Экспресс-проверка перед автоматизацией. Как короткие дни меняют ваш взгляд на вещи?

Автоматизация бизнес-процессов с помощью ПО DataMobile

Программное обеспечение DataMobile позволяет автоматизировать рабочие процессы в торговле, на складе и производстве. ПО устанавливается на ТСД и мобильные устройства и работает со штрихкодами и RFID-метками. Когда сотрудники сканируют коды маркировки, происходит обмен данными между терминалом и учетной системой предприятия. Благодаря этому можно быстро ставить и выполнять задачи и автоматизировать следующие процессы:

• Складской учет (приемку, перемещение, отгрузку, контроль остатков). Доступен учет по серийным номерам продукции.
• Инвентаризации — можно проводить с рекордной скоростью, не останавливая работу магазина или склада. В ручном режиме проверка и сверка товарных остатков занимает в среднем два дня, плюс у бухгалтера уходит еще полторы недели на подготовку документации. Но с ПО DataMobile сличительная ведомость формируется за один день.
• Организацию адресного хранения, благодаря чему всегда точно известно, где находится конкретная товарная позиция.Сбор и упаковку заказов. Можно быстро создавать упаковки, генерируя или считывая их номера, и таким образом мгновенно узнавать, что внутри, и работать с упаковочными листами.
• Мобильную переоценку и перемаркировку товаров. Достаточно отсканировать товар на полке в торговом зале, и программа DataMobile сама найдет несоответствие в цене и отправит команду на печать нового ценника на мобильный принтер.

ПО DataMobile для автоматизации учета товаров универсально:

• подходит для установки почти на все ТСД и другие мобильные устройства;
• настраивается под любые бизнес-процессы с помощью параметрических настроек;
• совместимо с популярными складскими программами и товароучетными системами, и с государственными системами мониторинга (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», Меркурий);
• подходит для работы со всей продукцией, подлежащей обязательной маркировке.

При желании можно расширить набор доступных функций, перейдя на более продвинутую версию доплатив разницу в цене, а также подключить дополнительные модули для автоматизации: Маркировка, ЕГАИС, RFID, Конструктор.

Если нужна максимальная подстройка под особенности вашего бизнеса, то наши специалисты разработают и внедрят систему автоматизации любого уровня сложности.

Подберем версию DataMobile для вашего бизнеса за 5 минут.

Инструменты автоматизации

Базовый инструмент для автоматизации бизнес процессов — это Microsoft Excel или альтернативный аналог, функционирующий в режиме онлайн — Google Spreadsheet. Обе таблицы позволяют описывать автоматические процессы и настраивать формулы для расчета необходимых цифровых показателей. Программы станут основой при автоматизации работы отдела продаж: от контроля оплат потенциальных клиентов до прогнозирования выручки в определенной области продаж.

Более продвинутые системы для автоматизации выбираются в зависимости от конкретных проблем, которые необходимо решить для расширения вашего бизнеса.

• Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — лучшие сервисы для предоставления задач сотрудникам и их распределения между членами команды. Заказчик создает карточку задачи, где подробно указывает требования, личные предпочтения и конечный результат, на который он рассчитывает. Исполнитель выполняет задачу, отмечает в карточке ее готовность и ожидает решения заказчика. Менеджер проекта несет ответственность только за контроль сроков и качество выполнения заданий.
• Продукты 1С и бухгалтерские расчеты. Среди лучших систем управления финансами выделим 1C и Delovod: обе программы позволяют контролировать бюджет компании и распоряжаться складом. Можно автоматизировать выставление счетов, распределение заработных плат, расчет налогов, создание актов и прочих базовых документов.
• Системы управления персоналом и рабочим временем. Для того, чтобы сохранить один из самых ценных ресурсов в построении бизнеса, разработаны системы Bamboohr и Hurma. Сотрудники имеют доступ к личному кабинету, в котором они могут оставлять заявку на отпуск, следить за рабочим временем, графиком рабочих и выходных дней. Информация об обработанных днях автоматически отправляется в бухгалтерию, после чего сотруднику начисляется зарплата, равная количеству потраченного времени и приложенных усилий. В подобных системах действует скриншот-система, запечатляющая экран работника каждые 10 минут для предоставления отчета о том, что он действительно находится на рабочем месте. Схема является отличной альтернативой тайного сотрудника, целью работы которого является выявление недобросовестных работников.
• Системы управления клиентами. AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — системы учета отношений с клиентами, работающие по аналогичному алгоритму. Для каждого клиента создается карточка с его личными данными и контактами для связи. К карте клиента прикрепляется карта сделки, в которой указаны условия договора, расценки и дедлайны. Карта со сделкой передается менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует результат в CRM. Если менеджер покинет рабочий пост, информация о клиентах останется внутри компании и системы управления, после чего ее обработкой займется другой ответственный сотрудник.
• ERP-системы. Для комплексной автоматизации процессов компании рекомендуется использовать систему SAP. Несмотря на гибкость и универсальность, программа требует тщательной настройки на начальном этапе работы. Рассмотрим пример задачи: необходимо синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на них, учитывая различные нюансы (пассажиры едут с начального пункта до конечного, рейс следует из-за границы, пассажиры сходят на промежуточных станциях и тд). SAP поможет синхронизировать общее количество вагонов, расписание поездов, время в пути, количество свободных мест и внештатные ситуации (например, если поезд опаздывает на 40 минут и в это время по его пути должен проезжать другой поезд).
• ESP-системы. Системы для отправки массовых рассылок, среди которых можно выделить UniSender уже давно стали частью автоматизации не только маркетинговых, но и бизнес процессов. В блочном редакторе создается макет и загружается список контактов, который необходимо уведомить через email. Для того чтобы ответить пользователю, который отреагировал на письмо, необходимо прибегнуть к продвинутой автоматизации, позволяющей создавать серию писем по заранее подготовленным скриптам.
• CMS-системы. WordPress и Tilda — удобные инструменты для администрирования сайта. В админ-панеле можно настроить скрипт, по которому должны будут работать сотрудники. Актуально для компаний, которые берут работников на удаленное сотрудничество.
• PM-системы. Trello, Asana, ToDoist — только часть систем, предназначенных для автоматизации управления проектами. Программа позволяет назначать ответственных, разбивать проект на несколько задач и исполнителей, выставлять сроки и приоритеты выполнения задач.
• Системы аналитики. Несмотря на большое количество разработанных программ, актуальной для бизнеса остается программа Яндекс. Метрика и ее аналог Google Analytics. Подобный вид систем необходим для принятия решений: выявления трендов, закономерностей и исключений, а также прогнозирования исходов в той или иной ситуации.

