Что это такое и как вывести на кассе

Снятие X и Z отчетов – это одна из базовых возможностей, присущих фискальным регистраторам, онлайн-кассам и другой контрольно-кассовой технике.

GBS.Market совместима с большим количеством моделей онлайн-касс и ККМ. В этой статье мы расскажем:

• Что такое x и z отчеты
• Как снять x-отчет на кассе
• Как снять z-отчет на кассе и закрыть смену

Что такое X отчет?

X-отчет — фискальный документ, который содержит в себе информацию о текущем состоянии смены, денежных регистров и движении денежных средств. Это суточный отчет без закрытия смены, снимаемый на ККМ для сверки данных.

Внешний вид X-отчета и содержащаяся в нем информация обычно зависит от модели кассы. Например, такой отчет обычно содержит:

• дата и время отчета
• информация об организации
• сумма чеков продаж
• сумма чеков возврата
• остаток наличных в ККМ
• снятия и внесения денежных средств

Пример внешнего вида X-отчета

X-отчет показывает данные за текущую смену. Такой отчет может быть полезен в случаях, когда необходимо сверить продажи, проведенные по программе и данные, сохраненные в ККМ.

Например, из-за отсутствия связи с ККМ не все продажи могли попасть в кассу. Тогда, сняв такой отчет, можно будет увидеть разницу и принять необходимые меры.

Важно понимать, что в X-отчете будут отображаться те данные, которые попали в кассу. Например, если вы напечатали нефискальный чек – он в ККМ не передается и, следовательно, не будет учтен в X-отчете.

Что такое Z-отчет?

Z-отчет — фискальный документ, который содержит в себе информацию о текущем состоянии смены, денежных регистров и движении денежных средств с последующим закрытием смены. Так же Z-отчет называют «отчет с гашением»

По внешнему виду Z-отчет не сильно отличается от X-отчета и может содержать аналогичную информацию:

Z-отчет отличается от X-отчета тем, что снятие такого отчета влечет за собой закрытие смены в кассе. Иногда Z-отчет может выглядеть как квитанция о закрытии смены, как показано ниже.

Внешний вид отчета о закрытии смены

Как снять отчет в программе?

Снятие X-отчета не является обязательным. Его обычно используют для сверки данных. А вот снятие Z-отчета  – обязательная операция в конце смены. Обычно, кассовая техника не позволяет работать в рамках одной смены более 24 часов.

Как снять X-отчет в программе?

Пункт меню снятия X-отчета в программе

После этого программа передаст команду в ККМ, которая в свою очередь и напечатает отчет.

Как снять Z-отчет в программе и закрыть смену?

Важно понимать, что смена обычно не должна превышать по длительности 24 часа, иначе работа с кассой будет заблокирована до тех пор, пока Z-отчет не будет снят. Следующая смена открывается автоматически при печати первого чека – с этого момента и начинается отчет 24 часов.

Снять Z-отчет можно несколькими способами.

Первый способ – снятие Z-отчет из меню главной формы: Действия – ККМ: снять Z-отчет.

Второй способ – кнопка в форме закрытия программы “Снять Z-отчет и закрыть программу”, которая появляется, когда завершаете работу с программой.

Форма закрытия программы

После этого программа запросит подтверждение на снятие Z-отчета и закрытие смены.

Подтверждение снятия z-отчета и закрытия смены

В появившемся окне нажмите “Да”, чтобы выполнить необходимое действие. После этого отчет будет напечатан, а смена закрыта.

У современного предприятия, особенно если оно реализует розничную продукцию, существует масса форм, посредством которых оно отчитывается перед налоговым органом. К слову, до вступления в силу 54-ФЗ, прямо регламентирующего использование новых форм кассовой техники, единственным возможным оборудованием были устаревшие аппараты без онлайн-возможностей. И поскольку они в отличие от более новых моделей не могут держать связь с ИФНС в режиме реального времени, приходилось осуществлять меры строгой финансовой отчетности. В этом обзоре мы расскажем о Z-отчете по кассе, опишем, что это такое и как правильно работать с этой формой документации.

Что это за отчетность

Она происходит ровно один раз каждые 24 часа. И это не рекомендательные требования, а строго принудительные. Если в течение суток не была проведена процедура снятия, то кассовый аппарат попросту заблокируется. Он не сможет функционировать.

