Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Инвентаризация магазина или склада — как упростить и ускорить этот процесс?

Да! При помощи штрихкодов и терминалов сбора данных.

Казалось бы, в процессе инвентаризации все просто: достаточно пересчитать текущее количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), внести данные в учетную систему и сравнить с ожидаемыми остатками, выявив тем самым недостачу или излишки. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко.

На самом деле инвентаризация в магазине — это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у работников магазина или склада, материально-ответственных лиц, руководителей организации. В этой статье я расскажу о своем опыте участия в инвентаризации с использованием терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.

Основными целями инвентаризации являются:

В процессе инвентаризации проверяются:

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.

Содержание
  1. Краткая вводная
  2. С чего начать?
  3. Готовые решения для всех направлений
  4. Зачем вообще выгружать на ТСД справочник товаров, когда можно просто собрать штрихкоды?
  5. Как всё было на личном опыте
  6. Заключение
  7. Когда обязательно проводить инвентаризацию склада
  8. Сроки проведения инвентаризации
  9. Кто проводит инвентаризацию склада
  10. Состав комиссии
  11. Виды инвентаризации
  12. Подготовительные работы
  13. Порядок проведения инвентаризации склада
  14. Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации
  15. Образец документа
  16. Шаг 2. Ревизия имущества
  17. Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации склада
  18. Завершение мероприятия
  19. Автоматизация инвентаризации
  20. Что запрещается делать при проведении инвентаризации запасов
  21. Вновь об автоматизации инвентаризации
  22. Введение
  23. Исходные данные
  24. Интеграция
  25. Анализ и доработка
  26. Послесловие
  27. Учтите это! К вопросу автоматизации склада
  28. Немного складской теории

Краткая вводная

Клиент — сеть магазинов спортивной одежды. Компания приобрела несколько устройств Motorola  MC2000 вместе с нашим драйвером 1С, и меня попросили проследить за тем, чтобы первая инвентаризация прошла быстро и без проблем. Магазины расположены в крупных торговых центрах, и одежды нужно пересчитать много. Основная цель покупки оборудования состояла в том, чтобы резко сократить время инвентаризации и начать пересчитывать товар раз в неделю, а не раз в месяц, как было до этого. Для такого бизнеса очень важно знать, какие майки еще действительно есть в продаже, а какие только числятся.

С чего начать?

Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).

Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.

Готовые решения для всех направлений

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Зачем вообще выгружать на ТСД справочник товаров, когда можно просто собрать штрихкоды?

Всё дело в точности.
Не секрет, что штрихкодов многих товаров в базе просто нет. По этим штрихкодам товары никогда не будут найдены.

Такие вещи добавляют неопределенности в результаты инвентаризации: представьте себе, вы загружаете результаты инвентаризации в базу 1С, а она говорит, что по таким-то штрихкодам товары не найдены. Что за товары? Сколько их? Всё это остается без ответа.

Т.е. помимо обычных пропусков и недостачи у нас на руках будет несколько десятков штрихкодов, которые непонятно чему соответствуют и непонятно где лежат.

А если бы терминал сверял каждый сканируемый штрихкод с базой 1С можно было бы сразу же отлавливать товары с неизвестными штрихкодами и откладывать их в специальную корзину (плюс программа от Клеверенс позволяет прямо на терминале зарегистрировать новый штрихкод, указав артикул или 1С-код товара).

Возвращаемся к ТСД. Не стоит забывать, что, выбирая терминал для инвентаризации, мы выбираем еще и программное обеспечение, и за весь процесс работы и получения достоверных результатов отвечает именно программное обеспечение. Безусловно, DOS-терминал дешев и прост в использовании и, конечно, может использоваться при проведении несложной инвентаризации, но, приобретая его, мы получаем устаревшее программное обеспечение, которое производителем чаще всего уже не поддерживается. Отсюда потери данных, невозможность настройки ПО под конкретные нужды — опыт такой инвентаризации часто оказывается отрицательным, и вот уже терминалы лежат без дела, а пересчет ТМЦ выполняется с помощью листа бумаги как раньше.