Обратный метод

Особенностью метода является изучение результата операции (бумажного или электронного документа, файла или события) и поиском автора документа. Далее определяется кто и зачем сформулировал эту потребность. Цикл этих действий определяет БП в обратном порядке.

Например, конечным пунктом деятельности по продаже продукции является передача водителю заказчика «Универсального передаточного документа» , ТТН, Материального пропуска. Они созданы в программе 1С ERP менеджером по продажам для отпуска продукции. Сигналом для их оформления служит событие оплаты заказа клиента. И т.д.

Как и в предыдущем примере составляются описания процесса в анкете интервьюирования.

История

Первые предпосылки для возникновения автоматизации появились в 20-х годах ХХ века. благодаря инженеру Фредерику Тейлору и консультанту по управлению Генри Ганту. Термин «бизнес-процесс» был применен для описания динамики определенных действий на предприятии.

В начале 80-х годов в работе У. Эдвардса Деминга встречалась новая концепция термина, которая относилась уже к технологиям. Постановка целей и достижение результатов отслеживались благодаря печатным машинкам, персональным компьютерам и копировальным аппаратам. Интернет стал основой для разработки определенных бизнес-планов и их автоматизации.

Теория управления бизнес-процессами существует на протяжении 100 лет и она продолжает развиваться. В 2015 году внедрение автоматизации казалось роскошью, а на сегодняшний день — это необходимая мера для оптимизации бизнес-проектов и выхода на новый уровень в условиях растущей конкуренции.

Пример пошагового анализа бизнес-процессов

Проведем анализ бизнес-процессов ООО «Каскад».

Согласно полученным данным, общая продолжительность производственного процесса равна 19440 мин, при этом время создания ценности равно 2720 мин, что составляет 13,99% от общего времени производственного процесса. Следует сформировать вывод о том, что наибольшая часть времени, затрачиваемого на производственный процесс, является временем потерь, что свидетельствует о необходимости оптимизации организации производства.

Отметим, что значительное время производственного процесса отводится на операции, связанные с хранением, время которого составляет 2750 мин, что равно 14,15% общего времени. Наибольшее время, затрачиваемое при производстве – это время транспортировки – 12000 мин, что составляет 61,73% общего времени производственного процесса.

Построение карты будущего состояния основывается на понимании необходимости как можно большего сокращения выявленных потерь в виде непроизводительных затрат времени. На данном этапе необходимо разработать такие желательные показатели параметров процесса производства, которые будут наилучшими из возможных к достижению.

В результате внесенных изменений незначительно снизилось время создания ценности за счет использования более прогрессивных технологий и современного оборудования. Перепланировка размещения рабочих мест в цехах позволила сократить время на транспортировку и хранение, в результате чего общее время производственного процесса составило 5870 мин, из которых время создания ценности – 2420 мин или 41,23% общего времени.

Важным достижением созданной карты будущего потока создания ценности стало значительное сокращение объемов запасов и незавершенного производства, а также численности занятых работников.

Таким образом, проведенные изменения позволили значительно сократить время производственного цикла в основном за счет устранения непроизводительных потерь. Также произошло незначительное сокращение времени создания ценности за счет использования прогрессивных технологий и оборудования.

Современные подходы к анализу бизнес-процессов позволяют выявить слабые места, определить те точки, в которых предприятие теряет эффективность. Это дает возможность четко понять, где именно нужны улучшения, какие результаты они могут принести. И повысить эффективность работы с наименьшими затратами.

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Все сферы бизнеса, особенно если речь идет о больших суммах, могут быть автоматизированы. В первую очередь, те виды бизнеса, от которых зависит прибыль — продажи, маркетинг, работа с заказчиком напрямую.

Поддерживающие бизнес-группы занимают вторую позицию: в эту категорию относятся виды предпринимательства, не влияющие на доход — бухгалтерский учет, документооборот, логистика.

Третье место занимают управленческие группы, которые занимаются загруженностью, отслеживают работу персонала, переработки, назначают отпуск и подсчитывают заработную плату.

Сферы бизнеса, которые нужно автоматизировать:

• промышленные предприятия;
• IT-компании;
• банки;
• охранные организации;
• центры исследований, аналитики и юрисдикции;
• обслуживающие предприятия.

Практические примеры

Рассмотрим несколько практических примеров автоматизации бизнес процессов.

1. Менеджер пропускает важные действия при обработке заявок клиентов. В таком случае необходимо установить маршрутную карту в CRM-системе, которая будет отражать последовательность действий сотрудника и отмечать важные стадии процесса, влияющие на конечный результат.

2. Невозможно найти ответственного, который будет отвечать за выполнение конкретного этапа бизнес-процесса. В CRM-системе будет создана задача и назначены сотрудники: ответственный за выполнение задачи и контролер, анализирующий не только работу сотрудника, но и ход развития бизнес-процесса.

3. Различное время ответа сотрудников, учитывая, что они работают в рамках одной задачи в определенный временной промежуток. CRM-система сможет выявить недобросовестного работника и проанализировать его рабочие часы, восстановив корректную работу сервера.

