Программа iiko для общепита самоучитель

iiko — модульная система автоматизации, поэтому ее можно настроить так, как вам нужно. Сегодня рассмотрим функционал iikoKitchen, который позволяет регистрировать хозяйственные операции и контролировать выпуск готовых блюд прямо на экране кассового терминала через iikoFront.

Описание функционала

iikoKitchen позволяет автоматизировать учет процесса приготовления и уже готовых блюд. Вы сможете регистрировать складские операции, например, операцию переноса блюд в зону продажи,  прямо с экрана кассового терминала. Система регистрирует факты приготовления, переработки, списания и проведение инвентаризации.

Все операции фиксируются документом, для каждой операции создается свой документ.Он доступен в iikoFront до его отправки на сервер, а после отправки его можно посмотреть в iikoOffice. При создании указывается текущая дата, а время берется из настроек учета торгового предприятия.

Пошаговая инструкция и советы экспертов при работе с программой iiko (Айко) для ресторанов. Вместе с экспертом Руфиной Фокиной разбираемся, как пользоваться программой, где купить, сколько стоит и нужно ли проходить обучение сотрудникам

Ведущий бизнес-тренд в наше время — автоматизация всего и вся на производстве. «Роботы» экономят бюджет, делают работу персонала более эффективной и помогают вести учет. Сегодня автоматизацией пользуются сотни тысяч ресторанов в мире. Не только сетевые гиганты или фешенебельные заведения, но и столовые в бизнес-центрах, дарк-китчен доставки (кухни, в которых готовят только на вынос), фудтраки и небольшие кофейни. Одна из популярных программ для автоматизации ресторанов — iiko (Айко). Вместе с экспертом расскажем про ее основные характеристики, где купить, как пройти пройти обучение и сколько стоит iiko.

Что такое iiko

iiko – система, которая помогает автоматизировать ресторанный бизнес. Ее используют более 40 000 ресторанов в 17 странах мира. Система позволяет выстроить бизнес-процессы и работать в режиме одного окна как в мини-кофейнях, так и в больших сетевых проектах.

Программа охватывает основные бизнес процессы на предприятиях общественного питания: продажи, маркетинг, управление персоналом, закупки и склад, учет и финансовое планирование, помогает контролировать важные операции и вовремя принимать решения для повышения или сохранения заработка и сокращения потерь.

Компания предлагает бизнесу разные пакетные решения, большинство на базе облачных сервисов (т.е. хранение информации на удаленных серверах, чтобы иметь быстрый доступ с любых устройств и отовсюду). В пакет могут входить приложения для администрирования заведения или сразу всей сети, работа с продажами и обслуживанием гостей и другие.

Политика конфиденциальности персональной информации (далее — Политика) действует в отношении любой информации, которую Акционерное общество «Айко» (ИНН/КПП:1655166016/772601001, ОГРН 1081690065577, расположенное по адресу 117587, Москва, Варшавское шоссе, д.118, корпус 1, 17-й этаж, помещение XLIX, ком.2) и/или его контрагенты в рамках договорных отношений с АО «Айко» (далее по тексту – iiko) может получить во время правомерного использования Пользователем Приложений, программного обеспечения и компьютерных информационных сервисов iiko (далее по тексту — ПО iiko), а так же в ходе исполнения iiko любых соглашений, договоров, контрактов с Пользователем.

Правила настоящей «Политики конфиденциальности персональной информации пользователей» (далее по тексту – Политика конфиденциальности или Политика) применяются в отношении любого программного обеспечения, приложений, публикуемых и выпускаемых под товарным знаком «iiko», а также любые иные компьютерные сервисы и интернет-сайты, владельцем которых является АО «Айко».

Согласие Пользователя с настоящей Политикой конфиденциальности, выраженное им в рамках отношений с АО «Айко», распространяется на всех его контрагентов в рамках договорных отношений с АО «Айко», правомерно использующих Приложения, программное обеспечение и информационные сервисы iiko.

Использование ПО iiko означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящей Политикой и указанными в ней условиями и порядком обработки его персональной информации.

В случае несогласия с этими условиями Пользователь должен отказаться от использования ПО iiko.

1. Персональная информация Пользователей, которую обрабатывает или может обрабатывать iiko.