Что же делать? Неужели, чтобы все прошло гладко, нужен самый современный навороченный Windows-терминал и сложное ПО к нему? Попробуем в этом разобраться. Какие критерии можно использовать для выбора терминала для инвентаризации? Несмотря на то, что каждая организация может использовать свои критерии, есть основное, на что лучше обратить внимание при выборе:

Есть ли на рынке предложения хотя бы приближенно отвечающие этим требованиям? Оказывается, есть. Рассмотрим одно из удачных решений для инвентаризации: терминал Motorola (Symbol) MC1000 и программное обеспечение «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. ТСД Motorola (Symbol) MC1000 работает под управлением операционной системы Windows CE 4.2 Core, обладает монохромным экраном, экран не сенсорный, все управление выполняется с клавиатуры, в терминале отсутствует модуль беспроводной связи Wi-Fi, а также другие беспроводные интерфейсы, обмен данными выполняется только через коммуникационную подставку (кредл), через нее же выполняется зарядка терминала. Терминал имеет небольшие габариты и вес (16.3×6.45×3.8 см, 205 г). Стоимость терминала невысока по сравнению с другими Windows-терминалами: всего около 24 000 руб. При покупке терминала через дилерскую сеть компании RRC (а это десятки компаний в России и странах СНГ), программное обеспечение для проведения инвентаризации и выполнения других операций (драйвер 1С либо программа для файловой выгрузки) поставляется бесплатно.

Благодаря использованию быстродействующего процессора Intel® Xscale™ PXA 312 Mhz терминал справится с обработкой больших справочников и документов, а использование карт памяти SD даст уверенность, что собранные данные не пропадут. Все это поддерживает ПО «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. Кроме того ПО позволяет изменять логику выполнения операций на терминале, вводить дополнительные поля и многое другое. Настройка выполняется с помощью так называемой «Панели управления», при этом программировать ничего не нужно. «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS имеет сертификат «1С:Совместимо!», а это означает, что с организацией обмена данными между 1С и терминалом проблем возникнуть не должно.

Рассматриваемое решение используется рядом крупных предприятий, магазинов, для проведения инвентаризации и в других целях. Сотрудники компании Клеверенс Софт всегда готовы оказать техническую поддержку и решить возможные проблемы, ПО регулярно обновляется, выходят новые версии, учитывающие опыт использования системы. Если Ваша организация не использует 1С:Предприятие в качестве учетной системы, Вы также сможете использовать ТСД Motorola (Symbol) MC1000 для проведения инвентаризации, но при этом Вам понадобится другое ПО от Клеверенс Софт (Mobile SMARTS 2008, Прикладное программное обеспечение к терминалам сбора данных).

Как всё было на личном опыте

Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.

Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.

Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

После создания нового документа вся работа выполняется в окне сканирования штрихкода товара и единственное, что нужно делать, это сканировать штрихкод очередного товара. С этим все справились. При успешном считывании штрихкода сканер издает звук «пип», загорается зеленая лампочка, на экране отображается название выбранного товара и количество единиц товара (на экран обычно никто не смотрит, и так понятно, что товар успешно распознан).

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Иногда встречались товары без штрихкодов. Возник вопрос: что же делать в такой ситуации? Если на товаре есть артикул, можно ввести его на ТСД с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, такой товар откладывали в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации его вводили в документ 1С вручную.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Для небольшой части товаров штрихкоды не были заведены в 1С и, соответственно, терминал найти товар по ним не мог. Если после сканирования штрихкода товар не найден, терминал издает громкий звук «бррр», так что пропустить такую ситуацию невозможно. В этом случае программа предлагает добавить штрихкод к имеющимся товарам:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

В данном случае добавление штрихкодов к товарам не выполнялось, т.к. для того, чтобы это сделать, нужно найти товар в списке, а список товаров очень большой. Как и в предыдущем случае, товар откладывался на кассу до завершения инвентаризации.

Несколько раз за время проведения инвентаризации сканеры прекращали считывать штрихкод из-за программных сбоев. Для устранения этого приходилось перезапускать программу на ТСД. Такое было 2-3 раза за все время проведения инвентаризации и больших проблем это не вызвало.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Примерно к 13.20 весь торговый зал был проинвентаризирован, сотрудники отправились на обед. Как и было рассчитано в 14:00 магазин открылся для покупателей, часть сотрудников занялась продажами, а часть приступила к инвентаризации на складе при магазине. Склад представляет собой небольшую каморку, в которой в коробках хранятся запасы товара. Коробки распаковывали и сканировали штрихкоды товаров, как до этого делали в торговом зале.

