Что это такое, как работает и как выбрать?

С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.

Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых
можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является,
онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить,
даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении
контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.

Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности
и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед
покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой
могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем около двухсот
моделей оборудования.

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку
нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно
платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также
вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет
отправлять чеки.

Самый дешёвый вариант — это автономные кассы. Фискальные регистраторы стоят дороже, а моноблоки — самые дорогие, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует не
ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его
объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.

Если у вас небольшая торговая точка без
подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает
от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок
с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а
также несколько терминалов эквайринга.

Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить,
должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно
нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если
же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой
ускорит автоматизацию процессов.

Стоит также проанализировать поток клиентов, от
которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы
обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток
большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить
размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с
настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.

Софт для кассы должен быть совместим с ПО на
остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь
продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной
автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего
оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять
информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке
кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить
соответствующий договор с поставщиком.

На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим
преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и
управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.

Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской
доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.

Подходит для торговли в стационарных торговых
точках.

Подходит для торговли в стационарных торговых
точках с возможностью автономной работы.

Подходит для кафе, баров и ресторанов.

Лёгкая, компактная, подходит для торговли в небольших магазинах и курьерской доставки.

Прочитать подробнее о
возможностях онлайн-касс, ознакомиться с тарифами и выбрать подходящую кассу можно на сайте.

Статья обновлена 8 ноября 2022

Как
работать легально без
онлайн-касс

Разобрались, кто по закону может работать без
онлайн-кассы и реально ли
избежать установки, если ККТ (контрольно-кассовая техника) всё-таки нужна.

Онлайн-касса — это кассовый аппарат нового образца с фискальным накопителем,
на
который записывается информация о выданных организацией чеках. Затем эти данные через интернет
передаются в Федеральную налоговую службу.

В июле 2021 года, согласно 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», обязанность перейти на онлайн-кассы появилась у ИП без наёмных работников, продающих товары собственного производства или лично предоставляющих услуги. Ещё раньше, в июле 2019 года, закончились отсрочки для ИП, оказывающих услуги, и отдельных ИП на патенте.

Кассу можно применять не там, где клиент оплачивает
покупку, в указанных в п.
5.6 ст. 1.2 54-ФЗ случаях. При этом можно выдать бумажный чек на месте или
отправить электронный на e-mail или в смс по реквизитам, указанным клиентом перед покупкой.

Можно не выдавать клиенту бумажный чек. Вместо этого при расчёте можно
позволить
покупателю считать с дисплея мобильного телефона, планшета и т. п. QR-код для идентификации
кассового чека, прислать ему ссылку на чек, бланк строгой отчётности или бланк с данными чека.

О том, в каких случаях это возможно, сказано в пп.
5.7, 5.8 ст. 1.2 54-ФЗ.

ККТ не применяется при безналичных расчётах между юрлицами и (или) ИП, если
оплата происходит без предъявления карты, например через интернет или банковским переводом (п.
9 ст. 2 54-ФЗ).

Без кассы при безналичных расчётах также могут работать:

ИП, продающим билеты и абонементы в государственные театры с рук или с лотка,
онлайн-касса тоже не нужна. А вот если продажа осуществляется через интернет или с использованием
сетей связи, чек выдать придётся.

Кроме льготников, есть ещё категории бизнеса, в которых в принципе не
требуется
установка онлайн-кассы.

К этим категориям :

В этих видах бизнеса можно не применять онлайн-кассу, если для расчётов не используются автоматические устройства и не
продаются подакцизные товары.

Механические торговые автоматы, которые принимают только монеты Банка России,
не
в счёт — их использование не требует установки онлайн-кассы.

Самозанятые тоже не обязаны использовать
онлайн-кассы.

Некоторые ИП на патенте могут не
устанавливать ККТ при условии отсутствия сотрудников и выдачи клиенту документа, подтверждающего расчёты. Но не все. Вот
список видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна:

Заключить договор со службой курьерской
доставки

В этом случае принимать платежи будет курьер, а на чеках с мобильного терминала
будут указаны реквизиты продавца (полный перечень требований к кассовому чеку можно найти в п.
1 ст. 4.7 54-ФЗ). Однако этот вариант ограничит клиентов в выборе способов
платежа и доставки.

Продавать товары через партнёрский сайт

ИП регистрируется на маркетплейсе (электронной торговой площадке) и продаёт
свой
товар с использованием онлайн-касс оператора. Чеки формирует сам маркетплейс, предпринимателю не
нужно об этом беспокоиться. Он получает безналичные денежные средства за вычетом комиссии за
транзакции.

