Работа электронной кассы и онлайн кассы что это и как работает для чайников

Что такое онлайн касса

Онлайн касса — это кассовый аппарат, который пробивает чеки и отправляет их в налоговую в режиме реального времени.

Онлайн касса так называется не потому, что ее нужно использовать при онлайн оплатах через интернет, а потому, что она отправляет чеки в налоговую в онлайн режиме.

Кому нужна онлайн-касса?

Сегодня практически всем продавцам товаров и услуг нужно применять онлайн-кассу. И неважно кто — ИП или юридическое лицо, как ведутся расчеты — наличными или по «безналу», работает ли предприниматель на обычной торговой точке или в интернет-магазине. Однако есть и исключения.

Подключить

Необходимость применения кассы для продавца — общедоступный и понятный факт, подкрепленный законом № 54-ФЗ. Но что такое облачная касса, как работает онлайн-касса для интернет-магазина, кому она нужна и какую выбрать — остается для многих белым пятном. Подробно рассказываем, что к чему в нашей статье для чайников.

1. 1. Что такое онлайн-касса?
2. 2. Как работает онлайн-касса?
3. 3. Какие бывают онлайн-кассы?
4. 4. Как выбрать онлайн-кассу?
5. 5. Кому нужна онлайн-касса?
6. 6. Когда можно работать без кассы?
7. 7. Штрафы при отсутствии онлайн-кассы
8. 8. Как зарегистрировать онлайн-кассу?
9. 9. Как пользоваться онлайн-кассой?
10. 10. Отправка чеков через онлайн-кассу
11. 11. Вопрос-ответ

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, принцип работы которого заключается в передаче данных о платежах в налоговую службу через интернет.

Отличаются онлайн-кассы от старых кассовых аппаратов, как уже было сказано, доступом в интернет, а также устройством, которое передает фискальные данные в ФНС.

Раньше информация о продажах записывалась на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, а предпринимателю нужно было сдавать отчеты в налоговую самостоятельно. Теперь на смену ЭКЛЗ в онлайн-кассах пришёл фискальный накопитель.

Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат. Его основные функции — защищать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные. Фискальный накопитель (или сокращенно ФН) был создан, с одной стороны, чтобы облегчить жизнь предпринимателям, которым теперь не нужно ездить в ФНС, с другой — чтобы налоговый орган мог успешно контролировать необходимые данные и документы.

Эквайринг что это такое простыми словами

Существует всего 2 способа оплаты товаров и услуг:

Наличная оплата:

• Передача “живых” денег в кассу (продавцу) — из рук в руки.

Безналичная оплата — это и есть эквайринг:

• Оплата через платежный терминал (торговый эквайринг) — клиент расплачивается банковской картой через терминал на кассе магазина или у курьера;
• Оплата через интернет (интернет эквайринг)— клиент оформляет покупку через интернет и оплачивает ее картой на сайте или в приложении.

Кроме банковских карт для безналичной оплаты могут использоваться банковские счета и электронные кошельки.

Эквайринг бывает:

• Банковский, когда договор заключается с банком (Сбербанк, Тинькофф, Модуль банк, ВТБ, Альфа банк, ПСБ) — ВСЕГДА НЕОБХОДИМО ПОКУПАТЬ ОНЛАЙН КАССУ
• Небанковский, когда договор заключается с платежной системой или платежным агрегатором (Ю-касса, Робокасса, Продамус, Монета, АрсеналПей и т.д.) — МОГУТ БЫТЬ СО ВСТРОЕННОЙ КАССОЙ И ТОГДА СВОЮ ПОКУПАТЬ НЕ НАДО

Платежные системы со встроенной кассой

  7 МИН

Как
работать легально без
онлайн-касс

Разобрались, кто по закону может работать без
онлайн-кассы и реально ли
избежать установки, если ККТ (контрольно-кассовая техника) всё-таки нужна.

Онлайн-касса — это кассовый аппарат нового образца с фискальным накопителем,
на
который записывается информация о выданных организацией чеках. Затем эти данные через интернет
передаются в Федеральную налоговую службу.

В июле 2021 года, согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», обязанность перейти на онлайн-кассы появилась у ИП без наёмных работников, продающих товары собственного производства или лично предоставляющих услуги. Ещё раньше, в июле 2019 года, закончились отсрочки для ИП, оказывающих услуги, и отдельных ИП на патенте.

Кассу можно применять не там, где клиент оплачивает
покупку, в указанных в п.
5.6 ст. 1.2 54-ФЗ случаях. При этом можно выдать бумажный чек на месте или
отправить электронный на e-mail или в смс по реквизитам, указанным клиентом перед покупкой.

Можно не выдавать клиенту бумажный чек. Вместо этого при расчёте можно
позволить
покупателю считать с дисплея мобильного телефона, планшета и т. п. QR-код для идентификации
кассового чека, прислать ему ссылку на чек, бланк строгой отчётности или бланк с данными чека.

О том, в каких случаях это возможно, сказано в пп.
5.7, 5.8 ст. 1.2 54-ФЗ.

ККТ не применяется при безналичных расчётах между юрлицами и (или) ИП, если
оплата происходит без предъявления карты, например через интернет или банковским переводом (п.
9 ст. 2 54-ФЗ).

