Как работать с кассовым аппаратом в магазине пошаговая инструкция

Как работает кассовый аппарат с системой ЕГАИС

Для интеграции с ЕГАИС нужны соответствующее программное обеспечение, например, «1С: Розница» и интегрированный с ним УТМ.

При поступлении алкогольной продукции вы должны сверить поступившую товарно-транспортную накладную (ТТН) и принять поставку в программе.

Откройте 1С и выполните следующие действия:

• Для загрузки электронной накладной перейдите в пункт меню «Закупки» — «Входящие ТТН» — «Загрузить документы», после чего в журнале появятся новые накладные, а в колонке поступления алкоголя напротив поступившей ТТН будет отображен статус — «Требуется оформить».
• Двойным щелчком мышки откройте графу поступления товара, выберите «Новое поступление».
• Сравните товарные позиции, количество поступивших бутылок и суммы электронной и бумажной накладных. Если все данные корректны, проведите и закройте ТТН.
• Отправьте подтверждение акта приема в ЕГАИС.
• Установите розничные цены на поставку. Для этого в параметре «Создать на основании» выберите «Установка цен на основании номенклатуры. Программа создаст соответствующий документ. В нем будут отображены наименование, количество, закупочная и розничная цены алкоголя.

Чтобы проверить, получила ли ЕГАИС подтверждение ТТН, перейдите в накладную, в левом нижнем углу кликните по протоколу обмена. После перехода выберите подтвержденную накладную, затем «Обработать ответы». В правом нижнем углу экрана всплывет окно, уведомляющее о том, что обработка ответов из ЕГАИС завершена.

В накладной появятся дополнительно 2 документа: квитанция фиксации и квитанция проведения. Это означает, что товары из ТТН попали в ЕГАИС на склад, и теперь их необходимо передать в торговый зал. После этого бутылки готовы к реализации и будут списаны из торгового зала при отпуске.

Как продавать алкоголь через кассу? Поднесите сканер к штрихкоду на бутылке. Программа попросит отсканировать двухмерный штрихкод с марки — выполните эту процедуру. После успешного считывания (если код не поврежден) позиция добавится в фискальный документ. При реализации нескольких бутылок одинакового вида продавец вводит вручную их количество, один раз сканирует линейный штриховой код с этикетки. Онлайн-касса ожидает сканирования указанного количества матричных штрихкодов с акцизных марок, что и следует выполнить. Если коды успешно считаны, позиция добавляется в платежный документ в нужном количестве.

Подберем POS-систему для работы в ЕГАИС. Доставим в любую точку РФ!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Как избежать наказания со стороны ФНС?

Важно соблюдать такие правила:

• Закрывать кассу на время отключения электричества в здании. Если этого не сделать, то в кассовом аппарате не будет данных для передачи в фискальную налоговую службу. А это может привести к неприятностям.
• Сотруднику нельзя уходить с рабочего места, если касса находится в рабочем состоянии. При этом категорически запрещено допускать к кассе посторонних лиц.
• Продавец должен выдать электронный чек, если покупатель предоставил QR-код.
• Если нет подключения к сети интернет, то чеки можно пробивать только в течение одного месяца. По окончании этого срока фискальный накопитель будет заблокирован. Далее налоговая инспекция обяжет организацию оплатить штраф.

Установкой и последующей настройкой кассовых аппаратов занимаются только специализированные организации. В спектр их услуг также входит обучение персонала работе на кассе. Чтобы узнать об особенностях работы на кассовом аппарате, установить соответствующее программное обеспечение или выбрать ОФД следует воспользоваться помощью профессионалов.

Популярные онлайн-кассы под ФЗ-54

Порядок действий зависит от конкретной модели ККТ. Рассмотрим основные операции на примере онлайн-кассы Эвотор.

Как сформировать чек:

• Откройте главное меню и выберите команду «Продажа».
• Отсканируйте штрихкод на этикетке или выберите номенклатуру в базе смарт-терминала.
• После добавления всех позиций нажмите «К оплате».
• Выберите способ оплаты: наличные или карта.
• При приеме наличных укажите сумму, чтобы кассовое ПО рассчитало сдачу.
• Кликните кнопку «Оплатить». Касса распечатает чек.

Рассмотрим следующую ситуацию: продавец забыл провести продажу через ККТ. Как исправить ошибку и сформировать чек коррекции по онлайн-кассе Эвотор:

• Выберите пункт «Чек коррекции продажи».
• Выберите способ оплаты.
• В открывшемся окне укажите сумму сделки.
• Выберите тип коррекции: по своей инициативе или по предписанию налоговой.
• Укажите причину коррекции (отсутствие электроэнергии, неполадки на кассе и т. д.).
• Укажите дату и номер документа (акта или служебной записки), который служит основанием коррекции.