Автоматизация — это процесс, на который необходимо делать упор сегодня, если вы хотите добиться эффективности, востребованности и прибыльности вашего бизнеса. Правило касается как крупного, так и малого сегмента бизнеса. Не игнорируйте современные технологии, старайтесь следовать и активно внедрять их в развитие собственного проекта. Но не забывайте, что результативность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Этап проектирования – реинжиниринг бизнес-процессов

Когда вы провели обследование, изучили стандарты, поговорили с сотрудниками, вы начинаете проектировать бизнес-процессы – как компания будет работать дальше.

Вот это проектирование называется реинжинирингом – когда вы говорите, что раньше вы работали так, а теперь вы будете работать совершенно иначе.

И здесь очень важно включить те самые цепи обратной связи, чтобы люди, которые читают отчетность, могли понимать, каким образом можно воздействовать на улучшение бизнес-процессов: через KPI или еще какие-то методы, чтобы сотрудники должным образом отображали информацию в системе, чтобы принимали решения, повышающие эффективность бизнеса.

Эта эффективность, как правило, измеряется такими параметрами, как маржинальность, захват рынка и т.д. – у всех свои метрики.

Тем не менее, самое важное – это понять, каким образом мы можем воздействовать на бизнес-процессы, чтобы они были улучшены.

С последовательностью реинжиниринга бизнес-процессов (РБП) все более-менее понятно:

• Сначала процессы нужно выделить и идентифицировать;
• Потом описать “as is” и “to be”;
• Далее – внедрить.

Для графического представления бизнес-процессов можно использовать различные нотации: IDEF, eEPC, BPMN 2.0, UML и ДРАКОН.

Большинство проектов внедряются без описания графического представления бизнес-процессов – на моей практике за эти четверть века был буквально один проект, который пришлось описывать подробно, тогда использовалась нотация UML.

Обращаю внимание, что наряду с зарубежными нотациями есть отечественная нотация – ДРАКОН, с помощью которой разрабатывался космический корабль «Буран». В сообществе Инфостарта есть 1С-ники, которые работают с этой нотацией. Самое интересное, что ДРАКОН – это аббревиатура, я ее чуть позже расшифрую.

По поводу разработки ТЗ – тут такая же ситуация.

• Если у вас есть определенные риски, и вы боитесь, что у вас возникнут проблемы с защитой проекта, проблемы с несогласованностью между департаментами, проблемы каких-то неурегулированных вопросов с заказчиком, тогда ТЗ желательно делать, чтобы формализовать, описать эти требования.
• Если же вы считаете, что вы сделаете проект «на ура», ТЗ можно не разрабатывать.

У меня, как правило, второй случай – за все время я всего два раза писал ТЗ, и, к сожалению, оба раза они не были использованы. Один раз, потому что клиент перешел на другую систему, а второй раз – просто потому, что поменялось руководство, а «новая метла по-новому метет», и вообще отказались от внедрения. Это были достаточно серьезные конторы, но это – реальные случаи из практики.

Последовательность внедрения управленческого учета «а-ля» МСФО

Последовательность внедрения выглядит приблизительно так.

• Сначала нужно изучить те методологические моменты, которые есть у заказчика.
• Дальше – нужно постараться сблизить эти учеты, чтобы увеличить часть, транслируемую по мэппингу, и тогда стоимость проекта может быть уменьшена, что заказчик, естественно, всегда воспринимает положительно.
• После чего начинается уже, собственно, работа по проецированию управленческого плана счетов на структуру данных 1С.
• Мэппинг счетов БУ и УУ для параллельного учета.
• Дальше, при необходимости, разработка тех документов, которые не предназначены для параллельного учета. Еще раз обращаю внимание, что терминология 1С-ников называет «параллельным учетом» независимый учет, что, в общем-то, для меня странно – я этим занимаюсь четверть века, а в 1С такой термин появился только в последние 10 лет.
• Следующим шагом, конечно, подготовка управленческой отчетности. И тут очень часто требуется различный анализ – что лучше продается. В связи с этим, возникает достаточно серьезная детализация – что мы продаем, на каких рынках продаем, какие товарные группы. И в этом плане конструирование таких отчетов может занимать достаточно много времени, поэтому при проведении обследования нужно уделить внимание, в том числе, этим массовым аналитическим признакам, в разрезе которых будут «крутиться» эти отчеты.
• И в завершение, конечно, обучение персонала. Потому что, когда я делаю проекты, я обычно заканчиваю тем, что сделал проект, ушел и могу несколько лет не возвращаться к этому клиенту до тех пор, пока у него бизнес не поменяется и что-то не потребуется докрутить.

Глоссарий

Здесь я привожу те англоязычные аббревиатуры, которые использовались в докладе – просто для того, чтобы они не забылись.

А это – то же самое, но для российских сокращений. Обратите внимание, как расшифровывается ДРАКОН – Дружелюбный Русский Алгоритмический язык, Который Обеспечивает Наглядность. Видно, что расшифровка подгонялась под название, но, все равно, это реально работающий инструмент. И, кому интересно, на Инфостарте есть ребята, которые используют ДРАКОН применительно к 1С. Это русская система, еще и с таким интересным названием. Это то самое положительное импортозамещение, а не наклейка шильдиков на китайские товары. И в этом, конечно, прелесть этой системы.

Внедрение автоматизации бизнес-процессов

Есть два метода внедрения автоматизации бизнес процессов — сделать это самостоятельно или же обратиться в специализированную компанию и приобрести у них готовое решение, при необходимости заказав его доработку или создание системы с нуля. Второй вариант предпочтительнее, так как такие компании хорошо разбираются в инструментах автоматизации и имеют большой опыт в этой сфере.