Без кассы при безналичных расчётах также могут работать:

• ТСЖ, другие товарищества и потребительские кооперативы при
  приёме оплаты коммунальных платежей и услуг в рамках устава;
• образовательные, физкультурно-спортивные организации, дома
  культуры и творчества при приёме оплаты услуг населению.

ИП, продающим билеты и абонементы в государственные театры с рук или с лотка,
онлайн-касса тоже не нужна. А вот если продажа осуществляется через интернет или с использованием
сетей связи, чек выдать придётся.

Кроме льготников, есть ещё категории бизнеса, в которых в принципе не
требуется
установка онлайн-кассы.

К этим категориям относятся:

• продажа бумажных газет и журналов;
• продажа ценных бумаг;
• общепит в образовательных организациях во время занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках и выставках, кроме
  торговли непродовольственными товарами из этого перечня;
• разносная торговля с рук в пассажирских поездах и на борту
  самолётов;
• торговля мороженым в киосках;
• продажа безалкогольных напитков, молока и воды в разлив;
• розничная продажа бахил;
• продажа молока, кваса, масла, рыбы и керосина из автоцистерн;
• сезонная продажа овощей и фруктов вразвал;
• приём стеклотары и утильсырья, кроме металлолома, драгоценных
  металлов и камней;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• продажа изделий народных художественных промыслов их
  изготовителем;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги носильщиков на вокзалах, в портах и аэропортах;
• сдача индивидуальным предпринимателем в аренду жилых
  помещений
  и машино-мест в многоквартирных домах.

В этих видах бизнеса можно не применять онлайн-кассу, если для расчётов не используются автоматические устройства и не
продаются подакцизные товары.

Механические торговые автоматы, которые принимают только монеты Банка России,
не
в счёт — их использование не требует установки онлайн-кассы.

Самозанятые тоже не обязаны использовать
онлайн-кассы.

Некоторые ИП на патенте могут не
устанавливать ККТ при условии отсутствия сотрудников и выдачи клиенту документа, подтверждающего расчёты. Но не все. Вот
список видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна:

• парикмахерские и косметические услуги;
• ремонт бытовой техники и часов;
• техобслуживание и ремонт транспортных средств;
• грузоперевозки и перевозки пассажиров;
• ветеринарные услуги;
• прокат;
• другие услуги и работы, указанные в п.
  2.1 ст. 2 54-ФЗ.

С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.

Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых
можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является,
онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить,
даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении
контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.

Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности
и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед
покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой
могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем около двухсот
моделей оборудования.

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку
нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно
платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также
вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет
отправлять чеки.

Самый дешёвый вариант — это автономные кассы. Фискальные регистраторы стоят дороже, а моноблоки — самые дорогие, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует не
ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его
объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.

Если у вас небольшая торговая точка без
подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает
от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок
с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а
также несколько терминалов эквайринга.

Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить,
должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно
нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если
же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой
ускорит автоматизацию процессов.

Стоит также проанализировать поток клиентов, от
которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы
обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток
большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить
размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с
настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.

Софт для кассы должен быть совместим с ПО на
остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь
продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной
автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего
оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять
информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке
кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить
соответствующий договор с поставщиком.

На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим
преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и
управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.

• Доступ в интернет через
  сим-карту, Wi-Fi.
• Работает автономно 6–12
  часов от аккумулятора.
• Легко оформить возврат
  товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС.
  Платная интеграция с «1С» и программами лояльности.
• Расширения: нет.
• Нет возможности подключить
  дополнительные устройства.

Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской
доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.

• Доступ в интернет через
  сим-карту (mini-sim), Wi-Fi.
• Автономная работа невозможна.
  Аккумулятора нет, питание от электросети.
• Легко оформить возврат товара и
  продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная
  интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для весов и
  сканеров штрих-кодов, а также разъём для подключения денежного ящика.
• Работает только от сети.

Подходит для торговли в стационарных торговых
точках.

• Доступ в интернет через
  сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 8–14 часов от
  аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и
  продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная
  интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для
  весов, разъём для подключения денежного ящика, сканеров штрих-кодов, терминалов
  безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для торговли в стационарных торговых
точках с возможностью автономной работы.

• Доступ в интернет через
  сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 6–12 часов от
  аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и
  продажу по свободной цене, возможность управлять скидками и формировать программы
  лояльности клиентов.
• Есть интеграция с ЕГАИС и
  популярными программами управления рестораном: R-Keeper, QuickResto, iiko, iReca: Solo.
  Платная интеграция с «1С», программами лояльности. Драйверы для весов. Удалённый доступ.
  Бот для соцсетей, отчёты на e-mail и телефон.
• Есть разъём для подключения
  денежного ящика, сканера штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати
  этикеток.

Подходит для кафе, баров и ресторанов.

• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi.
• Поддерживает Bluetooth.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора.
• Любые виды платежей: по карте, смартфоном, через QR, наличными.
• Встроенная кассовая программа и товароучетная система.
• Автообновление версии прошивки.
• Защита от соскальзывания — прорезиненные ножки.

