.

Большинство аспектов применения такого оборудования достаточно унифицировано, но при эксплуатации каждого аппарата могут возникнуть определенные нюансы. Перед тем как приступить к приему платежей с ними нужно детально ознакомиться, изучив инструкцию, которая идет в комплекте с онлайн-кассой.

Очень часто в обязанности кассира, согласно трудовому договору, входит мониторинг кассового оборудования и слежение за соблюдением его эксплуатации. В сферу материальной ответственности сотрудника также в большинстве случаев входит обеспечение сохранности кассового аппарата с учетом установленных правил эксплуатации.

Кассиру следует помнить, что существует ряд запрещающих действий, перечень которых прописан в нормативных актах. Это может быть:

• запрет на открытие корпуса кассового аппарата;
• запрет на применения химических веществ для очистки тех или иных элементов кассы;
• запрет на любое воздействие на печатающую головку в термопринтере;
• запрет на допуск к использованию онлайн-кассы неустановленных лиц;
• запрет на оставление кассового оборудования без присмотра кассира.

Начала работы с кассовым аппаратом

Новый сотрудник, который получил допуск к работе с онлайн-кассой, должен выполнять свои должностные обязанности согласно установленным правилам с самого начала работы аппарата. Перед тем как приступить к приему денежных средств, кассир должен получить ККТ в служебное пользование.

Для этого требуется выполнять ряд действий:

• получить ключи от денежного ящика;
• принять разменные денежные средства;
• проверить наличие всех элементов, которые необходимы кассиру для полноценной работы с онлайн-кассой.

Для того чтобы приступить к работе, кассир должен открыть смену. Процедура обязательно должна быть отражена в кассовом аппарате. Для этого работнику потребуется распечатать первый отчет об открытии смены. Этот документ в электронном виде автоматически будет передан в ОФД. В нем будут отражены данные о кассовом оборудовании и о кассире, который открыл смену.

Учет разменных денежных средств, которые получил сотрудник перед началом работы, ведется вне онлайн-кассы. Для этой цели предусмотрены специальные учетные формы (кассовые книги, приходные и расходные кассовые ордера).

Порядок действия кассира при приеме от покупателя денежных средств

Для того чтобы осуществить расчет с покупателем, работнику необходимо выполнить следующие манипуляции:

• Открыть чек, посчитать общую сумму покупки с учетом всех предусмотренных скидок и сообщить ее покупателю.
• Получить от покупателя наличные денежные средства либо карту и провести оплату через эквайринговый терминал.
• Закрыть чек, выдать клиенту фискальный чек и сдачу, если оплата осуществлялась наличными.

Если до того, как получить чек, покупатель сообщил, что ему необходимо выслать копию документа на электронную почту или мобильный телефон, то кассир обязан выполнить просьбу клиента. Интерфейс современных кассовых программ предусматривает специальные опции для ввода данных покупателя.

Номер телефона или e-mail при формировании фискального документа отправляются оператору фискальных данных, с которым заключен договор на обслуживание. ОФД перенаправляет копию фискального чека в электронном виде покупателю на указанный адрес или телефон.

Одним из самых современных способов передать кассиру контактную информацию является предоставление QR-кода на экране мобильного телефона или другого гаджета, поддерживающего работу специального приложения от ФНС. Такой способ позволяет ускорить обслуживание покупателя на кассе, избежать ошибок и обеспечить полную конфиденциальность данных клиента.

Кассиру следует также знать, как работать с онлайн-кассой, если покупатель решил расплатиться наличными и банковской картой одновременно. Большинство современных кассовых аппаратов позволяют выполнить такую операцию и сформировать общий фискальный чек. При проведении подобных операций понадобится указать две суммы, одна из которых будет соответствовать размеру внесенных наличных, а вторая – безналичной оплате.

Законом № 54-ФЗ не запрещается проводить подобные операции, поскольку не имеет значения каким именно способом покупатель решил расплатиться за приобретаемый товар или услугу. Важно чтобы перед отпуском товара была оплачена его полная стоимость. Если же товар отпускается в кредит, то перед тем, как закрыть чек, кассир должен указать номер кредитного договора, который был оформлен покупателем с банковской организацией.

Независимо от способов оплаты любой фискальный чек согласно закону № 54-ФЗ должен содержать два обязательных реквизита: «признак способа расчета» и «признак расчета». Кассир во время проведения платежей должен следить, чтобы на кассовых чеках присутствовали данные реквизиты. Доступный интерфейс современных онлайн-касс существенно упрощает этот процесс.

Что такое признак расчета

Признак расчета – это реквизит, который может отражать следующую информацию:

• Если выбирается признак «приход», то он отражает факт получения денежных средств за товар или услугу от покупателя. Это операция чаще всего осуществляется при взаимодействии покупателя с кассиром. Она подтверждает факт оплаты.
• Когда выбирается признак «возврат прихода», денежные средства возвращаются клиенту за возвращенный товар. Возврат чаще всего произаодчт, если товар не подошел по размеру или оказался ненадлежащего качества.
• Признак «расход» следует выбирать кассиру, когда магазин что-то покупает у физических лиц, к примеру, фермерскую продукцию.
• Признак «возврат расхода» означает, что посетитель вернул в магазин ранее полученную наличность. Такой реквизит в фискальном чеке можно увидеть, когда приобретенный у физического лица товар магазин возвращает обратно.