1.1. В рамках настоящей Политики под «персональной информацией Пользователя» понимаются:

1.1.1. Персональная информация, которую Пользователь предоставляет о себе самостоятельно при создании учётной записи (регистрации) или в процессе использования ПО iiko, в том числе персональные данные Пользователя. Обязательная для предоставления ПО iiko информация имеет специальную отметку. Прочая информация предоставляется Пользователем на усмотрение Пользователя.

1.1.2. Данные, которые автоматически передаются ПО iiko в процессе их использования с помощью установленного на устройстве Пользователя программного обеспечения, в том числе:

2) данные файлов cookie (если применимо);

3) информация о браузере Пользователя или иной программе, с помощью которой осуществляется доступ к ПО iiko (если применимо);

4) технические характеристики оборудования и программного обеспечения, используемых Пользователем (если применимо);

5) дата и время доступа к ПО iiko (если применимо);

6) адреса запрашиваемых страниц (если применимо);

7) территориальное местонахождение Пользователя в определённом месте в определенное время суток (если применимо);

8) идентификация Пользователя по его лицу, для чего ПО iiko может хранить фотографии Пользователя (если применимо);

9) Скриншоты экрана Пользователя при возникновении ошибок могут автоматически отправляться iiko для последующего устранения ошибок ПО iiko и/или в статистических целях (если применимо);

10) и иная информация, необходимая для полноценного функционирования, соответствующего ПО iiko;

1.1.3. Иная информация о Пользователе, обработка которой предусмотрена условиями использования ПО iiko.

1.2. Настоящая Политика применима только к информации, обрабатываемой в ходе использования ПО iiko. iiko не контролирует и не несет ответственность за обработку информации программным обеспечением и информационными сервисами третьих лиц. 1.3. iiko исходит из того, что Пользователь при использовании ПО iiko предоставляет достоверную и достаточную персональную информацию и поддерживает такую информацию в актуальном состоянии. В случае предоставления Пользователем недостоверной или недостаточной информации вся ответственность за неработоспособность ПО iiko или иные технические или юридические риски несет Пользователь.

2. Цели обработки персональной информации Пользователей.

2.1. iiko собирает и хранит только ту персональную информацию, которая необходима для использования ПО iiko или исполнения соглашений, договоров, контрактов с Пользователем, за исключением случаев, когда применимым законодательством предусмотрено обязательное хранение персональной информации в течение определенного законодательством срока.

2.2. Персональную информацию Пользователя iiko обрабатывает в следующих целях:

2.2.1. Идентификация пользователя в рамках использования ПО iiko, а так же в рамках соглашений, договоров, контрактов с iiko (если применимо);

2.2.2. Предоставление Пользователю возможности использовать ПО iiko персонализировано, а также исполнение соглашений, договоров, контрактов с iiko (если применимо);

2.2.3. Связь с Пользователем, в том числе направление уведомлений, запросов и информации, касающихся использования ПО iiko и при исполнения соглашений, договоров, контрактов с iiko (если применимо), а также обработка заявок, запросов, обращений от Пользователя (если применимо);

2.2.4. Улучшение качества ПО iiko, удобства его использования, разработка нового ПО iiko;

2.2.5. Таргетирование рекламной информации (если применимо);

2.2.6. Проведение статистических и иных исследований, на основе обезличенных персональных данных (если применимо).

3. Условия обработки персональной информации Пользователей и её передача третьим лицам.

3.1. iiko хранит персональную информацию Пользователей в соответствии с полученным от Пользователя соответствующим согласием на обработку персональной информации для конкретного ПО iiko.

3.2. В отношении персональной информации Пользователя сохраняется конфиденциальность такой персональной информации, кроме случаев, когда Пользователь добровольно предоставил такую информацию о себе для общего доступа неограниченному кругу лиц. В таком случае, при использовании некоторых сервисов и функций ПО iiko, Пользователь соглашается с тем, что определённая часть его персональной информации становится общедоступной.