Лёгкая, компактная, подходит для торговли в небольших магазинах и курьерской доставки.

<!—

—>
<!— —>
<!— —>
<!— —>
<!—

—>

<!—

+7 (800) 777-10-65
Для регионов РФ

+7(800)777-10-65
Регионы

—>

Как выглядит и как работает онлайн-касса

Чтобы понять, как выглядит онлайн-касса и как работает, необходимо для начала определить, почему возникает потребность в установке данных аппаратов. Необходимость в использовании этих устройств появилась после принятия Федерального закона 54-ФЗ. Онлайн-касса выглядит и работает как и обычный кассовый аппарат, при этом сведения о совершенных операциях сохраняются при помощи фискального накопителя. Благодаря этому технологическому элементу качественно улучшается система расчетов с покупателями. Устройство в автоматическом режиме посылает сведения о произведенной покупке в налоговую службу (через операторов фискальных данных) и позволяет настроить передачу данных покупателю на его электронный адрес или на телефон (в виде смс). Посмотреть как выглядит онлайн-касса можно тут.

Несомненными плюсами онлайн-кассы являются:

• Сокращение проверок кассовых аппаратов со стороны налоговой службы;
• Сохранность сведений о совершенной покупке, которая дает возможность покупателю не переживать по поводу потери кассового чека (Существует даже специальное приложение «Проверка чека», которое позволяет сканировать, проверять чеки и сохранять их);
• Отсутствие необходимости в заполнении многих видов отчетности по совершенным платежам владельцем торговой точки;
• Упрощение отслеживаемости оборота товаров для ФНС, увеличение контроля рынка и финансовых потоков;
• Многие онлайн-кассы подключаются к облачной системе, которая позволяет управлять кассами удаленно и вести аналитику и отчетность.

Как уже упоминалось ранее, основной принцип работы онлайн-кассы заключается в использовании фискального накопителя и интернета, которые превращают традиционный аппарат в передавать сведения в автоматическом режиме. Настройка фискального накопителя, который по сути заменяет электронную контрольную ленту, производится перед первым использованием устройства. Какой фискальный накопитель следует использовать именно вам, читайте в статье про фискальные накопители.

ВАЖНО: Правильная настройка и своевременное отслеживание сроков эксплуатации фискального накопителя надолго сохранит работоспособность онлайн-кассы. При неисправности данного элемента онлайн-касса работает как обычный кассовый аппарат. 

Виды онлайн-касс

Чтобы определить, какие онлайн-кассы должны использоваться для конкретного предпринимателя, необходимо для начала разобраться в их основных видах:

Автономная онлайн-касса — устройство, не требующее подключения к компьютеру, т.е. функционирующее самостоятельно. Например, очень популярной моделью автономных онлайн-касс является модель касса Ф. Модель стоит недорого и обладает всеми необходимыми для работы функциями. ПОДРОБНЕЕ О КАССЕ Ф

Смарт-терминал — устройство вроде компьютера или планшета с встроенным фискальным регистратором, принтером чеков и предустановленным кассовым программным обеспечением. (Например, очень популярна линейка смарт-терминалов Эвотор). Популярная модель среди смарт-терминалов этого производителя — модель Эвотор 7.2. КАТАЛОГ СМАРТ-ТЕРМИНАЛОВ

Фискальный регистратор, который не способен работать без подключения к ПК или планшету. Популярным фискальным регистратором можно считать Viki Print 57 Ф. Модель имеет сравнительно низкую стоимость среди подобных аналогов и весь функционал для работы вашего бизнеса. КАТАЛОГ ФИСКАЛЬНЫХ РЕГИСТРАТОРОВ

Кассы с поддержкой ЕГАИС — кассы поддерживающие работу с ЕГАИС. Такая касса нужна если вы торгуете подакцизными товарами (алкоголь). Популярной и малозатратной кассой с поддержкой ЕГАИС по праву считается Viki micro. КАТАЛОГ КАСС ДЛЯ ЕГАИС

Мобильные онлайн-кассы — кассы с встроенным аккумулятором, маленькие и легкие, оснащенные всеми необходимыми интерфейсами и поддерживающие подключение к интернету для отправки данных в ОФД. Популярной моделью среди мобильных онлайн-касс неоспоримо является касса MSPOS-K или «рыжая» касса.  КАТАЛОГ МОБИЛЬНЫХ ОНЛАЙН-КАСС

Кроме того, на рынке можно встретить онлайн-кассы в форме POS-системы, функциональность которых позволяет вести торговлю в соответствии с требованиями Федерального закона.

Как работает онлайн-касса? Алгоритм основных действий выглядит следующим образом:

• После передачи покупателем банковской карты или денежных средств для оплаты, кассир производит ввод сведений в контрольно-кассовый терминал.
• При помощи фискального накопителя чек со сформированными данными заверяется и обрабатывается, а затем производится печать чека в бумажном виде.
• Затем происходит передача сведений о проведенном расчете оператору фискальных данных, который подтверждает фискальному накопителю факт получения чека и отправляет информацию в ФНС.
• В случае необходимости производится отправка электронного чека покупателю на адрес его электронной почты или смартфон (в виде смс).