После подтверждения операции онлайн-ККТ сформирует и распечатает чек коррекции.

Как отменить покупку чеком возврата:

• Из главного меню перейдите во вкладку «Возврат».
• Найдите чек, который был выдан при продаже возвращаемого товара.
• Выберите товар, подлежащий возврату (если в чеке несколько позиций) или все позиции.
• Нажмите на кнопку «К возврату».
• Верните клиенту деньги и отдайте чек.

У онлайн-касс интуитивно понятный интерфейс, и все перечисленные действия легко выполнить. Но если у вас возникли проблемы, мы обучим работе с ККТ и поможем разобраться с задачами любой сложности.

Техническое сопровождение кассы. Консультации 24/7!

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:

• Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
• Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).

Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:

• работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
• кассир печатает чек;
• далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).

Если клиент желает рассчитаться с помощью безналичных средств оплаты, кассовый чек будет сформирован автоматически ККТ или самим кассиром после того, как будет получена информация от банка о произведенной транзакции.

Как работать с автономными кассовыми аппаратами

Рассмотрим процесс проведения операций на примере популярной автономной ККТ от компании «Атол» — Атол 90Ф. Это бюджетная касса, подходящая для магазинов без автоматизации и с небольшой базой товаров.

Аппарат не требует никаких дополнительных настроек перед работой, если речь не идет об интеграции с ЕГАИС (это осуществляют сервисные центры, которые поставляют оборудование и предоставляют услуги техобслуживания).

Сначала вставьте в онлайн-кассу чековую ленту. Откройте крышку принтера, вставьте бумагу (лента должна идти из-под рулона), закройте принтер. Далее, включите кассу длительным нажатием на клавишу РЕ на главной панели. Удерживайте ее до звукового сигнала.

Перед работой с ККТ необходимо запрограммировать базу товаров. Если вы продаете продукцию или оказываете услуги по фиксированной цене, можно занести в память устройства наименование и цену товара. Если периодически меняете стоимость, заполните только наименования.

Разберем пошаговые действия, как работать с кассовым аппаратом и пробивать чеки на товар с фиксированной ценой.

Продажа за наличный расчет. Введите код изделия (порядковый номер в базе ККМ), нажмите клавишу Х, укажите количество, ВВ, проверьте полученную стоимость на дисплее, еще раз ВВ. Если необходимо добавить позиции, вновь укажите порядковый номер продукции, Х (умножение), количество и т. д. Для закрытия платежного ордера нажмите ИТ.

Оформление возврата. Убедитесь, что в ККМ были зафиксированы наличные средства на нужную сумму. Перейдите в режим возврата, нажав Х (2 раза), ВВ, код возвращаемого изделия, ВВ (2 раза), ИТ. Вернитесь в режим продажи нажатием Х и ВВ.

В конце рабочего дня нужно закрыть смену. Комбинация: РЕ — 3 — 3 — 0 — ИТ — 2. Аппарат распечатает Z-отчет (закрытие смены), в котором будет указана сумма остатка на конец рабочего дня, количество принятых денежных средств наличными и безналичными, количество пробитых и переданных ОФД фискальных документов. После распечатки отчета нажмите клавишу РЕ.

Кассовая машина выключается нажатием и удержанием клавиши С.

Подскажем, какой кассовый аппарат из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Что кассир не должен делать во время работы

Сохранность товарно-материальных ценностей напрямую связана с работой с онлайн-кассой. Ввиду этого имеются ограничения относительно того, кто может допускаться в кассовую зону, а также действия кассира.

Итак, кассиру запрещено:

• Допускать к зоне функционирования кассового оборудования посторонних.
• Покидать ККТ, оставляя ее без сотрудников.
• Отлучаться, не производя перед этим пересчет в кассе наличных денег. Указанная операция производится только в присутствии лица, которые выполняет замещающие функции. Текущая информация вносится в журналы, предназначенные для учета движения денежных средств. Когда данные внесены, в журнале под итоговой суммой должны поставить свои подписи кассир и замещающий его сотрудник. Эта процедура является обязательной, даже если кассиру необходимо удалиться всего на несколько минут.
• Покидать зону работы кассы, не уведомляя об этом своего руководителя.
• Позволять проводить ремонтные работы с ККТ неустановленным лицам.

