Что такое инвентаризация в магазине продуктов? Как ее проводить

При розничной торговле недостаточно только фиксировать приход и расход товаров. Такие действия не дают полной информации о том, какой остаток товаров на складах, есть ли пересортица или товары с истекшим сроком годности. Для получения таких сведений нужно периодически проводить инвентаризацию товаров.

Правила проведения инвентаризации описаны в методических указаниях от Минфина. В них перечислены последовательность проведения, состав комиссии, обязательные документы. Этих правил придерживаются организации. Предприниматели могут проводить пересчет в удобном формате, методические указания станут ориентиром. В статье расскажем, зачем предпринимателям проводить инвентаризацию, как к ней подготовиться и как избежать распространенных ошибок.

Проводить инвентаризацию минимум раз в год обязательно организациям — перед сдачей бухгалтерской отчетности (402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

ИП могут не проводить инвентаризацию вообще, им об остатках отчитываться не нужно. В этом случае пересчет товаров и его периодичность — решение владельца.

Провести инвентаризацию «по закону» важно, но базовые требования знает любой бухгалтер — в небольшом магазине их соблюдать несложно. На деле суть инвентаризации сводится к тому, чтобы отследить, воруют ли сотрудники, правильно ли проводят приемку и списания товаров, нет ли просрочки.

Кто проводит инвентаризацию

В организациях для проведения инвентаризации собирают комиссию, назначают председателя. Как правило, председатель — это директор магазина или его заместитель. В комиссию могут входить бухгалтер, товаровед. Если в момент проведения инвентаризации хотя бы одного из членов комиссии не будет, результаты инвентаризации могут признать недействительными.

Приказ о проведении инвентаризации оформляют по типовой форме ИНВ-22. Но можно использовать и произвольную, которую утвердил руководитель организации.

В комиссию не входят материально ответственные лица, но их присутствие и подпись под результатами инвентаризации обязательны. Если проводить пересчет без МОЛ и повесить на него недостачи, то работник имеет право пойти в суд и защитить себя: инвентаризацию проводили не по правилам.

Сами продавцы — чаще у ИП

Предприниматели, как правило, доверяют инвентаризацию продавцам, комиссию не собирают. Тут есть опасность: если сотрудники воруют и у них есть нужный доступ к учетной системе, они могут подбить количество продукции при инвентаризации.

Независимая организация — вариант для всех

Чтобы не отвлекать своих сотрудников, инвентаризацию можно доверить независимой организации. Специалисты не заинтересованы в подгоне цифр, работают по четкой схеме, меньше допускают ошибок при пересчете и оформлении документов.

Такие организации могут провести инвентаризацию под ключ или проконтролировать ваших сотрудников: проверить итоговые документы, проанализировать причины расхождений.

Чтобы пересчет остатков не мешал работе магазина, его проводят ночью или рано утром перед открытием смены. Расскажем, что учесть при подготовке к инвентаризации в магазине.

Проверьте статусы складских документов

Чтобы в программе отражались корректные остатки, проконтролируйте:

Подготовьте торговый зал и склад к пересчету

Во время полной инвентаризации торговую точку нужно закрыть. Если продажи не остановить, остатки будут отражаться некорректно.

Как остановить продажи на время инвентаризации, если магазин работает круглосуточно?

Если работу магазина остановить нельзя, выход — провести частичную инвентаризацию по товарным группам. Для этого нужно закрыть продукцию из группы для продажи. Некоторые магазины огораживают участок с товарами лентой или вешают таблички с предупреждением.

Шаг 2. Выгрузите или распечатайте остатки из учетной системы

Перед началом инвентаризации заполняют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учета и затем отмечают фактические остатки.

Как ускорить

Вместо заполнения описи вручную — выгрузите перечень товаров из учетной программы.

В СБИС — системе для учета товаров в магазине — создание и заполнение документа займет меньше минуты. В документе нужно указать склад, время проведения инвентаризации и выбрать из каталога группы товаров, которые будете пересчитывать. Программа добавит в документ нужные наименования и укажет количество товаров по данным учета. Сотруднику останется заполнить фактическое количество товара вручную или с помощью сканера штрихкодов.

Фактические остатки можно вносить не только на компьютере, но и с помощью смартфона или терминала сбора данных (ТСД). В зависимости от того, какую технику используете для подсчета.

Пример заполнения документа «Инвентаризация» в СБИС

Если хотите проверить честность сотрудников, скройте остатки, которые числятся в учетной программе. В СБИС уже есть такая функция.

