Как в 1С провести инвентаризацию ОС с помощью ТСД?

Любому предпринимателю хочется, чтобы его компания работала с максимальной эффективностью и минимальными потерями. Для этого необходимо грамотно организовать бизнес-процессы на предприятии и контроль над ними. Один из важных элементов — инвентаризация товаров и тары

Что это такое и для чего нужна, расскажем в статье. А также подскажем действенные способы упростить этот процесс и снизить издержки при его проведении.

Автоматизируем инвентаризацию в вашем магазине. Бесплатная консультация!

Что такое инвентаризация простыми словами

Инвентаризация товаров — проверка фактического количества продукции в торговом зале или на складе и сравнение полученного значения с тем, что отражено в товароучетной системе компании. Проводится для того, чтобы

проводить инвентаризацию товара, владелец компании определяет сам в зависимости от ее размеров и качества работы сотрудников. Для небольшого магазина достаточно ежемесячной проверки, поскольку более частая мешает продажам: для пересчета продукции приходится закрывать отдел или весь магазин, теряя прибыль.

В гипермаркетах и торговых точках с большим ассортиментом обычно проводят частичную инвентаризацию ежедневно. Выбирается отдельная товарная группа и пересчитываются позиции на полках. Сотрудники стараются делать это оперативно, чтобы не мешать покупателям. Как правило, категория продукции выбирается так, чтобы у клиентов был доступ к альтернативной.

Инвентаризация — неотъемлемый процесс для розничных магазинов, поскольку от качества ее проведения зависят фактические остатки и оперативное определение и устранение пересорта. А также она помогает владельцу «держать руку на пульсе» своего бизнеса.

Инвентаризация товаров в розничной торговле

Иногда предприниматели сомневаются в необходимости проведения инвентаризации. Часто владельцы небольшого бизнеса считают, что знают магазин вдоль и поперек и контролируют все процессы. Но на деле это оказывается не так, регулярный пересчет товарных позиций необходим любой торговой точке.

Он помогает выявлять, какая продукция и в каком объеме находится на витринах и на складе, находить неучтенные, дефектные и просроченные товары. А также проверять честность персонала, выявлять возможные случаи воровства.

Считать вручную неэффективно, это занимает много времени и сил, особенно при большом объеме позиций. Почему ручная инвентаризация неэффективна

в розничной торговле необходима хотя бы минимальная автоматизация. Перечисленные выше проблемы решает терминал сбора данных. Благодаря ТСД

В процессе аудита на экран терминала выводятся актуальные сведения о товарах. Использование устройства повышает эффективность проведения инвентаризации, но, чтобы раскрыть весь его потенциал, необходимо грамотное программное обеспечение (ПО). Правильно подобранный софт позволяет использовать не только базовые функции, а все доступные для конкретного устройства. А также настраивать связь между действиями сотрудников компании и отображением информации в товароучетной программе.

Комплексная автоматизация инвентаризации товаров с ПО DataMobile

DataMobile — программное решение, подходящее как для инвентаризации в магазине и на складе, так и в целом для автоматизации учета на любом предприятии. С его помощью значительно упрощаются и ускоряются бизнес-процессы: приемка, отгрузка и отслеживание движения продукции, сбор заказов, проверка ценников, адресное хранение и многие другие.

Софт дает возможности

с ТСД и DataMobile происходит значительно проще и быстрее. Для этого есть несколько причин

Возможны два варианта проведения инвентаризации:

Во втором случае сотрудник видит на экране устройства план-факт и при расхождениях может пересканировать конкретные позиции. Для этого ему не нужно выгружать информацию на ПК.

Проводить инвентаризацию товара в розничном магазине

Как провести инвентаризацию по стандартному сценарию

Важно! Если проводится пересчет спиртных напитков, необходимо проверять акцизы и выравнивать остатки. Если какая-то позиция окажется неучтенной, возникнут проблемы при ее продаже. Поэтому ручной подсчет количества в этом случае не подходит, нужно считывать ШК с каждой бутылки.

Как провести инвентаризацию по план-факту

Проводить инвентаризацию товара в результате не так сложно, если внедрить автоматизацию с ТСД и DataMobile.

Подберем подходящий ТСД для вашего бизнеса. Доставим в любую точку РФ!

Как проводить инвентаризацию с DataMobile без закрытия магазина

Несмотря на то, что проведение инвентаризации — несложный и понятный процесс, он несет определенные убытки из-за необходимости закрывать магазин на несколько часов или даже на сутки. Во время сверки останавливаются продажи, соответственно, прекращаются и денежные потоки. И если магазины, закрывающиеся по вечерам, могут проводить инвентаризацию ночью, чтобы избежать больших финансовых потерь, то как быть круглосуточным супер- и гипермаркетам?