Полностью инвентаризация была завершена примерно к 16.40. После завершения инвентаризации в 1С был создан документ Инвентаризация ТМЦ, в котором количества товаров по учету заполняются на основании остатков из информационной базы, а фактические количества были заполнены из терминалов сбора данных. Загрузку данных выполнил системный администратор компании. Заполненный документ инвентаризации позволил определить недостачу по отдельным позициям номенклатуры, а также общую сумму потерь. В данном магазине потери оказались не слишком большими.

Заключение

Опыт показывает, что инвентаризация магазина с 6000-7000 тыс. единиц товара занимает около 6 часов если работает 5 сотрудников и терминалы используются ими впервые. При этом торговый зал может быть инвентаризован за 3 часа, после чего магазин может быть открыт, остальное время занимает пересчет запасов на складе.

Инвентаризация товаров на складе — это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.

Документы для скачивания.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Сроки проведения инвентаризации

Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.

Кто проводит инвентаризацию склада

Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах. Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки.

Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы. К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы. Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения.

Состав комиссии

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают. Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии — от 6 человек. Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя. Задача — обеспечить эффективный пересчет. На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки. Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными.

Виды инвентаризации

Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии. Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует.

Частичная ревизия — исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется.

Выборочная — подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей.

Плановая — назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Кейс «Технониколь». Как автоматизировать процесс инвентаризации товара

Подготовительные работы

В складском помещении наводят порядок. У многих возникает вопрос: с чего начать, как провести инвентаризацию на складе эффективно. Изначально подготавливаются документы для комиссии, связанные с приходом, списанием, движением и прочими операциями (порча, утеря, расход) за проверяемый период.

В бумагах, относящихся к предыдущему подотчетному периоду, проставляют отметку «До инвентаризации». Подготовка их позволяет ускорить процесс ревизии и своевременно обнаружить расхождение факта с первичным документом.

Материально ответственное лицо отдает отсортированный пакет бумаг комиссии под подпись. Ко всем описям прилагают документы о запасах, списанных в расход. Списание заверяется подписью.

Порядок проведения инвентаризации склада

Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах. Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре.

Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости. Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22). В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения.

Образец документа

Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу. Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Шаг 2. Ревизия имущества

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания. информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний. Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки. Факт получения фиксируется в отдельной ведомости.

Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства. Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации склада

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

Формируются бумаги, подтверждающие факты недостачи. Если виновное лицо не установлено, такое несоответствие фиксируют проводками:

Существуют пределы недостачи, которые можно отнести к производственным издержкам. Если количество недостающего товара превышает допустимые нормы, дополнительно назначают расследования с целью выявления виноватых лиц и причин несовпадения. Если комиссия установила виновника недостачи, информацию помечают такими проводками:

Излишки оформляются проводкой ДТ1 КТ91/1. У многих возникают сложности с оформлением итоговых документов по ревизии на складе, как проводится завершающий этап, рассмотрим далее.

Завершение мероприятия

После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте. Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Сверка товаров по факту с учетными данными может проводиться посредством ручного пересчета, механического взвешивания либо с задействованием терминала, позволяющего сканировать штрихкод и вносить информацию в базу.

Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии на маленьком складе. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия.

Автоматизация инвентаризации

Используется для замены сличения вручную на сбор информации с задействованием оборудования. Такая ревизия позволяет снизить вероятность неточностей, связанных с человеческим фактором. Процесс маркирования является трудоемким. Компания «Клеверенс» предлагает обновленные программы, например, Склад 15 — для работы по новым условиям отчетности, а также проекты по маркировке разных товарных групп.

Для считывания стикеров и штрихкодов используют специальные мобильные считыватели. Остатки пересчитываются через терминал базы данных. Информация вносится в базу автоматически по каждой единице товара. К достоинству автоматизированной проверки «Клеверенс» относят:

Внедрение автоматизации выполняется поэтапно. Изначально формируется база данных, в соответствующие разделы которой вносят информацию по имуществу, товарам, запасам и прочим материальным ценностям на предприятии. Каждая подотчетная единица маркируется стикером или штрих-кодом, позволяющим найти позицию в базе. Для считывания данных с таких наклеек используется сканер. Сведения обрабатываются и сохраняются в базе.

