Бухгалтерский учет в розничной торговле имеет свои особенности за счет характера работы. Торговые точки, в том числе и крупные сети, ориентированы на запросы конечных потребителей. Расчеты в этой сфере производятся как наличными, так и с использованием банковских карт. Реализация товаров в розничной сети сопровождается выдачей ряда документов, среди которых кассовые и товарные чеки. А вот оформлять счета-фактуры, накладные, прочие товарно-транспортные документы при работе с населением не требуется. В этой статье мы рассказали обо всем, что нужно учесть, открывая магазин: как приходовать товар, работать с ККТ и вести бухгалтерский учет.
- Некогда читать? Посмотрите краткий обзор статьи
- Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
- Как организовать складской учет
- Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
- Бухгалтерский учет
- Журнал, Excel, специальное ПО, 1С
- Как сопровождать перемещение товара
- Как вести бухгалтерский учет магазина розничной торговли
- Бухгалтерский учет магазина розничной торговли и кассовые аппараты
- Финансовый учет и планирование
- Ведение клиентской базы
- Правила розничной торговли
- Онлайн-кассы
- Организация документооборота
- Сервисы для ЭДО
- Создание шаблонов документов, формирование счетов
- Сервисы «все в одном»
- Бухгалтерский учет товаров в розничной торговле
- Подведем итоги
Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи
Вести учет товаров по старинке, в таблицах Excel, могут себе позволить лишь владельцы маленьких магазинов. Но даже для них велик риск не досчитаться товаров на складе, отпугнуть клиентов пустыми полками или потерять деньги из-за просрочки.
Это — только один пример того, с какими сложностями сталкиваются предприниматели из-за отсутствия автоматизации процессов. Если вы хоть раз платили штраф налоговой из-за ошибки в расчетах, теряли документы от поставщика или вычисляли в коллективе вора, пора навести порядок в бизнесе. В этом помогут онлайн сервисы для малого бизнеса, лучшие из которых мы собрали в этой статье.
Упор сделали на торговлю, но большинство программ подойдет и для других сфер.
Рассмотрели сервисы для:
Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.
Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.
В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:
Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.
Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.
На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.
Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.
С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.
Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.
Как организовать складской учет
Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.
Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.
Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.
Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.
Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.
Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.
Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.
Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.
Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:
Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.
Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.
Открывая магазин, важно на старте определиться с тем, кто будет отвечать за сохранность продукции и как вести складской учет. Если решите ограничиться табличкой в Excel, учтите, что в ней невозможно оперативно отслеживать остатки товаров, контролировать сроки годности и перемещения товаров, что чревато воровством и регулярным списанием просрочки.
Также ручной учет не позволяет увязать оффлайн-точку и интернет-магазин со складом, вести корректный учет при наличии нескольких магазинов, контролировать движение товаров со склада в магазин и обратно и так далее.
Более эффективный способ — использовать специальные сервисы для складского учета. С их помощью вы сможете анализировать товарооборот, планировать продажи, оформлять документы, а также работать с персональными скидками для клиентов.
Удобно контролировать остатки на складе и работу магазина. С помощью сервиса можно печатать ценники, этикетки и штрих-коды, а также настраивать персональные скидки.
Есть браузерная версия и мобильное приложение для Android и iOS. Минусы: не поддерживает колл-центры и телефонию, в отчетах нет диаграммы Ганта.
Стоимость: от 660 рублей в месяц. Тестовый период — 14 дней, но с ограниченным функционалом: подключить можно один магазин и одного сотрудника, нельзя работать с кассой, нет чата поддержки, доступны только три отчета.
Можно подключить несколько торговых точек и интернет-магазин. Есть возможность приобрести и зарегистрировать онлайн-кассу, имеется мобильное приложение. Недостатки: аналитика товарооборота, учет остатков, а также печать ценников и штрих-кодов доступны не на всех тарифах.
Стоимость: от 1 000 рублей в месяц, тестовый период — 7 дней. Стартовый тариф включает не все функции и позволяет подключить только одну кассу и одного менеджера.