Часто инвентаризацию проводят без закрытия торговой точки. Тогда возникает следующая проблема: нельзя точно сказать, соответствует ли количество на полке реальным остаткам в магазине — тем, что числятся в товароучетной программе

Основная сложность в том, что невозможно отследить продукцию в корзинах покупателей. Речь идет о товарах, которые уже не находятся на полках, но еще не пробиты через кассу. Эту проблему можно решить с помощью ПО DataMobile путем пересчета позиций в отдельных секциях магазина. Как проводят инвентаризацию в этом случае

Таким образом можно посчитать позиции конкретной товарной группы без закрытия магазина и проведения полной проверки.

Инвентаризация готовой продукции и товаров

С DataMobile можно автоматизировать инвентаризацию не только в магазине, но и на складе, где реализовано адресное хранение.

При помощи программы удобно пересчитывать продукцию по ячейкам. Чтобы работа на складе велась без задержек и просчетов, нужно контролировать, где и в каком количестве расположены товары. Почему это так важно? Например, в учетной системе указано, что в определенной ячейке находится 10 единиц, а по факту их всего 8. И при сборке заказа возникнет путаница, придется тратить время на обнаружение и устранение ошибок.

Чтобы в дальнейшем этого не происходило, при помощи ТСД с DataMobile необходимо произвести инвентаризацию готовой продукции и товаров и выравнивание остатков. Потом составить схему обхода ячеек при сборке заказа.

Софт помогает контролировать свежесть продуктов. Благодаря выборочной проверке можно отслеживать сроки годности и, если они находятся на пределе, пополнять запасы.

инвентаризация маркированного товара (в том числе ), например, «молочки», то этот процесс можно также упростить. DataMobile позволяет при сканировании ШК видеть срок годности на экране ТСД. Если он подсвечивается зеленым цветом, значит продукт свежий, если красным — просроченный.

Как избавиться от пересортицы товара при инвентаризации

Любой магазин (как крупный, так и совсем небольшой) сталкивается с этой серьезной проблемой, влияющей на учет и выручку. Пересорт — расхождение в количестве продукции, когда недостаток одного сорта перекрывается избытком другого.

Он появляется из-за того, что отличить на глаз одну позицию от другой бывает очень сложно. Например, в товароучетной системе на остатках числятся 10 бутылок кефира с жирностью 1 % и столько же — с 3,2 %. После инвентаризации выясняется, что на самом деле на складе находится 15 бутылок жирного кефира и всего 5 — 1 %-го. То есть общее количество такое же, как в программе, но одного вида больше, чем другого.

Появление пересорта чревато проблемами из-за разной стоимости кефира. Если заплатить поставщику за продукцию 3,2 %, а получить менее жирную, то можно потерять деньги. Или случайно продать не тот продукт, что выльется в конфликт с покупателем. Ведь если он заплатит за более дорогой кефир, а получит дешевый, то может расценить это как обман со стороны магазина.

Пересортица товара выявляется при инвентаризации. Проводить полную проверку не всегда выгодно, поэтому при подозрении на несоответствие данных можно провести частичную. Для этого нужно закрыть отдельную секцию, пересчитать товары, по учету ушедшие в минус, а потом похожие — другого сорта. Затем выровнять остатки по ним.

На ТСД выгружают задание (все позиции по требуемой категории) и сканируют продукцию в соответствии с план-фактом. Терминал сигнализирует, если находит расхождения между реальным и учетным количеством. Затем документ с полученными сведениями отправляют в «товароучетку», где происходит выравнивание остатков.

Автоматизация процессов с ТСД и DataMobile помогает избавиться от пересорта, найти причину его появления и предотвратить повторное возникновение. При этом решение быстро окупается: не нужно оплачивать дополнительное время, затрачиваемое сотрудниками. Также нет необходимости надолго закрывать магазин, поэтому не теряется прибыль.

Подберем оборудование и версию DataMobile для проведения инвентаризации!

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Сократи в 10 раза время на проведение ревизии. Экономь до 30% чистой прибыли без пересорта и недостач.

Сократи в 10 раза время на проведение ревизии. Экономь до 30% чистой прибыли без пересорта и недостач.

За счёт чего станет возможным достичь подобных показателей эффективности при решении задачи по проведению инвентаризации?

1) Сотрудники перестанут терять время на подготовку к инвентаризации. Достаточно будет создать документ в учётной системе, выгрузить на мобильное устройство, начать проводить ревизию, сканируя каждый товар.

2) Максимально исключаем человеческий фактор. Наш опыт показывает, что при ручном пересчёте товаров, организация теряет не только из-за медленной скорости процесса, но из-за допущенных ошибок при сверке фактических остатков с данным учетной системы «на глаз». В некоторых случаях организации приходится нанимать компанию на аутсорсинге, чтобы повторно провести ревизию и «перепроверить» своих же сотрудников, которые всегда допускают ошибки при пересчёте товара на бумаге.