Факты совпадения фиксируются сразу, а информация о недостающих экземплярах или отсутствующих позициях становится доступной после завершения проверки. Терминал самостоятельно оповещает о недостаче. Полученные данные записываются в электронном формате и используются для расчетов и анализа. Компания Cleverence предлагает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, позволяющее маркировать изделия и отслеживать статистику, какие марки по данному наименованию поступают в складской комплекс.

Что запрещается делать при проведении инвентаризации запасов

Во время ревизии не допускается смешивание позиций, перенос на хранение в другие секции или помещения. На период проверки запрещается отпуск запасов и расходных материалов на производство за исключением ситуаций, когда необходимость выдачи подтверждена письменным разрешением руководителя.

Если опись выполняется в течение длительного промежутка времени, не разрешается пропуск на территорию сотрудников, в том числе заведующего отделом, без присутствия комиссии. По окончанию рабочего дня объект опечатывают с указанием точного времени на пломбе.

Инвентаризационная комиссия проводится перед составлением годовой итоговой документации. Результаты мероприятия подлежат обязательному документированию. По окончании проверки составляется протокол, который визируется подписью руководителя и печатью компании. Инвентаризация товаров на складе — это единственный способ подтвердить целостность сбережения материальных ценностей в складском помещении компании.

Вновь об автоматизации инвентаризации

Время на прочтение

Введение

На Хабре не раз писали об инвентаризации, но для меня не нашлось ничего полезного. Почему? Ответ прост: передо мной была поставлена задача: автоматизировать процесс инвентаризации товаров магазина. Лежащие на полках склада товары не отвечают на пинги, не могут по команде сами о себе собрать статистику и отправить их на сервер. При этом магазин не виртуальный, и даже не маленький розничный магазинчик, где за час можно пересчитать все руками, блокнотом и ручкой. Речь идет о довольно крупной торговой сети, продающей товары весьма различных направлений.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

До Амазона, с его роботами, мы конечно пока не доросли, но, тем не менее, инвентаризацию товаров как то надо проводить. Вот если бы каждый товар можно было бы однозначно идентифицировать! И тут не пришлось изобретать ни одного велосипеда. Каждая единица товара однозначно идентифицирует себя с помощью штрихкода. Этого более чем достаточно для автоматизации сбора информации. В этой статье я попробую изложить мой опыт внедрения технологии инвентаризации с помощью терминала сбора данных.

Исходные данные

Большая часть продаваемых товаров имеет свой штрихкод. Но даже товары не имеющие такой отметки могут получить ее на складе во время оприходования. Кроме того, производимая продукция (например у нас, это выпечка, салаты и другие готовые к употреблению блюда) так же получают свою наклейку со штрихкодом. Штрихкодирование всех товаров вводилось на предприятии не для целей инвентаризации, а с целью упрощения продаж — наверное все видели как в супермаркетах товар выкладывается с тележек и сканируется на кассах специальными сканерами. Но этот факт (тотальное штрихкодирование всего и вся) очень помог мне решить главную проблему — распознавание товара на полке склада (или в торговом зале, не имеет значения) и его учет. Для этих целей обычно используется специальное устройство с гордым именем — терминал сбора данных.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Выбор среди этих устройств весьма огромен, характеристики самые различные. В основном терминалы различаются по возможностям сбора данных:

Но, так же, есть ряд других характеристик, на которые стоит обратить внимание:

Так как изначально требовалось только попробовать инвентаризацию такими устройствами, и если окажется удобным — будут выделены деньги на массовое внедрение во всех подразделениях, то важнейшим критерием я выбрал низкую цену. В результате поисков и сравнений я выбрал CipherLab 8001L.

Интеграция

Для ведения учета в компании используется «1С: Предприятие 8. Управление Производственным Предприятием» (УПП). Поэтому для меня был важен вопрос интеграции с нашей системой этого устройства. К счастью терминал оказался в списке официально поддерживаемых устройств. По задумке это должно означать что мы скачиваем и ставим драйвер, обработку 1С и начинаем работать, но меня такая работа не устроила.