3.3. Пользователь соглашается с тем, что iiko вправе передать персональную информацию Пользователя третьим лицам в следующих случаях:

3.3.1. Пользователь выразил согласие на такие действия;

3.3.2. Передача необходима для использования Пользователем определенного Сервиса либо функции ПО iiko, либо для исполнения определенного соглашения, договора, контракта с Пользователем;

3.3.8. Передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной соответствующим законодательством процедуры;

3.3.9. Такая передача происходит в рамках продажи или иной передачи бизнеса (полностью или частично), при этом к приобретателю переходят все обязательства по соблюдению условий настоящей Политики применительно к полученной им персональной информации;

3.3.10. В целях обеспечения возможности защиты прав и законных интересов iiko или третьих лиц в случаях, когда Пользователь нарушает Пользовательское соглашение соответствующего ПО iiko, настоящую Политику, либо иные документы, содержащие условия использования конкретного ПО iiko (если применимо).

3.3.11. В результате обработки персональной информации Пользователя путем ее обезличивания получены обезличенные статистические данные, которые передаются третьему лицу для проведения исследований, выполнения работ или оказания услуг по поручению iiko.

3.4. При обработке персональных данных Пользователей iiko руководствуется Федеральным законом РФ «О персональных данных» и иным применимым законодательством.

4. Изменение и удаление персональной информации. Обязательное хранение данных.

4.1. Пользователь может по своему усмотрению в любой момент изменить (обновить, дополнить) предоставленную им персональную информацию или её часть, воспользовавшись функцией редактирования персональных данных в соответствующем разделе ПО iiko.

4.2. Пользователь также может удалить предоставленную им персональную информацию в рамках использования соответствующего ПО iiko, воспользовавшись соответствующей функцией удаления аккаунта/личного кабинета в используемом им ПО iiko. При этом удаление аккаунта/личного кабинета может повлечь невозможность использования некоторого ПО iiko.

4.3. Права, предусмотренные пп. 4.1. и 4.2. настоящей Политики могут быть ограничены в соответствии с требованиями применимого законодательства. В частности, такие ограничения могут предусматривать обязанность iiko сохранить измененную или удаленную Пользователем информацию на срок, установленный законодательством, и передать такую информацию в соответствии с законодательно установленной процедурой государственному органу.

5. Обработка персональной информации при помощи файлов Cookie и счетчиков (если применимо).

5.1. Файлы cookie, передаваемые ПО iiko оборудованию Пользователя и оборудованием Пользователя в iiko, могут использоваться iiko для предоставления Пользователю персонализированных Сервисов и функций ПО iiko, для персонализации рекламы, которая может показываться Пользователю, в статистических и исследовательских целях, а также для улучшения cервисов и функций ПО iiko.

5.2. Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для использования ПО iiko могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

5.3. iiko вправе определить, что предоставление определенного сервиса или функции возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

5.4. Содержание, структура, технические параметры файла cookie определяются iiko по своему усмотрению и могут изменяться без предварительного уведомления Пользователя в любое время.

5.5. (Если применимо) Счетчики, размещенные iiko в ПО iiko, могут использоваться для анализа файлов cookie Пользователя, для сбора, обработки и передачи iiko статистической информации об использовании ПО iiko, а также для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности. Технические параметры работы счетчиков определяются iiko и могут изменяться iiko по своему усмотрению в любое время без предварительного уведомления Пользователя.

6. Меры, применяемые для защиты персональной информации Пользователя.

6.1. iiko принимает все необходимые технические и организационные меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий с ней третьих лиц.

7. Изменение Политики конфиденциальности. Применимое законодательство.

7.1. iiko имеет право вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности в любое время по своему усмотрению согласно требованиям применимого законодательства. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее публикации на сайте iiko, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

7.2. К настоящей Политике и отношениям между Пользователем и iiko, возникающим в связи с применением Политики конфиденциальности, подлежит применению право Российской Федерации.

8. Обратная связь. Вопросы и предложения.

8.1. Все предложения или вопросы по поводу настоящей Политики Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей iiko по адресу 117587, Москва, Варшавское шоссе, д.118, корпус 1, 17-й этаж, помещение XLIX, ком.2, АО «Айко».

Что нужно настроить?

Для работы модуля потребуется:

• создать настраиваемые типы оплаты для каждого вида документа;
• настроить права доступа для сотрудников;
• настроить терминал, с которого будут создаваться документы;
• настроить номенклатурные карточки для весовых блюд.