Знания кассира, касающиеся правил эксплуатации ККТ, а также работы с онлайн-кассой в случае возникновения непредвиденных обстоятельств позволяет самому сотруднику снизить вероятность допущения ошибки, а владельцу бизнеса – возникновения проблем в функционировании его дела.

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

• Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
• Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
• Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.

Особенности правильной работы на кассе в магазине или супермаркете

Предварительно работник проходит обучение и получает доступ к денежному ящику. Еще ему выдается чековая лента. Только после этого он приступает к работе. В начале дня кассиру нужно напечатать отчет об открытии смены. Он отправляется оператору фискальных данных. Обычно смена закрывается по окончании рабочего дня. Кассир осуществляет сдачу наличных денег и составляет отчет о закрытии.

Во время обучения работе на кассе важно ознакомить работника с разными ситуациями и порядком действий. Например:

• Клиентом был внесен аванс. В такой ситуации в поле «признак расчета» указывается понятие «аванс/предоплата».
• Если кассир пробил лишние товары или покупатель решил вернуть приобретенную продукцию, то важно сформировать чек «возврат прихода». Дополнительно важно принять заявление от покупателя. После этого составляется накладная, пробивается чек с указанием обычных реквизитов. Единственным отличием является замена позиции «признак расчета» на «возврат прихода».
• В случае, если в супермаркете внезапно было отключено электричество во время совершения платежа покупателем, то кассиру важно сформировать чек коррекции. Это также касается ситуаций, когда в конце смены продавец обнаружил излишек денежных средств в кассе.

Во всех остальных ситуациях действия кассира соответствуют описанному выше алгоритму. Только на первый взгляд создается впечатление, что работа с кассовым аппаратом очень сложная. На самом деле это не так.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

• Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
• Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
• Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
• Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
• Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
• После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
• Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
• К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Ознакомление с особенностями работы на кассе и требования к аппарату

В первую очередь необходимо выяснить, что собой представляет обновленная контрольно-кассовая машина (ККМ). Это приспособление, которое разработано для взаимодействия организации с налоговой инспекцией в режиме online. Основные требования к аппарату следующие:

• Он обязательно должен соответствовать не только техническим, но и физическим характеристикам. Они указаны в Федеральном законе под номером 54, в котором прописаны особенности применения контрольно-кассовой техники. Например, на корпусе аппарата обязательно должен быть заводской номер, встроенные часы и так далее.
• Информация о расчетах передается через оператора фискальных данных. Это такие организации, которые подписывают соглашения на обслуживание предпринимателей и гарантируют своевременную передачу данных в налоговую.
• Отныне кассовые аппараты должны печатать новые чеки. Теперь добавилось новое поле — QR-код, который легко можно отсканировать с задействованием специальной программы. Благодаря этому можно посмотреть чек на сайте фискальной налоговой службы. Кроме того, число необходимых реквизитов значительно увеличилось. Дополнительно у кассового аппарата должна быть функция отправки электронной версии чека на почту или телефон покупателя, клиента.
• У кассы должен быть постоянный доступ к сети интернет. При этом передача чеков должна осуществляться постоянно. Даже если в здании временно отсутствует подключение к сети, то можно продолжать работать с кассовым аппаратом. После появления доступа к интернету все сохраненные данные будут отправлены в налоговую службу. Здесь есть один важный момент: если в течение одного месяца данные не поступают в фискальную службу, то ФН (фискальный накопитель) будет заблокирован. Для подключения к сети задействуются такие интерфейсы: SIM-карты, Ethernet, а также Wi-Fi.
• В каждый аппарат обязательно должен быть встроен фискальный накопитель (чип). Он необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую инспекцию. Нужно помнить, что данное устройство рекомендуется менять каждые 13, 15 или 36 месяцев. Точные сроки зависят от разных факторов: производителя, модели аппарата.

Если у вас возникли вопросы по работе кассы или обслуживанию ККМ, свяжитесь с нашими специалистами

Полный перечень требований перечислен в статье 4 Федерального закона под номером 54. Перед тем, как начать использовать кассовый аппарат, предприниматель должен провести его проверку. Важно, чтобы он полностью соответствовал всем пунктам Федерального закона, касающегося применения контрольно-кассовой техники. Чтобы проверить аппарат, можно использовать следующие электронные сервисы «Проверка ФН» и «Проверка ККТ». Их можно найти на сайте фискальной службы.