Если у Вас возник вопрос, как посмотреть онлайн-кассу, Вы можете обратиться в офис продаж и обслуживания компании Мультикас, расположенный в Санкт-Петербурге. Наши специалисты не только помогут Вам узнать, как выглядит онлайн-касса, но и подберут оптимальную модель, которая будет соответствовать всем потребностям Вашего бизнеса. Компания Мультикас осуществляет доставку в регионы. Для этого необходимо лишь выбрать онлайн-кассу в обширном каталоге нашего интернет-магазина и сделать заказ по телефону +7 (800) 777-10-65 или при помощи электронной почты zakaz@kassaofd.ru Позвонив на, вы сможете получить грамотную консультацию по всем интересующим вопросам касательно основных принципов работы, используемого программного обеспечения или возможных неисправностей онлайн-касс.

Перейти в каталог онлайн-касс

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Также читают:

Как начать работать с онлайн-кассой?

Работа с кассовым оборудованием является непростым занятием, особенно для тех, кто еще не пользовался онлайн-кассами и не знает всех тонкостей. Кассир должен иметь определенные знания и умения в этой области,…

---

448
Узнать больше

Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция

Согласно 54 Федеральному закону применение онлайн-касс при расчетах на территории РФ обязательно. Перед использованием вся техника должна пройти регистрацию в Федеральной Налоговой службе. Как зарегистрировать онлайн-кассу в 2022 году? Есть…

---

1040
Узнать больше

Аренда или покупка онлайн кассы — что выгодно. Обзор предложений

Аренда или покупка онлайн кассы — что выгоднее и в каких случаях? Сегодня предприниматель может не только купить онлайн-кассу, но и взять ее в аренду. Оба варианта позволяют вести бизнес…

---

488
Узнать больше

Онлайн-касса в 2023 году

Онлайн-кассы в 2023 году обязательны практически для всех. На рынке существует большой выбор кассовых аппаратов, и все они различаются друг от друга характеристиками и возможностями. Расскажем о том, как предпринимателю…

---

783
Узнать больше

Подпишитесь на рассылку

Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.

Остались вопросы?

Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!

Товар добавлен в корзину

Сумма

Онлайн касса цена

Федеральный закон 54 — ФЗ обязывает большинство владельцев бизнеса установить онлайн-кассу, но при этом не требует ее покупать. Поэтому онлайн кассу можно купить или взять в аренду.

Онлайн касса стоимость покупки

Минимальные затраты на покупку онлайн кассы следующие:

Онлайн касса стоимость аренды

Стоимость аренды онлайн кассы в разных сервисах следующая:

После того как получите ККТ в аренду, не забудьте:

• купить и установить фискальный накопитель (ФН)
• заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)
• зарегистрировать ККТ на себя в ИФНС.

Это связано с тем, что заявление должен подать пользователь кассовой техники – организация или предприниматель, который применяет ККТ (ст. 1.1, п. 2 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если кассовый аппарат до передачи в аренду был зарегистрирован на арендодателя, то он должен снять онлайн-ККТ с учета.

Онлайн касса аренда или покупка

Аренда онлайн-кассы оправдывает себя только в некоторых случаях:

• Если бизнес только начал свое существование и неизвестно, как он будет развиваться, то выгодно взять технику напрокат, а не делать большие вложения, которые могут не окупить себя. В дальнейшем, когда дела пойдут в гору, можно будет выкупить этот аппарат.
• Если работа сезонная, и онлайн-касса нужна не круглый год, а только несколько месяцев в году, выгоднее взять в аренду.
• В том случае, когда предприниматель не знает, какая касса подойдет лучше для его бизнеса, можно взять аппарат на несколько месяцев для тестирования.

Во всех остальных случаях выгоднее купить онлайн кассу.

Онлайн касса штрафы за чеки

Штрафы за непробитие чека на онлайн кассе следующие:

• Для организаций — 10 000 рублей (чек с ошибкой — до 10 000 рублей)
• Для ИП — 2 000 рублей (чек с ошибкой — до 3 000 рублей)

Штраф или предупреждение можно получить в течение года после того, как совершено правонарушение.

Продавать товары через партнёрский сайт

ИП регистрируется на маркетплейсе (электронной торговой площадке) и продаёт
свой
товар с использованием онлайн-касс оператора. Чеки формирует сам маркетплейс, предпринимателю не
нужно об этом беспокоиться. Он получает безналичные денежные средства за вычетом комиссии за
транзакции.

Например, в Wildberries для поставщиков создан отдельный
портал, где можно зарегистрироваться на площадке и заключить договор реализации. Оплата
будет
приходить не от отдельных физических лиц, а напрямую от маркетплейса.

Если предприниматель установил ККТ, но не хочет заниматься отслеживанием всех
платежей, он может арендовать кассовый аппарат с виртуальным подключением к интернет-магазину.
Онлайн-касса будет функционировать от имени магазина, но все технические вопросы платёжный
агрегатор
возьмёт на себя.