3) Отлаженный бизнес процесс с мобильными инструментами для сотрудников позволит проводить инвентаризацию не 1 раз в пол года или квартал, а каждый месяц. Именно от качества и частоты пересчёта товара будут зависеть расхождения фактических данных с базой.

4) Всегда имея актуальные данные по остаткам товаров и их характеристикам, вы всегда сможете донести актуальную информацию до ваших клиентов (как при онлайн так и при офлайн торговле). Вы будете уверены, что те данные, которые видите в отчёте учетной системе по остаткам товара, соответствуют действительности.

5) Настройка и запуск программного обеспечения, а так же обучение сотрудников не займут более 2ух недель, с учетом специфики вашей организации.

6) Предоставив современный и удобный инструмент вашим работникам, Вы сможете «осчастливить» не только финансовые показатели вашего предприятия, но и самих сотрудников. Так как теперь им не придётся работать сверхурочно, чтобы провести или закончить инвентаризацию.

Кейс внедрение Водовоз инвентаризация товара на складе

Кейс внедрение Водовоз инвентаризация товара на складе

Продукты для автоматизации

Программное обеспечение на базе платформы Mobile SMARTS подойдёт для задач проведения инвентаризации предприятий любого формата и масштаба.

Многолетний опыт в разработке продукта позволяет «из коробки» интегрировать решения со множество учётных систем. Так же предусмотрена возможность доработки программного обеспечения инструментами платформы, чтобы полностью настроить продукт под потребности и особенности бизнес процессов вашего предприятия.

Вы можете протестировать программное обеспечение уже сейчас в демо режиме.

Для цифровизации склада
Специализированное программное обеспечение для терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.
Предназначено для цифровизации всех товароучетных операций на складах, обычных и адресного хранения. Из доступных операций — приход на склад, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками.
Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ
Склад 15 ВЕЩЕВОЙ
Склад 15 с МОТП
Склад 15 с МДЛП
Склад 15 + ШИНЫ
Склад 15 + ФОТО
Склад 15 + ПАРФЮМ
Склад 15 + МОЛО Подробнее

Для работы с маркировкой на складе
Программное обеспечение для автоматизации складских операций со встроенными функциями работы с маркированной продукцией.
Предназначено для автоматизации всех товароучетных операций на складах, обычных и адресного хранения. «Склад 15 ВЕЩЕВОЙ» объединил в себе несколько товарных групп маркированного товара (ОБУВЬ, ОДЕЖДА, ШИНЫ, ПАРФЮМ, БАДы, ЮВЕЛИРНЫЕ ИЗДЕЛИЯ), которые чаще всего встречаются в складской логистике вместе.
Подробнее

Для учёта в магазине
Специализированное программное обеспечение для мобильных устройств со встроенным сканером штрихкодов.
Позволяет быстро автоматизировать, оптимизировать рабочие места и бизнес процессы по учету товара в магазине. Например, приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале.
Магазин 15 ПРОДУКТОВЫЙ
Магазин 15 ВЕЩЕВОЙ
Магазин 15 с ЕГАИС
Магазин 15 Прайсчекер
Подробнее

Для работы с маркировкой в магазине

Программное обеспечение для автоматизации операций в магазине со встроенными функциями работы с маркированной продукцией.

Показать все продукты

Наши партнеры есть во всех регионах страны

Спасибо!
Ваше обращение принято. В ближайшее время наши менеджеры свяжутся с Вами.

Спасибо!
Ваша заявка принята, ожидайте ответа менеджера.

Инвентаризация магазина или склада — как упростить и ускорить этот процесс?

Да! При помощи штрихкодов и терминалов сбора данных.

Казалось бы, в процессе инвентаризации все просто: достаточно пересчитать текущее количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), внести данные в учетную систему и сравнить с ожидаемыми остатками, выявив тем самым недостачу или излишки. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко.

На самом деле инвентаризация в магазине — это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у работников магазина или склада, материально-ответственных лиц, руководителей организации. В этой статье я расскажу о своем опыте участия в инвентаризации с использованием терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.

Основными целями инвентаризации являются:

В процессе инвентаризации проверяются:

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.

Краткая вводная

Клиент — сеть магазинов спортивной одежды. Компания приобрела несколько устройств Motorola  MC2000 вместе с нашим драйвером 1С, и меня попросили проследить за тем, чтобы первая инвентаризация прошла быстро и без проблем. Магазины расположены в крупных торговых центрах, и одежды нужно пересчитать много. Основная цель покупки оборудования состояла в том, чтобы резко сократить время инвентаризации и начать пересчитывать товар раз в неделю, а не раз в месяц, как было до этого. Для такого бизнеса очень важно знать, какие майки еще действительно есть в продаже, а какие только числятся.