Этапы автоматизации внутренних бизнес-процессов:

• Подготовка и моделирование. Заказчик определяет цели внедрения автоматизации, сообщает их компании-подрядчику. Ее специалисты изучают деятельность предприятия, а затем на основе этого анализа создают проект будущей системы.
• Разработка, внедрение. Система создается и внедряется, подготавливается к использованию.
• Проверка и отладка. Происходит тестовый запуск. Выявляются недочеты и вносятся необходимые исправления.
• Эксплуатация в штатном режиме. Персонал обучается и начинает пользоваться сервисом в повседневной работе. Руководителю важно следить за тем, чтобы сотрудники четко понимали свои задачи и умели применять новые инструменты.
• Улучшение. В случае изменений на рынке или внутри компании необходимо доработать сервис под новые требования.

Чтобы приносить максимальную пользу, система автоматизации должна обладать достаточной степенью гибкости и быть готовой к масштабированию.

Как подготовиться к внедрению автоматизации бизнеса?

Успех внедрения зависит от правильности подготовки к нему — от точности описания бизнес процессов при автоматизации, их согласованности друг с другом и глубины анализа связанной с ними информации. Инструкция по подготовке всех данных представлена в таблице ниже.

На основе результатов проработки перечисленных пунктов составляется техническое задание для разработки и внедрения системы автоматизации. Либо же результаты проведенного анализа могут помочь при выборе готового решения.

Какие проблемы могут возникнуть при автоматизации бизнес-процессов?

Существуют типичные проблемы и ошибки, которые нередко возникают при внедрении системы автоматизации, и приводят к тому, что она не дает того результата, на который рассчитывали. Вот самые распространенные из них:

• У системы неудобный интерфейс. Чтобы сотрудникам было легко ориентироваться в новой программе, нужно, чтобы разработчики при ее создании имели возможность наблюдать за работой будущих пользователей, а те могли бы вносить предложения по изменению тех или иных элементов интерфейса.
• Сервис не способен выполнять нестандартные задачи, операции проводятся только по шаблону. Потребность в корректировке бизнес-процессов возникает часто, поэтому необходимо предусмотреть достаточную степень гибкости внутри системы, чтобы владелец компании мог менять порядок работы.
• После внедрения не наблюдается улучшений в работе предприятия. Чтобы положительный эффект был заметен сразу, сначала следует автоматизировать процессы, от которых напрямую зависит доход.
• Сотрудники не в восторге от нововведений, пытаются уклониться от использования системы автоматизации бизнес процессов. Нужно разъяснить им ее пользу и поддерживать обратную связь, выслушать мнение персонала о программе, потому что благодаря этому можно устранить недочеты, незаметные на этапе проектирования. Также необходимо обучить сотрудников и подготовить для них подробные инструкции по выполнению рабочих задач и операций в системе.

При внедрении автоматизации необходима тесная совместная работа IT-специалистов, владельца бизнеса, сотрудников компании и бизнес-аналитиков, чтобы сервис точно отвечал потребностям предприятия.

Подведем итоги. Благодаря автоматизации бизнес-процессов компания может делать гораздо больше с меньшими затратами. Сокращение издержек и рост дохода наблюдаются уже в первые месяцы после внедрения автоматизации.

А вот полностью ручная работа на всех этапах замедляет рост компании, мешает эффективно конкурировать на рынке и быстро подстраиваться под меняющиеся условия. Такая компания проигрывает конкурентам в скорости обработки информации, производства и предоставления услуг, уровне сервиса. И этот разрыв со временем будет только увеличиваться. Поэтому автоматизация бизнес-процессов — это необходимое условие успешного функционирования компании.

Автоматизация бизнеса «под ключ»!

Технология Process mining

Process mining представляет собой метод процессной аналитики. В сути своей он представляет собой совокупность методов и подходов, с помощью которых визуализируются и анализируются бизнес-процессы. Использование технологии предусматривает составление журнала событий, и построение модели процесса.

Результатом такого анализа становится выявление:

• ненужных циклов согласования;
• ненужных функций;
• неэффективных исполнителей;
• действий работников, в результате которых произошло ухудшение показателей.

Также использование данной технологи дает возможность посмотреть динамику развития процесса и изменения его в результате проведенных мероприятий.

Ограничением возможностей использования методики является необходимость предварительного ведения журнала событий. Поэтому ее невозможно применить на тех предприятиях, которые не используют ВРМ-системы, ERP и другие виды программного обеспечения.

Разветвление и объединение бизнес-процессов

Операция бизнес-процесса может рождать и завершать второстепенный процесс (подпроцесс). К примеру, операция ввода заказа требует расчет стоимости продукции (для уникальных изделий), процедуры оплаты, формирование заказа в производство. Это рождение подпроцессов.

Это пример реального сквозного БП, затрагивающий несколько подразделений предприятия.

Правило выделения процесса в отдельный определяется целями проекта. Если БП вне фокуса исследования, то его можно свернуть и описать одной процедурой. Длинные схемы являются вау-эффектом, но сложночитаемые и малоэффективные в анализе.

Для каких процессов применяют системы автоматизации бизнеса?

Можно автоматизировать большинство рабочих процессов в компании. Их принято делить на следующие группы:

• Основные, от которых зависит доход. Это производство, продажи, работа с клиентами, маркетинг.
• Поддерживающие. Напрямую не оказывают влияния на прибыль, но без них не обойтись: документооборот, бухучет, логистика.
• Управленческие. К ним относится руководство персоналом и решение текущих задач.
• Развивающие. Направлены на укрепление и дальнейший рост бизнеса. Это прогнозирование, бюджетирование, планирование.

Можно применять инструменты автоматизации в любой сфере бизнеса, но необходимо соблюдать условие: изменения не должны привести к ухудшению качества продукции или услуг. При внедрении автоматизации нельзя упускать из виду те аспекты в работе, которые влияют на качество.

Смешанное использование

Стоит заметить, что прямой и обратный метод можно использовать одновременно. Это допустимо и рекомендовано в обследовании сложных процессов, к которым трудно подойти с одной стороны, либо в командном исследовании (2 человека на один БП).

