Контрольно-кассовые машины используются для расчетов с населением в соответствии с ККМ

НАЗАД К БЛОГУ

Контрольно-кассовая машина или что такое ККМ

ККМ – это контрольно-кассовая машина, используемая для контроля и фискализации платежей. Она фиксирует все торговые операции, выдает чек покупателю и автоматически отправляет сведения в налоговая службу. Применение контрольно-кассовых машин регламентируется федеральным законом № 54, он обязывает применять контрольно-кассовую технику большинство предпринимателей и организаций.

Без предварительной подготовки ККМ использовать нельзя – устройство регистрируют, активируют, потом заключают договор с оператором фискальных данных. Тем, кто не использует кассовую технику или проводит через них не все платежи, выписывают штрафы или даже блокируют работу. Далее, подробно расскажем, что означает ККМ, как работает, из чего состоит и для чего нужна.

Законодательство о применении контрольно-кассовой техники состоит из Конституции РФ, Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов и иных федеральных законов.

Порядок применения ККТ также регламентируется Постановлением Правительства РФ от 14.07.2014 № 657 «О проведении в 2014–2015 годах эксперимента по применению контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в целях совершенствования порядка ее регистрации и применения».

Cо вступлением в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ ранее действующие нормативные акты признаны или утратившими силу или применяются в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ). К таковым, в частности, относятся «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104, которые применяются в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Теперь актуальные сведения о моделях кассовых аппаратов размещены в Государственном реестре контрольно-кассовой техники, который опубликован на официальном сайте ФНС России в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники».

Напомним, что с 1 июля 2017 года вводится новый порядок применения ККТ. Он обязывает организации и индивидуальных предпринимателей применять онлайн-кассы, которые будут передавать информацию о расчётах в адрес налоговых органов через операторов фискальных данных в режиме реального времени. Это установлено Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ, который внес масштабные изменения в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

С 31 марта 2017 года онлайн-кассы обязаны применять продавцы пива и алкоголя обязаны применять онлайн-кассы. Это предусмотрено Федеральным законом от 03.07.2016 № 261-ФЗ, который внес поправки в статью 16 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ, и обязал розничных продавцов алкогольной продукции, в том числе в сфере общественного питания, применять ККТ.

С 1 июля 2017 года онлайн-кассы обязаны будут применять индивидуальные предприниматели, применяющие ПСН, а также организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками ЕНВД, при осуществлении розничной продажи алкогольной продукции (в том числе пива и пивных напитков).

Планируется, что полностью бизнес перейдет на новые онлайн-кассы к 1 июля 2018 года.

Для налогоплательщиков, применяющих ПНС и ЕНВД, планируется предоставление налогового вычета до 18 000 рублей за приобретение одной ККТ. Такой законопроект № 18416-7 уже принят Госдумой в первом чтении.

ККТ — это контрольно-кассовая техника, предназначенная для наличных и безналичных расчетов в розничной торговле и сфере услуг с покупателями и клиентами. Такая техника регистрирует каждую продажу, учитывает денежные поступления, формирует кассовый чек, при этом отправляет сведения о проданном товаре или оказанной услуге в Федеральную налоговую службу. Понятие «контрольно-кассовая техника» или ККТ ввел Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Эту технику называют еще ККМ — контрольно-кассовыми машинами. Такое название осталось от прежнего законодателя. В действительности же ККТ и ККМ — одно и то же.

Онлайна-касса — также ККТ или ККМ. Это «детище» инновационного прогресса, закрепленное нормами уже последней редакции вышеупомянутого федерального закона. Главное отличие онлайн-кассы от просто кассы заключается в том, что она оснащена фискальным накопителем (ФН) — программно-аппаратным устройством, предназначенным для записи, хранения, защиты информации о расчетах с покупателями или клиентами, а также ее шифрования и передачи через ОФД в налоговые органы в режиме реального времени.

Какие бывают кассовые аппараты

В целом контрольно-кассовую технику можно подразделить на:

— автономные кнопочные или сенсорные кассовые аппараты, предназначенные для обработки информации о товаре или услуге, формирования в бумажном и электронном виде чека и отправки его ОФД;

— кассы для торговых автоматов, выполняющие вышеперечисленные функции автоматически без помощи кассира;

— кассы, предназначенные для расчетов в интернет-магазинах;

— фискальные регистраторы, функционирующие только при подключении к компьютеру или кассе;

— смарт-терминалы, позволяющие выполнять кассовые операции, вести финансовый, товарный, учет, формировать аналитические и другие виды отчетности, устанавливать дополнительное программное обеспечение;

— POS-системы, в состав которых входят фискальный регистратор, персональный компьютер или планшет со специальным программным обеспечением, клавиатура и другое оборудование

Минимальный работающий комплект онлайн-кассы включает кассовый аппарат, фискальный накопитель и оборудование, необходимое для подключения к сети. На рынке есть онлайн-кассы для любого вида и размера бизнеса. Необходимо только, чтобы выбранные модели были включены в реестр ФНС России. Приобретенная касса должна быть поставлена на учет в налоговой инспекции. Сегодня это делается дистанционно в личном кабинете на сайте ФНС либо в личном кабинете оператора фискальных данных. Заметим, что в случае регистрации кассы в сервисе ОФД все операции по этой процедуре и подключению ее к ОФД выполняются только в одном личном кабинете ОФД. Это сводит алгоритм действий к минимуму и тем самым значительно облегчает выполнение задач, а также экономит время.