Следует отметить, что реквизит «признак расчета» является обязательным для отражения в фискальном чеке как в бумажной, так и в электронной форме. Обеспечение этого требование не всегда входит в компетенцию кассира, поскольку за алгоритмы проставления реквизитов чаще всего отвечает программист или другой специалист с соответствующей спецификацией.

Что такое признак способа расчетов

Этот реквизит не менее важен и должен обязательно присутствовать на фискальном чеке. Он может отражать несколько видов операций:

Рассматриваемый реквизит указывается в бумажной форме чека по желанию магазина. Это же правило действует и для электронных чеков. Исключением являются только схема, по которой в современных кассовых аппаратах реализована поддержка формата ФД. В версии 1.1 есть условие, что в фискальных чеках обязательно следует указывать реквизит «признак способа расчета».

Когда можно применять чек коррекции

Чтобы правильно работать с онлайн-кассой, сотрудник должен знать, чем отличается чек коррекции от документа, который формируется в следующих ситуациях:

При оформлении фискального чека нужно помнить, что если сумма по чеку окажется меньше чем на ценнике, то вернуть разницу можно только с согласия покупателя. Если после совершения покупки клиент ушел из магазина, вернуть деньги можно будет только во время его следующего визита или при личном обращении к нему посредством любых доступных способов связи.

Непосредственно чек коррекции оформляется в ситуациях, когда:

• кассир обнаруживает в кассе неучтенную наличность при закрытии смены;
• онлайн-касса по каким-либо причинам не смогла быть применена при расчете с покупателем.

Для того чтобы сформировать корректировочный чек, следует найти необходимый раздел в интерфейсе кассовой программы. При создании такого документа можно указать только один реквизит «приход» или «расход». Таким образом можно сделать вывод, что чек коррекции чаще всего формируется при вынужденном неприменении ККТ во время расчетов с покупателем.

Как кассиру закрыть смену

При работе с онлайн-кассой кассиру нужно помнить, что смена может быть закрыта не позднее 24 часов после открытия. Если нарушить это условие, то кассовый аппарат автоматически заблокируется и не будет выдавать чеки.

Для закрытия кассы требуется сформировать специальный документ, представляющий собой отчет, который будет передан в ОФД. В нем должны содержаться следующие сведения:

• количество чеков, которые были сформированы в течение всей смены;
• число фискальных документов, сформированных кассиром, но не переданных оператору фискальных данных;
• информация о кассире.

После того как отчет будет сформирован, кассир должен сдать выручку инкассатору или другому ответственному сотруднику. После этого необходимо выключить кассовый аппарат и сдать остальное имущество, которое был получено для выполнения должностных обязанностей.

Нужно ли вести учет в журнале кассира-операциониста?

Этот вопрос часто становится темой для дискуссий. До того, как в торговых точках появились инновационные онлайн-кассы ведение журнала кассира-операциониста было обязательным условием. В письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 представители Минфина сообщили, что применение кассовых аппаратов может осуществляться без обязательного заполнения журнала. Это связано с тем, что все операции по кассе отражаются в фискальных чеках, которые передаются в ОФД.

В то же время существует ряд формальных признаков применения такого журнала, подтверждающих то, что обязанность ведения учета в бумажной форме сохраняет юридическую силу. Согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н, инспекторы налоговой службы обязаны оказывать услугу по заверению журнала кассира-операциониста, который имеется у налогоплательщика. В типовых правилах пользования кассовыми аппаратами также отмечено, что такой журнал должен заверяться подписью сотрудника ФНС.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что журнал кассира-операциониста – это традиционный документ для кассового учета, который есть у большинства современных торговых организаций. Однако внедрение многофункциональных онлайн-касс приводит к тому, что необходимость в нем отпадает.

Руководство торгового предприятия вправе обязать ответственного за кассу сотрудника вести журнал и отражать в нем всю необходимую информацию. Это может осуществляться для оценки эффективности работы кассира.

Актуально ли применение кассовой книги и ордеров?

К традиционной категории документов, которые ведутся при работе с ККТ – кассовая книга, приходные и расходные ордера. Для того чтобы разобраться в вопросе актуальности их применения, можно обратиться к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

В этом утвержденном нормативном документе всем предприятиям, которые осуществляют кассовые операции, предписано пользоваться двумя видами ордеров и заносить всю информацию о движении денежных средств в кассовую книгу. Это необходимо делать при любых операциях, предусматривающих оборот наличности через кассу хозяйствующего субъекта. Правило обязательно соблюдать даже в том случае, если рабочее место кассира оснащено современным оборудованием, которое автоматически передает все данные по операциям в налоговую через оператора фискальных данных.