Преимущества автоматизации бизнес-процессов компании

В любом бизнесе приходится иметь дело со множеством данных. Однако их сбор вручную (в таблицы Excel или Access) — трудоемкое занятие. Информация может потеряться, повредиться или быть ошибочной. Автоматизация решает эти проблемы: данные о работе компании собираются в единую базу и быстро обрабатываются, благодаря чему можно мгновенно находить нужные сведения, строить аналитические срезы, изучать статистику.

Но кроме этого, есть еще ряд преимуществ автоматизации бизнес процессов компании:

• Эффективная система постановки задач и отслеживания их реализации. Работа ведется в едином информационном пространстве. Сотрудники четко знают свои обязанности. Их действия скоординированы и направлены на достижение общих целей.
• Рост качества управления. Руководитель получает возможность наблюдать за статусом выполнением задач и быстро реагировать на возникающие проблемы.
• Оптимизация бизнес-процессов — ускорение операций. Например, подготовки счетов, накладных, отчетов, списков товаров на отгрузку. Автоматизация организована таким образом, что исполнитель быстро получает необходимую информацию, не тратя время на поиск.
• Надежная защита данных с помощью аппаратных средств — от удаления, повреждения, кражи.

Автоматизация бизнес-процессов избавляет предприятие от ряда таких проблем, как ошибки персонала, нехватка или избыток контроля, невыполнение задач.

Терминология

Несколько слов о терминологии.

Если вы будете заниматься внедрением управленческого или международного учета, вы должны понимать, что терминология 1С немного отличается от общепринятой. На слайде я показываю различия между терминами – обратите на них внимание, чтобы разговаривать с финансистами на одном языке.

Далее нужно дать определение управленческого учета, потому что, не зная цели, к которой мы идем, мы не сможем пройти этот путь.

Так вот, цель управленческого учета – это получить надлежащие данные, чтобы можно было управлять бизнесом.

Но эти данные мало получить, нужно еще понять, какие действия должен предпринять управленческий персонал, чтобы сподвигнуть деятельность сотрудников, которая приводит к этим данным, в ту или иную сторону.

Часто для того, чтобы сподвигнуть, приходится какие-то вещи моделировать с помощью тактического и стратегического бизнес-планирования, в том числе с использованием сценариев «что, если». На это нужно обращать особое внимание.

Теперь давайте разберем термин «Параллельный учет».

В данном случае речь идет о параллельном бухгалтерском и управленческом учете, который, как правило, внедряется на конфигурациях, имеющих подсистему международного учета – это УПП, ERP, УХ, ERP УХ, БП КОРП МСФО.

Термин «Параллельный учет» родился из того, что проводки делаются параллельно сразу в два регистра бухгалтерии – в бухгалтерский и в международный (в том числе, для целей управленческого учета).

• Такой параллелизм возможен, если стандарты схожи.
• Если же стандарты различаются, то возникают некие разницы. Классический пример – это амортизация. Сроки амортизации могут отличаться, и сразу меняются суммы и периоды, в течение которых происходит отражение операций – тут уже параллелизм рушится.
• Ну и плюс для управленческих целей – если, опять-таки, управленческий учет строится «а-ля» МСФО, используются некие оценочные суждения, которые, как правило, отрабатываются ручными операциями.

Соответственно, возникает три таких «куска»:

• первый большой «кусок» – это то, что мы можем запараллелить посредством мэппинга – соотнесения счетов из российского и управленческого планов счетов;
• второй «кусок» – это то, что мы не можем запараллелить, но можем частично автоматизировать какими-то регламентными операциями (классический пример – амортизация);

Ключевые направления и программное обеспечение

В основе работы компании может быть либо структурный (ориентирован на структуру предприятия), либо процессный (нацелен на бизнес-процессы и создание конечного результата — услуги или продукта) подходы. Для автоматизации применяется второй метод, так как он способствует повышению гибкости бизнеса, его универсальности, прибыльности, а также улучшению деятельности предприятия.

Виды и количество бизнес-процессов, необходимых для автоматизации индивидуальны и могут быть рассмотрены с точки зрений различных направлений. Рассмотрим на примерах:

1. Маркетинг и продажи:

• управление продажами;
• управление рекламной деятельностью
• PR.

Для автоматизации потребуются ПО: «1C:Битрикс24», Clientbase.ru., Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS.

2. Управление персоналом:

• кадровый учет;
• мотивация и оплата труда;
• подбор персонала;
• обучение.

Подходящие ПО: «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.

Для того, чтобы определится с подходящим программным обеспечением, необходимо учитывать следующие факторы:

• задачи и цели, которые будут решаться с помощью ПО;
• типовый или настраиваемый вид программы;
• необходимые для внедрения ресурсы;
• количество рабочих мест, подключенных к ПО;
• возможность донастройки ПО;
• доступность в использованию персоналу с разным уровнем квалификации;
• ПО должно соответствовать вашему бюджету и возможностям эксплуатации.

Рекомендуется обсудить спектр интересующих вас вопросов и вышеуказанные факторы с разработчиком ПО: он поможет подобрать подходящий вариант, учитывающий нюансы вашего бизнеса, определит уровень безопасности и конечную сумму продукта.

Вопросы

Вы говорили о реквизитах на формах, но, например, есть стандартный реквизит «Номер документа», который очень часто генерируется в 1С автоматически и последовательно. А пользователи часто заходят в документ и изменяют его номер, тем самым ломается вся последующая система нумерации. Что вы можете сказать вообще по этому поводу, что делать пользователю?

Да, такое часто на практике встречается. Причем, встречается в двух видах.

• Первое – у пользователей есть внутренние корпоративные регламенты и им нужно соответствовать.
• И второе – это когда люди на местах делают отсебятину. Просто кто-то ошибся или посчитал, что ему так удобнее. Обычно это начинается с того, что не прочитал инструкцию или не прошел обучение, и ему просто никто не сказал, что так делать не надо.