Настраиваемый тип оплаты

Для проведения операций с блюдами нужно настроить тип оплаты. Чтобы это сделать, настройте параметры:

• В поле Тип выберите тип платежа Настраиваемый тип оплаты.
• Введите название операции в поле Наименование.
• В поле Название в чеке введите краткое название операции для отображения на печатном чеке.
• Галочку на Запрещать вручную устанавливать не нужно, иначе операция не отобразится на терминале.
• Если в регистрируемый документ должны быть включены только блюда из определенных категорий, снимите галочку с Применять для всех категорий блюд и укажите необходимые категории. В таком случае, если вы будете добавлять в документ блюдо из других категорий, вы получите сообщение об ошибке.
• В поле Базовый тип оплаты выберите тип Без выручки или Наличными.
• В поле Тип документа выберите документ, который будет регистрировать операцию: Расходная накладная, Акт списания, Внутреннее перемещение, Акт приготовления, Акт переработки или Инвентаризация.
• Чтобы при получении отчетов данные по операции были отнесены к той или иной концепции, выберите ее название в поле Концепция.
• В поле Количество копий задайте количество квитанций, которое должно быть распечатано при регистрации документа.
• При необходимости введите доп. информацию об операции и сохраните настройки.

Если вы все выполнили правильно, в iikoFront в дополнительном меню появится раздел Документы.

Права доступа

Просматривать документы могут только те сотрудники, у которых есть права доступа. Создавать складские документы тоже могут не все сотрудники, а только те, кому вы настроили такие права, например, права Создавать и редактировать внутренние перемещения.

Терминалы

Терминалы, которые вы хотите использовать для создания документов, должны быть привязаны к какому-нибудь отделению. Установите галочки в блоке Официантские станции и компьютеры пользователей в настройках торгового предприятия.

Рекомендуем каждый терминал привязывать только к одному отделению, иначе возможно некорректное отображение данных.

Настройка весового блюда

Для весовых блюд необходимо настроить тару, в которой вы будете его подавать. Это нужно для того, чтобы система учитывала вес тары при оформлении заказа в iikoFront.

Настройка весового блюда:

• В номенклатурной карточке перейдите на вкладку Единицы измерения и установите галочку напротив пункта Товар продается на вес. При выборе блюда из прейскуранта автоматически откроется окно для задания его веса в килограммах.
• Зарегистрируйте тару, в которой будете взвешивать блюдо при продаже и задайте для нее следующие параметры:

• тара — название тары, в которой будете подавать блюдо;
• вес с тарой — вес блюда в кг вместе с тарой ;
• Вес тары — вес емкости, в которой будете подавать блюдо;
• Единиц в таре — количество блюда в таре;
• Установить галочку напротив пункта Использовать во фронте.

После проставления всех параметров не забудьте сохранить изменения. Тара, которая зарегистрирована первой по списку, считается стандартной и в iikoFront обозначается в окне выбора количества отдельной кнопкой.

Работа со складом

Чтобы создать новый элемент, в окне Номенклатура необходимо нажать кнопку Добавить. В открывшемся окне необходимо выбрать тип номенклатуры и заполнить остальные поля.

Как рассчитать пищевую ценность?

Чтобы блюдо имело в системе пищевую ценность, необходимо задать пищевую ценность для всех товар, которые входят в его состав. Затем в карточке блюда перейти на вкладку Пищевая ценность, указать способ приготовления и нажать кнопку Рассчитать.

Как списать продукты со склада?

Списания продуктов регистрируются через документ Акт списания. Для работы с актами списания необходимо перейти в раздел Товары и склады и выбрать пункт Акты списания. Здесь можно посмотреть документы, которые были созданы ранее, и выгрузить их в Excel, а также создать новый Акт списания.

Чтобы создать новый акт списания, необходимо:

• Нажать кнопку Создать;
• Проверить номер документа и при необходимости изменить его (присваивается автоматически);
• Указать дату и время (по умолчанию документ создается на текущие значения даты и времени);
• Указать склад, с которого необходимо выполнить списание;
• Выбрать из списка счет, на который будет списываться стоимость товара;
• Заполнить таблицу товаров, указав название товара и его количество;
• Нажать кнопку Сохранить. Если в форму установлена галочка напротив пункта “с проведением”, блюда сразу же автоматически будут списаны со склада.

Как переместить товар с одного склада на другой

Передача товаров с одного склада на другой фиксируется документов Внутренние перемещения. Чтобы его создать, необходимо в разделе Товары и склады выбрать пункт Внутренние перемещения.