Например, ЮKassa отслеживает оплаты и
подтверждения чеков в налоговой. Юридические,
физические лица без организации ИП и ИП могут подключить один из агрегаторов на выбор. Платежи
будут
проходить через операторов на разных условиях, в зависимости от формы бизнеса.

Размер штрафов за отсутствие онлайн-кассы зависит от формы собственности и
серьёзности нарушения — от предупреждения до денежного штрафа или приостановления деятельности.
Более подробно об ответственности можно прочитать в ст. 14.5 КоАП РФ.

Для организаций:

5000–30 000 рублей
и выше

Первое нарушение за расчёты без ККТ — штраф
от 75 до 100 % от суммы расчёта без ККТ, минимум 30 тысяч рублей

По данным Главбух.ру

Для ИП:

1500–10 000 рублей
и выше

Первое нарушение за расчёты без ККТ —
штраф
от 25 до 50 % от суммы расчёта без ККТ, минимум 10 тысяч рублей

По данным Главбух.ру

Основной
документ — 54-ФЗ «О применении
контрольно-кассовой техники».

Статья обновлена 8 ноября 2022

Схема работы онлайн кассы

Покупатель  Касса  ФН  ОФД  Налоговая

Как работает онлайн-касса?

Схему работы онлайн-кассы и фискального накопителя можно представить следующим образом:

• Покупатель совершает покупку
• Кассир пробивает чек
• ФН получает данные чека, обрабатывает и подписывает их фискальным признаком, то есть шифрует
• Затем ФН отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД)
  ОФД, в свою очередь, проверяет данные и передает их в ФНС
• В заключении ОФД отправляет электронный чек покупателю

Из чего состоит онлайн касса

Онлайн касса состоит из:

1. ККТ (контрольно-кассовая техника) — само устройство с рег.номером, которое можно купить или взять в аренду.

Сейчас в основном используются смарт кассы, которые похожи на смартфон или планшет. Они совмещают в себе функции полноценного кассового аппарата с сенсорным дисплеем, принтера для печати чеков и встроенного банковского терминала для приема оплат по картам всех видов, а также с помощью других устройств.

2. ФН (фискальный накопитель) — это чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных.

Срок действия ФН бывает 36 месяцев — для всех и 15 месяцев — подакцизные товары, сезонная работа, автономный режим в отдаленной местности.

3. ОФД (оператор фискальных данных) — посредник между пользователем кассы и налоговой. Он собирает, обрабатывает и передает необходимую информацию в ИФНС.

Самые популярные ОФД: Такском, Контур ОФД, Первый ОФД, Яндекс ОФД, ОФД.ру, Платформа ОФД и другие.

Как зарегистрировать онлайн-кассу?

Лайфхак: если вы берете облачную кассу в аренду в CloudKassir — сервис будет курировать вас на всех этапах регистрации кассы в ФНС, фискализации и интеграции с сайтом.

Если вы все же хотите действовать самостоятельно, ниже приводим пошаговую инструкцию, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой. Однако если в процессе установки допустить ошибку, фискальный накопитель придётся выкинуть и купить новый.

1. Выберите оператора фискальных данных из списка ФНС, заключите с ним договор.

2. Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС.

• Заполните и отправьте заявление на регистрацию кассы
• Получите индивидуальный номер кассы

3. Введите индивидуальный номер, а также ИНН вашей компании в настройках кассы.
Если вы арендуете кассу в CloudKassir, ввести данные можно будет в личном кабинете сервиса.

4. Вернитесь на сайт ФНС в свой личный кабинет и в отчёте о регистрации ККТ укажите:

• Дату и время получения чека
• Порядковый номер чека
• Фискальный признак чека

5. Подпишите отчёт с помощью КЭП, получите карточку регистрации.

6. Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД. Для этого в личном кабинете на сайте ОФД внесите данные с регистрационной карточки ФНС.
Используя кассу CloudKassir, вам не придется заключать договор с ОФД — сервис зарегистрирует кассу самостоятельно.

7. Проведите пробный платёж и убедитесь, что чек содержит все обязательные данные. Посмотрите, поступила ли информация о платеже к ОФД (это можно сделать в личном кабинете на сайте оператора).

Все готово. Теперь можно приступать к работе с кассой.

Штраф за отсутствие онлайн кассы

Штрафы за неприменение онлайн кассы следующие:

• Для организаций — 30 000 рублей и выше (при повторном нарушении приостановление деятельности на 90 суток)
• Для ИП — 10 000 рублей и выше (при повторном нарушении приостановление деятельности на 90 суток)

Штраф или предупреждение можно получить в течение года после того, как совершено правонарушение.

Как выбрать онлайн-кассу?

Чтобы выбрать кассу под свой бизнес, нужно сначала определиться с видом деятельности:

Например, если вы продаёте алкогольные напитки, тогда нужна онлайн-касса, адаптированная для работы с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). Чаще всего для этих целей используются автономные кассы-планшеты или модульные кассы.

Другой пример — если ваша продукция находится в списке товаров, которые необходимо маркировать, то выбирайте кассу со встроенным сканером штрих-кодов. Для этих целей подойдут мобильные POS-терминалы. Облачные кассы также поддерживают работу с маркированными товарами.