Данная форма — это полноценная документация, знаменующая закрытие смены. Все полученные сведения бережно хранятся в бухгалтерии компании, ожидая своей участи. А конкретно, знакомства с ИФНС. После каждого периода гашения остается ровно 24 часа, когда у кассира есть возможность снова провести снятие. Если этого не случится — возможна не только блокировка техники, но и финансовые штрафы со стороны органов власти.

Примечательно, но данная манипуляция не нужна самому предприятию. Оно никаким образом не использует полученные сведения. Проводить по ним собственные проверки — нет никакой логики. Да и ежедневно мониторить эти выводы по каждому конкретному аппарату никто не будет. А выявлять недобросовестность сотрудников таким способом тоже бессмысленно. И диапазон в 24 часа никуда не вписывается. Нетрудно догадаться, что это схема необходима только для проверок со стороны налоговой.

Стоит понимать, что в новом оборудовании никаких подобных инсинуаций проводить не нужно. Оно само без вмешательства сотрудника передает сведения по каждой сделке или иной операции непосредственно в органы налоговой службы. Это удобно и просто, а лишняя бумага самому предприятию не нужна. Но не везде новый век пришел на смену старому. Данные дисциплины обязательны для соблюдения лишь в некоторых организациях с формами юридических лиц. А вот индивидуальные предприниматели вполне законно могут пользоваться устаревшей техникой. И многие из них воспользовались данной поблажкой, не спеша переходить на новые модели.

Как снять З-отчет в конце дня

Существует определенный набор реквизитов, который должен в обязательном порядке отражаться в этом своеобразном чеке, снимаемым после конкретной смены. Такой перечень установлен законодательно, конкретика содержится в приказе налогового органа от 21 марта 2017 года.

Это название юридического лица, допустимо представить данные владельца в некоторых формах предприятий, адрес и ИНН, а также сведения о сотруднике, проводящем акт снятия документа с гашением. В самом чеке должен быть номер, количество операций, объем принятых финансовых средств, остаток на кассе при открытии и закрытии, реквизиты самого оборудования, количество учтенных скидок. Если имели место возвраты, они тоже оформляются. Также ставится полная дата, когда была проведена процедура.

Формирование автоматическое, вручную работник набирать никаких сведений не должен. Достаточно провести манипуляцию, заключающуюся в определенной последовательности нажатия клавиш/кнопок на модели оборудования. Какие именно — зависит уже от типа устройства и производителя. Присутствуют разные варианты. Рекомендуется ознакомиться с правилами пользования в прилагаемой инструкции.

Помните, что если снятие не было оформлено в течение суток, то это автоматический факт нарушения текущего законодательства. Он не останется без последствий в любом случае.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Как работать с аппаратом Эвотор

Данный тип относится к образцам новейшей формы. Он полностью соответствует всем требованиям закона в данной сфере, является терминалом по типу «смарт». Большее количество операций выполняется автоматически. Создать на нем акт закрытие довольно просто.

• В главном меню найти пометку о создании отчетности.
• Сотрудник будет переведен в специальный раздел, где отображается вся информация с последнего периода гашения. Финансовые операции, приходы и расходы и иное.
• Необходимо выбрать действие — закрыть смену.
• Далее, понадобится лишь осуществить печать сформированного документа.

Что это такое и их особенности составления

На современном рынке ранее присутствовал огромной выбор техники этой сферы. С внесением поправок в закон ассортимент претерпел изменения. Однако, множество образцов до сих пор успешно функционирует.

«Меркурий 185Ф»

Для перехода в режим составления понадобится кнопка «РЕЖ». Нажать ее нужно будет повторно. Количество раз зависит от установок. В открывшемся меню уже надо начать формирование. Для этого понадобится клавиша — «ИТ». По ее нажатию инициируется процедура. Но для входа необходимы реквизиты пользователя. Если они не установлены заранее, то можно ввести заводской код — «22». Либо тот, который используется на данной точке.

«Меркурий 180»

Отличий с предыдущим пунктом практически нет. Лишь кнопка, которая приведет в меню меняется на новую «АН/РЕ». В остальном процесс организуется по той же схеме.

«Орион 110Ф»

Это, пожалуй, самый простой вариант для работы конкретно над озвученной задачей. Нам понадобится третий режим для печати. Найдите соответствующую кнопку смены опций и дважды нажмите на нее. На дисплее отобразится выбор. Остается лишь щелкнуть по «вводу» и согласиться с выбранным решением.