Что касается особенностей взаимодействия между кассовым аппаратом, кассиром и покупателем (клиентом), то они следующие:

• Покупка или услуга оплачивается покупателем (клиентом) с помощью банковской карты или наличных денег.
• Информация об этом сразу направляется в фискальный накопитель.
• Далее фискальный накопитель шифрует чек, сохраняет его, после чего отправляет на платформу ОФД (оператор фискальных данных).
• После этого оператором проверяется все поступившие сведения, после чего они отправляются в инспекцию. Последняя обязательно должна проинформировать о поступлении данных.
• Кассир выдает покупателю или клиенту чек. По просьбе последнего электронная версия чека может быть отправлена на почту или телефон.

Любой сотрудник, получивший детальный инструктаж, может стать кассиром. При этом он обязательно должен ознакомиться с основными требованиями действующего законодательства, которые касаются работы с конкретной моделью кассового аппарата. Дополнительно владельцу бизнеса следует составить и заключить договор с сотрудником. В нем должна быть прописана полная материальная ответственность, помогающая избежать неприятных инцидентов с фискальной службой. Например, при возникновении недоразумений вся ответственность ложится на плечи сотрудника, который должен возместить нанесенный ущерб.

Как пользоваться и работать с онлайн-кассой

21 марта 2017

Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Подготовка к работе

Чтобы работать на ККТ, кассир должен:

• ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
• расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
• заключить договор о полной материальной ответственности.

В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:

• ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
• чековую ленту;
• разменные деньги.

Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Открытие смены

Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.

Пример отчёта об открытии смены

Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.

Как выдавать чек покупателю

В момент оплаты кассир действует так:

• считает итоговую сумму и называет её;
• получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
• печатает чек на онлайн-кассе;
• называет сумму сдачи и отдает её с чеком.

Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.

Пример тарифов на отправку чеков клиентам

Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:

• сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
• предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.

В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя

Клиент вернул товар

Сформируйте чек со способом расчёта «возврат прихода».

Кассир пробил чек с ошибкой

Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.

Клиент внёс аванс

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Что нельзя делать кассиру во время работы

• Работать без контрольной ленты.
• Подпускать к кассе посторонних людей.
• Уходить от кассы без предупреждения руководства.
• Оставлять включённую кассу без присмотра.
• Держать в денежном ящике личные деньги.

Закрытие смены и инкассация

В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.

Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:

• сколько чеков напечатано за смену;
• сколько чеков не дошло до ОФД;
• информация о смене, кассире и т. д.

В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.

В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:

• выручка;
• приходы и расходы;
• сумма возвратов;
• способы оплаты — наличные или электронные деньги.

Отчёт о состоянии счётчиков и закрытии смены

После закрытия смены кассир обслуживает кассу, выключает её из сети и сдаёт ключи.

Проблемы при работе с онлайн-кассой

Пробивайте чеки, но не передавайте их ОФД. Если не восстановите связь за 30 дней, касса заблокируется.

Принимать оплату нельзя. Если работаете и дальше, получите штраф.

Это основные этапы работы с онлайн-кассой. Но все модели ККТ разные — у Viki Mini сенсорный дисплей, у Меркурия-115Ф кнопочная панель, а Атол 30Ф подключается к компьютеру. Поэтому читайте инструкцию к Вашей модели. Вот пример инструкции к кассе Меркурий-115Ф — в ней рассказано, как пользоваться онлайн-кассой, и показаны примеры чеков и отчётов.

Запомнить

• Кассир обязан знать типовые правила и подписать договор о материальной ответственности.
• Не открывайте смену, если покупателей может не быть.
• Для того, чтобы сделать возврат через онлайн-кассу,— пробейте чек с «возвратом прихода», ошибся кассир — пробейте чек коррекции.
• Не хотите отправлять чеки сами — подпишите договор с ОФД.
• Кассиру запрещено уходить без предупреждения, оставлять ККТ без присмотра и подпускать к ней посторонних.
• Напечатайте отчёт о закрытии смены не позднее, чем через 24 часа после открытия.
• Пропал свет — закрывайте магазин, пропал интернет — почините за 30 дней.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Когда покупатель заходит в магазин и желает приобрести необходимый ему товар, кассир, используя кассовое программное обеспечение на компьютере или ККТ, производит расчет, формирует кассовый чек. При необходимости электронная версия чека может быть отправлена на телефон или e-mail покупателя. Ввод персональных данных покупателя может быть значительно упрощен. Для этого было создано приложение, позволяющее с помощью сканирования QR-кода быстро передать информацию о клиенте.