А если вы хотите, чтобы виртуальная касса принимала банковские карты, приобретайте или берите в аренду модели со встроенным эквайрингом, то есть с функцией приёма безналичной оплаты.

Если у вас интернет-магазин, и оплату вы принимаете через сайт, то у вас нет необходимости в стационарной кассе. А значит онлайн-кассу можно не покупать, а взять в аренду, например, в сервисе CloudKassir. Компания настроит кассу под вас, проконсультирует по регистрации, а также возьмет на себя большую часть работ по обслуживанию и интеграции с сайтом.

Подключить

Как пользоваться онлайн-кассой?

Для начала работы с онлайн-кассой вам понадобятся:

• Онлайн-касса
• Фискальный накопитель
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для того, чтобы заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу в ФНС. Этот этап можно пропустить, если вы используете облачную кассу от CloudKassir.

Общие правила работы с онлайн-кассой пошагово:

1. Работа с кассой начинается с того, что продавец принимает в служебное пользование:

• Разменные купюры
• Печатную ленту

2. Затем специалист запускает смену. Для этого на аппарате распечатывается отчет по открытию смены. По сути это фискальный документ, который направляется в ОФД, где прописывается тип устройства и данные работника, открывшего смену.

3. Чтобы принять деньги от покупателя, необходимо:

• Открыть чек, подсчитав всю сумму с учетом скидок и акций
• Озвучить покупателю полную стоимость. Обычно кассир говорит, сколько рублей и копеек должен заплатить клиент
• Принять наличные деньги или банковскую карту
• Выдать сдачу или провести транзакцию через терминал
• Закрыть чек и отдать его клиенту

Отправка чеков через онлайн-кассу

Состав чеков регулируется законодательно. Кассовый чек онлайн-кассы должен содержать реквизиты:

• Перечисленные в пункте 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ
• Регламентированные форматами фискальных документов — которые утверждены приказом ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@

И хотя покупателю выдается только кассовый чек, он не единственный фискальный документ, формируемый на онлайн-кассе. Кроме него касса также выдает и отправляет в ФНС:

• Отчет о закрытии и об открытии смены
• Информационные документы, которыми касса обменивается с ОФД

Кассовые чеки могут быть переданы покупателю двумя способами — в бумажной или электронной версии. Бумажный чек обязателен к выдаче, когда совершается покупка в офлайн-магазине. Электронный — когда покупка совершена в интернет-магазине.

Если плательщик в офлайн-магазине захочет получить копию чека на электронную почту или смартфон, кассир должен это сделать. ПО, прилагающееся к новым онлайн-кассам, позволяет ввести нужные данные и отправить платежный документ по SMS или e-mail.

Онлайн касса для ИП

ИП должны применять ККТ при расчетах за товары, работы или услуги. Однако есть некоторые исключения, которые мы рассмотрим ниже.

ИП без онлайн кассы

Какие индивидуальные предприниматели могут работать без онлайн кассы:

1. ИП ведет расчеты, освобожденные от ККТ (скачать все случаи, когда можно не применять ККТ).Например, ИП на патенте, которые оказывают определенные виды услуг, освобождены от ККТ полностью независимо от способа оплаты (скачать перечень видов деятельности, при которых чеки можно не пробивать);
2. ИП, которые платят налог на профессиональный доход. Они полностью освобождены от применения ККТ и формируют чеки в приложении «Мой налог» (п. 2.2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
3. ИП, которые ведут только безналичные расчеты с другими ИП или организациями (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

ИП без персонала, которые продают товары собственного производства, выполняют работы и оказывают услуги, с 1 июля 2021 года должны вести расчеты с применением ККТ. До этой даты они от такой обязанности освобождались. Не придется применять кассу лишь тем, кто:

— зарегистрированы как самозанятые. Они не применяют ККТ и ведут расчеты в приложении «Мой налог» (см. как оформить чек в «Мой налог»);

— освобождены от ККТ. Например, ИП на ПСН с отдельными видами деятельности (скачать перечень видов деятельности, при которых чеки можно не пробивать).

Заключить договор со службой курьерской
доставки

В этом случае принимать платежи будет курьер, а на чеках с мобильного терминала
будут указаны реквизиты продавца (полный перечень требований к кассовому чеку можно найти в п.
1 ст. 4.7 54-ФЗ). Однако этот вариант ограничит клиентов в выборе способов
платежа и доставки.

Онлайн бухгалтерия для ИП с онлайн кассой

ИП на УСН или патенте без сотрудников с кассой

• 2 000 руб./мес.
• + 1 000 руб./мес. за каждый аппарат ККТ

ИП на УСН или патенте без сотрудников с эквайрингом

• 2 000 руб./мес.
• + 1 000 руб./мес. за каждый аппарат ККТ
• + 1 000 руб./мес. за каждый терминал торгового эквайринга или
• + 1 500 руб./мес. за каждый договор интернет-эквайринга

ИП на УСН или патенте с одним сотрудником

• 3 500 руб./мес.
• + 1 200 руб./мес. за каждого сотрудника
• + 1 000 руб./мес. за каждый аппарат ККТ
• + 1 000 руб./мес. за каждый терминал торгового эквайринга или
• + 1 500 руб./мес. за каждый договор интернет-эквайринга

Онлайн касса как работает

Как работает онлайн касса для чайников:

1. Покупатель оплачивает покупку
2. Продавец пробивает чек на кассе с ФН (фискальным накопителем)
3. ФН отправляет чек в ОФД (оператору фискальных данных)
4. ОФД получает данные об оплате и сохраняет их на сервере. Периодически он отправляет эти данные в налоговую инспекцию.