Это особенно полезно, если стоимость недостач вы вычитаете из зарплат продавцов: у сотрудников будет меньше поводов подгонять данные.

В СБИС можно скрыть от сотрудников актуальные остатки в документе инвентаризации

Посчитайте товар

Продукцию пересчитывают по товарным группам, количество отмечают в документе. Если остатки не сходятся, товары из группы пересчитывает другой сотрудник.

Ускорить пересчет поможет сканер штрихкодов или термин сбора данных (ТСД) с мобильным приложением для учета. Например, СБИС Доки. Его можно установить даже на смартфон — и использовать телефон с хорошей камерой вместо сканера. Какое оборудование выбрать для пересчета товаров, уже рассказали в статье «Автоматизация складского учета».

В СБИС не нужно составлять отдельные документы с пересчетом алкоголя и остальной продукции — весь товар можно учитывать в одном документе.

В видео показали, как оформить инвентаризацию в СБИС и скорректировать остатки.

Зафиксируйте расхождения

Расхождения после инвентаризации заносят в сличительную ведомость.

В СБИС есть альтернатива: прямо в документе инвентаризации программа цветом выделит расхождения плана и факта, покажет сумму расхождений. Документ можно распечатать и дать на подпись членам инвентаризационной комиссии.

После проведения документа СБИС автоматически скорректирует остатки товара на складе, сформирует проводки.

После проведения документа инвентаризации в СБИС проводки формируются автоматически

Автоматизируйте работу склада и торговой точки под ключ

Идеальная ситуация — когда после инвентаризации нет расхождений. Но на деле после проверки могут возникнуть отклонения: недостача, излишки, пересортица, порча. В таблице объяснили, в каких случаях могут появляться отклонения.

Склад, продажи, бухгалтерия — в СБИС

Что нужно знать об инвентаризации товаров

Инвентаризация товаров дает возможность выявить, какие товарные позиции имеются в наличии и как их число соответствует или не соответствует сведениям в учетной системе.

Владелец магазина сам принимает решение о том, сколько раз ему нужно проводить инвентаризацию. В небольшом магазине — можно раз в месяц, а в крупном гипермаркете — каждый день.

Перед проведением инвентаризации останавливается приемка, а иногда и продажи товаров, формируется документ с остатками из учетной системы. Далее считаются фактические остатки товаров в магазине и на складах.

Излишки относят к фонду магазина, а недостача удерживается из зарплаты сотрудников.

Мы организуем инвентаризацию товаров в вашем магазине. Позвоните или оставьте заявку

Когда проводится инвентаризация товаров

Владелец магазина самостоятельно принимает решение, когда будет проводиться инвентаризация товаров. Зачастую ее делают не только в конце года, но и в течение этого периода — частота мероприятия зависит от размера магазина и качества работы сотрудников.

Инвентаризацию товаров проводят регулярно, но не нужно делать это слишком часто, поскольку она мешает процессу продаж. Для нее закрывается целый отдел или даже весь магазин. Соответственно, для инвентаризации небольшого магазина обычно выбирается время, когда меньше всего посетителей — вечером, ночью или ранним утром. В зависимости от размера магазина решают, какая периодичность требуется — ежедневная, еженедельная или ежемесячная.

К примеру, в гипермаркетах и магазинах с большой ассортиментной линейкой частичная инвентаризация проводится ежедневно. Управляющий выбирает товарную группу, и работники пересчитывают товары на выбранных полках. Инвентаризацию нужно проводить в этом случае быстро и выбирать товары таким образом, чтобы покупатели имели доступ к альтернативным товарам.

В небольших круглосуточных магазинах делается полная инвентаризация — торговый объект закрывается рано утром (покупателей меньше всего). На дверь вешается табличка «Учет», и при таком варианте теряется не больше двух клиентов за месяц.

Инвентаризацию основных средств производят в исключительных случаях. К примеру, магазин может провести ревизию мебели или оборудования. Такая инвентаризация нужна при продаже или ликвидации магазина, смене управляющего или когда имущество магазина пропало или испорчено по вине третьих лиц.

Владелец магазина может уволить управляющего и нанять нового. В этом случае надо знать, какое оборудование имеется в наличии, а какого нет, чтобы предъявить претензии бывшему управляющему. В этом случае считают кассовые аппараты, компьютеры, микроволновые печи, шкафы и т.п.