Что такое ОФД для кассовых аппаратов

Во-первых, не что такое ОФД, а кто такой. Во-вторых, не для кассовых аппаратов, а для сведений, передаваемых кассами в налоговую инспекцию. В этой связи оператор фискальных данных или ОФД — очень важное звено. Именно через него передается фискальная информация от ККТ в налоговые органы. Во время расчета с покупателем или клиентом фискальный накопитель онлайн-кассы практически мгновенно передает ОФД информацию, содержащуюся в чеках. При этом сведения стираются из устройства сразу же, как только приходит подтверждение о том, что ОФД их получил. Поэтому, несмотря на постоянную передачу данных, память ФН не заполняется. При потере связи с Интернетом чеки хранятся в ФН до 30 дней. В том случае, если до окончания этого срока соединение не восстанавливается, работа кассы блокируется, но информация сохраняется.

Таким образом, перед тем как начать регистрировать контрольно-кассовую технику, необходимо выбрать ОФД. В соответствии с законодательными требованиями ОФД должен иметь:

— экспертное заключение о соответствии технических средств ОФД, с помощью которых он обрабатывает фискальные данные, требованиям законодательства РФ о применении ККТ;

— размещенные на территории РФ объекты недвижимости на праве собственности или аренды, в которых находятся технические средства, осуществляющие обработку фискальных данных;

— средства формирования фискального признака и его проверки на праве собственности.

Кроме того, законодательство накладывает запрет на деятельность по оказанию услуг ОФД организациям, у которых:

— руководитель или главный бухгалтер имеет судимость за преступления в экономической сфере или преступления против государственной власти в течение последних двух лет;

— руководитель уже являлся в течение одного года руководителем ОФД, разрешение на обработку фискальных данных которого было аннулировано;

— разрешение на обработку фискальных данных ОФД аннулировано в течение последнего года.

Ну и, конечно же, ОФД должен иметь разрешение на обработку фискальных данных от ФНС России и соответствующие лицензии Роскомнадзора, ФСБ и ФСТЭК. Но это все общие требования к каждой организации, претендующей на ведение деятельности ОФД. А это значит, что выбирая оператора нужно обращать внимание не только на соответствие этим требованиям, но и на опыт компании, в том числе во взаимодействии с Федеральной налоговой службой, а также на ее надежность. А профессиональная техническая поддержка и сопутствующие сервисы, вообще, должны быть неотъемлемыми условиями обслуживания.

С ОФД необходимо заключать договор

С выбранным ОФД необходимо подписать договор. Причем такой договор может заключить каждый желающий — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Аккредитованный оператор не вправе отказать кому-либо в этом. Обслуживание ОФД онлайн — платное. Его годовая стоимость у всех операторов приблизительно одинаковая и составляет порядка 3000 рублей.

Формы договоров у ОФД отличаются, но при этом содержат обязательные следующие условия:

— объем предоставляемых услуг;

— условия и порядок их оплаты;

— срок действия договора;

— порядок его расторжения.

Обращаем внимание, что компания-оператор в обязательном порядке уведомляет обо всех договорах соответствующий налоговый орган. Передаются следующие сведения:

— название организации-пользователя;

— Ф. И. О. ИП-пользователя;

— ИНН налогоплательщика-пользователя;

— регистрационный номер каждого экземпляра кассы;

— заводской номер каждого экземпляра кассы;

— дата заключения договора;

— срок его действия;

— дата расторжения (если передаются сведения о его расторжении).

Что стоит знать о требованиях закона и работе на кассе, рассказали эксперты Контур.Маркета. Будет полезно и кассиру, и руководителю.

Кассой называют и совокупность наличных денег организации, и контрольно-кассовую технику, на которой проводят расчеты. Подробнее о том, чем касса организации отличается от ККТ, рассказали в статье.

Правила работы с кассой организации регламентируют инструкции Центробанка РФ, а ККТ — Закон № 54-ФЗ. В этой статье мы говорим о правилах работы на контрольно-кассовой технике, которую еще называют онлайн-кассой.

Работу с онлайн-кассой регулирует Закон № 54-ФЗ. Он обязывает компании и ИП применять кассу при каждом расчете за товар, работу или услугу. Вот что считается расчетом:

• Прием денег. Это привычная ситуация, когда оплачивают товар или услугу в момент покупки.
• Выплата денег. Не все выплаты относятся к расчетам. Например, онлайн-касса нужна при возврате товара, выдаче выигрыша в казино, а при выплате зарплаты применять кассу не нужно.
• Прием авансов. Это когда вносят сумму, которую потом потратят на товары или услуги компании, к примеру, депозит для бронирования столика в ресторане.
• Зачет авансов, то есть трата суммы, которую заплатили ранее. Например, расходуют ресторанный депозит при заказе блюд и напитков.
• Продажа в кредит. В эту группу попадают случаи, когда сначала получают товар или услугу, а оплачивать их будут позже. Например: покупатель забрал ноутбук из магазина уже сейчас и будет в течение года вносить за него ежемесячные платежи.
• Оплата кредита. Сюда относят каждый взнос за покупку, которой уже пользуются или услугу, которая уже оказана. Например, упомянутый ежемесячный взнос за ноутбук.

Факт расчета подтверждает кассовый чек. Требования к кассовому чеку перечислены в ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Нужно не только сформировать его на кассе, но и передать покупателю. Чаще всего кассир выдает бумажный чек, но если до момента расчета покупатель попросит прислать ему еще и электронную версию, обязательно это сделать. Либо отправить только электронный чек с согласия покупателя.

Об этом сказано в п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ

После того, как кассир рассчитал покупателя, касса передает чек оператору фискальных данных (ОФД), а оператор онлайн отправляет этот чек в ФНС. Если кассир продает маркированный товар, ему нужно еще и отсканировать код Data Matrix, чтобы добавить код маркировки в чек и обменяться данными с Честным ЗНАКом. Подробнее о документах для Честного ЗНАКа расскажем в следующем разделе.