Прочитать подробнее о
возможностях онлайн-касс, ознакомиться с тарифами и выбрать подходящую кассу можно на сайте.

Статья обновлена 8 ноября 2022

Вопрос-ответ

Как сформировать чек, если клиент платит одновременно картой и наличными?

Большинство современных программ в онлайн-кассах позволяют платить двумя вариантами, формируя общий чек. При такой процедуре нужно указывать сразу две суммы, внесенные картой и наличными.

Когда и как закрыть смену на кассе?

Кассу нужно закрыть не позже, чем через 24 часа после ее открытия. Если продавец не закроет кассу, кассовый аппарат автоматически заблокируется, а выдача чеков станет недоступной.

Чтобы закрыть смену нужно сформировать специализированный фискальный документ — отчет по закрытию, перенаправляемый ОФД.

В нем укажите:

• Сколько чеков было создано на протяжении смены
• Количество платежных чеков, сформированных ККТ без передачи ОФД
• ФИО кассира

Когда отчет будет сформирован, выручка сдается ответственному сотруднику либо человеку, занимающемуся инкассацией. После этого все оборудование выключается.

Какие главные реквизиты платежного документа?

Закон выделяет два главных реквизита платежного документа — «Признак расчета» и «Признак способа расчетов».

Признак расчета состоит из:

• Получения денег от покупателя или прихода
• Возврата прихода — когда оформляют возврат продукции
• Расхода — когда посетителю выдаются деньги
• Возврата расхода — купленные у физлица вещи возвращаются ему

Признак способа расчетов обозначается цифровыми кодами от 1 до 7, где:

1 — задаток за конкретный продукт, характеристики которого известны

2 — частичный аванс

3 — оплата товара с неизвестными параметрами

4 — обычный платеж, или учитывающий ранние предоплаты

5 — предоставление частичного кредита

6 — полный кредит

7 — погашение кредита

Как проверить чек?

С помощью мобильного приложения «Проверка кассового чека» от ФНС (скачать можно с Google Play или App Store) можно получить электронную версию чека и проверить его на соответствие закону № 54-ФЗ. Проверить бумажные чеки можно также на сайте оператора фискальных данных, данные которого указаны в чеке.

Как принимать оплату по QR-коду для бизнеса?

Существует два вида QR-кода для продавцов: статический QR-код (многоразовый) и динамический (одноразовый).

В статическом, многоразовом коде обычно зашифрованы только реквизиты продавца, сумму вбивает покупатель самостоятельно. Удобно использовать такой код в небольших торговых точках в виде стикера, наклеенного возле кассы — очередь будет заметно быстрее проходить.

Чтобы использовать статический QR-код:

• Выберите банк с поддержкой СБП
• Откройте расчетный счёт
• Скачайте приложение
• Скачайте и распечатайте QR-код, повесить его на видном месте, например, у кассы, на баре и входе или разместите его на странице оплаты на сайте

Одноразовый или динамический код присваивается каждой конкретной покупке и включает в себя сумму и реквизиты продавца. Код выводится на экран кассового терминала или распечатывается на чеке. Покупатель сканирует его с помощью камеры смартфона и оплачивает покупку.

Чтобы получить динамический QR-код для офлайн-магазина, нужна будет интеграция банковского сервиса по API с кассовым ПО, для онлайн-магазина — интеграция банковского сервиса с онлайн-кассой по API.

Подключить

Принцип работы онлайн кассы пошагово

Чтобы касса заработала по описанной выше схеме, необходимо соблюдать основные принципы работы онлайн кассы, а именно:

1. Купить или арендовать ККТ с ФНБ
   Выбрать устройство поможет бухгалтер или компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс.
2. Подписать договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте
   Это можно сделать самостоятельно с помощью инструкции на сайте своего ОФД или с помощью бухгалтера / компании, продающей кассы.
3. Зарегистрировать кассу в налоговой
   Может компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс или бухгалтер.
4. Настроить кассу и подключить ее к интернету.
   Поможет компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс.
5. Обучить сотрудника, который будет пробивать чеки, работе с кассой.
   Первоначально поможет компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс, в дальнейшем у сотрудника будет инструкция к ККТ.
6. Пробивать чеки на КАЖДУЮ оплату.
   Чеки пробивает обученный работе с кассой сотрудник.

Штрафы при отсутствии онлайн-кассы

Если бизнес не использует контрольно-кассовую технику (ККТ), хотя обязан это сделать — его оштрафуют:

• ИП или владельца компании на 25-50% от выручки, минимум — 10 000 рублей;
• Юрлицо на 75-100% от выручки, минимум — 30 000 рублей.