Чтобы создать новый документ, необходимо:

• Нажать кнопку Создать документ;
• Указать номер документа или оставить тот, который присвоила система;
• Указать дату и время перемещения (по умолчанию в документы установлены текущие дата и время);
• Указать склад списания и склад зачисления (поля Со склада и На склад);
• Выбрать товары, которые перемещаются (название товара и количество);
• Сохранить документ.

По умолчанию в документе установлена галочка в пункте “с проведением”. Это значит, что после сохранения документ автоматически будет проведен, а блюда перемещены с одного склада на другой.

Как выявить просроченные продукты на складе?

Просроченные продукты можно выявить с помощью отчета Остатки по складам. Для того, чтобы информация о сроках годности подгружалась в отчет, необходимо заранее указать сроки хранения товара на вкладке Дополнительная информация в карточке товара.

Чтобы отразить просроченные продукты в отчете, необходимо в пункте Критерий остатков выбрать из списка Просроченные продукты. Отчет покажет все товары, у которых закончился срок годности. Всю просрочку необходимо списать со склада, чтобы она не попала в производство.

Популярные вопросы и ответы

— Главное отличие — замкнутый цикл управления ресурсами. Операции фиксируются тем сотрудником, который их производит в тот же самый момент, как он это делает и на том устройстве, что под рукой, — отвечает коммерческий директор iiko Руфина Фокина.

В результате в системе всегда есть реальные данные по остаткам. На основе статистики программа автоматически прогнозирует продажи на ближайшую неделю. Опираясь на прогноз и точные данные по остаткам, система вычисляет, сколько товаров нужно закупить и сама отправляет заказы поставщикам. Она делает почасовой план для поваров по приготовлению заготовок. Для этого не надо нажимать ни одной кнопки. Сотрудники получают подсказки, что надо сделать инвентаризацию или принять товар на склад и тому прочее. А руководителей уведомляют, если что-то пошло не по плану и надо вмешаться. В результате никто ничего не забывает, все данные фиксируются в системе. Круг замкнулся: надо только один раз запустить процесс и дальше все будет работать автоматически.

Это позволяет снизить влияние человеческого фактора и сократить издержки. Ресторатору не нужно сидеть в отчетах, чтобы получить нужную информацию и постоянно следить, чтобы сотрудники делали свою работу. Система выполняет рутинные операции по управлению ресурсами и сигнализирует участникам процесса, когда от них требуется какое-то действие.

Есть ли демо-режим у программы?

— Да, мы даем краткосрочный бесплатный доступ к системе, чтобы пользователи могли оценить интерфейс и посмотреть основные разделы программы. Но полностью раскрыть свои возможности система может только когда работает с реальными данными, так как ее главная ценность – возможность снижения издержек бизнеса.

Также предлагаем бесплатный тестовый доступ к учетному инструментарию iiko тем, кто готовится к открытию ресторана и занимается проработкой блюд и проектированием меню. Доступны инструменты для работы с техкартами и поставщиками, а также меню-менеджером, аналитика для оптимизации фудкоста, — отвечает эксперт.

Продажи в iiko

Для того, чтобы убедиться, что кассир не ошибся с выручкой, в меню перейдите в раздел Розничные продажи и выберите пункт Кассовые смены. В данном отчете по умолчанию отображаются все смены за месяц.

Каждая смена имеет свой цвет в зависимости от статуса:

• синий — открытая смена;
• зеленый — не принятая смена;
• черный — смена была принята;
• красный — смена требует проверки.

Чтобы принять смену, необходимо выбрать в списке смен нужную, нажать на ней правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню Принять смену.

Как узнать о подозрительно удаленных блюдах во вчерашней смене?

Посмотреть информацию о подозрительных удалениях блюд можно в Журнале событий (находится в разделе Розничные продажи) и в Отчете по чекам (Розничные продажи — Кассовые смены).

Как узнать информацию о сумме среднего чека?

Чтобы посмотреть сумму среднего чека, нужно перейти в отчеты и выбрать Отчет о среднем чеке. Посмотреть, как строится этот и другие отчеты в iiko, можно в нашей статье, посвященной этой теме.

Какое блюдо лучше всего продается?