С чего начать?

Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).

Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Показать все решения

Зачем вообще выгружать на ТСД справочник товаров, когда можно просто собрать штрихкоды?

Всё дело в точности.
Не секрет, что штрихкодов многих товаров в базе просто нет. По этим штрихкодам товары никогда не будут найдены.

Такие вещи добавляют неопределенности в результаты инвентаризации: представьте себе, вы загружаете результаты инвентаризации в базу 1С, а она говорит, что по таким-то штрихкодам товары не найдены. Что за товары? Сколько их? Всё это остается без ответа.

Т.е. помимо обычных пропусков и недостачи у нас на руках будет несколько десятков штрихкодов, которые непонятно чему соответствуют и непонятно где лежат.

А если бы терминал сверял каждый сканируемый штрихкод с базой 1С можно было бы сразу же отлавливать товары с неизвестными штрихкодами и откладывать их в специальную корзину (плюс программа от Клеверенс позволяет прямо на терминале зарегистрировать новый штрихкод, указав артикул или 1С-код товара).

Возвращаемся к ТСД. Не стоит забывать, что, выбирая терминал для инвентаризации, мы выбираем еще и программное обеспечение, и за весь процесс работы и получения достоверных результатов отвечает именно программное обеспечение. Безусловно, DOS-терминал дешев и прост в использовании и, конечно, может использоваться при проведении несложной инвентаризации, но, приобретая его, мы получаем устаревшее программное обеспечение, которое производителем чаще всего уже не поддерживается. Отсюда потери данных, невозможность настройки ПО под конкретные нужды — опыт такой инвентаризации часто оказывается отрицательным, и вот уже терминалы лежат без дела, а пересчет ТМЦ выполняется с помощью листа бумаги как раньше.

Что же делать? Неужели, чтобы все прошло гладко, нужен самый современный навороченный Windows-терминал и сложное ПО к нему? Попробуем в этом разобраться. Какие критерии можно использовать для выбора терминала для инвентаризации? Несмотря на то, что каждая организация может использовать свои критерии, есть основное, на что лучше обратить внимание при выборе:

Есть ли на рынке предложения хотя бы приближенно отвечающие этим требованиям? Оказывается, есть. Рассмотрим одно из удачных решений для инвентаризации: терминал Motorola (Symbol) MC1000 и программное обеспечение «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. ТСД Motorola (Symbol) MC1000 работает под управлением операционной системы Windows CE 4.2 Core, обладает монохромным экраном, экран не сенсорный, все управление выполняется с клавиатуры, в терминале отсутствует модуль беспроводной связи Wi-Fi, а также другие беспроводные интерфейсы, обмен данными выполняется только через коммуникационную подставку (кредл), через нее же выполняется зарядка терминала. Терминал имеет небольшие габариты и вес (16.3×6.45×3.8 см, 205 г). Стоимость терминала невысока по сравнению с другими Windows-терминалами: всего около 24 000 руб. При покупке терминала через дилерскую сеть компании RRC (а это десятки компаний в России и странах СНГ), программное обеспечение для проведения инвентаризации и выполнения других операций (драйвер 1С либо программа для файловой выгрузки) поставляется бесплатно.

Благодаря использованию быстродействующего процессора Intel® Xscale™ PXA 312 Mhz терминал справится с обработкой больших справочников и документов, а использование карт памяти SD даст уверенность, что собранные данные не пропадут. Все это поддерживает ПО «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. Кроме того ПО позволяет изменять логику выполнения операций на терминале, вводить дополнительные поля и многое другое. Настройка выполняется с помощью так называемой «Панели управления», при этом программировать ничего не нужно. «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS имеет сертификат «1С:Совместимо!», а это означает, что с организацией обмена данными между 1С и терминалом проблем возникнуть не должно.

Рассматриваемое решение используется рядом крупных предприятий, магазинов, для проведения инвентаризации и в других целях. Сотрудники компании Клеверенс Софт всегда готовы оказать техническую поддержку и решить возможные проблемы, ПО регулярно обновляется, выходят новые версии, учитывающие опыт использования системы. Если Ваша организация не использует 1С:Предприятие в качестве учетной системы, Вы также сможете использовать ТСД Motorola (Symbol) MC1000 для проведения инвентаризации, но при этом Вам понадобится другое ПО от Клеверенс Софт (Mobile SMARTS 2008, Прикладное программное обеспечение к терминалам сбора данных).

Как всё было на личном опыте

Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.

Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.

Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.