Торговать без кассы нельзя. Если налоговая узнает, может выписать штраф за неприменение ККТ (ст. 14.5 КоАП):

Но есть исключения, компании и ИП, которые могут не применять онлайн-кассу. Они перечислены в ст 2. Закона № 54-ФЗ

• Для должностных лиц и ИП: 25-20% от суммы расчета, минимум 10 000 рублей.
• Для юридических лиц: 75-100% от суммы расчета, минимум 30 000 рублей.

Чтобы не нарушить закон, рекомендуем предусмотреть подменную кассу: если основная сломается, можно не отказывать клиентам, а продолжить работу на запасной технике. А еще советуем держать в запасе несколько мотков чековой ленты.

Если кассир все-таки нарушил и рассчитал клиента без кассы, исправить ошибку поможет чек коррекции. Главное сформировать его как можно скорее: до того, как инспекторы узнают о нарушении. Как правильно оформить чек коррекции рассказали в статье.

На кассе формируют не только чеки и чеки коррекции. Есть и другие фискальные документы.

Список фискальных документов есть в п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ

Первый документ, который касса формируется после регистрации называется отчет о регистрации ККТ. В нем перечислены все реквизиты, которые владелец указывает при фискализации кассы: наименование и адрес пользователя, заводской и регистрационный номер ККТ и другие.

Если владелец меняет фискальный накопитель (ФН) или данные, которые указаны в карточке кассы, например ОФД, кассу нужно перерегистрировать. После этого она сформирует отчет о перерегистрации ККТ.

Каждый раз, когда кассир начинает работу на кассе, формируется отчеты об открытии смены с номером новой смены и именем кассира. Без этого документа не получится сформировать чек.

Завершение рабочей смены касса тоже сопровождает отчетом — отчетом о закрытии смены. Этот документ заменил Z-отчет, в нем показано, сколько всего документов было сформировано за смену.

Отчет о текущем состоянии расчетов можно сформировать в течение дня. Он поможет узнать, что фискальные документы перестали поступать ОФД.

Отчет о закрытии фискального накопителя формируют, когда меняют ФН или снимают кассу с учета.

Еще есть документ, который формирует не касса, а ОФД — это подтверждение оператора о том, что он принял от кассы отчет или чек.

В формате фискальных документов 1.2, который применяют продавцы маркированных товаров,  есть еще четыре дополнительных документа:

• запрос о коде маркировки;
• уведомление о реализации маркированных товаров;
• ответ на запрос;
• квитанции на уведомление.

Касса формирует запрос и уведомление в Честный ЗНАК и получает от него ответ на запрос и квитанцию.

Посмотреть отчеты и чеки, созданные на кассе, можно в личном кабинете ОФД.

Передавайте чеки в ФНС и Честный ЗНАК, смотрите отчеты по кассе в личном кабинете. Три месяца бесплатного ОФД от Контур.Маркета

Шаг 1. В начале работы откройте смену на кассе.

Шаг 2. Формируйте чек для каждого расчета и передавайте его покупателю. Как формировать чеки при оплате, возврате или авансе в кассовой программе Контур.Маркета показали в видеошпаргалках:

Шаг 3. В течение смены контролируйте две вещи:

• Все документы переданы ОФД. В отчете о текущем состоянии расчетов количество неотправленных документов должно быть нулевым. Если есть «зависшие» документы, проверьте интернет, восстановите соединение и дождитесь передачи.
• Смена не превышает 24 часа. Такие длинные смены запрещены законом. Если вовремя не сформировать отчет о закрытии смены, ФН заблокируется. Чтобы возобновить продажи, достаточно закрыть старую смену и накопитель позволит торговать дальше.

Шаг 4. Закройте смену на кассе.

Нужна помощь в выборе Онлайн-кассы?

Порядок применения ККТ также регламентируется:

• Постановлением Правительства РФ от 14.07.2014 № 657 «О проведении в 2014–2015 годах эксперимента по применению контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в целях совершенствования порядка ее регистрации и применения»;
• Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями»;
• Указом Президента РФ от 16.02.1993 № 224 «Об обязательном применении контрольно-кассовых машин предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением»;
• Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104);
• Положением о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации (утв. решением ГМЭК от 06.03.1995, протокол № 2/18-95 (доведено письмом Госналогслужбы РФ от 16.05.1995 № ЮБ-6-14/276 «О решениях Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам»).

В чем разница?

Расшифровка аббревиатуры ККМ звучит как — «контрольно-кассовая машина», а ККТ — “конторльно кассовая техника”.

ККМ и ККТ — это по сути одно и то же. Такие названия появились из-за смены законодательства, в зависимости от времени они назывались по-разному: то “контрольно-кассовая техника”, то “контрольно-кассовые машины”. Сейчас все чаще называют просто “онлайн-касса”. Также нет никаких функциональной разницы между ККМ и ККТ – принцип работы кассовой техники, устройство, система, технология обработки данных и задачи абсолютно одинаковые.

До 2016 года понятие ККМ тоже существовало, но можно было использовать аппараты старого образца. Потом в законодательство внесли изменения – обязали почти весь бизнес использовать онлайн-кассы. Технология ККМ совершенствовалась и в продажи стали поступать более современные образцы, их отличие в том, что они работают в режиме реального времени и по каждой оплате отправляют данные в ФНС, а ещё позволяют не выдавать бумажный чек, а отправлять его покупателям по электронной почте или в виде SMS/QR-кода.

Как выбрать ККТ и подготовить к работе

Разобравшись, что такое ККТ, рассмотрим вопрос, как приобрести подходящую кассу, настроить и подключить ее.