Подойдет розничной сети с тремя-четырьмя точками или небольшому интернет-магазину без поставщиков. Используя систему, можно быстро изменить цены и в интернет-магазине, и на розничных точках, оперативно отслеживать заказы и управлять ими. Есть интеграция с 1С и поддержка многоканальных продаж.
Стоимость: от 450 рублей в месяц за одного сотрудника и одну точку продаж. Тестовый период — 14 дней. Есть бесплатный тариф, который поддерживает одного сотрудника и одну точку, а также имеет ограничения по количеству товаров, документов и контрагентов.
1С:Управление нашей фирмой
Комплексное решение для управления и учета в малом бизнесе, подходит для оптовых продаж. Есть удобные инструменты для планирования продаж и контроля графиков, телефония, а также интеграция с популярными CMS. Мобильное приложение для iOs, Android и Windows бесплатное, но со встроенными покупками.
Стоимость: от 1 303 рублей в месяц за облачную версию, тестовый период — 30 дней. За локальную версию для компьютера оплата единоразовая — от 5 400 рублей.
Подходит для небольших розничных магазинов, общепита и сферы услуг. Система поддерживает интеграцию с 1С и некоторыми продуктами СКБ Контур. Можно работать с ЕГАИС и ФСРАР — получать накладные, отправлять сведения и формировать алкодекларации. Есть тариф для розничной продажи алкоголя.
Стоимость: от 3 500 рублей в год за одну точку, тестовый период — 14 дней. Для работы с ЕГАИС, ФСРАР и учета алкоголя нужно приобрести дополнительный тариф.
Бухгалтерский учет
Если решите нанять штатного бухгалтера, придется выделить ему рабочее место и оргтехнику, купить лицензионное ПО, снабжать канцтоварами и отчислять взносы в фонды (около 30% оклада). В процессе работы с ним будете контролировать своевременное выполнение задач, отвлекаться на бесконечные просьбы что-нибудь подписать или оплатить, а еще — платить штрафы за ошибки и несвоевременную сдачу отчетов.
Бывает и так, что бухгалтер не нужен в принципе — учет настолько простой, что вести его можно самостоятельно.
На помощь тем, у кого нет потребности в бухгалтере или желания держать его в штате, приходят сервисы для ведения бухгалтерии, с помощью которых бизнесмены могут отдать на сторону все побочные процессы. Они бывают двух типов: делаете все самостоятельно, но с подсказками и шаблонами, или передаете бухгалтерию на аутсорс и занимаетесь другими вопросами.
Сервис заточен под малый бизнес и позволяет вести учет самостоятельно как ИП, так и юридическим лицам. При необходимости можно дать сотрудникам доступ к отчетам, есть онлайн и оффлайн версии. Удобно, что сервис интегрирован более чем с 20 банками России и налоговыми органами. Вы сможете оперативно подгружать информацию о движении средств по счетам и сдавать отчеты в электронном виде.
Стоимость: от 400 рублей в месяц при подписке на срок от шести месяцев. Тестовый период — 30 дней. На бесплатном тарифе можно готовить нулевую отчетность и сдавать ее через интернет за 249 рублей в месяц.
Сервис берет на себя все вопросы, связанные с бухучетом, расчетом зарплат, сдачей отчетов и общением с контролирующими органами. Достаточно своевременно присылать в чат, доступный в мобильном приложении и личном кабинете на сайте, копии документов и подтверждать платежки.
Типовые задачи, вроде расчета отпускных или оформления справки 2-НДФЛ, выполняет чат-бот, который доступен круглосуточно. Остальными вопросами занимается команда бухгалтеров.
Сервис интегрирован с 1С:УНФ, МойСклад и другими популярными сервисами, что позволяет автоматически подгружать необходимые документы из товароучетной в бухгалтерскую программу и избегать ошибок, которые ведут к переплате налогов.
Стоимость: от 3 300 рублей в месяц для ИП, от 6 600 для ООО, зависит от количества сотрудников и хозяйственных операций. При изменении масштаба бизнеса можно перейти на другой тариф, чтобы не переплачивать за услуги, которые не нужны.