Если предприниматель установил ККТ, но не хочет заниматься отслеживанием всех
платежей, он может арендовать кассовый аппарат с виртуальным подключением к интернет-магазину.
Онлайн-касса будет функционировать от имени магазина, но все технические вопросы платёжный
агрегатор
возьмёт на себя.

Например, отслеживает оплаты и
подтверждения чеков в налоговой. Юридические,
физические лица без организации ИП и ИП могут подключить один из агрегаторов на выбор. Платежи
будут
проходить через операторов на разных условиях, в зависимости от формы бизнеса.

Размер штрафов за отсутствие онлайн-кассы зависит от формы собственности и
серьёзности нарушения — от предупреждения до денежного штрафа или приостановления деятельности.
Более подробно об ответственности можно прочитать в ст. 14.5 КоАП РФ.

5000–30 000 рублей
и выше

Первое нарушение за расчёты без ККТ — штраф
от 75 до 100 % от суммы расчёта без ККТ, минимум 30 тысяч рублей

1500–10 000 рублей
и выше

Первое нарушение за расчёты без ККТ —
штраф
от 25 до 50 % от суммы расчёта без ККТ, минимум 10 тысяч рублей

Все предприятия розничной торговли работают с новыми кассовыми аппаратами с июля 2017 года.

Как работают онлайн-кассы для розничной торговли

По закону 54 ФЗ кассовые аппараты печатают фискальный чек, хранят информацию о покупках на накопителе и передают ее оператору фискальных данных, ОФД. Налоговая может запросить информацию у ОФД.

Онлайн-кассы печатают фискальный чек, который имеет юридическую силу. С ним покупатель может вернуть бракованный товар или обратиться в суд, чтобы защитить свои права. На фискальном чеке есть кьюар-код, по которому покупатель может перейти на сайт и увидеть данные о покупке: дату, место, время, артикулы и стоимость.

Если клиент отдал за товары пять тысяч рублей, а на сайте указано две, значит владелец магазина уклоняется от налогов, а права покупателя нарушены. В этом случае клиент имеет право пожаловаться на магазин в налоговую.

Какую ККТ купить при торговле в розницу

Мобильная Модулькасса подходит для работы в рознице. Это компактный аппарат, который можно держать в одной руке и подключить в большом магазине и в маленьком, где рабочее пространство ограничено.

Мобильная Модулькасса с эквайрингом стоит 24 900 рублей. Внешне обе модели одинаковые, но к недорогому аппарату нужно отдельно подключать терминал для безналичной оплаты, а в старшей модели терминал встроенный.

Устройства схожи по функциональности:

С мобильной кассой можно продавать пиво и коктейли — слабоалкогольные напитки, продажу которых не нужно регистрировать в ЕГАИС.

Стационарная Модулькасса — это полноценный смарт-терминал с большим сенсорным экраном 11 дюймов. Главное преимущество стационарной кассы — поддержка УТМ ЕГАИС и продажа крепких алкогольных напитков.

К стационарной кассе можно подключать дополнительное оборудование — весы, монитор для покупателя, денежный ящик.

Мы постоянно улучшаем кассы, чтобы сделать их быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на главной странице сайта.

Несколько шагов и Модулькасса ваша

Для малого и среднего бизнеса

Шаг 1 из 2

Выберите состав комплекта

11 900 ₽

Модулькасса с встроенным эквайрингом

24 900 ₽

Шаг 2 из 2

Оставьте, пожалуйста, свои контакты

Установка ККТ при розничной торговле

После покупки кассу регистрируют в налоговой и заключают договор с ОФД. Мы предлагаем пакеты услуг «Легкий старт» и «Полет нормальный». С ними мы помогаем выпустить электронную цифровую подпись для налоговой и заключаем договор с оператором за вас. «Легкий старт» стоит 6900 рублей.

Раньше магазины должны были заключать договор с сервисным центром, по новому закону это необязательно. Модульбанк берет на себя функции техподдержки: мы консультируем по вопросам подключения техники, помогаем разобраться в законах и получить налоговый вычет за покупку кассы. Если техника сломается, мы привозим подменную кассу для пользователей тарифа «Расширенный» — так работа не остановится и магазин продолжит торговать.

Устройство можно зарегистрировать по интернету. На это уйдет пару часов. Если цифровой подписи нет, регистрация проходит в отделении налоговой.

Кассу подключают к интернету, вносят в нее товары вручную или интегрируют с системами учета, например, 1С или МойСклад. В стандартном тарифе, за 590 рублей в месяц, мы помогаем подключить кассу к другим программам.