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

• Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
• Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
• Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
• Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
• Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
• Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

• «Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
• «Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
• «Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
• «Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

• Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.
• Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.
• Полный расчет (4).
• Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.
• Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.
• Оплата кредита (7). Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Как работать на кассовом аппарате по типу POS-система

POS-система «Атол Ритейл 54» предназначена для автоматизации рабочего места продавца. В комплект входит: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок. Дополнительно можно подключить сканер штрихкодов, HUB-19 с установленным на нём универсальным транспортным модулем (УТМ) для интеграции с ЕГАИС (реализация алкоголя), терминал для эквайринга, денежный ящик, весы.

Основа POS-системы — специальный компьютер с 10″ монитором, который предназначен для работы в круглосуточном режиме. На ПК уже предустановлена программа Frontol 5 для товароучета и проведения торговых операций. Клавиатура «прошивается» для работы с программой Frontol. То есть клавиши программируются на определенные команды от кассы, а вы получаете готовое решение и не тратите время на дополнительную настройку.

Если на кассе еще не проводились торговые операции, нужно загрузить в базу справочник товаров для быстрого поиска. Откройте меню «Операции» — «Загрузка данных» — «Обмен через каталоги». Подтвердите загрузку нажатием «ОК». Программное обеспечение пополнится справочником товаров, а оборудование будет готово к работе. При необходимости вы сможете самостоятельно дополнить номенклатуру, считав штрихкод с изделия и введя наименование, цену, прочие параметры.

Для продажи сканируете штрихкод, нажимаете кнопку «расчет» 2 раза, затем «Закрыть чек». Программа предложит ввести контактные данные клиента для отправки электронного отчета о покупке. Если покупатель предоставил свой номер телефона или e-mail, выбираете «Телефон», вводите цифры, в соответствующем поле указываете адрес электронной почты.

ККТ распечатает slip-чек с номером телефона клиента. Отдайте ему документ для проверки введенных данных. Если они корректны, подтвердите, нажав кнопку «Да». После этого покупателю придет SMS со ссылкой на документальное подтверждение покупки.

Сканер позволяет находить и пробивать товары гораздо быстрее. Программа определяет товарную позицию по штрихкоду за долю секунды. Если вы работаете без сканера, отпуск осуществляется путем поиска товара по наименованию. Кнопка «Расчет» выполняет функцию подтверждения выбора товара. Кнопки «вверх«, «вниз» служат для навигации по товарной номенклатуре и выбора продукции. После того как продавец выберет необходимые позиции и на экране появится сумма, необходимо нажать «Расчет». Далее, выбрать тип оплаты — наличный, безналичный. Если покупатель расплачивается наличностью, ввести сумму, которую он передал (программа автоматически рассчитает сдачу). Затем нажать «Закрыть чек», отправив тем самым его на печать.

Как продать изделие, если штрихкод не считывается? В этом случае сотрудник вводит его вручную и нажимает кнопку ШК. Онлайн-касса найдет его в базе, выдаст на экран наименование и стоимость.

Frontol хранит информацию обо всех проданных товарах, операциях, ошибках, отменах, чеках возврата и коррекции, о времени открытия и закрытия смены. Исходя из полученных сведений, можно проанализировать работу каждого сотрудника и динамику продаж в целом по магазину или всей сети.

Вам будет интересно: Кассовый аппарат: инструкции для разных видов

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается

• Допускать к ККТ посторонних.
• Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
• Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
• Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
• Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К работе с ККТ допускаются только те сотрудники, которые соответствуют определенным критериям:

• Тщательно изучили правила работы с кассовым оборудованием. С точки зрения законодательства, правила эксплуатации не являются обязательными к исполнению, но имея определенные знания, кассир сможет использовать их в случае возникновения не предусмотренных новым законодательством ситуаций. Также изучение правил работы с онлайн-кассами потребуется тем, кто с таким оборудованием ранее еще не взаимодействовал.
• Несет материальную ответственность, что подтверждается подписанным сотрудником договором. Такой договор заключается при вступлении работника на должность. В противном случае он может позже отказаться его подписывать. В трудовом договоре работодатель может прописать пункт о необходимости заключения договора. Но, даже если нет договора о полной материальной ответственности, работодатель иногда вправе к ней привлечь сотрудника. Это возможно, если, например, компания понесла убытки по причине алкогольного или наркотического опьянения работника на момент исполнения им своих трудовых обязанностей.
• Изучили до мельчайших подробностей инструкции, прилагаемые к кассовому оборудованию. Работник должен знать, как работать с онлайн-кассой. От его действий зависит корректное оформление операций и правильное функционирование ККТ.

Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой. Оставьте заявку!