Используя эту систему, вы сможете рассчитывать налоги и выплаты сотрудникам. Также с её помощью можно выставлять счета в несколько кликов. Удобно, что подпись и печать достаточно загрузить один раз, для следующих документов они будут подтягиваться автоматически.
Стоимость: от 833 рублей в месяц для интернет-бухгалтерии при оплате за год. Есть бесплатный демо-доступ. За дополнительную плату можно получить услуги бизнес-ассистента и проверить контрагентов.
Сервис подходит для ИП и ООО на УСН 6% и УСН 15%, ЕНВД и патенте. Есть бесплатная электронная подпись и круглосуточная техподдержка. Можно настроить интеграцию с банком, чтобы информация об операциях по расчетным счетам автоматически попадала в Эльбу. Удобно контролировать оплаты от клиентов и формировать список должников.
Стоимость: от 1 900 рублей в квартал, тестовый период — 30 дней. На бесплатном тарифе можно сдавать нулевую декларацию.
ИП, зарегистрированные меньше трех месяцев назад, первый год на тарифе «Премиум» получают в подарок.
Сервис подходит коммерческим организациям, у которых до 100 сотрудников, с его помощью можно заводить первичку и вести учет. Доступны онлайн-калькуляторы, электронный документооборот и распознавание накладных. Автоматически формируется книга покупок и продаж, что упрощает работу со счетами-фактурами.
Стоимость: от 1 000 рублей в месяц за одну организацию, тестовый период — 14 дней. В стартовый тариф входит только формирование отчетности без отправки, также нельзя получать электронные документы.
Журнал, Excel, специальное ПО, 1С
Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.
Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.
Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.
Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.
Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.
Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.
Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.
Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.
Минусы: программа платная, придется обучать персонал.
Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.
Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!
Как сопровождать перемещение товара
Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.
Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.
Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2
Пример шаблона претензии к поставщику
Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.
Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.
Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из
товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.
Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12
Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.
Пример счет-фактуры для возврата НДС
Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.
Как вести бухгалтерский учет магазина розничной торговли
Бухгалтерский учет на предприятиях розничной торговли ведется по общим правилам, но с некоторыми нюансами. Формирование записей о полученных и реализованных товарах зависит от специфики точки.
В магазинах, применяющих специальное программное обеспечение, ведется автоматический учет по себестоимости каждой единицы товара, т.е. применяется количественно-суммовой метод.
В точках, которые не автоматизированы, допустимо ведение учета суммовым методом: по розничным ценам с выделенной наценкой. Финансовый результат компании в этом случае определяется расчетным путем.
Вариант учета обязательно должен быть отображен в учетной политике компании.
Наладим и возьмем на себя бухгалтерский учет в розничной торговле при УСН и других режимах налогообложения.
Бухгалтерский учет магазина розничной торговли и кассовые аппараты
Требования к контрольно-кассовой технике и проведению операций описаны в
Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
Кассовые аппараты нового образца должны иметь возможность подключения к интернету, благодаря чему в налоговые органы оперативно поступает вся фискальная информация. В результате уменьшается количество проверок, а у владельцев магазинов шансов скрыть выручку практически не остается.
Покупатели с введением в действие новых положений о ККТ получают некоторые преимущества: теперь чеки можно получить не только в бумажном, но и в электронном виде.
За неиспользование ККТ штрафуют: должностных лиц — минимум на 10 000 рублей, компании — на сумму от 30 000 рублей. Если «мимо кассы» прошло более миллиона рублей, предпринимательскую деятельность могут приостановить на 90 дней.
Финансовый учет и планирование
Регулярно анализируя финансовые показатели компании, вы поймете, какую реальную прибыль она приносит, сможете предсказать кассовый разрыв и избежать его. Минимизировать риск ошибок помогают сервисы для финансового учета, позволяющие отслеживать доходы, расходы, сделки, проекты, а также строить прогнозы по финансовым потокам.