Требования к ККМ в розничной торговле

У новых кассовых аппаратов должны быть такие признаки:

Онлайн-кассы печатают фискальные чеки, на них указывают:

Если магазин не выдает чек или не использует кассовую технику, налоговая штрафует: индивидуального предпринимателя на 3000 рублей, а юрлицо на 30 000 рублей.

Закажите кассу и начинайте продавать

С Модулькассой это будет быстрее и удобнее

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональной информации ООО «Аванпост»

Спасибо! Скоро наш оператор свяжется с вами для подтверждения заказа.

Как купить кассовое оборудование для розничной торговли

1. Напишите в чат

На нашем сайте есть чат, где можно задать вопросы о тарифах и дополнительных услугах, об условиях обслуживания и узнать информацию для договора.

2. Заберите кассу и документы у курьера

Курьер привозит технику и заполненные документы к вам домой или в офис. Доставка бесплатная в 93 города России. В Москве привезем кассу за один день, в Санкт-Петербург — за три, в регионы — за неделю.

3. Зарегистрируйте кассу в налоговой

Мы дадим инструкцию по регистрации, а с пакетом «Легкий старт» получим электронную подпись и сами поставим кассу на учет. Вам останется включить аппарат и начать продавать.

Подключение и настройка онлайн-кассы

Большинство предпринимателей уже пользуются новыми версиями ККТ. Для тех, кто только открывает бизнес, расскажем, что это такое и как установить онлайн-кассу.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, или ККТ, с модулем для выхода в интернет и фискальным накопителем. Она передает данные о каждой покупке ОФД — оператору фискальных данных. ОФД в свою очередь передает сведения в Федеральную налоговую службу. При необходимости онлайн-касса печатает обычные чеки, а электронные передает покупателям по номеру телефона или email. Онлайн-кассы были введены законом № 54-ФЗ. Согласно ему, большинство предпринимателей должны работать через новую ККТ. Даже если торгуют в интернете и принимают оплату исключительно электронными деньгами.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

№ 54-ФЗ появился в 2003 году, а в 2016 вышел большой пакет поправок к нему. Поправки обязали предпринимателей использовать ККТ нового образца. Тогда некоторые категории предпринимателей получили отсрочки, а некоторые воспользовались пробелом в законодательстве и принимали электронные деньги без ККТ. После последних поправок использовать онлайн-кассы должны почти все.

У кого еще есть время

Законопроект о внесении поправок в № 54-ФЗ «пощадил» только несколько категорий предпринимателей. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили ИП без работников:

Еще два исключения — те, кто:

В первом случае использовать ККТ не надо, потому что деньги поступают на расчетный счет. Во втором чек выдает почта или курьерская служба. В обоих случаях онлайн-касса нужна, если хоть раз в год принимаете платежи наличными, электронными деньгами или банковской картой.

Кто должен использовать ККТ сейчас

Как всегда, в законе есть нюанс. Если вы продаете одежду, резиновые и пластмассовые изделия, мебель, инструменты и некоторые другие товары собственного производства, онлайн-кассы обязательны. Полный список товаров, при продаже которых ККТ обязательна, — в распоряжении № 698-р.

Также использовать онлайн-кассы должны предприниматели всех остальных категорий. Но есть исключения — бизнес, которому запретили использовать ККТ. Те, кому кассы запрещены, перечислены в № 54-ФЗ.

Порядок установки фискальной кассы

Общая процедура правильного подключения и установки кассового аппарата выглядит следующим образом:

Важно! При регистрации ККТ укажите все параметры, соответствующие требованиям производителя (перечень указан в инструкции), а также проверьте наличие «связи» с оператором фискальных данных — функционал новой кассы должен полностью соответствовать требованиям закона 54-ФЗ.

Детальная настройка дистанционной кассы — ответственная процедура, при неправильном введении данных потребуется покупать и устанавливать новое оборудование. Поэтому многие предприниматели при регистрации ККТ обращаются к специалистам по настройке контрольно-кассовой техники, чтобы подключиться по установленным законодательством правилам.

Как подключить ККТ к компьютеру

Чтобы произвести правильную настройку кассы, необходимо подсоединить устройство к компьютеру через специальный разъем. Перед подключением необходимо:

Порядок подключения онлайн кассы к персональному компьютеру подразумевает использование одного устройства, подключенного к онлайн-системе передачи данных.