Организуем процесс инвентаризации в вашем магазине. Оставьте заявку и получите коммерческое предложение

Распечатка остатков из учетной системы

В крупном магазине инвентаризацию начинают с того, что директор или управляющий издает приказ о проведении инвентаризации. Далее создается комиссия из работников магазина. В небольшой торговой точке можно обойтись без приказа и без комиссии.

Перед проведением инвентаризации нужно сформировать инвентаризационную опись. В ней указывают остатки по информации из учетной системы и фиксируют фактические остатки. Опись можно формировать как в свободной форме, так и с использованием бланка.

В описи нужно указывать полное наименование товара, чтобы при проверке сотрудник не перепутал его с другим аналогичным товаром.

Если у владельца магазина нет полного доверия к сотрудникам, он может выдать им опись без указания товарных остатков. В этом случае они не смогут подогнать количество товаров под конкретные цифры и скрыть недостачу. Другой вариант — проводить инвентаризацию двумя группами работников, которые будут проверять сведения друг друга.

Подготовка к инвентаризации товаров

Перед проведением инвентаризации надо убедиться, что в это время товары не будут добавлять на полки или убирать. Требуется принять поступающие товары и завершить все поставки. Если товары поступят в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — появятся несуществующие излишки.

Кроме того, нужно остановить все продажи. Магазин можно закрыть на время или ограничить доступ посетителей к конкретной категории товаров (при частичной инвентаризации). Если клиенты продолжат брать товары с полки, образуется несуществующая недостача.

Подсчет фактических остатков

Комиссия или сам владелец магазина подсчитывают фактическое количество по товарным позициям. Их подразделяют на категории, пересчитывают одну и переходят к следующей, к примеру, сначала посчитают молочные продукты, а потом колбасные изделия.

Кроме фактического пересчета остатков товаров проверяют также их состояние и сроки годности. Когда товары испорчены, они считаются отдельно, и о них делается соответствующая пометка. Далее они будут списаны и утилизированы.

Если магазин принимает и реализует товары по штрих-кодам, комиссия отдельно проверяет, чтобы эта кодировка была на товарах. Если ее нет, эти товары откладываются и считаются отдельно. Далее на них потребуется нанести штрих-коды и добавить в учетную систему.

В инвентаризационной описи напротив каждой товарной позиции нужно указать фактическое наличие — это и будет фактическими остатками.

Расхождение между фактическими и учетными остатками по результатам инвентаризации можно увидеть по информации их четырех колонок справа.

Выявление расхождений

После фиксации фактических остатков они сравниваются с остатками из учетной системы. Расхождения указывают в новом документе — ведомости учета результатов инвентаризации.

Выводы по расхождениям по результатам инвентаризации могут быть такими:

В ведомости суммы по возможности разносятся по каждой из этих причин. Здесь же сразу рассчитывается, какие убытки возникли по вине работников.

Когда инвентаризация проводится самим владельцем магазина, он подписывает документ за руководителя и председателя комиссии.

Инвентаризацию товаров нужно проводить последовательно по определенным шагам.

Зачем нужна инвентаризация товаров

Инвентаризация товаров представляет собой проверку фактических остатков в магазине и на складах, сверку по их количества с учетными данными. Когда магазин не ведет строгий учет, инвентаризация дает возможность понять, какие именно товары есть в наличии и каких не хватает. По этой информации владелец магазина сможет понять, какие есть остатки, и это важно, поскольку они являются активами бизнеса.

Инвентаризация товаров позволяет решить следующие задачи:

Инвентаризация дополняет бухучет и помогает владельцам магазина контролировать бизнес.

Принятие мер по итогам инвентаризации товаров

Когда у владельца магазина есть на руках документ по итогам инвентаризации, он на его основании может вносить изменения в учет и взыскивать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других работников. В крупном магазине такие решения закрепляются приказом об утверждении итогов инвентаризации, однако это не обязательно. Главное — нужно оприходовать излишки и списать недостачу.

Излишки при инвентаризации поступают в фонд магазина. Товары принимаются к учету по закупочной стоимости на дату проведения инвентаризации. В учете они отражаются как внереализационные доходы.

Недостача при инвентаризации покрывается удержанием из зарплаты виновных сотрудников. В крупных магазинах зачастую установлена норма убыли, и недостачу сверх этой нормы удерживают с оплаты за работу продавцов и иных виновных лиц. Когда товары продает сам владелец магазина, недостача относится на убытки.

Недостача маркированных товаров отражается в системе «Честный ЗНАК». Когда магазин торгует маркированными товарами, к примеру, обувью, недостачу кодов требуется списать в системе маркировки «Честный ЗНАК».