«Пионер 114Ф»

Необходимо открыть главное окно с определением режима процедур. Там найти пометку «Отчеты ККТ». Именно этот раздел нам и понадобится. В появившемся окне закройте смену двойным нажатием на кнопку ввода.

Как выглядит отчет для разных моделей

Собственно, все остается на усмотрение производителя. Закон строго регламентирует конкретное содержание, без которого корректным чек не может быть признан. Но вот о форме подачи данной информации практически никаких рекомендаций не предусматривается. Соответственно, допустимы вариации.

Для онлайн-кассы «Меркурий»

Такая модель отличается несколькими факторами. Отчетливо расписан приход, расход и количество возвратов на каждый определенный период. Налоговая ставка выводится в отдельном поле. Заголовок формируется автоматически, на основе уже прошедших периодов гашения. Вычисляется остаток без дополнительных манипуляций в отдельной строке. Это разницы между появившимися средствами и текущими отчислениями. Стоит отметить, информация детальная и подается в удобной для пользователя форме.

Для онлайн-кассы «Орион»

В отличие от предыдущей модели эта более скупая на сведения и менее автоматизированная. Нельзя сказать, что нарушается регламент содержания. Расходы и приходы финансовых средств, номера, даты и узкая информация по налогам — все есть, но без ставки и иных дополнительных фишек. Зато фиксируются сведения, которые не были переданы в онлайн-варианте.

Чек-коррекции, почему его не нужно отражать

Фактически, это способ регистрации допущенной ошибки, неточности или появившейся неполадки. Если сам сотрудник неправильно оформил сделку, не была отражена информация, являющаяся обязательной. В этом варианте нужно сформировать корректирующий чек. Примечательно, что данная процедура легко корректирует информацию, поэтому отдельно ее выводить в отчете нет никакого смысла. Конечный графический итог просто учитывает любые правки и ориентируется уже на них. Поэтому налоговой службе нет нужды отмечать, сколько там конкретно было ошибок и сбоев на предприятии.

Что делать после снятия

Полученный чек необходимо передавать по строгой форме. Он направляется напрямую в приложение или справку операциониста, прописывается в журнале с набором сопутствующих данных. К ним относится дата, общая сумма финансовых средств до открытия и после закрытия смены, конкретные записи по расходу и приходу.

Дальнейший путь зависит уже от определенной схемы, предусмотренной на предприятии. Алгоритм может меняться, строгих норм на этот счет не предусматривается. Документация уходит старшему по смене, отправляться в бухгалтерию, передавать менеджеру или администратору и даже в руки руководителю филиала или всей компании.

Главный аспект в том, что сведения необходимо хранить не менее пяти лет со дня получения. И лучше строго соблюдать этот аспект, проверка может выявить несоответствие.

Чтобы избежать штрафов, санкций со стороны ИФНС, а кроме того, до минимума упростить отчетность озвученной сферы, логичнее всего использовать современные программные методики. Лучшие из них предоставляет проект «Клеверенс», ведь он:

• Подготовил коробочные пакеты и готов предоставить индивидуально разработанные системы под персональные требования.
• Ориентируется на мобильное управление отчетностью, чтобы упростить задачу контроля и осуществления. Достаточно сотрудника со смартфоном, которой сможет регулировать процедуры.
• Отлично знает российское законодательство, готовит приложения исходя из текущих и даже будущих норм, которые находятся в стадии принятия или одобрения.

Скомпилируем ключевые нюансы, касающиеся это особой формы отчетности.

• Любая уже сформированная «зетка» имеет собственный номер. Соответственно, каждый пропуск будет заметен и легко выявляется на даже поверхностной проверке.
• Провести процедуру повторно невозможно. Ведь само оборудование тоже «запоминает» ее. И ее можно снять с памяти.
• Никто не запрещает снимать «зетку» более, чем требуется по закону. Хоть каждый час. Но стоит помнить, что все экземпляры должны быть отправлены в соответствующие инстанции, правильно оформлены и прикреплены.
• В случае если операций действительно не было, а рисковать не хочется, допускается снятие нулевого чека.