После создания нового документа вся работа выполняется в окне сканирования штрихкода товара и единственное, что нужно делать, это сканировать штрихкод очередного товара. С этим все справились. При успешном считывании штрихкода сканер издает звук «пип», загорается зеленая лампочка, на экране отображается название выбранного товара и количество единиц товара (на экран обычно никто не смотрит, и так понятно, что товар успешно распознан).

Иногда встречались товары без штрихкодов. Возник вопрос: что же делать в такой ситуации? Если на товаре есть артикул, можно ввести его на ТСД с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, такой товар откладывали в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации его вводили в документ 1С вручную.

Для небольшой части товаров штрихкоды не были заведены в 1С и, соответственно, терминал найти товар по ним не мог. Если после сканирования штрихкода товар не найден, терминал издает громкий звук «бррр», так что пропустить такую ситуацию невозможно. В этом случае программа предлагает добавить штрихкод к имеющимся товарам:

В данном случае добавление штрихкодов к товарам не выполнялось, т.к. для того, чтобы это сделать, нужно найти товар в списке, а список товаров очень большой. Как и в предыдущем случае, товар откладывался на кассу до завершения инвентаризации.

Несколько раз за время проведения инвентаризации сканеры прекращали считывать штрихкод из-за программных сбоев. Для устранения этого приходилось перезапускать программу на ТСД. Такое было 2-3 раза за все время проведения инвентаризации и больших проблем это не вызвало.

Примерно к 13.20 весь торговый зал был проинвентаризирован, сотрудники отправились на обед. Как и было рассчитано в 14:00 магазин открылся для покупателей, часть сотрудников занялась продажами, а часть приступила к инвентаризации на складе при магазине. Склад представляет собой небольшую каморку, в которой в коробках хранятся запасы товара. Коробки распаковывали и сканировали штрихкоды товаров, как до этого делали в торговом зале.

Полностью инвентаризация была завершена примерно к 16.40. После завершения инвентаризации в 1С был создан документ Инвентаризация ТМЦ, в котором количества товаров по учету заполняются на основании остатков из информационной базы, а фактические количества были заполнены из терминалов сбора данных. Загрузку данных выполнил системный администратор компании. Заполненный документ инвентаризации позволил определить недостачу по отдельным позициям номенклатуры, а также общую сумму потерь. В данном магазине потери оказались не слишком большими.

Заключение

Опыт показывает, что инвентаризация магазина с 6000-7000 тыс. единиц товара занимает около 6 часов если работает 5 сотрудников и терминалы используются ими впервые. При этом торговый зал может быть инвентаризован за 3 часа, после чего магазин может быть открыт, остальное время занимает пересчет запасов на складе.

К нам в компанию обратился заказчик, перед которым стояла задача инвентаризации ОС. Казалось бы, что может быть проще: берем любое мобильное устройство на Android, заливаем туда ПО DataMobile Invent, цепляем к «1С: Бухгалтерия 3.0» и вуаля, задача решена! Но, как обычно это бывает, запрос «нам нужно просто считать и выгружать в учётку» вытянул на поверхность и другие нюансы инвентаризации. О том как это было, расскажем подробнее в данной статье.

Пролог

Вы можете любить или не любить радио «Шансон», дело вкуса. Но для нас – это теперь не просто радио, а успешно реализованный проект по инвентаризации основных средств.

Радиостанция – это не стол с микрофоном, а полноценный рабочий офис организации с массой основных средств на балансе, среди которых и мебель, и дорогостоящая техника, и ещё куча всякой всячины. Бухгалтерия компании отчаялась получать данные по учету точно и вовремя, ведь «всякой всячины» в офисе крутилось уже около тысячи единиц, попробуй сосчитай и разбери что есть что по бумажке.<

Инвентаризация проводилась по нескольку дней, и то частично. Иногда начинали, но так и не заканчивали (ребята то творческие, без музы никак). Словом, устала музыкальная бухгалтерия так жить и поставила вопрос автоматизации ребром.

Сцена первая

А никакого ТЗ в общем-то не было. Была задача автоматизировать учет ОС, ребята с нами сконнектились, посмотрели описание наших программных продуктов на сайте data-mobile.ru, созвонились, пообщались. Пары писем было достаточно, чтобы понять, что им подходит наш продукт DataMobile Invent, и велосипед изобретать не будем.

Стандартный функционал ПО DataMobile Инвентаризация ОС – это:

• Проведение инвентаризации основных средств
• Добавление фотографии ОС
• Списание брака, с указанием причины
• Назначение материально ответственного лица (МОЛ) и помещений/мест хранения
• Просмотр план-факта инвентаризации в реальном времени, с обозначением цветом активных позиций
• Создание и отправка на печать маркировочных этикеток

В ПО предусмотрен дополнительный модуль RFID, с помощью которого можно добавить возможность подключения RFID-считывателя, и тогда инвентаризация может осуществляться на расстоянии, путем считывания радиочастотных меток с основных средств. А также там есть функционал поиска определенного ОС и записи метки в карточку ОС. Но в нашем случае такой задачи не предполагалось.