Чтобы узнать самое продаваемое блюдо в меню, нужно в отчетах выбрать Отчет о продажах за период. Задайте период, за который вы хотите посмотреть информацию и нажмите кнопку Обновить, чтобы система перестроила отчет. Отсортируйте блюда по количеству продаж и готово. Как построить отчет о продажах за период, мы описывали в статье.

Кто из сотрудников лучше всего продает?

— Каждый сотрудник ресторана использует систему автоматизации по-своему. Программа устроена так, чтобы снабжать персонал заведения нужной информацией в нужный момент и помогать выполнять ежедневную работу. А управляющий и владелец бизнеса могут контролировать все процессы в реальном времени и иметь достоверные данные для принятия решений, — объясняет эксперт.

Важным условием для корректной работы программы является правильная первичная настройка базы данных, фиксация всех операций на рабочих местах, формирование и поддержание корректных данных технологических карт.

Если данные условия будут выполнены, программа позволит получать реальные данные по бизнесу, прогнозировать продажи, автоматизировать закупки и работу персонала.

Не стоит забывать про ограничение прав доступа и определение ролей с набором разрешенных операций для разных сотрудников, это позволяет выявлять возможные хищения и контролировать опасные операции

Для входа в систему можно использовать как код-пароли сотрудников, так и авторизацию по отпечатку пальца или face ID.

Самостоятельное изучение

Разработчики сервиса ведут свой Youtube-канал. На нем размещены видеокурсы для самостоятельного изучения программы, разные вебинары и лайфхаки по работе с пакетом программ. На официальном сайте компании есть раздел «Помощь», в котором выложена необходимая документация. В ней пошаговые инструкции для разных этапов работы и наглядные примеры.

Обучение у официальных представителей

— К каждому клиенту прикрепляется поддерживающий партнер – тот, у которого они купили систему. Пользователей системы обучают именно они. Как правило, это происходит во время установки программы. Также с ними всегда можно договориться и о дополнительном обучении, — говорит Руфина Фокина.

Работа с персоналом

Чтобы принять сотрудника на работу, его необходимо зарегистрировать в iiko, установить для него права доступа и задать параметры для входа в систему (указать номер его карты авторизации или имя и пароль для входа).

Как зарегистрировать нового сотрудника в iiko:

• В меню открыть раздел Сотрудники и выбрать пункт Сотрудники;
• Нажать кнопку Добавить, чтобы открылась Персональная карточка сотрудника;
• Заполнить информацию на всех вкладках;
• Сохранить введенные данные.

Как узнать, что сотрудник опаздывает на работу?

Что делать, если сотрудник не отметился о приходе на работу

Если сотрудник забыл отметиться, но вы знаете, что он пришел вовремя, можно выполнить процедуру позже, когда у сотрудника будет для этого свободное время. Затем нужно отредактировать время, которое сотрудник провел на работе, в Журнале явки.

Как посмотреть штрафы и премии сотрудников?

Информацию о штрафах и премиях, начисленных сотрудникам, можно посмотреть в отчетах Начисленные штрафы и Начисленные премии. Зарплата в iiko рассчитывается исходя из расписания сотрудника и количества фактически отработанных смен.

Настроить расписание можно в разделе Сотрудники — Расписание. Вы можете настроить стандартные типы смен и распределить их между сотрудниками, а можете вручную установить часы работы для каждого.

Как настроить расписание для сотрудников?

Для назначения сотрудникам смен необходимо перейти в раздел Сотрудники — Расписание. Чтобы назначить сотруднику типовую смену, в Журнале “Расписание” необходимо нажать правой кнопкой мыши на соответствующую ячейку и выбрать пункт Добавить типовую смену. Типы смен создаются заранее в разделе Сотрудники — Типы смен.

Чтобы добавить сотруднику нетиповую смену, нужно:

• Нажать правой кнопкой мыши на нужную ячейку;
• В появившемся списке выбрать пункт Добавить;
• В открывшемся окне установить тип смены, указать дату и время начала и окончания смены;
• Задать длительность смены и длительность неоплачиваемого времени;
• Выбрать должность, на которой сотрудник будет работать эту смену. Выбрать можно только из тех должностей, которые указаны в карточке сотрудника;
• Сохранить смену.