Если говорить о втором случае, когда такие ситуации начинают систематически повторяться, то тут нужно включать «правило светофора» – закрывать для документа поле «Номер» от редактирования программным образом.

А с первым случаем все гораздо сложнее. Допустим, у вас в корпоративных стандартах прописано, что документы «Накладные» мы маркируем такими-то буквенными символами, и начинаем нумерацию, например, с 1000 или с 1000000, и лишь в конце – значащие цифры. Эту разрядную сетку уже надо конструировать. В этом случае я бы советовал не ломать типовой 1С-ный номер, а добавить на форме новое поле, которое генерируется в соответствии с корпоративными стандартами и подставляется в печатную форму или выгружается в электронный документ. Сейчас это делается с помощью расширений.

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на онлайн-митапе «Бизнес-аналитик. Роль в команде, компетенции, инструментарий». Больше статей можно прочитать здесь.

Этапы автоматизации

Автоматизация — это увлекательный процесс, в ходе которого вы начнете лучше понимать концепцию своего бизнеса и сможете организовать работу сотрудников, а также выявите недобросовестных работников, которые влияют на развитие компании. Принято выделять 8 ключевых шагов на пути к автоматизации бизнес-процессов:

• Выбор цели. Как и любое действие в бизнесе, автоматизация выполняется не просто так. Если нет конкретных пожеланий, можно начать с базовых задач: повысить производительность, увеличить продажи, сократить издержки, минимизировать ошибки, увеличить точность производственных вычислений, повысить качество сервиса и тд.
• Определение бизнес-процесса. Возьмите цель за основу и разложите по полочкам все процессы, влияющие на ее достижение — они станут основой автоматизации. Опирайтесь на схему: выявляем — упрощаем — автоматизируем. Например: цель — повысить уровень продаж. Для увеличения прибыли, необходимо уделять больше времени клиентам, предоставлять персональные предложения, обрабатывать входящие заявки и с точностью оформлять все детали заказа. Разбирая детально процесс, вы выявляете схему работы менеджера: звонок клиенту — первичная консультация — договор о последующем звонке — фиксирование назначенной даты — переговоры — подготовка коммерческого предложения и отправка его клиенту — составление договора — оплата — контроль зачисления средств — оплата исполнителю. Не стоит забывать о форс-мажорах, например, если менеджер забыл позвонить клиенту вовремя, так как потерял заметку в ежедневнике. Вы отмечаете, что процесс затратный с точки зрения времени и прибыли, и упрощаете задачу: менеджер будет тратить больше времени на обработку других звонков и общение с клиентами, в то время как подготовка различных документов и рассылки будут задействованы с помощью автоматизации.
• Подготовка технического задания. После выявления цели и ее проработки следует этап подготовки задания, в котором будут расписаны ключевые задачи для автоматизации рабочего процесса. Обратите внимание на действия, которые не рекомендуется автоматизировать: уникальные операции, процессы с большим количеством переменных, инновационные бизнес-модели, задания интеллектуального труда.
• Выбор программного обеспечения. Необходимо определиться с программой и инструментами, которые помогут автоматизировать бизнес. Если у вас нет опыта в данной сфере, ознакомьтесь с базовыми обеспечениями, проецируя их на свой проект. Таким образом, удастся подобрать подходящий вариант.
• Внедрение бизнес-процесса. Предстоит выбор: настроить автоматизацию своими силами или обратиться за помощью к аутстору.
• Составление инструкции. Самый важный этап в процессе автоматизации: ваши действия должны быть точными, подробными, без дополнительного смысла; необходимо описать задачи каждого сотрудника, участвующего в обновленном формате работы, прописать возможные ошибки и пути их решения. Инструкции предоставляются в формате текстовых документов, скриншотов, чек-листов, видео уроков.
• Обучение персонала. После предоставления раздаточного материала, необходимо внедрить новый формат в действие и научить персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующий образом: теория — примеры — совместная работа с новыми инструментами — самостоятельное, углубленное изучение процессов — тестирование. Не все работники воспримут новое предложение с энтузиазмом, и для того, чтобы не лишится ценных кадров, вам как ответственному необходимо заранее ответить на вопросы работников и в доступной форме донесите выгоды нового метода работы, замотивировав сотрудников премией или прочими вознаграждениями.
• Анализ и корректировка. После запуска нового формата работы, необходимо постоянно отслеживать эффективность автоматизации, сравнивать показатели с прошлыми результатами, корректировать инструкции и работу в целом. Не забывайте собирать обратную связь от коллег и регулярно предпринимать меры по улучшению работы.

Как выбрать средство автоматизации?

Существует два способа выбора средства автоматизации:

• Приобретение готового продукта у разработчика. Среди явных преимуществ — широкий спектр предложений (от автоматизации курсов до оптимизации производственного процесса), экономия времени, корректность обучения персонала по готовой программе, гарантии по эффективности средства, возможность быстро приступить к работе в новом формате. Из недостатков следует выделить затраты на приобретение и профессиональное внедрение продукта.
• Разработка системы самостоятельно. Вариант, скорее безнадежный, чем действующий. Для создания работающей системы необходимо изучить множество инструментов, тенденций и алгоритмов, однако даже с багажом знаний у вас не будет никаких гарантий эффективности разработанного продукта. Соответственно, компании придется либо работать по старой программе, либо выделить деньги на новую.

Показатели эффективности БП

Для получения верного представления об уровне эффективности, которое показывает производство, нужно проведение тщательного анализа, расчет множества коэффициентов и составление общей картины работы фирмы.

Теоретически имеется возможность выведения обобщающего показателя эффективности производственной деятельности. Для этого достаточно использования очень простой формулы:

Э = Р / З

Э – эффективность работы фирмы.

Р – результаты работы производства.

З – уровень производственных затрат.