В одном окне собраны все доходы и расходы. Программа позволяет прогнозировать финансовые потоки и выявлять неэффективные траты. Клиенты некоторых банков могут настроить автоматическую загрузку данных об операциях по счетам.
Стоимость: от 2 990 рублей в месяц, тестовый период — 14 дней. На некоторых тарифах можно нанять консультанта.
Позволяет хранить в одном месте информацию о доходах, расходах, сделках, проектах, настроив уровни доступа для сотрудников. Формирует автоматические отчеты P&L и Cashflow, также с его помощью можно делать глубокую аналитику и контролировать задолженности. Данные вносятся через бота в Telegram.
Стоимость: от $40 в месяц, тестовый период — 14 дней. В стоимость двух тарифов включен отдельный чат для вас и ваших сотрудников со специалистом сервиса.
Мое дело Финансы
Облачный сервис, позволяющий визуализировать данные для того, чтобы контролировать отчетность и планировать финансовую деятельность компании. Сервис можно синхронизировать с 1C, Excel и «Мое дело». Также есть возможность вести сразу несколько юридических лиц в одном аккаунте, исключая взаимные потоки. Удобно, что интерфейс сервиса можно персонализировать — ставить цели, KPI и расчетные показатели.
Стоимость: от 3 800 рублей в месяц, тестовый период — 14 дней. Во все тарифы, кроме «Эконом», включены консультации со специалистами сервиса.
Онлайн-сервис, который позволяет вести управленческий учет, не вникая в сложные термины. В интерфейсе и отчетах легко разобраться даже без бухгалтера. Сервис позволяет заранее предсказать кассовые разрывы. Можно делегировать внесение платежей сотрудникам и выборочно ограничить доступ к данным. Недостатки: нет интеграции с МойСклад и Сбербанком.
Стоимость: от 2 430 рублей в месяц, тестовый период — 14 дней. На стартовом тарифе можно платить посуточно. На других тарифах есть помощники — консультант или личный финансист.
Таблица с простым функционалом, в которую можно вносить регулярные траты, чтобы контролировать остаток денежных средств. Прогнозирует продажи для каждого дня недели. Также сервис способен предсказать кассовый разрыв, а если это уже произошло, пришлет уведомление.
Стоимость: бесплатно. За интеграцию с онлайн-кассой Эвотор нужно платить 190 рублей в месяц.
Ведение клиентской базы
Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами — важные процессы в любой организации, будь то небольшой магазин или крупная торговая сеть. Самый ценный актив — постоянные клиенты, с которыми важно выстроить и поддерживать отношения: сохранять переписку и записи телефонных разговоров, вести историю заказов и оплат, уведомлять о спецпредложениях.
Ведение клиентской базы в Excel или на бумаге не только малоэффективно, но и грозит потерей ценных данных. Используя CRM (Customer Relationship Management или Систему управления отношениями с клиентами), вы сможете сохранять заявки, полученные по всем каналам, отслеживать взаимодействия с клиентами, ставить задачи и настраивать напоминания для ответственных сотрудников, а также организовать «подогрев» и поддержку.
С помощью этой системы можно «в один клик» ставить задачи, о чем моментально узнают ответственные сотрудники. Руководителю доступен полный список проектов и поручений, что упрощает контроль за их своевременным выполнением.
Также в системе есть модуль, который собирает базу потенциальных покупателей: если человек позвонил в компанию или «лайкнул» товар на сайте, автоматически формируется лид, с которым потом можно работать.
Стоимость: от 990 рублей в месяц, тестовый период — 30 дней. Есть бесплатный тариф с минимальным функционалом, например, без CRM-маркетинга и сквозной аналитики.
У этой CRM удобный и понятный интерфейс. Сервис автоматически сохраняет заявки, полученные по всем каналам, и добавляет их в воронку продаж. Можно настроить полную интеграцию с e-mail и телефонией для офиса. Есть мобильное приложение со сканером визиток, а также мессенджер для сотрудников.
Стоимость: от 499 рублей в месяц за одного пользователя, тестовый период — 14 дней.