«Маркировка основных средств из 1С»

Автоматизация учета по штрих-кодам всегда начинается с маркировки. Мы рекомендовали принтер печати этикеток TSC TX200. Принтер предназначен для термотрансферной печати, что актуально именно для инвентаризации, ведь этикетки должны быть качественно напечатаны и сохранять свои характеристики долгое время, не выцветать и не стираться.

Для автоматизации процесса маркировки мы использовали обработку для 1С, которая позволила

• выгружать данные на ТСД (МОЛы, помещения, ОС)
• формировать этикетки для печати
• загружать данные из ТСД, создавая при этом документы инвентаризации
• автоматически делать перемещения и списания при необходимости

Ниже пример такой обработки и макет этикетки:

«Мобильное устройство для инвентаризации»

Для считывания штрих-кодов можно было использовать даже телефон с ПО DataMobile, но тут стоял вопрос оперативности, все-таки объем работы не маленький и сканить до второго пришествия никому не хотелось. Без раздумий решили приобрести мобильный терминал сбора данных. ТСД несравнимо быстрее сканирует штрихкоды и предназначен для корпоративного использования. Девайс подобрали бюджетный и свеженький – тогда он только появился на рынке – Honeywell EDA50. Не смотря на низкую цену, начинка у него позволяет быстро и без проблем обрабатывать большое количество информации. ТСД EDA50 работает на ОС Android, имеет большой сенсорный экран и защищенный корпус.
В офисе радиостанции нет единой WiFi сети, есть различные удаленные помещения, звукоизолирующие студии, и т.п. Однако, для нашего ПО это не проблема, ему не требуется WiFi сеть везде. ТСД загружает в себя данные и выполняет инвентаризацию, а при последующем подключении к сети или ПК выгружает их. Все просто и удобно.

«Мы тут вспомнили, что забыли»

Заказчик закупил необходимое оборудование и лицензию ПО, поставил нашу обработку для 1С, промаркировал имущество. Разобраться с DataMobile Invent для ребят не составило труда. ПО интуитивно понятно для пользователя и готово к работе, все инструкции доступны, интеграция в базовые конфигурации занимает считанные минуты. Для дополнительных вопросов у нас существует онлайн help-desk. Словом, всё прошло как по маслу.

Но где-то через месяц, связывается с нами их айтишник и говорит, что у радийной бухгалтерии появились новые «хотелки». В компании на учете находятся еще малоценные основные средства (компьютерные мышки, клавиатуры и т.п.). Обычно, они уже маркированы заводскими штрихкодами, и как завести их в контур процесса инвентаризации с DataMobile Invent было не совсем понятно. Малоценка учитывается совсем по-другому, она имеет свои штрих-коды, предполагает ввод количества (а это уже специфика товарного учета), в бухгалтерии для неё предполагаются совсем другие документы учета.

«Любой каприз за ваши деньги»

Необходимо было адаптировать обработку обмена с 1с для маркировки «малоценки» и загрузки результата в обычный документ инвентаризации. Также требовалось, чтобы программа понимала такие позиции и обрабатывала по-другому. Наши разработчики быстро реализовали эту доработку в базовой программе.

В программном комплексе была реализована доработка, при которой ОС с определенными атрибутами (например, «малоценные») распределялись по отдельным справочникам. При выгрузке на ТСД документа для пересчета, доработка в ПО DataMobile Invent позволяла понимать, что если это объект с атрибутом «малоценка», то делается доступным ввод количества для данного предмета. Если же предмет был из списка обычных ОС, то ввод количества в мобильном приложении оставался не активным.
После проведения инвентаризации, при выгрузке результатов в 1С, доработка со стороны 1С автоматически распределяла всё по соответствующим документам в соответствии с типом ОС:

Уже через неделю, с помощью DataMobile Invent клиент смог приступить к работе с «малоценными» ОС. Весь учет ТМЦ стало можно вести централизованно с помощью одной программы, и загружать результат в нужные документы бухгалтерии. Просто магия!

Эпилог

В результате заказчик получил средство оперативного учета основных средств, в том числе и малоценных, с использованием единого программного инструмента. Срок запуска полностью автоматизированного процесса инвентаризации с нуля, с учетом всех необходимых доработок под нужды клиента — 1 мес.

Насколько это удобно для компании, и что говорит сам заказчик, смотрите в видеоролике о проекте:

Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.

Как в вашей компании реализован процесс инвентаризации ОС?

Процесс автоматизирован с помощью мобильных устройств

Процесс не автоматизирован, проводим вручную по бумажным ведомостям

Не проводим вообще, нет необходимости

Проголосовали 14 пользователей.