Все представляется очень простым и понятным. Однако в практической работе данная формула не находит применения. Ведь в ней подразумевается возможность сведения всех результатов и затрат к количественному показателю, что позволит провести расчет количественной эффективности.

В то же время в отдельных случаях возможна лишь качественная оценка, в этом случае свести все показатели к единому целому достаточно сложно.

Чтобы получить наилучшее представление о деятельности компании, можно провести финансовый анализ и рассчитать ряд частных показателей.

Все показатели могут быть представлены в нескольких категориях:

• экономическая эффективность производства;
• эффективность ресурсов, использованных в производственном процессе;
• эффективность трудовых затрат.

В каждой системе показателей эффективности производства содержится целый комплекс показателей, в которых отражен тот или иной аспект работы фирмы.

Представим их общую характеристику.

Показатели, характеризующие экономическую эффективность производственной деятельности.

Эта группа содержит показатели, характеризующие итоги предприятия в производственной работе за рассматриваемый временной промежуток. Расчет данных показателей использует сведения бухгалтерской отчетности. Анализ данных показателей предусматривает расчет следующих критериев:

• чистой прибыли;
• рентабельности продаж.

Показатель чистой прибыли подразумевает расчет суммы, которая остается у предприятия после того, как оно совершит все необходимые отчисления. Высокий размер чистой прибыли косвенно свидетельствует о то, что работа фирмы эффективна. Наличие чистой прибыли дает возможности расширения производства, ввода новых технологий, освоения новых методик.

Под рентабельностью продаж следует понимать значение, характеризующее долю чистой прибыли в каждом рубле реализованной продукции.

Следующая группа показателей представлена показателями, характеризующими эффективность того, как используются ресурсы и фонды.

Данная группа показателей дает возможность анализа эффективности использования предприятием собственных основных фондов и материально-производственных ресурсов.

Основными показателями рассматриваемой группы следует назвать показатели, характеризующие уровень:

• материалоемкости;
• затрат на единицу продукции;
• оборачиваемости оборотных средств;
• фондоемкости;
• фондоотдачи;
• фондовооруженности.

Показатель материалоемкости дает возможность оценки эффективности использования сырья и материалов.

Во многих случаях происходит сравнение данного показателя с уровнем норматива. В случае превышения итогового результата над единичным размером, есть основания для проведения анализа причин перерасхода сырья. В случае, когда результат ниже, чем единица, это говорит о том, что имеется экономия сырья.

Уровень затрат на единицу продукции дает возможность проанализировать себестоимость. В случае, когда значение показателя, деленное на уровень конечной стоимости, превышает единицу, можно говорить о том, что производство убыточно, так как размер себестоимости превышает цену. В этом случае необходимо проводить мероприятия, направленные на снижение себестоимости, либо повышать уровень отпускных цен.

Показатель оборачиваемости оборотных средств дает возможность анализа эффективности использования оборотных активов фирмы.

Рост показателя свидетельствует о возможности высвобождения денежных средств из оборота. Это дает возможность снижения потребности фирмы в оборотных средствах. Увеличение показателя возможно при использовании различных способов – снижение энергопотребления, модернизация производственного оборудования, внедрение новых технологий и разработок и т.д.

Показатель фондоемкости позволяет выявить уровень потребности фирмы в производственных фондах, используемых в производстве одной единицы продукции.

Одним из основных показателей, используемых с целью оценки эффективности использования основных фондов, является фондоотдача. Рост показателя свидетельствует о росте эффективности использования фондов и получения большего количества продукции от этих фондов.

Показатель фондовооруженности представляет собой относительный показатель, свидетельствующий об уровне средней стоимости основных средств, приходящихся на одного сотрудника. Это дает возможность оценки уровня обеспеченности персонала основными средствами.

Изучение уровня фондовооруженности должен проводиться в комплексе с анализом производительности. В том случае, когда уровень фондовооруженности выше, чем уровень производительности, есть основания для формирования выводов о неэффективной эксплуатации оборудования производственных помещений, о наличии неиспользуемой техники и простоях оборудования.

Показатели, характеризующие эффективность труда, могут выражаться не только в количественных характеристиках, но и в качественных. Выявлена прямая зависимость между уровнем эффективности и производительности. Рост производительности свидетельствует о росте эффективности.

Анализ эффективности труда сопровождается расчетом коэффициентов, характеризующих уровень:

• производительности труда;
• трудоемкости;
• выработки.

Анализ производительности труда дает возможность оценки уровня эффективности использования труда сотрудников. В общем виде данный коэффициент дает представление об уровне трудовых затрат на единицу произведенной продукции.

Показатель трудоемкости свидетельствует о том количестве труда, который должен быть затрачен работником с целью создания одной единицы продукции предприятия.

Под выработкой понимается то количество работы (как в качественных, так и в количественных характеристиках), которые выполняет один работник за единицу времени. Возможен расчет среднечасовых, дневных и месячных показателей, характеризующих объем выработки.

Повышение объема выработки свидетельствует о росте количества производимой продукции работником. Рост выработки свидетельствует также и о росте производительности труда, а также о росте эффективности производства.

Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?

Ответ на этот вопрос сильно зависит от целей обследования. Если таковой целью является экспресс-обследование для «заманивания» клиента (обычно посредством заполнения заказчиком некого опросного листа), тогда представляется разумным делать это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.

Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.

Проведение обследования – анализ корпоративных стандартов УУ

Здесь перечислены основные документы, которые приходится анализировать бизнес-аналитику в классическом случае, чтобы можно было сделать обследование.