Драйвер док-станции ставится как обычное устройство, после этого подключенный по USB кредл должен нормально определится и появится в оборудовании в виде COM-порта. Нам надо будет запомнить номер этого порта:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Если вы желаете просто начать работать, то все что осталось — это установить компоненту для 1С и подключить обработку. Компонента устанавливается как обыкновенное ПО, а обработка подключается в через справочник торгового оборудования. На примере УПП это будет выглядеть так:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Иногда библиотека cipherlab.dll не регистрируется должным образом, поэтому можно вручную зарегистрировать ее в системе командой:

Создается строка в справочнике «Торговое оборудование»:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

На что следует еще обратить внимание, так это настройка терминала:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Тут необходимо указать COM-порт который мы запомнили выше при установке ИК-подставки, некоторые специфичные параметры, которые можно оставить и по умолчанию и два формата — БД и Файла для обмена с ТСД. Формат БД — зависит от ваших потребностей, актуального для статьи скриншота не осталось, а вот пример формата файла привожу:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

После этих нехитрых манипуляций уже можно использовать терминал в работе, но это оказалось несколько неудобно. Поэтому я решил внести некоторые изменения, о которых далее и пойдет речь.

Анализ и доработка

После долгого общения с сотрудниками разного уровня и разных должностей выстроилась следующая цепь действий для удобного проведения инвентаризации:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Рассмотрим по пунктам, что надо в этом процессе автоматизировать:

Вроде бы все понятно: создается документ инвентаризации, в который необходимо забить суммы фактического наличия номенклатуры на складе и сверить их с учетным остатком. Звучит просто, но надо смотреть вперед и там (впереди) видно два варианта заполнения:

Первый вариант — проще, практически ничего не надо доделывать, просто идем с терминалом и штрихуем всю номенклатуру, вводя количество, а потом стандартной обработкой загружаем номенклатуру в документ.
Второй вариант — намного удобнее и практичнее. Во-первых, оператор будет видеть штрихкод какой номенклатуры он сейчас считал в ТСД, т.к. терминал будет знать к какой номенклатуре приписан этот штрихкод. Можно также выводить и учетное количество, но я отказался от этого, чтобы оператор совсем не расслаблялся и не тыкал бездумно кнопку ввода, а проверял количество и вводил его цифрами. Кто то может отметить что ввод количества — это дырка в системе, т.к. из-за человеческого фактора может быть введено неправильное количество. На это я отвечу, что на должность инспектора (ревизора) берут людей ответственных, они не должны ошибаться, это их работа. Кроме того если «тыкать» каждую единицу номенклатуры и автосуммировать количество (тут надо отметить, что режим автосуммирования я предусмотрел в итоге), то процесс затягивается, а мне было важно именно сократить время инвентаризации (читайте — простоя магазина, приносящего доход). Во-вторых в первом варианте возможна ситуация что номенклатура по учетному остатку есть на складе, а фактически — отсутствует, тогда терминал об этом ничего не скажет, и расхождение не будет учтено. Однако эта проблема исчезнет и при первом варианте, если сначала заполнить документ остатками по складу, а уже потом загружать в него данные из терминала, надо только предварительно обнулить колонку фактического количества.

Выгрузка данных в терминал

Проще всего выгрузить определенный список номенклатуры из самого документа, потому что, во-первых, список уже присутствует в документе, а во-вторых оператору не придется переключаться в другую обработку для наполнения терминала. Так же это позволяет исключить ошибку, которая может возникнуть если документ заполнен одним набором номенклатуры, а обработка выгрузит другой набор. Для реализации выгрузки из документа я воспользовался механизмом внешних обработок заполнения табличных частей.

Весь код приводить не буду, приведу лишь сам файл обработки и опишу один занятный момент: в терминал можно передать только фиксированный набор полей, это ограничение разработчиков обработки-обертки драйвера. Если писать на другом языке или написать свою обертку, то конечно эти ограничения можно обойти, но меня список передаваемых полей вполне устроил:

Тем более что мне из этого набора достаточно вообще только два поля: штрихкод и наименование. Правда, тут мы сталкиваемся с еще одной проблемой: номенклатуре можно присвоить несколько штрихкодов. Как быть? Да просто выгружать все штрих коды с наименованиями. Зачем экономить память терминала, которая навряд ли вообще когда-либо будет заполнена полностью за одну инвентаризацию? Тогда терминал по одному из штрихкодов все равно найдет запись в БД для правильно номенклатуры и поставит количество, а при загрузке все количества с разных записей с суммируются для одной номенклатуры. Кроме того в терминал я передаю еще коэффициент умножения количества, привязанный к штрихкоду. Это необходимо для весовых товаров, но так же может использоваться и для упаковок. Правда реализовал работу с упаковками я гораздо позже и не для инвентаризации.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Сбор данных при помощи терминала