Сервис представляет собой конструктор, который легко настроить под свою компанию и ее бизнес-процессы, не имея специальных знаний. Помимо работы с заявками позволяет включать напоминания о событиях, а также отслеживать статистику по проектам и задачам.
Стоимость: от $2 в месяц за одного сотрудника, тестовый период — 30 дней. Есть бесплатный тариф, позволяющий подключить до пяти человек.
Стоимость: от 799 рублей в месяц за одного пользователя, тестовый период — 14 дней.
С помощью этого сервиса легко отслеживать любые рабочие процессы: есть напоминания о звонках, встречах и рассылках, шаблоны документов и система отчетности. В сервис встроен модуль для ведения бухгалтерского и складского учета, при необходимости базу можно перенести на свой сервер.
Стоимость: от 1 990 рублей в месяц, тестовый период — 30 дней. Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом: без телефонии, SMS сообщений и e-mail рассылки.
Правила розничной торговли
Продажа материальных ценностей населению регулируется законодательными актами, защищающиеми права покупателей. Требования к продажам товаров разного вида могут отличаться, однако общие положения регламентируются законом
«О защите прав потребителей».
Контроль за торговой деятельностью, в том числе — через розничные магазины, осуществляет несколько организаций, среди которых Роспотребнадзор, налоговая инспекция, Государственный пожарный надзор. При обнаружении нарушения правил на владельцев торговых фирм накладывается административный штраф. Особое внимание уделяется соблюдению санитарных норм. Налоговая инспекция контролирует правила торговли в части соблюдения налогового законодательства и правил ведения бухгалтерского учета, формирования розничных цен, определения финансового результата.
Правила розничной торговли предусматривают выдачу товарно-сопроводительной документации по требованию покупателей. Это относится к сертификатам и прочей технической документации, подтверждающей соответствие товара заявленному качеству. Если часть ТМЦ подлежит обязательному лицензированию, то продавец должен быть готов предъявить и эти документы. В некоторых случаях покупатель вправе потребовать демонстрацию работы товара.
Если товар не соответствует заявленному качеству, или обнаружен брак, потребитель вправе вернуть покупку, что также регулируется положениями закона
«О Защите прав потребителей». При этом он может требовать произвести равноценную замену или вернуть деньги. При необходимости владелец розничной сети проводит экспертизу бракованного товара за свой счет.
Онлайн-кассы
Переход на онлайн-кассы, который был осуществлен в соответствии с 54-ФЗ, призван обеспечить большую прозрачность и упростить государственный контроль за предпринимательской деятельностью. Сейчас их обязаны использовать почти все.
Сервис собирает статистику продаж по каждой точке и кассе, интегрируется с любой учетной системой и позволяет руководителю контролировать бизнес удаленно: проверять остаток денег в кассе и на счёте, просматривать информацию о выручке, возвратах и среднем чеке, видеть время открытия и закрытия смены, получать уведомления о работе кассы.
Есть возможность разграничения доступа между кассиром, бухгалтером и владельцем бизнеса.
Стоимость: 3 000 рублей на 13 месяцев, 3 400 на 15 месяцев, 7 000 на 36 месяцев.
С помощью приложения можно контролировать очередь транзакций и сервисную статистику. Кроме того, есть возможность интеграции с интернет-магазинами, работающими на популярных CMS, и платежными сервисами: Яндекс.Касса, ПАО Сбербанк, Robokassa, Тинькофф, 1C-Битрикс, AdvantShop, UMI.CMS, NetCat.
Стоимость: от 3 100 рублей в месяц за одну кассу.
Работает более чем с 20 способами оплаты, поддерживает взаимодействие с Apple Pay и Android Pay. Плюсы: Яндекс.Касса берет на себя хранение персональных данных покупателей, не нужно платить за подключение и вносить абонплату. Недостатки: фискальный накопитель и оборудование нужно покупать отдельно.
Стоимость: комиссия от 2,8% за успешный платеж.