Анализ организационной структуры подразумевает определение центров финансовой ответственности – я привел на слайде самые часто встречающиеся, например:

• «Продуктовые линейки» (Product Lines) можно спроецировать на справочник 1С «Номенклатурные группы»;
• «Функции» (Functions) – если мы говорим о структуре данных 1С, это ни что иное, как подразделения группы – то, что в УПП называется просто «Подразделения»;
• «Локации» (Locations) – места осуществления продаж для анализа продаж – справочник «Регионы»;

Таких центров финансовой ответственности бывает очень много – их может быть и 10, и 20, в зависимости от того, как строится управленческая отчетность компании. Поэтому нужно смотреть, в каких разрезах строится финансовая отчетность, и дальше конструировать эти центры финансовой ответственности. Обращаю внимание, что с точки зрения математики центры финансовой ответственности:

• Это реперы в многомерных пространствах (как правило, независимые). Но внутри каждого центра финансовой ответственности может быть своя зависимость. Например, «Регионы».
• Могут дробиться иерархически. Т.е. регион EMEA (Европа, Ближний Восток) дальше делится по странам, страны делятся по какому-то внутреннему административному делению, следующая градация – города и т.д.

Каждый такой центр финансовой ответственности может иметь свою иерархическую детализацию – иногда структура бывает очень тяжелой, и это нужно учитывать, проецируя на справочники.

Если проект внедрения подразумевает переход с одной конфигурации 1С на другую (с более простой на более сложную) – анализируется, что сейчас происходит в базе данных, проверяется качество учета.

Обращаю внимание, что второй пункт на слайде – Структура и согласованность справочников, соответствие их принципу MECE. Это тот принцип, которому фирма McKinsey учит всех своих сотрудников. Если вы его еще не используете в своей деятельности, я вам настоятельно рекомендую с ним ознакомиться, потому что это поможет вам решить большую часть проблем – по крайней мере, даст путь к их решению.

Как расшифровывается MECE? Это английская аббревиатура Mutually Exclusive & Collectively Exhaustive. По-русски это означает «Взаимно исключающие и совместно исчерпывающие» или аббревиатура «ВИСИ». В общем, звучит страшно.

Но в применении к математике, MECE – это не что иное, как проекция на бизнес математических принципов необходимости и достаточности. Вы смотрите, какие множества – иерархические, какие множества – вложенные, какие – пересекающиеся, какие – нет. И, в зависимости от этого, конструируете структуру своих справочников.

Далее – нужно опросить ключевых сотрудников. Это, как правило, ЛПР (лица, принимающие решения) – руководители каких-то департаментов. Очень часто проблемы возникают именно на междепартаментном взаимодействии, поэтому с ними обязательно нужно общаться и спрашивать – как вы передаете информацию, документацию друг другу. Это позволит облегчить жизнь всей компании, а не данному конкретному департаменту, потому что этот частный случай автоматически получится, если вы поставите цель облегчить жизнь всем сотрудникам.

Ну и зафиксировать всю полученную информацию теми средствами, которые у вас есть под рукой.

Приведу пример, как это делаю я. Обычно во время переговоров я включаю диктофон, потом, на следующий день после переговоров, фиксирую этот протокол на бумаге. После чего включаю аудиопрослушку и дальше сверяю, не забыл ли я что-нибудь в протоколе. Как правило, всегда что-то забывается. Поэтому такое подспорье в записи никогда лишним не бывает.

С вероятностью 90% ход переговоров в голове держится, но всегда есть что-то, что, может быть, имеет смысл упомянуть – даже то, что не говорилось на переговорах – и включить это в протокол для целей согласования. Это бывает полезно.

Практические советы

Итак, вы приняли решение о необходимости провести проверку. Осталось дело за практической реализацией.

Если у вас нет сотрудника, который имеет все нужные знания и навыки – конечно, лучше обратиться к привлеченным специалистам. Но что делать, если нет такой возможности?

• В первую очередь – использовать все возможные источники информации. Проведите опрос среди сотрудников, клиентов и поставщиков. Если они не горят желанием заполнять анкету – можно предложить небольшие бонусы. Например, клиентам – скидку 2 – 5% или возможность рассрочки платежа на месяц.
• Сотрудникам можно предложить анонимную анкету (ведь они сами заинтересованы в оптимизации работы, но могут опасаться санкций от начальства за негативные ответы). Если используете анонимные анкеты – не стоит включать вопросы, которые способствуют идентификации сотрудников. Так, на одном из предприятий проводили подобный анонимный опрос. Но при этом включили вопросы – ваша должность, возраст и стаж работы в организации. Естественно, сотрудники заподозрили, что их будут «вычислять» по этим данным. И откровенных ответов большинство не дало.
• Если выявлены случаи несоблюдения регламентов – проверьте, как это нарушение влияет на качество работы. Подумайте, что лучше – изменить регламент или повысить уровень контроля за соблюдением порядка работы.
• Проверьте всю документацию. Особенно на факты наличия противоречащих друг другу указаний. Наличие таких моментов негативно влияет на организацию труда. Работник понимает, что в любом случае он что-то нарушает. И у него пропадает страх нарушений вообще. Он начинает нарушать и те инструкции, к которым нет противоречащих им регламентов.

Необходимо понимать, что аудит бизнес-процессов – это не одноразовая акция. Это постоянная планомерная работа. Ведь предприятие работает в среде, которая постоянно изменяется. Меняются взаимодействия со внешними контрагентами. И во внутренней работе тоже постоянно происходят изменения. Тот процесс, который вчера работал эффективно, завтра потребует улучшений. Поэтому регулярно проводят плановый аудит всех процессов предприятия.

Прямой метод

Прямой метод соответствует со-направленному исследованию процессов и порядку процедур в деятельности.

В данном случае необходимо найти внешнее воздействие для активации процесса. Для абсолютного большинства предприятий это заказ клиента (в виде звонка, письма, план-графика). В более редких случаях (инвестиционных) — это решение владельца процесса. Например, строительство торгового центра, где отсутствует внешнее воздействие, а решение основано только на бизнес-плане проекта.

Первый событием, оно же начало процесса, на нашем примере является заказ клиента.

Анкета и работа с ней позволяет описывать шаги процесса, определять ответственных лиц, получателей информации, классифицировать участки.