• Прежде всего, необходимо подобрать онлайн-кассу с подходящим функционалом. Сегодня российские и иностранные бренды предлагают несколько видов касс: автономные кнопочные кассы и смарт-терминалы, мобильные кассы, фискальные регистраторы. Для любого вида необходимо также покупать фискальный накопитель. В зависимости от типа реализуемого товара или услуги предлагаются накопители на 15 и 36 месяцев. Покупать онлайн-кассы лучше у производителей, официальных дистрибьюторов, авторизованных сервисных центров – такие устройства всегда будут внесены в реестр ФНС, соответствовать ФЗ-54, на них предоставляется гарантия. Консультанты помогут подобрать подходящие характеристики кассы, чтобы вам было максимально удобно пользоваться и развивать свой бизнес.
• На втором этапе необходимо заключить договор с оператором фискальных данных, чтобы передавать данные в ФНС. На сегодня официально зарегистрированы больше 10 ОФД, вы можете выбрать любого из них.
• Дале следует установка ФН и настройка оборудования, подключение кассы к интернету. Владелец онлайн-кассы может сделать это самостоятельно, если разбирается в порядке действий или заказать услугу у специализированных компаний (сертифицированных сервисных центров). Напоминаем, в случае ошибки при регистрации фискального накопителя его нужно будет заменить.
• Финальный этап – регистрация контрольно-кассовой техники в Федеральной налоговой службе. Эту операцию также можно выполнить самостоятельно – удаленно на сайте ФНС (нужна ЭЦП) или напрямую в отделении ФНС. Также услугу можно заказать у специализированных компаний.
• Обслуживание ККТ – в зависимости от типа приобретенного ФН, раз в 15 или 36 месяцев его необходимо заменить, после чего перерегистрировать онлайн-кассу.

Сложно ли работать с кассой?

Современные кассы обладают интуитивно понятным интерфейсом, как и любая другая техника поставляются с инструкцией, поэтому работать с ними достаточно легко. Специальное обучение для работы кассиром не нужно – в среднем, период обучения может составлять пару часов.

Опытные владельцы и пользователи контрольно-кассовой техники могут также самостоятельно проводить настройку оборудования, заменять фискальный накопитель. Но это все-таки довольно ответственное мероприятие, если допустить ошибку, к примеру, в установке ФН, придется покупать новый накопитель. Именно поэтому широко распространены услуги технического обслуживания, настройки, перепрошивки ККТ сертифицированными организациями. Они же предоставляют дополнительные услуги (обучение кассира, оформление КЭП, заключение договора с ОФД, интеграция с сайтом и т.п.).

Компания КАССЦЕНТР – это не только магазин с широким ассортиментом ККТ и другого торгового оборудования, но и сертифицированный Центр технического обслуживания ККМ и ВТ. Мы состоим в Московской гильдии ЦТО ККМ и ВТ с 2000 года, предоставляя безупречное сервисное обслуживание нашим клиентам. Имея более чем 20 лет опыта работы в сфере продажи и обслуживания ККТ, мы точно знаем, что это такое и как правильно подготовить любое устройство к работе. У нас вы можете заказать кассы под ключ, а также заключить договор на техподдержку – на месяц, 3 месяца или год круглосуточной техподдержки и расширенной гарантии. С нами вы убедитесь, что современная контрольно-кассовая техника – это выгодное приобретение, которое упрощает ведение бизнеса.

Контрольно-кассовая техника (ККТ)

• 07 ноября 2021
• Время чтения: 15 минут

Что подразумевается под термином «контрольно-кассовая техника»? Такой вопрос возникает не только у новичков в бизнесе, но и у опытных представителей сферы торговли и услуг. Этот термин чаще всего используется в законодательстве, при этом в быту все знают, что для законного осуществления продаж нужна касса. Разберемся, что такое контрольно-кассовая техника, какие устройства можно включить в понятие ККТ, какая должна быть касса и как ее подготовить к работе, что должен знать владелец и кассир, чтобы пользоваться кассовым аппаратом.

Какую выбрать ККМ?

В понятие ККМ входит большое количество видов кассовых устройств, от стационарных до мобильных. Выбор системы ККМ и типа устройства зависит от специфики бизнеса и его деятельности. Например, онлайн-магазины, которые не контактируют с покупателями физически, часто используют облачные кассы. Для тех, кто работает на выезде и не может применять стационарную технику есть мобильные кассы. POS-системы оптимальны для крупных супермаркетов.

Там, где обязательно использование ККМ, контрольно-кассовую технику выбирают исходя из таких факторов:

• контрольно-кассовая машина должна состоять в реестре и соответствовать требованиям 54-ФЗ;
• ККМ на кассе может подключаться разными способами – по проводам, Wi-Fi, мобильному интернету;
• чем больше покупателей планируете обслуживать, тем выше должна быть пропускная способность аппарата;
• для курьеров, выездной торговли, служб такси стационарные модели не подходят;
• при продаже алкогольных напитков уточните совместимость модели с ЕГАИС;
• учтите форму оплаты – если планируете принимать банковские карты, дешевле сразу ставить модели со встроенным эквайрингом;
• проверьте возможность подключения периферийных устройств.

Если точка работает круглогодично, кассу можно купить, для сезонного бизнеса или на старте контрольно-кассовую технику лучше взять в аренду.

Помните, что все элементы кассового узла должны быть совместимы. И у компьютера, и у фискального регистратора, и у терминала есть собственное программное обеспечение – они должны работать синхронно, корректно формировать/выбирать чеки и передавать данные ОФД. Это значит что работа с ККМ и ее обслуживание довольно сложный процесс, поэтому приобретать или арендовать оборудование лучше у одного проверенного поставщика ККМ и программного обеспечения к ней.

Почему бизнес выбирает LIFE PAY:

— Оплата через Систему быстрых платежей

Интегрируйте прием оплаты через СБП в любом месте и с максимальным удобством для клиента.