Сервис предоставляет расширенную статистику по транзакциям. На случай форс-мажора можно зарезервировать дополнительную кассу и фискальный накопитель, которые вы получите в течение часа. Менеджеры компании помогают пройти все этапы регистрации: от заявки до первого чека.
Стоимость: 3 500 рублей в месяц.
Одна касса одновременно пробивает чеки в онлайн-магазине и в торговой точке. Для магазинов с оборотом до 100 000 рублей комиссия от 1%. Есть удаленная фискализация, чтобы курьеру не пришлось носить с собой кассу.
Стоимость: от 300 рублей в месяц за одну кассу.
С помощью сервиса можно одновременно работать с несколькими торговыми точками, в том числе в интернете. Приложение предоставляет все необходимые документы для бухгалтерской отчетности: коррекционные чеки, возвраты, приход и отчетную документацию. Также сервис возьмет на себя все заботы по постановке онлайн-кассы на учет в ФНС. Единственный нюанс: фискальные накопители и торговое оборудование придется покупать отдельно.
Стоимость: от 1 875 рублей в месяц за одну кассу.
Организация документооборота
Обмениваться бумажными счетами и актами можно по старинке — печатать, пересылать по почте или отправлять с курьером. Но при работе с бумагами есть риск их утери или несвоевременной доставки. Придется снова тратить время и деньги на печать и отправку и надеяться, что в этот раз документы дойдут до адресата.
Выход есть — электронный документооборот. С помощью специальных сервисов ЭДО удобно организовать обмен информацией с контрагентами, в том числе иностранными, выставлять счета клиентам, формировать акты и сдавать отчеты в контролирующие органы. Дополнительно можно использовать сервисы для создания документов по шаблонам, упростив таким образом работу сотрудникам.
Сервисы для ЭДО
Обмен производится через операторов ЭДО. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью и становятся равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.
В личном кабинете можно создавать «подразделения», распределять между ними документы и разграничивать доступ сотрудников. Удобно, что все документы бессрочно хранятся на серверах СКБ Контур и их можно легко найти по заданным параметрам. Электронные документы просто подписывать с любого устройства и выгружать в систему интернет-отчетности.
Стоимость: 900 рублей за 100 исходящих документов в год. На всех тарифах, кроме минимального, документы других операторов ЭДО тарифицируются по той же цене.
С помощью этого сервиса можно формировать бухгалтерские документы автоматически на основе EDI-сообщений. Система предоставляет мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, есть возможность бесплатно интегрироваться с 1С при тарифе от 1 000 документов. Удобно, что настроить рабочее место можно бесплатно.
Стоимость: 2 050 рублей за 300 документов в год.
Есть возможность создать несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов ЭДО, а затем настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями. Удобно, что руководитель может подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров.
Стоимость: 10 рублей за один комплект, в который входят два любых документа и счет-фактура.
Сервис присылает уведомления о новых документах по SMS, e-mail и в мобильном приложении. Есть роуминг со всеми операторами ЭДО, но неудобно, что работать с 1С можно не на всех тарифах.
Стоимость: от 500 рублей в год за 50 пакетов в квартал. В пакет входят любые документы, но не более одного счета-фактуры. Подключение к сервису стоит 500 рублей.
Удобно обмениваться информацией с иностранными контрагентами, так как сервис поддерживается во многих странах. За каждой компанией бесплатно закрепляется менеджер, которому можно звонить по любым вопросам.
Стоимость: 4 000 рублей за 500 исходящих документов в месяц.
Создание шаблонов документов, формирование счетов
Работа любой компании — это постоянный поток документов: акты, счета, договоры, накладные. На их составление уходит много времени. Чтобы избавить себя от рутинных процессов, можно воспользоваться сервисами для создания документов на базе готовых шаблонов.
Сервис позволяет составлять договоры, иски, заявления, декларации и другие документы, которые потом проверяют юристы. Можно загрузить базу документов из Word или 1С.
Стоимость: от 1 700 рублей в месяц за одного пользователя, 250 рублей в месяц за каждого дополнительного.