Терминал сбора данных — устройство довольно сложное, и для корректной работы ему необходима программа! Иначе он просто не будет знать что ему делать с этим списком. Для терминалов CipherLab есть два вида программы: прошивка и приложение. Прошивка — это что то вроде операционной системы терминала, прокладка между приложением и системой I/O. Можно разработать свою прошивку. Для этого на сайте производителя терминала есть все необходимое — ПО, примеры и документация. Меня стандартная прошивка от ScanCode вполне устроила. Кто хочет поэкспериментировать с разработкой прошивки, тот наверняка догадался, что ее надо будет еще и прошить. Делается это утилитами идущими в комплекте поставки. Осталось только создать приложение. Почему я говорю создать, а не разработать? Да просто потому, что процесс этот чисто визуальный и делается с помощью генератора приложений. Главное окно генератора — это эмулятор ТСД:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Весь функционал программы скрыт в контекстном меню (его открывает щелчок правой кнопкой мыши при наведенном на главную форму указателе курсора мыши). Процесс разработки выглядит примерно вот так:

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

По-умолчанию, базовое приложение просто собирает штрихкод и количество. Как мы определились выше — нас это не устраивает, и терминал должен показывать название номенклатуры, штрихкод которой только что считал, и учетное количество этой номенклатуры. Поэтому было натыкано мышкой такое приложение. Все что понадобилось для его написания — прочитать приложенную инструкцию по использованию генератора. Отмечу отдельно то, что я изменил в базовом файле:

Теперь, на этом этапе, мы имеем созданный в учетной системе документ и терминал с загруженным в него списком номенклатуры этого документа. Осталось пройти по складу и, сканируя все что есть на полках, вводить количество в ТСД.

Загрузка фактического количества номенклатуры в документ

Тут я ничего мудрить не стал и использовал стандартную загрузку из терминала от 1С. При подключении ТСД в торговом оборудовании, в меню «заполнить» многих документов (в том числе и документе «Инвентаризация товаров на складе») появляется пункт «Заполнить из терминала сбора данных». Этот механизм получает из терминала только штрихкод и количество. А больше ничего и не нужно, обработка заполнения табличной части документа выполняет поиск в БД по штрихкоду номенклатуру, находит (или добавляет) эту номенклатуру в документе и заполняет поле «фактическое количество». После этого необходимо записать документ и провести остальные регламентные процедуры (печать сличительной ведомости, раздача нагоняев за утерянные товары и т.д.). На этом автоматизированные процессы закончились. ТСД отправляется на полку, ревизоры — домой, а некоторые сотрудники начинают судорожно искать «недосдачу».

Послесловие

На текущий момент могу сказать, что в тех масштабах, которые планировались руководством, технология не используется. Хотя терминал ускорил инвентаризацию складов с 16 до 4 часов, но некоторые сотрудники встретили новшество в штыки, на отрез отказавшись использовать терминал, и по итогу его использует только один ревизор. Но самим устройством заинтересовались ответственные за отгрузку товара со складов в магазины и прием товара на склад от поставщика. В результате чего мне была поставлена задача автоматизировать их процесс. Для этого были закуплены более навороченные Сipherlab 8500, мне пришлось лезть в обработку работы с терминалом и вообще это совсем другая история. Кроме этого оборудования, мне, по долгу службы, уже довелось поработать с фискальными регистраторами и банковскими терминалами оплаты. Если тема эта будет интересна читателям, я могу изложить в новых статьях свои наработки и по этим направлениям. Все это я внедрял примерно год назад и что-то мог позабыть. Если кто-то использует этот материал как инструкцию, но столкнется с трудностями, я попробую помочь решить проблему. Может быть, кто то хочет видеть больше подробностей? Тогда укажите какие именно.