— Прием платежей при доставке

Позвольте вашим клиентам оплачивать заказы там, где это удобно, всеми доступными способами: картой, через СБП или одним касанием телефона.

— Супер API

Позволим быстро и бесшовно интегрировать наши продукты к вашей IT-инфраструктуре. Предоставим понятную документацию и тестовую среду.

— Прием оплаты картами зарубежных банков

Подключите эквайринг от LIFE PAY и принимайте оплату картами иностранных банков по одной из самых низких ставок на рынке

— Оперативная поддержка

В любое время поможем с вопросами эквайринга, работы терминалов, фискальными накопителями и настройкой оборудования. Работаем в любом мессенджере, по почте и телефону

Ждем вас в нашем Телеграм-канале! Там вы найдёте актуальные новости, полезную аналитику, лайфхаки и обзоры на тему бизнеса, финансов, банков, экономики и профессионального роста!

Нет времени разбираться?

Оставьте заявку и наши менеджеры свяжутся в вами

Проверьте номер телефона

Если я покупаю кассу без встроенного терминала эквайринга, я не смогу принимать безналичные платежи?

Сможете, например, через Систему быстрых платежей прямо на кассе. Если в неё уже встроен функционал, позволяющий брать оплату через СБП, можно сэкономить на комиссиях банка: за эквайринг придется платить в среднем 2%, а за платежи через СБП – около 0,5–0,6%. Или подключайте отдельный терминал.

Можно ли доработать ККМ старого образца так, чтобы она соответствовала требованиям закона?

Если контрольно-кассовая машина технически позволяет усовершенствовать её, доработка не запрещена. Основная операция – установка фискального накопителя, без которого работа сейчас невозможна. Но самостоятельно сделать это сложно.

• СБП бесконтактВыгодно принимайте безналичные платежи прикосновением телефона с комиссией 0%
  подробнее
• Облачная фискализация Автоматизируйте бизнес-процессы в мобильной торговле и сэкономьте на закупке кассового оборудования
  подробнее
• Кассовая программа LIFE POSАвтоматизируйте торговые точки и доставку, принимайте платежи и ведите отчетность с удобством
  подробнее

Согласно законодательству, срок службы фискального накопителя может быть 13, 15 и 36 месяцев. Допустимая длительность эксплуатации зависит от системы налогообложения, вида деятельности юридического лица и вида продукции.

Облачная касса — это аналог стационарного кассового устройства, т.е. онлайн-касса, но виртуальная. Другими словами, это сервис, при помощи которого ведется учет поступлений средств от покупателей, а данные об оплате автоматически отправляются в налоговую инспекцию.

Получайте самые актуальные новости в моменте

Напишите свой e-mail и мы уведомим Вас, когда появятся наши новые статьи!

Тема ККМ, если ее раскрыть польностью, подразумевает не только определение того, как переводится ККМ, но и как выглядит ККМ, общие характеристики, области применения контрольно кассовых машин, основные критерии выбора для каждого вида и значение ККМ в торговле.

Система ККМ необходима любому бизнесу и для каждого есть свое решение. Многофункциональная система контрольно-кассовых машин с высокой производительностью ни к чему, например, небольшому цветочному магазину, но без неё не обойтись гипермаркету. А курьеры или водители такси не смогут принимать оплату на стационарном оборудовании.

Стационарная торговля

Выбор кассы для стационарных торговых точек:

• если уже есть ПК, организовать приём платежей можно при помощи покупки/аренды фискального регистратора: управление осуществляется с компьютера, а печать чеков и передача данных ОФД – через ФР;
• классические онлайн-кассы подходят и для небольших магазинов, и для гипермаркетов;
• смарт-терминалы также подойдут, в том числе для продавцов алкоголя;
• POS-системы – для супермаркетов и крупных магазинов при большом количестве покупателей.

Нужно учесть и параметры работы торговой точки – насколько качественное интернет-соединение, можно ли подключить, например, сканер и весы. При продаже алкоголя учитывайте, требуется ли отдельное ПО или в кассе сразу будет соответствующая функция.

Выездная торговля

Сотрудники на выезде используют мобильные кассы. Автономные модели имеют такие особенности:

• работают без проводов;
• мало весят и занимают немного места;
• защищены от перепадов температур и влаги;
• передают данные ОФД по интернету.

Основная задача ККМ мобильного типа – долгая автономная работа, поэтому обращайте внимание на емкость аккумулятора. Для них обязательно наличие качественного интернет-соединения. В некоторые модели уже встроен эквайринг, но терминал можно подключать и отдельно.

Онлайн-торговля

Несколько иначе принимают оплату в интернет-магазинах. Если товар доставляет собственный курьер, и покупатель платит после получения, удобно использовать автономную онлайн-кассу со встроенным эквайрингом (для приема карт). Если интернет-магазин работает со сторонними курьерами или пунктами выдачи, то можно вовсе не применять кассу – формирует и отправляет чеки в этом случае компания-агент, которая же и предоставляет свою кассу в пользование.

Но в большинстве интернет-магазинов нужно подключать кассу, если покупатель оплачивает прямо на сайте. Если офлайн-продаж нет, подойдёт облачный вариант. Если магазин совмещает обычные и онлайн-продажи, нужна физическая ККМ.

Сфера услуг

Здесь используют или стационарные, или мобильные варианты ККМ:

• стационарные подходят для салонов красоты, ресторанов, кафе, фитнес-клубов, гостиниц;
• автономные чаще используют для выездного обслуживания, например, при оплате услуг клининговой службы, ремонте техники на дому, установке окон;
• и на выезде, и в стационарной точке можно использовать фискальный регистратор, если уже есть ноутбук, смартфон или ПК.