Онлайн-сервис, который поможет выставлять счета клиентам и формировать акты. Реквизиты своей компании нужно ввести один раз, после чего сервис будет автоматически вставлять их во все документы. В счета можно добавить логотип, подпись и печать.
Генератор инвойсов от Логастер
Бесплатный онлайн-инструмент для выставления счетов. Предоставляет шаблоны, которые подходят для бизнеса любого масштаба — от стартапа до крупной компании. Вы можете создавать и скачивать счета без ограничений в пару кликов, а также добавлять к ним свой логотип.
Сервисы «все в одном»
Если не хочется устанавливать множество приложений и разбираться в том, как ими пользоваться, можно подыскать облачные инструменты для ведения бизнеса, которые объединяют в себе много полезных функций. С их помощью отделы компании, которые живут своей жизнью, можно превратить в единый слаженно работающий организм. Выбрав правильное ПО, вы упростите работу сотрудникам, минимизируете потери и облегчите себе жизнь, если вдруг снова придется оперативно переводить всех на удаленку.
Один из таких сервисов —
1С:Фреш, которым можно пользоваться с любого устройства. Он объединяет в себе:
Кроме того, сервис интегрирован с онлайн-бухгалтерией Фингуру.
Стоимость комплекса для управления торговым бизнесом — от 13 000 рублей в год, в зависимости от тарифа. При подключении к Фингуру вы получите его бесплатно на весь период обслуживания!
Бухгалтерский учет товаров в розничной торговле
Розничные магазины обычно имеют дело с большим объемом разнородного товара, поэтому важно изначально наладить учет во избежание дальнейших недоразумений. Автоматизация действий способствует выполнению таких задач, как контроль за сохранностью ТМЦ, своевременное получение информации об объеме складских запасов, вычисление рентабельности каждой партии.
Автоматизированный учет имеет ряд преимуществ:
Также к задачам учета относятся:
Организация самостоятельно формирует учетную политику, затрагивающую торговые операции. Нарушение принципов учета товара может повлечь за собой снижение прибыли и образование недостач.
Закупка товаров для розничной торговли производится через посредников или напрямую у производителей. Кроме того, владелец магазина имеет право предлагать и собственные изделия.
Поступающие со стороны ценности в обязательном порядке должны иметь сопроводительные документы. Они содержат основные данные о товаре, поставщике, перевозчике. Если речь идет об импортном товаре, нужно заключение Госсанэпиднадзора о надлежащем качестве, в первую очередь это касается продуктов питания.
Процесс поступления товаров контролируется материально-ответственными лицами. Продукция оприходуется на склад по продажным ценам, затем производится наценка, определяющая итоговую стоимость для дальнейшей розничной реализации.
Построение учета в розничной торговле несколько отличается от оптовой реализации. Собственники вправе самостоятельно решить, по каким правилам формировать записи. Допускается учет товаров по продажным ценам с учетом выделения наценки, или формирование аналитики по закупочным. Выбранный способ нужно закрепить в учетной политике.
При автоматизированной работе лучшим решением станет формирование количественно-суммового учета. То есть, берется во внимание каждый вид ТМЦ, списание же себестоимости отражается по закупочным ценам.
Мы подготовили подробное руководство по организации автоматизированного складского учета для начинающих владельцев розничных магазинов.
Подведем итоги
Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.
Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.
С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.
Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.
Важно автоматизировать рутинные процессы, чтобы ускорить работу, минимизировать риск возникновения ошибок и сосредоточиться на бизнесе. В этом помогут онлайн-сервисы для бизнеса, которые позволяют анализировать товарооборот, планировать закупки, оформлять документы и пересылать их контрагентам, автоматизировать расчеты и аналитику по продажам. Есть комплексные решения, которые заменят несколько узкопрофильных и обойдутся дешевле.
Наведем порядок на складе и в бухгалтерии: поможем внедрить товароучетную систему и интегрируем её с бухгалтерией Фингуру, чтобы снизить риск возникновения ошибок и переплаты налогов.