В организациях должны использоваться унифицированные формы ПКО, РКО и кассовой книги, который были утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В отличие от крупных компаний, индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности и могут не заполнять кассовую книгу и соответствующие ордера. Однако они все же обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Это аналог кассовой книги, в которой отражаются все операции по выдаче и приему наличности. Если ИП использует для ведения своей деятельности онлайн-кассу, то ему нужно заполнять книгу ежедневно, иначе – по мере поступления денежных средств.

Чаще всего на практике ПКО и РКО заполняются предпринимателями в конце рабочего дня. Кассир после закрытия смены заполняет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу по данным распечатанного Z-отчета.

Кассиру, который работает с онлайн-кассой, нужно помнить, что при заполнении приходного ордера следует:

• Оформлять такое количество ПКО, сколько разновидностей кассовых операций отражено в отчете, сформированном при закрытии смены. При этом следует обращать внимание на реквизиты «признак способа расчета» и «признак счета». Таким образом для операций, в которых отражена оплата полной стоимости товаров, нужно заполнять один ордер, а для авансов – другой.
• Если в течение смены был оформлен возврат товара и в фискальном документе отразился признак «возврат прихода», расходный ордер не заполняется. Однако возврат средств клиенту обязательно должен быть отражен в кассовых документах. Для этого составляется приходный ордер, уменьшенный на сумму возврата.

Приступая к работе с онлайн-кассой в крупной торговой организации, кассир должен помнить, что остаток наличности в кассе не должен превышать лимит, установленный руководством организации. В кассах небольших торговых точек и ИП может оставаться любая сумма наличных денежных средств.

РКО и ПКО для разменных денежных средств

Приходные и расходные кассовые ордера также следует оформлять, когда кассир получает и сдает наличность для размена денежных средств. Эта процедура регламентируется Законом № 54-ФЗ. Каждый кассир, профессиональные обязанности которого непосредственной связаны с онлайн-кассой, должен знать, как выполняется эта операция.

В большинстве организаций разменные наличные средства (купюры и монеты) перед началом каждой смены выдаются работникам, ответственным за ККТ. Для этой цели заполняются расходные кассовые ордера, в которых указывается выданная сумма. В строке, где указывается снование для проведения расчетов, должна значится формулировка «Для размена». Данные о разменных суммах должны вноситься кассиром в книгу учета полученных денежных средств.

Как работать кассиру при возникновении проблем с онлайн-кассой

Поскольку при эксплуатации кассового оборудования кассир может столкнуться с различными проблемами, перед началом работы ему необходимо узнать, как действовать в той или иной ситуации.

Рассмотрим самые распространенные сценарии:

Исключение составляют только те сценарии, когда ситуация может привести к серьезным социальным последствиям. Например, если человеку стало плохо на улице, и он зашел в торговую точку купить воды. В этом случае продажа без чека не приведет к серьезным последствиям.

Если в кассе образовалась неучтённая выручка после того, как произошло отключение электричества, кассир должен при первой же возможности оформить чек коррекции. В документе потребуется указать точную сумму неучтенных средств и поставить признак «приход». Детализация товаров в данном случае не является обязательным условием.

Чтобы при необходимости доказать инспектору в ФНС, что прием платежей без применения кассового аппарата имел крайне нежелательную альтернативу, к чеку коррекции лучше приложить какие-либо доказательства этого факта.

Несколько лет назад ведущие СМИ страны сообщали о том, что произошел масштабный сбой кассовых аппаратов у крупных ритейлеров в разных областях. В этой экстренной ситуации ФНС разрешила торговым компаниям принимать денежные средства от покупателей без онлайн-кассы, но при условии, что при восстановлении работы оборудования оперативно будут созданы чеки коррекции. Доказательства тогда не потребовались.

Самыми распространенными проблемами такого типа являются:

• Обрыв кассовой ленты во время печати кассового чека. Такие случаи предусматриваются производителями кассового оборудования заранее. При возникновении обрыва ленты программа уведомляет пользователя, что сформированные фискальные документы не действительны. В это же время активируется режим работы устройства без бумаги.
  Приступить к дальнейшей эксплуатации аппарата можно только после замены чековой ленты на новую. Чтобы правильно оформить процедуру, кассиру следует обратиться к ответственному сотруднику и оформить запрос на получение новой ленты. Возможно, на какое-то время кассу придется временно закрыть. Чтобы запустить онлайн-кассу в обычной режиме, нужно ввести специальную команду для активации процессора. Эту манипуляцию должен произвести сам кассир в соответствии с имеющимися у него инструкциями. При отсутствии соответствующих компетенций потребуется пригласить другого сотрудника.
• Отсутствие связи между кассовым аппаратом и компьютером. Это может быть связано с обрывом соединительного кабеля, сбоями в работе аппаратных элементов ПК или с отключением питания одного из элементов кассовой инфраструктуры.

Чаще всего устранить неисправность может сам кассир, приняв определённые меры, которые соответствуют его компетенции. К примеру, если речь идет о переподключении кабеля, то для этого не потребуется вызывать специалиста узкой квалификации.

Как правило в большинстве торговых организаций способы решения проблем можно найти в должностной инструкции кассира. Чтобы оперативно устранить неисправность, следует выполнить указанные действия или обратиться за помощью к коллегам.