Если не пробитая выручка превышает миллион рублей или бизнес уже ранее штрафовали за отсутствие ККТ, то наказание более сурово:

• Работу компании приостановят на срок до 90 суток — ИП или юрлицу нельзя будет продолжать свою деятельность, заключать сделки и получать деньги от клиентов;
• Руководителя юрлица могут отстранить от работы на 1-2 года, и он не сможет управлять компанией.

Когда касса есть и ей пользуются, но клиентам чеки не отправляют в электронном виде, это грозит предупреждением или штрафом: для индивидуальных предпринимателей — 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.

Выявить нарушение налоговики могут во время контрольной закупки либо по жалобе клиента.

Чтобы ничего не нарушить, необходимо применять ККТ и не забывать об отправке кассовых чеков в дополнение к квитанциям от сервиса эквайринга.

Для удобства можно выбрать комплексное решение в сервисе аренды онлайн-касс CloudKassir. Тогда кассовые чеки будут оформляться автоматически по каждой покупке на сайте и дублировать их вручную не понадобится.

Какие бывают онлайн-кассы?

Существует три основных вида касс — модульные, автономные и облачные.

Модульные кассы

Модульные кассы представляют собой комплекты, которые состоят из нескольких элементов. Например, монитор, кассовая клавиатура, денежный ящик, сканер маркировок и фискальный регистратор. Это так называемые POS-системы (Point of Sale).

Кстати, фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор, который по сути и является онлайн-кассой.

Чтобы создать онлайн-кассу с управлением со своего компьютера, нужно иметь:

• Компьютер
• Фискальный регистратор
• Программное обеспечение, которое идет в комплекте

Модульные онлайн-кассы в отличие от автономных обладают большей производительностью за счёт собственного процессора, поэтому они подходят для больших супермаркетов, ресторанов, обслуживающих компаний. Также на скорость работы таких касс влияет функция автоматического отрезания чековой бумаги — что значительно экономит время продавца.

Автономные кассы

Автономные кассы, наоборот, представляют собой цельное устройство — мини-компьютер, в котором есть все необходимое для работы продавца: фискальный накопитель, операционные модули, клавиатура, дисплей и процессор.
Автономные кассы делятся на две группы: кнопочные и смарт-кассы или смарт-терминалы — разберем их подробнее.

Автономная кнопочная онлайн-касса

Подобные кассы проводят самые простые кассовые операции и подходят для выездной торговли и услуг, например, такси, доставка еды и продуктов или для небольших торговых точек, например, мини-рынков, овощных палаток.

Среди плюсов:

• Простой дизайн
• Низкая цена

Минусы:

• Невозможно подключить товароучётную систему
• Нет функции сканирования маркировки на товарах
• Сложности настройки кассы

Смарт-кассы (касса-смартфон и касса-планшет)

Смарт-терминалы выглядят как смартфоны или планшеты, только с предустановленным фискальным накопителем, чековым принтером и программными модулями.

Касса-смартфон

Мобильная и легкая, подходит для небольших торговых точек, например, кофеен, лавок и палаток, минимаркетов.

Касса-планшет

Стационарная онлайн-касса подойдет для розничных магазинов, кафе, ресторанов со средним потоком покупателей — до 200 чеков в день.

Среди плюсов:

• Смарт-касса автоматически заносит товар в чек, рассчитывает сумму чека, сдачу и скидки
• Можно подключить товароучётную систему
• Удобно работать с маркированными товарами

Среди минусов — более высокая цена по сравнению с кнопочной кассой.

Облачные кассы

Облачные кассы не нужно приобретать, но можно брать в аренду помесячно или на год, что очень удобно для многих видов онлайн-бизнеса. Эти кассы нельзя потрогать, ведь у них отсутствует кассовый аппарат — ПО таких касс расположено у арендодателя, например, в сервисе CloudKassir. Обычно сервисы аренды облачных касс помогают с регистрацией онлайн-кассы в ФНС, а техническое обслуживание берут полностью на себя.

Когда можно работать без кассы?

По Закону № 54-ФЗ не применять онлайн-кассу могут:

• Субъекты, которые торгуют мелкими изделиями за монеты — через «крутящиеся» механические автоматы. К ним относятся воздушные шарики, конфеты, мелкие игрушки.
• Субъекты, перечисленные в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ — в этом перечне отражены разные типы фирм, в том числе организации, которые торгуют газетами и журналами, продают мороженое, безалкогольные напитки в розлив, оказывают услуги по ремонту обуви и ключей.
• ИП на ПСН или проще говоря на «патенте» без сотрудников.
• Льготу также имеют самозанятые и ИП, которые уплачивают налог на профессиональный доход.
• Субъекты, которые расположены в труднодоступных местах с недостаточно развитыми системами связи.
• Отсрочка действует в том числе на аптеки, религиозные организации, государственные и муниципальные библиотеки, кредитные организации.
• В предусмотренных законом случаях — ТСЖ и ряд иных организаций, перечисленных в пункте 13 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.
• ИП, продающие билеты в театры не через интернет, которые имеют статус государственных или муниципальных учреждений.
• Организациям, которые реализуют полномочия государственных органов власти в рамках расчетов, предусмотренных пунктом 10 статьи 2 Закона № 54-ФЗ;
• ИП и юридическим лицам при безналичных расчетах между собой.