Учтите это! К вопросу автоматизации склада

Склад компании, магазина, завода часто воспринимается как что-то неприкосновенное, тайное. Практически как пещера с сокровищами или трюмы с золотом на пиратском корабле. В советское время заведующий складом всегда бы птицей высокого полёта, поскольку мог «достать» и «подогнать» нужную вещь, которую на прилавках не сыщешь. Сейчас значимость этой должности уменьшилась, что, тем не менее, не исключает старых привычек. Самое страшное, что зачастую от ревизии до ревизии жизнь склада остаётся тайной даже для руководства компании, в то время как неграмотное управление складом или халатность могут привести к солидным убыткам. В то же время сделать складской учёт прозрачным просто — достаточно полностью автоматизировать процессы и наблюдать за товародвижением в режиме онлайн.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Немного складской теории

Поскольку управление складом является довольно специфической темой, расскажем немного о том, как же работает склад. Конечно, универсальную схему представить невозможно, поскольку каждая компания имеет свои особенности и масштабы: от двух комнат при розничном магазине до огромных складов с аллеями, по которым ездят погрузчики и где человеку помогает огромное количество умных и сильных машин. Однако в целом работа склада выглядит как товародвижение, обеспеченное потребностью и закрывающееся набором документации.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Задачи организации склада:

Существует два основных метода складского учёта: сортовой и партионный. При выборе системы автоматизации склада важно обратить внимание на то, чтобы система поддерживала тот метод, который вы используете. Сортовой метод складского учёта предполагает, что товар хранится и учитывается по наименованиям. Каждому виду товара присваивается номенклатурный номер (артикул), новый товар присоединяется к товарам того же наименования. МОЛ (материально ответственные лица) ведут учёт товаров в натуральном выражении (штуки, килограммы, блоки и т.д.) Учёт ведётся на основании приходных и расходных документов. При партионном учёте каждая новая партия хранится отдельно от уже поступившего на склад товара. На поступившую партию заводится карточка учёта с указанием товара, его количества, даты поступления. Метод используется в случаях, когда, например, на склад поступает всего один вид продукции.

Если ассортимент товаров значительный, то лучше организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризации. Система автоматизации склада или складской модуль в xRM должны обязательно учитывать возможность работы с ячейками.

Например, мы в Рули24 реализовали это так. При организации ячеистого (адресного) учета после регистрации приходного ордера товар приходуется на склад, указанный в документе в зону приёмки. Для дальнейшего перемещения данного товара в необходимую ячейку нужно воспользоваться документом движение по складу, которым осуществляется движение товаров по складу между ячейками склада. После регистрации документа товар будет перемещён между ячейками и это будет отраженно в разделе состояния склада. При организации на складе ячеистого (адресного) учета имеется возможность автоматического распределения товара по ячейкам. Свободные пространства ячеек по весу и объёму пересчитываются в автоматическом режиме.

Вновь о автоматизации инвентаризации на складе. В чем суть автоматического сбора информации с лотков?

Со склада товары отпускаются по накладным, любое движение товара должно быть задокументировано. В дальнейшем все складские документы передаются в бухгалтерию, где они проверяются и товар ставится на учёт или списывается с учёта (в зависимости от того, приходный или расходный документ).

Важный аспект работы склада — перманентный контроль. Периодически проводится полная инвентаризация склада (минимум ежегодно). В процессе инвентаризации происходит сверка фактического наличия товара и учёта заведённых в систему автоматизации (CRM, xRM, ERP) данных по наличию товаров. Наличие расхождений должно стать сигналом для проверки несоответствия в том числе с целью выявления хищений, организованных сотрудниками склада (увы, это совсем не редкость).

Склад может занимать разное место в цепочке бизнес-процесса компании. Например, если компания производственная, склад обеспечивает комплектующими и материалами производство. Если речь о торговой компании, имеющей розничные магазины, то склад накапливает и передаёт в розницу готовые товары из ассортимента. Соответственно, и задачи складского менеджмента стоят разные. В случае производства важно учитывать наличие необходимых запчастей, анализировать остатки и отправлять заказы поставщикам в случае недостатка нужных наименований. Если речь идёт о товарном складе, то важно учитывать остатки и дополнительно анализировать структуру покупок в рознице, чтобы своевременно поставлять востребованные наименования и выявлять позиции номенклатуры, спрос на которые упал, и выводить их из ассортимента. Если не управлять ассортиментом, можно столкнуться с затовариванием и затем со списанием просроченного/неликвидного товара, а это потенциальный источник убытка компании.

Про мини ПК:  Как узнать, что товар подделка по штрих-коду
Оцените статью
Карман PC
Добавить комментарий