Воздержались 8 пользователей.

RFID  — это последнее слово в автоматизации бизнес-процессов связанных с идентификацией различных предметом. Сейчас эта технология становится особенно привлекательна и актуальна. Мы решили помочь вам разобраться, что это такое и как применить это новое веяние с пользой для бизнеса.

Радиочастотная идентификация RFID. Отличие активных и пассивных меток.

Начнем с того, что постараемся определиться, что же из себя представляет сама технология RFID. Как понятно из заголовка — это радиочастотная идентификация предметов. В RFID технологии мы всегда имеем считыватель и метку (транспондер, т.е. устройство посылающее сигнал). 
Т.е. считыватель принимает информацию от метки, на которую записаны данные (обычно это ее уникальный код). Сама метка состоит из интегральной схемы (на ней записана информация) и антенны для приема и передачи сигнала.

Метки бывают активные и пассивные. Активные метки имеют собственный источник питания, поэтому они могут сами посылать сигнал и считываться с большого расстояния. Пассивные метки не имеют собственного источника энергии и активизируются, когда принимают сигнал считывателя и отдают ему записанную информацию.

Активные метки довольно большие и стоят дорого. Пассивные метки могут быть миниатюрными. Цена на них сравнима со стоимостью простой этикетки.

Применение RFID технологии для автоматизации бизнеса

У RFID технологии множество способов применения, но в данной статье мы будем говорить именно о автоматизации складской деятельности и проведении инвентаризаций. Мы считаем, что применение данной технологии в этих сферах актуально практически для любого бизнеса.

Автоматизация инвентаризации с помощью RFID

Наверное, это самый простой способ применения RFID технологии. Инвентаризацию проводит любая компания. Можно инвентаризировать товар в магазине, запасы на складе или основные средства. 
Технология RFID  значительно упрощает инвентаризацию. Благодаря данной технологии время на инвентаризацию сокращается в 10 раз! Ведь в отличии от бумажной технологии или штрих-кодирования, вам не нужно проверять каждый товар — достаточно просто пройти рядом с меткой и считыватель уже получит с нее сигнал.

Что нам нужно для проведения такой инвентаризации?

Процесс проведения инвентаризации простой. Нужно просто взять терминал сбора данных с загруженной в него номенклатурой и считать все метки с инвентаризируемого имущества.

Внедрение RFID на складе

Кардинально внедрение RFID на складе от инвентаризации на основе этой технологии не отличаются. Также есть считыватели и метки. 
Только теперь считыватели не только мобильные, но и стационарные. Последние могут быть установлены на полки, погрузчики или ворота. 
Стационарный считыватель имеет возможность крепления антенн, которые и посылают радиосигнал. Обычно к считывателю подключают от 2 до 8-ми антенн. Стоимость одного стационарного считывателя около 2000 $
Чаще всего такие считыватели крепятся на ворота для получения информации со всех меток, которые через них проносят. Поэтому стационарные считыватели еще называют портальными.

Общая схема работы на RFID складе может выглядеть, как на картинке ниже:

RFID технологии на складе успешно сочетаются с использованием WMS систем и адресным хранением. При этом RFID метки могут позволить создать на складе так называемые «умные полки», когда мы можем получить в режиме реального времени данные о том, что лежит в конкретной ячейке, благодаря считыванию меток на определенном стеллаже. 
Инвентаризацию на складе можно проводить, как с помощью терминалов сбора данных, так и с помощью считывателей, установленных на погрузчике.

Для автоматизации склада требуется более серьезное ПО, чем для проведения инвентаризаций. Т.к. в данном случае мы имеем сложную систему из множество различных считывателей, которые одновременно получают данных с тысячи меток. Такое ПО стоит в районе 120 тыс. руб.  При этом оно не самостоятельное и должно быть интегрировано в WMS систему на складе, либо в учетную систему заказчика.

В целом технология RFID является довольно сложной и дорогостоящей. Но результаты внедрения обычно окупают вложенные в него средства. Т.к. производительность возрастает в разы, при существенном сокращении товарных потерь.

Инвентаризация — довольно скучный и долгий процесс, требующий от сотрудников внимательности и точности. Ведь даже незначительные ошибки приводят к тому, что теряют имущество компании, дорогую продукцию начинают продавать по заниженной стоимости, или в момент сбора заказа не находят обещанные покупателям товарные позиции. Минимизировать вероятность ошибки и снизить влияние человеческого фактора поможет использование штрихкодов и терминалов сбора данных (ТСД) с предустановленными специальными программами для инвентаризации.

В статье подробно рассмотрим, как выбрать подходящее под ваши задачи техническое решение и автоматизировать процесс учета продукции и основных средств (ОС) на предприятии, какое оборудование и программы контроля использовать для проведения инвентаризации, стоит ли устанавливать сторонний софт или обойтись уже имеющимся товароучетным ПО.