Помимо того, что работодатель предоставляет всю необходимую информацию, касающуюся работы с кассовым аппаратом, он может разработать и внедрить внутренние правила по его эксплуатации. К примеру, он имеет право ввести запреты на:

• любые вмешательства в функционирование оборудования;
• допуск третьих лиц к ремонту ККТ;
• самостоятельную чистку кассовой техники;
• нарушение целостности корпуса.

Когда сотрудник ознакомился со всеми правилами, ему необходимо поставить свою подпись.

Как выбивать чеки на онлайн-кассе при разных видах расчета

Порядок создания документа зависит от того, какой вид расчета используется. Со 100%-ной оплатой все просто: посетитель вносит полную стоимость покупки (наличкой или платеж по карте) и получает один фискальный документ с признаком расчета «Приход» и признаком способа расчета «Полный расчет». Теперь поговорим о других случаях.

Как сделать чек на ККМ, если покупатель внес предоплату за товар.

Нужно напечатать два документа:

• 1-й — при получении денег, с признаком способа расчета «Предоплата»;
• 2-й — при передаче товара, с признаком «Полный расчет» и указанием общей суммы с учетом уже внесенной.

При получении предоплаты за маркированный товар код нужно указать только во втором чеке.

Как оформлять чек кассы, если покупатель расплатился бонусами.

Если клиент полностью оплатил покупку бонусами (то есть со 100%-ной скидкой), то операция классифицируется как расчет «Встречным предоставлением». В кассовом чеке должен стоять «0» в следующих строчках:

• цена предмета расчета;
• стоимость предмета расчета;
• сумма.

Если скидка меньше 100 %, нужно сформировать обычный фискальный документ и указать в нем фактически уплаченную сумму (то есть за вычетом бонусных рублей).

Как выбивать чеки на онлайн-кассе при продаже подарочной карты или сертификата.

Когда клиент покупает предоплаченный сертификат для вручения в качестве подарка, ему выдают квитанцию с реквизитами:

• способ расчета — «Аванс»;
• признак предмета расчета — «Платеж»;
• название предмета расчета — «Подарочная карта» или «Сертификат» (с указанием номинала карты).

Когда посетитель расплачивается сертификатом, продавец формирует чек и указывает в нем:

• признак способа расчета — «Полная оплата»;
• предмет расчета — «Товар».

По тегу «Сумма по чеку предоплатой» необходимо пробить номинал сертификата. Если его владелец доплачивает разницу, эту сумму тоже нужно отразить в документе.

Как выбить чек на кассе, если продали товар в кредит с отсрочкой платежа.

Необходимо сформировать несколько чеков. Первый — когда передаете товар. В документе укажите признак способа расчета — «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты с последующей оплатой в кредит». Другие — на каждый платеж. То есть придется формировать отдельные чеки с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит».

Как работать продавцу с «умными» кассовыми аппаратами от компании «Эвотор»

ККТ от компании «Эвотор» — электронные устройства с сенсорным экраном, возможностью загрузки приложений из Магазина Эвотор и подключения дополнительного оборудования. Ниже мы расскажем, как продавцам работать с кассовыми аппаратами, в основу которых заложены сенсорные технологии, позволяющие осуществлять торговые операции в пару кликов и вести товароучет на уровне крупного ритейла.

Перед включением кассы установите чековую ленту в отсек. Откройте крышку, положите рулон в лоток, протяните конец ленты наружу, закройте отсек. Затем включите устройство. У Эвотор 7.2 кнопка включения расположена в нижней части корпуса, у Эвотор 5, 7.3, 10 — на правой боковой панели. Сразу после включения ККТ предложит выбрать пользователя (кассир, администратор). Смена откроется автоматически при первой продаже.

Отпуск продукции по свободной цене. Нажимаете кнопку «Продажи», затем «+» в правом нижнем углу, выберите позицию «Товар» — «Свободная цена». Введите цену и количество. Затем кликните «В чек» — «К оплате» — способ оплаты (наличными, с карты) — сумма, полученная от потребителя — «Оплатить».

Реализация из товарной номенклатуры. Комбинация: «Продажа» — «+» — «Товар» — код изделия (заносите вручную или сканируете штрихкод) — количество — «К оплате» — «Способ оплаты» — сумма (от покупателя) — «Оплатить».

Отправка отчета о покупке по SMS. Когда все товары добавлены в ордер, нажмите «К оплате», передвиньте переключатель «Электронный чек», перейдите во вкладку «По SMS». Введите номер телефона покупателя, отправьте платежный документ. Затем завершите операцию и выдайте бумажный ордер.