Некоторые виды услуг по 54-ФЗ не требуют применения касс вообще – например, ремонт обуви, изготовление ключей, сдача жилья в аренду, уход за детьми, пожилыми людьми и др.

Терминология

Работу касс в РФ регламентирует ФЗ №54 (от 22.05.2003), именно в нем можно ознакомиться с точным определением, что такое ККТ. Если упростить, контрольно-кассовой техникой называют любое устройство, которое может записывать, хранить фискальные данные в фискальном накопителе, составлять фискальные документы, а также передавать эту информацию в налоговую через ОФД и печатать ее на бумаге.

В законе до 2003 года использовался термин «контрольно-кассовая машина», который в новой редакции заменили термином ККТ. Теперь аббревиатуру ККМ используют в быту, наряду с названием самого устройства – «кассовый аппарат», «касса», но не в официальных документах.

С 2016 по 2021 год происходил переход ООО, ИП на онлайн-КТТ – устройства, способные передавать данные через Internet в Федеральную службу России. На 2022 год право ведения бизнеса без онлайн-устройств имеет ограниченное количество предпринимателей (фриланс, самозанятые, некоторые виды розничной торговли и т.п.). Таким образом помимо термина ККМ, «кассовые аппараты», «кассы» стали использовать онлайн-ККТ. Устройства нового образца разделяют на онлайн-кассы и фискальные регистраторы.

Онлайн-касса работает автономно, не требует подключения к управляющим системам, не нуждается в подключении внешнего оборудования. Онлайн-кассы предполагают наличие встроенной клавиатуры, дисплея, тач-скрина и т.д.

Фискальный регистратор – неавтономное устройство, подключаемое к рабочему месту кассира или управляющему серверу. То есть все данные хранятся на внешнем накопителе и передаются в ФР во время проведения операции, само устройство обрабатывает их и перенаправляет в ФНС, печатает чеки.

Таким образом, термины ККТ и ККМ, «кассовые аппараты» и «кассы» можно использовать как синонимы, приставка «онлайн-» добавляется для оборудования, которое может передавать информацию через интернет, и необходимо различать онлайн-кассы и фискальные регистраторы как разные виды контрольно-кассовой техники.

Современная онлайн-ККТ всегда комплектуется фискальным накопителем – запоминающим и шифрующим/дешифрующим данные устройством, которое передает информацию в ФНС. Также все модели касс должны соответствовать Закону РФ и быть внесенными в специальный реестр ФНС РФ, где потенциальный покупатель может проверить, одобрено ли использование выбранного устройства.

Функциональные возможности ККМ

Контрольно-кассовая машина — это технический комплекс для обработки фискальных данных, состоящий из вычислительных модулей, записывающих, хранящих и передающих информацию в налоговую службу.

Основные функции ККМ – это регистрация платежных операций. Под этим понимают и расчёты в наличной форме, и оплату банковскими картами или связанными с ними устройствами, например смартфоном или смарт-часами. Проще говоря, онлайн-касса обрабатывает платежную информацию и печатает чек, данные о платеже сохраняет и зашифровывает фискальный накопитель (автономный или встроенный) и передаёт оператору фискальных данных (ОФД). В итоге вся информация попадает в ФНС.

Задача ККМ – контроль над налично-денежным оборотом бизнеса со стороны государства. Когда продавец принимает деньги от покупателя наличным и безналичным способом, он должен «зарегистрировать» операцию через кассу, чтобы налоговики смогли определить подлежащую налогообложению прибыль.

Контрольно-кассовые машины используют практически во всех сферах бизнеса. Они обязательны для онлайн-магазинов, супермаркетов и небольших торговых точек, фитнес-клубов и салонов красоты, курьерских служб и общепита.

Есть небольшой список исключений по типам деятельности – например, при разносной торговле или присмотре за пожилыми людьми кассы необязательны. А ещё не нужно проводить через них операции безналичного расчёта между ИП и юрлицами, если деньги поступают с одного р/с на другой напрямую. Также разрешено не покупать ККМ самозанятым – они регистрируют платежи и отчитываются перед налоговой через приложение на смартфоне.

Классификация ККТ

Классификация контрольно-кассовой техники

Типы ККМ:

1. Автономная контрольно-кассовая машина

2. Пассивная системная контрольно-кассовая машина

3. Активная системная контрольно-кассовая машина

4. Фискальный регистратор

1. Автономная контрольно-кассовая машина – контрольно-кассовая машина, не предназначенная для подключения к компьютерным системам, расширение функциональных возможностей может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам. К автономным контрольно-кассовым машинам относятся и портативные контрольно-кассовые машины, имеющие возможность работы без постоянного подключения к электросети.

Автономная ККМ не имеет возможности хранения информации о продаваемых товарах, фиксирует только сумму, полученную от покупателя. Таким образом, автономная ККМ может осуществлять только суммовой учет.

Варианты организации количественного учета (количество проданного товара) при наличии автономной кассы:

Одновременно с использованием автономной ККМ вести бумажные записи о продаваемых товарах.

Параллельно с использованием автономной ККМ вести количественный учет на персональном компьютере с установленным ПО класса Front-office.

Важно: автономная ККМ не может быть подключена к ПК, поэтому при такой организации учета кассир будет оформлять одну продажу дважды: на ККМ и ПК.

Иными словами, это кассы, которые работают автономно, т.е. независимо от ПК, никак к нему не подключаясь. Такие кассы имеют собственную клавиатуру, аккумулятор для бесперебойной работы. Это самая недорогая разновидность ККТ, появившаяся ранее других видов, и потому имеющая большое распространение: часто встречаются в магазинах, на рынках, лотках и в тонарах.

2. Пассивная системная ККМ — это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно — кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.