Автоматизируем инвентаризацию в вашей компании! Бесплатная консультация

Функциональность и особенности программ для инвентаризации товара и основных средств (ОС)

С компаниями, работающими в сферах оптовой и розничной торговли, производства продукции или логистики, все предельно ясно, — здесь проводят ревизию товарных остатков с той периодичностью, которую предусматривают внутренние правила предприятия. Это делают для того, чтобы узнать точное количество остатков ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на складе или в торговом зале, выявить пересортицу продукции, подтвердить факт кражи или порчи товара.

Инвентаризация основных средств — обязательная процедура, которую все без исключения организации должны проводить не реже одного раза в три года. При этом для каждой учтенной позиции указывают не только наименование и стоимость, но и материально ответственных лиц, а также место хранения или размещения ОС.

Кроме того, ревизия основных средств предусматривает не только количественный, но и качественный учет. То есть в документах, сформированных после инвентаризации, отражается не только наличие или отсутствие имеющихся ОС, но и их техническое состояние и изменение балансовой стоимости. Особенности инвентаризации основных средств предприятия, а также предъявляемые к ней жесткие требования должны учитываться в программе, которую используют на предприятии при проведении ревизии.

Если инвентаризацию проводят несколько сотрудников компании (или кроме учета ТМЦ в этот же момент выполняются другие действия с сохраненными в программе сведениями), то используемое ПО (программное обеспечение) должно позволять одновременно работать с одними и теми же номенклатурами.

Отличия программ для инвентаризации товаров и для учета ОС

К учету основных средств (фондов) действующие нормативные документы предъявляют более жесткие требования, чем к плановой или внеплановой ревизии товаров на складе, в магазине или на производстве. Следовательно, и программа для учета ОС должна предусматривать проведение инвентаризации в полном соответствии с установленными правилами.

Согласно требованиям, предъявляемым к инвентаризации объектов основных фондов (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995*), при учете ОС в формируемой после проведения инвентаризации документации нужно отображать:

Использование специализированного ПО, которое предусматривает отображение в формируемых документах характеристик объектов основных фондов (ОФ), поможет не упустить важные сведения при учете ОС и точно внести в ведомость необходимые данные.

Проведение инвентаризации с помощью программ от компании Сканпорт

До недавнего времени учет инвентаря и других объектов ОС проводили исключительно вручную без использования программ. Но это занимало большое количество времени и зачастую сопровождалась критическими ошибками из-за необходимости ручной обработки огромного объема информации. Внедрение программных средств учета позволило сократить нагрузку на материально ответственных сотрудников, что привело к экономии их рабочего времени, а также к минимизации возможных неточностей благодаря исключению влияния человеческого фактора на аналитику.

DM.Invent — это программный продукт, разработанный для проведения инвентаризации объектов ОФ в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. Также пользователям ПО доступны систематические бесплатные обновления, которые позволяют соблюдать актуальные требования (предъявляемые к инвентаризации ОС) даже после изменения действующих нормативно-правовых актов.

ПО DM.Invent устанавливают на терминалы сбора данных (ТСД), смартфоны или планшеты под управление ОС Android версии 4.0 и выше, а также интегрируют с товароучетными программами, в том числе с 1C. Возможности DM.Invent:

При использовании программы для инвентаризации товара или объектов ОС, промаркированных RFID-метками, пользователи могут искать интересующие их объекты учета с помощью звукового или визуального оповещения: чем ближе подойти к нужному идентификатору, тем интенсивнее станут сигналы.

Еще одно программное решение от компании Сканпорт — ПО DataMobile. Подходит как для инвентаризации продукции или ОС, так и для автоматизации складского учета в целом. Программа позволяет:

ПО DataMobile представлено в нескольких версиях: Стандарт, Стандарт PRO, Online Lite и Online. Каждая из них имеет свой набор функций, который соответствует предприятиям с определенными типовыми задачами. К примеру, для инвентаризации и анализа работы большого склада потребуется расширенная версия программы, в то время как для магазина формата «у дома» будет достаточно DataMobile Стандарт.

Кроме того, компания Сканпорт предлагает готовые решения для автоматизации учета алкогольной продукции — DataMobile ЕГАИС, маркированных товаров — DataMobile Маркировка, продукции с RFID-метками — DataMobile RFID.

Программные решения DataMobile и DM.Invent имеют параметрические настройки и не требуют от пользователя знаний основ программирования или других специфических навыков. Для того чтобы начать работать с ПО, достаточно поставить «галочки» возле нужных параметров и сохранить внесенные изменения.

Подскажем, какая версия DataMobile подойдет под ваш бизнес.