Оформление возврата. В главном меню выбираете соответствующую функцию. Если у покупателя нет расчетной квитанции, нажимаете «без чека», затем «+», «Товар», выбираете соответствующую товарную позицию, кликаете «К возврату», указываете тип оплаты. Вводите сумму, полученную от клиента, и «Оплатить». При наличии чека введите его номер и проделайте всю описанную выше процедуру (товарную позицию указывать не нужно).

Закрытие смены. Перейдите в режим администратора, выберите функцию «Отчеты», «Кассовый отчет», «Закрыть смену». ККМ распечатает соответствующий документ. Аппарат можно выключить.

Какой из них выбрать в случае ошибки и как пробить

Если фискальный документ оформлен неправильно, в учете возникнут расхождения и от налоговой могут «прилететь» штрафы. Ошибки необходимо исправлять чеком коррекции или возврата. Какой из них выбрать, зависит от двух факторов:

• ФФД, используемого на вашей кассе.
• Вида ошибки.

Что и когда оформлять:

Чек с признаком расчета «Возврат прихода» доступен для любого ФФД, коррекции — для касс с форматом фискальных данных версии не ниже 1.1. Если вы работаете с ФФД 1.05, ошибку можно устранить только операцией возврата.

Пример: вы продали товар на 2 000 р., а на кассе случайно пробили на 20 тыс. р. Сначала нужно сделать возврат прихода на ККТ (как будто вы возвращаете деньги покупателю), а потом создать новый документ с корректной суммой.

Как правильно пробить чек коррекции на кассе:

• Оформите служебную записку или акт в качестве юридического основания. Укажите в документе причину, по которой вы не провели покупку через ККТ, а также полную информацию о расчете: список товаров, количество, цены, дата.
• Сформируйте чек коррекции. Укажите в нем номер и дату акта (служебной записки) и тип коррекции: «Самостоятельно» или «По предписанию» (если ошибку обнаружил инспектор ФНС).
• Сообщите в налоговую о факте неприменения ККТ и передайте подготовленные документы.

Коррекционный документ нужен только ОФД и ФНС. Покупателю его не предоставляют.

Как сделать чек возврата на онлайн-кассе:

• Примите от покупателя заявление на возврат и чек (при его наличии).
• Сформируйте на кассе новый документ с признаком расчета «Возврат прихода».
• Верните средства наличными или переведите на счет клиента. Если в кассе нет нужной суммы, у магазина есть 10 дней на возврат.

Еще понадобится заполнить накладную на возврат. Обычно это тоже делает кассир. Форма накладной у каждой организации своя.

Выдача кассового чека при возврате денег обязательна. За несоблюдение этого требования продавцу грозят штрафные санкции: для должностного лица или ИП — 25−50 % (минимум 10 000 руб.), для организации — 75−100 % (минимум 30 000 руб.) от суммы продажи без чека.

Как аннулировать чек на кассе.

Аннулирование на ККТ возможно, пока чек еще не пробит. Кассовый софт допускает корректировки до тех пор, пока документ не будет распечатан и передан ОФД.

Если чек отправлен на печать, аннулировать его нельзя, так как операция по приему платежа уже фискализирована, а ОФД получил данные о продаже. Если есть ошибки, нужно использовать чеки коррекции или возврата, как описано выше.

Обучим ваших сотрудников работе с онлайн-кассой!

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

В своей работе кассир может столкнуться с различными непростыми ситуациями. Он должен знать, как следует действовать в каждом конкретном случае.

Эта проблема является незначительной, так как онлайн-касса без проблем способна работать даже без постоянного подключения к сети Интернет. Единственный момент, который необходимо соблюдать, это передавать фискальные данные в ОФД как минимум один раз в 30 дней. Если это условие не будет выполнено, произойдет просрочка и будет произведена блокировка фискального накопителя. Ввиду этого кассиру, обнаружившему такую проблему, не лишним будет сообщить о ней предпринимателю.

Если нет возможности использовать ИБП и кассовое оборудование работает без аккумулятора, то кассир не сможет фискализировать принятые от клиента или покупателя денежные средства. Из-за этого на момент отсутствия электричества придется приостановить продажи до момента восстановления функционирования кассового аппарата. Если продолжить, принять оплату и не фискализировать ее, предпринимателю грозит штраф за административное нарушение.

Но, если известно, что электричество будет отсутствовать долго, а покупателям очень нужен товар, можно пойти по другому пути. Вместо пробития чеков клиенту можно выдать заменяющие чеки. К ним относятся бланки строгой отчетности и товарные чеки. Однако, впоследствии обязательно нужно пробить полученную выручку, используя чеки коррекции, а также поставить ФНС в известность о том, что онлайн-касса была вынужденно не использована по причине длительного отсутствия электричества. В доказательство предоставляется справка или какой-либо иной документ из Энергосбыта, в котором указывается, что произошел сбой.