Оператор работает за клавиатурой ККМ. Перед началом работы ККМ подключается к компьютеру, из компьютера загружается список доступных товаров с их характеристиками, а по окончании смены — наоборот, итоговые результаты продаж передаются из ККМ на компьютер.

Такой режим работы подходит для распределенных систем и варианта выездной торговли, когда организация имеет удаленные точки с небольшим количеством кассовых аппаратов, а необходимости иметь систему учета на точках нет.

3. Активная системная ККМ (POS-терминал) — это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно — кассовой системе, управляя при этом работой системы.

К активной системной ККМ относится POS-терминал – ККМ, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу — выводу, хранению, обработке и отображению информации.

Конструктивные особенности: фискальная память расположена в корпусе системного блока ПК, входящего в состав POS-терминала.

Особенности законодательства: POS-терминал является контрольно-кассовой машиной, а значит, на него распространяются все требования законодательства ККМ. Все программное

обеспечение, в том числе и программное обеспечение класса front-office (название, версия), фиксируется при внесении терминала в Государственный реестр. Изменение ПО невозможно без повторного внесения в Госреестр.

4. Фискальный регистратор (ФР) — это ККМ, способная работать только в составе компьютерно — кассовой системы, получая данные через канал связи.

Современный тип ККТ, на базе которого конфигурируют современные компьютерно-кассовые системы.

На базе фискальных регистраторов строятся компьютерно — кассовые системы (ККС), по функциональным возможностям аналогичные (или превосходящие) POS-терминалам.

Компьютерно-кассовая система (POS-система) — это программно–аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации работы кассира.

Она включает основные компоненты:

Персональный компьютер с установленным ПО класса front-office;

Монитор;

Фискальный регистратор;

Обычная или специализированная клавиатура;

Дополнительное оборудование, используемое в ККС в зависимости от сферы и специфики работы торгового предприятия:

Дисплей покупателя;

Денежный ящик;

Сканер штрихкода;

Считыватель магнитных карт;

Электронные весы

Терминал сбора данных;

В компьютерно — кассовой системе контрольно-кассовой машиной является фискальный регистратор, и требования законодательства распространяются только на фискальный регистратор.

На выбор, использование и доработку программного обеспечения класса front-office для компьютерно — кассовой системы — законодательных ограничений нет.

В государственном реестре остались считанные единицы моделей POS -терминалов, но появилось большое количество фискальных регистраторов.

ККТ – как это работает?

Каждая модель онлайн-касс и фискальных регистраторов имеет свои особенности работы, но общий принцип действий сохраняется:

• При осуществлении покупки клиентом, кассир должен ввести информацию в кассовый аппарат.
• ФН зашифровывает данные об операции и пересылает их оператору фискальных данных.
• ОФД фиксирует полученную информацию, возвращая в ККТ квитанцию с подтверждением.
• Касса печатает чек с QR-кодом по которому клиент может проверить информацию о покупке в ФНС.

Некоторые новые модели имеют функцию передачи чеков на почту клиента или на телефон с помощью смс.

Оператор фискальных данных обеспечивает налоговой доступ к хранящейся информации, также данные сохраняются на ФН (после замены накопителя владелец должен хранить его 5 лет).

Фискальный накопитель формирует набор обязательных фискальных данных. ФД содержат информацию о порядковом номере чека за смену, корректной дате и времени операции, названии организации и ее ИНН, признаке проведенного расчета, наименовании реализуемого товара/услуги/выполненной работы, данных о расчете (в том числе о ставке и сумме НДС), адресе места продажи, применяемой системе обложения, форме оплаты. Также в фискальных данных указаны номер регистрации ККТ, номер ФН и другая регистрационная информация.

Виды ККМ

К основным видам ККМ относятся:

Стационарные онлайн-кассы и кассовые аппараты предназначены для того, чтобы принять платёж в торговой точке или офисе. Именно такая машина ККМ стоит в большинстве магазинов и супермаркетов. Их основное отличие – подача питания «по проводам», т.е. они не мобильны, так как привязанны к сети питания и, как правило, довольно габаритны. К интернету подключать их можно по Wi-Fi, проводным способом или через Bluetooth.

К стационарной ККМ можно подключать (или они уже будут встроены) ряд других устройств:

• мониторы;
• сканеры штрих-кода;
• весы;
• денежные ящики.

Кому подойдёт стационарная ККМ:

• Гипермаркету или крупному магазину. Если товаров больше 20000 единиц, понадобятся дополнительные устройства, в том числе весы, сканер штрих-кода, дополнительный монитор, клавиатура, POS-терминал.
• Магазинам с меньшим ассортиментом, салонам и др. Вместо дополнительных устройств к ККМ часто приобретают один моноблок, включающий экран и фискальный регистратор, а все другие устройства, например POS-терминал и сканер, можно докупать отдельно.

Цены варьируются в зависимости от сложности модели. Например, бюджетный вариант ЭКР 2102К-Ф без фискального накопителя, но подходящий под требования законодательства, обойдётся в 5 тыс. руб. Есть небольшой дисплей и стандартная кнопочная клавиатура.

Автономные ККМ

Сейчас часть автономных касс – уже морально устаревшие устройства, которые представляют собой кнопочный аппарат с миниатюрным дисплеем. Их до сих пор используют, но с доработками в соответствии с ФЗ-54. Технически они не позволяют поставить современное ПО, но для стандартных операций, например приёма платежей и распечатки чека, их достаточно (при условии наличия ФН).

Особенности старых моделей ККМ:

• ПО можно обновить только вручную, причём силами сотрудников торговой точки это сделать часто невозможно – приходится обращаться в службу поддержки;
• если в магазине продается, например, маркированный товар, приходится подключать кассу к ПК или другому устройству;
• встроенной памяти часто мало, поэтому для магазинов с большим ассортиментом это неподходящее решение.