Учет блюд в буфете или на шведском столе

Чтобы оформить вынос блюд, нужно создать настраиваемый тип оплаты со следующими параметрами:

• Выберите Акт переработки в поле Тип документа.
• Выберите созданную пустую номенклатурную позицию в поле Продукт переработки.
• Выберите Приход в поле Операция. Приход/Расход используется для учета итогового количества блюда в зале. Если блюдо выносится в зал, фиксируется Приход, а при возврате на кухню или переносе в другой зал происходит фиксация Расхода. Каждая операция вычитает или прибавляет количество в строке с блюдом.
• Задайте склад, с которого будут списываться блюда, и склад, на который оно будет оприходовано. Они задаются в полях Со склада и На склад, а также через настройку По типу места приготовления.

После регистрации передачи блюд на терминале автоматически будет создан Акт переработки. В рамках одной смены можно создать только один Акт переработки. Каждая новая операция, проходящая по кассе, будет дополнять информацию в этом документе о количестве переданных блюд. Для просмотра документа перейдите в Розничные продажи — Кассовые смены — Печать — ОП-6 почасовая.

Возврат на кухню

Возврат на кухню может регистрироваться в течение рабочего дня или после его завершения. Если у вас есть остаток по окончанию смены, он переносится на следующий день. Настройки операции ничем не отличаются от настройки блюд буфета или шведского стола. В поле Наименование укажите название операции, например, Возврат на кухню, а в поле Операция укажите тип Расход. В складах списания и приходования выберите Из зала на кухню.

Когда вы регистрируете возврат, система автоматически уменьшает количество товара в созданном документе. Количество товара будет отображено в нем со знаком минус. Если повар по ошибке вернет блюдо, которое в зал не выносил, оно будет отображено в документе с аналогичным знаком.

Чтобы проводить операции списания, создайте базовый тип оплаты Без выручки и выберите тип документа Акт списания. Далее создайте настраиваемый тип оплаты, например Списание, и настройте ему следующие параметры:

• В поле Базовый тип оплаты выберите только что созданный специально для списаний тип оплаты.
• В поле Тип документа выберите Акт списания.
• В поле Счет списания укажите счет списания плана счетов, например Порча сырья.
• Настройте склад списания.

После регистрации списаний на терминале будет автоматически создаваться документ Акт списания.

Реализация

Для оформления операций реализации, например отгрузки блюд в другое подразделение, создайте настраиваемый тип оплаты “Отгрузка” и задайте ему следующие параметры:

• В поле тип документа выберите тип Расходная накладная;
• Укажите склад отгрузки и покупателя блюд, задайте в поле Со склада склад, с которого отгружается блюдо.
• определите список покупателей. Задайте ценовые категории или укажите контрагентов.
• В полях Счет выручки и Счет списания укажите счета, на которых учитывается выручка от реализации и счета, на которые будет списываться себестоимость.

После регистрации операций в iikoOffice автоматически будет создана Расходная накладная.

Отчеты

Вам доступна информация обо всех операциях с блюдами, которые были зарегистрированы на терминале iikoKitchen. Посмотреть ее можно в форме дневной заборный лист. Для этого перейдите в меню Розничные продажи — Кассовые смены — Печать — и выберите ОП-6 почасовая.

Автоматизация документооборота нужна любому предприятию. Вашим сотрудникам не придется вручную заполнять нужные формы, чтобы зафиксировать продажи. Система iiko будет самостоятельно это делать в момент совершения операции, а время ваших сотрудников вы сможете направить на более важные задачи.

Если вам нужна система автоматизации, то вам в ДЕНВИК. Мы занимаемся внедрением, обслуживанием, а также проводим обучающие курсы для пользователей iiko. Для получения подробной консультации оставляйте заявку.

Обучение работе в iiko компанией Денвик

Компанией ДЕНВИК были разработаны обучающие курсы для владельцев заведений и сотрудников. Наши специалисты имеют большой опыт в работе с программой и могут обучить вас всему необходимому функционалу.

Мы проводим обучение в нашем офисе или с выездом в ваше заведение. Если такой возможности нет, обучение проводится удаленно в виде онлайн-конференций. Наши специалисты подробно разбирают все шаги по работе в iiko, а вы имеете возможность задавать свои вопросы и сразу же получать ответы на них с демонстрацией в системе.

Мы не станем вам читать инструкцию пользователя, а покажем, как в программе делать те или иные действия. Наши обучающие курсы разделены по должностям, поэтому ваши сотрудники будут знать только тот функционал, который им пригодится в работе. Бармен не будет слушать о том, как заводить сотрудников, а маркетолог — как считать зарплату. Каждый получит только ту информацию, которая ему нужна.