Но, следует учитывать, что подобный способ не является гарантией того, что предприниматель сможет избежать штрафа. Он всего лишь уменьшит такую вероятность, но никак не сведет ее до нуля. В подобных случаях все больше зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Иногда владельцу бизнеса приходится доказывать свою правоту в суде.

В подобных случаях речь идет о повреждении ККТ, программном сбое, пролитии жидкости на кассовое оборудование и т.д. Применять технику в таких ситуациях нельзя, так как, опять же, это грозит впоследствии штрафом. Тогда итог один – закрыть кассу, прекратить торговлю.

Однако, бывают нестандартные случаи. К примеру, 17 декабря 2017 года произошел у определенного производителя массовый технический сбой в функционировании ККТ. Если так происходит, то можно воспользоваться рекомендацией, данной в пункте «Отключение электричества». Покупателям можно выдавать товарные чеки или БСО вместо пробития чеков. Но, после этого предпринимателю предстоит:

• все принятые суммы фискализировать, формируя чеки коррекции;
• у определенного производителя ККТ запросить документацию (если имел место массовый сбой оборудования), которая сможет подтвердить массовую проблему и указать на то, что вины магазина в данном случае нет;

Стоит отметить, что этот вариант может быть применим только в том случае, если касса не работала по не зависящим от предприятия причин. Если, к примеру, на кассовый аппарат что-то уронили, пролили или повредили каким-то иным способом, вероятнее всего, такой способ окажется неэффективным. Исключением может быть только форс-мажор, повлиявший на поломку ККТ.

В такой ситуации кассир выполняет замену чековой ленты на новую, если эта функция входит в его обязанности и предусмотрена зоной его ответственности.

Вначале кассир должен попытаться объективно оценить возможные причины отсутствия соединения. Для этого он визуально изучает обстановку. Например, иногда проблема кроется в отошедшем кабеле. Если так происходит, то кассовый работник без труда сможет устранить причину сбоя самостоятельно. Но, если проблема неясна, не стоит продолжать заниматься самостоятельными поисками. Необходимо подать заявку специалисту, который отвечает за техническое обслуживание кассового оборудования и выполняет при необходимости его ремонт.

В этом случае могут развиться различные ситуации. Это может быть отключение электричества, выход из строя кассового оборудования, продолжительное отсутствие Интернета, что произошло по причине разрушительных факторов как техногенного, так и природного происхождения. Например, на кассу может упасть какой-то тяжелый предмет, ее может намочить вода и т.д.

Техническое сопровождение вашего магазина 24/7. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами

Согласно закону, в таких случаях торговля должна быть прекращена. Но, предприниматель обязан снабдить нуждающихся предметами первой необходимости. И неважно, будут ли выданы чеки или нет. Скорее всего, ФНС не предпримет впоследствии попытки получить разъяснения по поводу таких действий.

РКО и ПКО обязательно заполняются, если необходимо произвести выдачу размена из кассы предприятия. В подобных случаях на момент начала смены осуществляется создание РКО, в котором отображается сумма выданных денег. В качестве основания для выдачи является операция «Для размена».

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Такой журнал является регистрационным журналом. В него вносится вся информация, касающаяся суммы выручки с обозначением способа оплаты, а также состояние счетчиков ККТ.

До того времени, когда еще не использовалось кассовое оборудование нового поколения, обязательно необходимо было заполнять журнал кассира-операциониста. Когда такая кассовая техника появилась, предприниматели получили возможность не возлагать на своих сотрудников обязанности по заполнению этого документа. Тем не менее, единого мнения относительно того, нужен ли сегодня такой журнал, нет. В письме Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 указывается, что этот журнал не обязателен к заполнению. Это объясняется тем, что все данные, вносимые в него, уже имеются в передаваемых ОФД отчетах. Но, здесь возникает противоречие. В п.72 Административного регламента согласно Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н работники налоговой службы обязаны производить заверку журналов кассира-операциониста, если возникает такая необходимость. Также такой вид учета рекомендуется вести Методическими рекомендациями (п. 6 от 18.08.1993 г.).

Из всего сказанного выше можно сделать следующий вывод. Законодательством не установлено, что журнал кассира-операциониста является обязательным (только при условии, что работа ведется с использованием онлайн-кассы). Тем не менее, не запрещено вести контроль выручки, заполняя такой журнал.