Как подключить онлайн-оборудование к интернету

Для непосредственного подключения кассы к интернету, можно использовать специализированные настройки установленного браузера. Некоторые современные варианты расчетно-кассовых аппаратов имеют встроенную функцию передачи фискальных данных и дополнительной установки не потребуется. Для правильной передачи данных в ОФД и налоговую службу, важно правильно осуществить все необходимые настройки подключения к интернету.

Через систему интернет производится обязательная постановка кассы на налоговый учёт. Всю процедуру можно осуществить на сайте nalog.ru. От предпринимателя потребуется введение необходимых данных в установленную web-форму.

Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу

Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.

Можно ли воспользоваться привычным регламентом регистрации

Закон разрешает использовать прежнюю процедуру регистрации ККТ, прописанную в старой редакции ФЗ № 290 до конца 2017 года. Однако, этот порядок будет действителен с некоторыми серьезными оговорками, на которые прямо не указано в законодательстве, но на них обращают внимание налоговики:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 1 февраля 2017 года, согласно п. 4 ст. 7 ФЗ № 290, для постановки нового аппарата ККТ на фискальный учет необходимо заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД), услуги которого будут платными. Выбрать одного из нескольких поставщиков таких услуг можно на сайте ФНС РФ.

Пошаговая инструкция для регистрации онлайн-кассы

Любой способ регистрации из двух рекомендованных содержит несколько общих первых шагов, которые и нужно реализовать, прежде чем окончательно сделать выбор в пользу бумажного или электронного заявления.

Что необходимо для начала регистрации

Успешная фискализация нового или модернизированного аппарата контрольно-кассового контроля в налоговом органе предусматривает наличие трех обязательных компонентов:

К СВЕДЕНИЮ! Если вы затрудняетесь определить номера ККТ и фискального накопителя, эта информация содержится в паспортах данных устройств, а также отображается на диагностическом чеке, выбитом на кассовом аппарате.

Предварительные процедуры перед регистрацией ККТ

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Дешевая онлайн-касса — это хорошо?

Хорошо — если ее применение не «тормозит» бизнес-процессы. Самое простое условие — когда скорости работы печатающего механизма на «дешевой» онлайн-ККТ достаточно для обслуживания покупателей в очереди. Если же влияние есть, и покупатели видят постоянные очереди — их причиной может быть в том числе использование «медленных» касс. В результате, есть риск снижения посещаемости магазина и, как следствие, недополучение выручки — по объемам несопоставимой с разницей цене между используемой кассой и той, при которой очереди обслуживаются быстро.

Другой очевидный риск — невозможность подключения на дешевую кассу, у которой мало портов, внешних устройств, когда они очень нужны. Или — слишком слабый аккумулятор, на котором не рекомендуется экономить, даже если касса используется стационарно.

Самые дешевые кассы могут быть не слишком приспособленными к использованию в условиях расширяемой кассовой инфраструктуры — если запланировано ее расширение. Каждую онлайн-кассу может потребоваться настроить определенным образом, чтобы она работала. В случае с дешевыми кассами автономного типа такую настройку, скорее всего, придется производить, с привлечением специалиста.

Дорогая онлайн-ККТ — это хорошо?

Хорошо — если нет переплаты за ненужные опции. Например — за беспроводной модуль, если предполагается строго стационарное использование кассы. Или — за слишком производительный вычислительный модуль ККМ на базе фискального регистратора. Может быть достаточно обычного гаджета или скромного по возможностям ноутбука — вместо установки кассового ПК.

Переплачивать за кассу «на всякий случай» может иметь смысл, если речь идет о переплате за опции, которые будут востребованы с ощутимой вероятностью. Покупать дорогое решение наугад — без представления о том, чем конкретно оно превосходит более дешевые аналоги (и о том, насколько вероятно применение опций, образующих разницу) неправильно.

Огромный выбор разнотипных онлайн-касс, доступных на российском рынке, позволяет подойти к вопросу покупки онлайн-ККТ взвешенно — оценивая широкий спектр объективных критериев. При следовании им платежную нагрузку на бизнес, обусловленную необходимостью покупки ККТ, можно свести к минимуму.

Что это такое, как работает и как выбрать?

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель. По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Пример бюджетной кнопочной кассы, представленной на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Пример фискального регистратора, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Пример смарт-терминала, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с покупателями в онлайн-кассе. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах ОФД, который обрабатывает и направляет их в налоговую службу. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.

Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.

Как данные с кассы попадают в налоговую

После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.

Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.

Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.

Какая информация должна быть в чеке покупателя

Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в 4 статье 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.

В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:

Информация о точке продаж и кассире:

Данные об операции:

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным во второй статье закона.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

Нужна ли касса ИП онлайн-магазину

Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:

Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников

Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности, в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.