У iiko два больших раздела с решениями. Первый работает на базе облачных сервисов. И подразделяется на разные наборы приложений. Одни оптимальны для фудтраков, другие для небольших кофеен, а третьи для ресторанов, дарк китчен и сетей. Цена лицензии — от 1295 до 8590 руб. в месяц — при условии работы на одной кассе. Под кассой подразумевается терминал приема заказов в зале или рабочее место оператора доставки.

Есть пакет с локальным, а не облачным решением для любых ресторанов. Цена от 90 400 руб. единовременно. Также компания позволяет отдельно докупить собственные приложения, которые могут дополнить автоматизацию бизнеса. Например, это программа для курьеров или виджет для сайта, который позволяет пользователям бронировать столики. Приложения стоят от 490 до 15 000 руб. месяц.

Полный прайс-лист опубликован на официальном сайте программы.

Характеристики и сферы использования программы iiko

iiko дает возможность  автоматизировать, эффективно управлять и контролировать многие процессы на предприятиях общепита:

Привычному формату кафе и ресторанам с обслуживанием у столика, программа позволит повысить уровень сервиса и увеличить средний чек за счет приема заказов через мобильный телефон или POS-терминал. Также программа работает с подсказками для официанта, данными стоп-листа и рейтингом продаж.

Для владельцев кафе с доставкой разработчики подготовили шаблон готового сайта, централизованный прием заявок из любых источников, планирование маршрута и отслеживание курьеров на интерактивной карте.

В сфере фаст-фуда через это программное решение могут работать терминалы самообслуживания с формированием комбо-наборов, мобильные приложения гостя, акции и пуш-уведомления для увеличения посещаемости.

Используя умную систему в столовой, можно настроить автоматическое распознавание блюд на подносе, подключить весы к кассе, контролировать переработку и списания с линии раздачи, соотносить продажи и остатки блюд по единой цене.

Система для автоматизации предлагает и актуальные для всех видов общепита функции. Например, планирование графика работы персонала на основании прогноза продаж и расчет заработной платы по сформированной программе мотивации.

В программе iiko можно настроить автоматическую фиксацию приемки товара, проведение инвентаризаций, формирование актов перемещения и списания. Все это позволяют сделать прямо с мобильного телефона или POS-терминала. Руководитель получит реальную отчетность по каждому предприятию или общую по сети заведений в онлайн-режиме.

Данные конструктора отчетов покажут точки роста, помогут оптимизировать меню, работу персонала и получить полный управленческий учет.

Для работы с программой в зале и баре необходимо базовое оборудование:

POS-терминалы или терминалы самообслуживания и принтеры чеков.

Для работы на кухне нужно следующее:

Принтер чеков или POS-терминал шеф-повара (для распределения заказов по цехам).

Для доступа к отчетности и работе с базой данных подойдет обычный компьютер.

Минимальные системные требования для терминала с iikoFront (задействован во фронт-офисе ресторана, т.е. в непосредственной работе с клиентами):

• Двухъядерный процессор (не менее 4-х потоков, от 2 ГГц), кэш от 2 Мб.
• Оперативная память от 2 Гб, но лучше 4 Гб.
• Жесткий диск на 64 Гб, лучше если это SSD, а не HDD.
• Подключение к интернету.
• Дисплей с поддержкой разрешения 1024х768 пикселей.
• Windows Embedded POSReady 8, Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2, Windows 10 версия 1607 и выше (с поддержкой Microsoft .NET Framework 4.7.2), Windows 10 IoT Enterprise.

Минимальные системные требования для компьютера с iikoOffice (нужна в работе администратора, бухгалтера, директора ресторана):

• Двухъядерный процессор (не менее 4-х потоков, от 3 ГГц), кэш от 2 Мб.
• Оперативная память от 2 Гб, но лучше от 4 Гб.
• Жесткий диск на 100 Гб. Приоритет SSD-накопителям.
• Сетевая карта с пропускной способностью 100 Мбит.
• Дисплей с поддержкой разрешения 1280х1024 пикселей.
• Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2, Windows 10 версия 1607 и выше (с поддержкой Microsoft .NET Framework 4.7.2).