Но есть и современные модели. Такие аппараты мобильны, работают на аккумуляторах и могут использоваться «на выезде». В них бывают цветные и монохромные дисплеи, сенсорное или кнопочное управление, разное количество портов для подключения периферии. Кроме того, в кассе есть принтер чеков, может быть устройство для приёма карт.

Самые простые модели ККМ требуют периодической подзарядки в пределах одной выездной смены. Подключаются к интернету проводным и беспроводным способами. Освоить такое устройство можно быстро – у него простой интерфейс, новому сотруднику не нужно проходить длительное обучение.

Кому подойдёт мобильная касса:

• курьерам;
• службам такси;
• выездной торговле;
• страховым агентам и др.

Ценовой диапазон широк. Например, простая модель с минимальным функционалом Атол 91Ф Lite обойдется в сумму от 7 тыс. руб., а aQsi 5Ф со встроенным сканером штрих-кода, большим цветным дисплеем, считывателем для приёма карт и предустановленной кассовой программой стоит около 25 тыс. руб.

Фискальный регистратор

Фискальные регистраторы – подвид онлайн-кассы, соответствуют 54-ФЗ и часто используются в торговых точках с большой проходимостью. Устройство совмещает в себе принтер чеков и фискальный накопитель, но не оснащается клавиатурой и дисплеем – без внешнего управления, например с компьютера, работать не получится.

Чаще всего фискальный регистратор (ФР) – стационарное решение, но есть и автономные модели, которые можно использовать курьерам, в такси или разносной торговле. Сейчас такие устройства используют всё реже – смарт-кассы дешевле, а функционал их шире.

• устройство без дисплея в виде небольшой коробки, оснащено фискальным накопителем и быстро печатает чеки;
• для управления нужно подключать ПК, планшет или смартфон.

Кому подойдёт фискальный регистратор:

• крупным супермаркетам и магазинам с большой проходимостью;
• небольшим розничным магазинам;
• сфере услуг и общепита и др.

Цена зависит от скорости печати, совместимости с кассовыми программами и в целом функционала. Например, Атол 30 Ф обойдется в сумму более 18 тыс. руб., а более современная модель Пирит 2Ф с бесшумной печатью чеков и возможностью подключения дополнительного оборудования – в более чем 30 тыс. руб.

Смарт-кассы

Есть модели со встроенным эквайрингом – они позволяют обойтись без покупки и подключения терминала. Можно принимать безналичные платежи смартфоном, пластиковыми картами, часами или браслетами.

Функционал у смарт-разновидностей ККМ шире, чем у других касс. ПО обычно установлено, обновляется производителем, интерфейс понятный, легко работать с большим количеством товарных позиций, в том числе с маркированным товаром.

Смарт-кассы имеют функции и онлайн-кассы, и товароучетной системы. Они имеют внутреннюю память на собственном процессоре, поэтому не нуждаются в подключении к ПК или планшету. Работают сразу «из коробки» и не требуют специального обучения сотрудников. 54-ФЗ не выделяет смарт-терминалы в отдельный вид ККМ и предъявляет к ним те же требования, что и к другим онлайн-кассам.

Кому подойдут смарт-терминалы:

• кафе, ресторанам;
• небольшим магазинам;
• рынкам, ярмаркам;
• салонам красоты;
• непродовольственным магазинам и др.

Смарт-терминалы дороже, чем, например, фискальные регистраторы или мобильные кассы. Например, ККМ Атол Sigma 7 с ФН и сроком действия 15 месяцев стоит дороже 34 тыс. руб. Но есть и бюджетные модели – Мещера-01-Ф стоит около 10 тыс. руб., не имеет фискального накопителя, оснащена кнопочной клавиатурой.

POS-системы

POS-система – комплект устройств, например, фискального накопителя, печатающего устройства и др. Имеет те же функции, что и любая контрольно-кассовая машина: передача данных ОФД, распечатка чека или передача в электронной форме. Имеет специальный POS-компьютер на ОС Linux или Windows, куда устанавливают товароучетное и кассовое ПО. Системный блок бывает отдельным или совмещенным с экраном. В большинстве моделей есть клавиатура, всегда присутствует фискальный регистратор. Крупные магазины дополнительно приобретают и подключают дисплей для клиентов, сканеры штрих-кодов, карт ридеры, денежные ящики, весы и другую периферию.

POS-систему можно собрать самостоятельно или купить уже готовую. В первом случае вычислительным центром будет обычный компьютер или планшет, всё остальное подсоединяется через порты. Для небольших точек без внушительного потока покупателей такие комплексы излишни, чаще их используют:

• гипермаркеты;
• крупные магазины;
• оптовые базы;
• рестораны, кафе.

Стоимость зависит от функционала и количества устройств в комплекте. Большинство бюджетных моделей обойдутся в сумму до 40 тыс. руб. – например, EasyPOS Lite. Высокопроизводительные POS-системы стоят в среднем 60–80 тыс. руб.

Облачные кассы

Их ещё называют виртуальными – размещают в дата-центрах и сдают в аренду. Всю работу по формированию и отправке чеков, передаче данных ОФД берет на себя владелец дата-центра. Плюс не нужно покупать оборудование, регулярно обновлять ПО. Управление происходит через личный кабинет, работать в нем можно с телефона или ПК.

Это решение подходит для онлайн-магазинов, у которых нет собственных курьеров или пунктов выдачи. Если есть своя доставка, без физической кассы не обойтись. Кстати, и при стационарной торговле можно использовать удалённые кассы.

Кому подойдет облачная касса:

• интернет-магазину;
• такси;
• курьерской службе;
• выездной торговле.

Стоимость аренды в среднем от 2000–3000 руб. в месяц в зависимости от количества ФР и других факторов.