При утрате Z-отчета

Произойти на предприятии может любое ЧП. Да и обычную халатность никто не отменял. И из-за ошибок операторов, проблем в бухгалтерии, человеческой забывчивости можно потерять нужные бумаги. А если просто проигнорировать этот момент, то на горизонте очень отчетливо начнут маячить штрафные санкции для компании.

Нужно действовать оперативно. Для начала составить акт утраты. И хоть его составляет рядовой сотрудник, который нес ответственность, ознакомиться и скрепить подписью должен старший. Начальник смены, менеджер, администратор, директор.

Далее, сотрудник должен прикрепить объяснительную записку. При каких обстоятельствах и почему случился инцидент. А после с помощью ЭКЛЗ восстановить утерянные данные и снова зафиксировать аналог «зетки», который и отправляется в журнал. Помните, что без вызова специалиста, получить доступ к данным не выйдет.

Если не сняли вовремя

К примеру, сотрудник просто не успел сделать снятие показателей, и в результате прошло более 24 часов. А мы не зря отмечали, что норма распространяется именно на сутки. Любое превышение, хотя бы даже на минутку — это несоответствие. Многие предприятия при таком инциденте стараются просто скрыть этот факт. Ведь вероятность того, что информация в итоге всплывает — низкая. На самом деле, раскрывается все очень легко при любой рядовой проверке. Более того, если фирма работает на упрощенной системе налогообложения, то вероятность вскрытия ошибки достигает огромных процентов. КУДИР без труда зафиксирует расхождение сведений по сделке.

Стоит в любом случае инициировать процедуру с объяснениями, восстановлением утерянных данных. Конечно, это много лишней возни, но против текущих законодательных норм не пойдешь. И впредь допускать такого не стоит. Ведь частые ошибки легко привлекут пристальное внимание налоговиков, заподозривших преступный умысел в этой схеме.

Санкции и штрафы

Правовая сфера регулируется КоАП. Конкретно — это 19 статья. Есть два варианта исхода — если умысла не было или его не смогли найти. В этом случае сам сотрудник получит штраф в размере 500 рублей. А вот предприятие ждут более серьезные последствия, вплоть до пяти тысяч. А если умысел был найден, то добавится еще и уклонение от требований надзорного органа. Что прибавит пару тысяч рублей к уже оформленным штрафам. Неприятно, если налоговая будет уже с подозрением смотреть на фирму.

Заключение

Разобрав, что представляет собой Z-отчет и как он выглядит, нетрудно понять, что для самой компании он не несет никаких дивидендов. Лишь трату времени, сил и нервов. Но действуя в легальной сфере, избежать оформления не получится. В конце концов стоит относиться к этому как к неизбежному.

Перед тем как в юридическую силу вступил ФЗ №54 «Об использовании ККМ», который обязал участников перейти на онлайн-кассы, они работали на оборудовании старого образца. По итогам смены выпускался Z-отчёт о закрытии смены, а сведения переносились в ф. КМ-6 и ф. КМ-4.     Но с внедрением онлайн-ККМ правила изменились: на кассах нового образца Z-отчёт не обнуляет информацию, а только «подбивает» итоги по текущей смене.

После внедрения ФЗ №54, вместо понятия «Z-отчёт» используется «отчёт о закрытии смены» или «отчёт с гашением». Он снимается с ККМ в конце смены. В документе отображается информация обо всех операциях, произведённых в течение смены. В соответствии с законом, кассовая смена не может длиться более суток, поэтому кассиру необходимо выпускать Z-отчёт не позднее 24 часов после её открытия, иначе касса будет автоматически заблокирована.

Все сведения, отображённые в отчёте с гашением, ККМ пересылает в органы налогового контроля, поскольку в памяти устройства она может храниться не более одного месяца. В случае потери соединения с интернетом, непересланные отчёты «уходят» автоматически (после его восстановления). Если данные не будут поступать в ФНС более 30 дней, ККМ также будет заблокирована.

Отчёт о закрытии смены

Разберем, какие реквизиты должны быть проставлены в Z-отчёте. Следует помнить, что перечень обязательных реквизитов будет зависеть от используемого формата фискальных данных (далее — ФФД).

Так, при работе на ФФД 1.05, в отчёте с гашением должны быть указаны:

При работе на ФФД 1.1, кроме указанных выше реквизитов, добавляются: счетчики итогов смены и ФН, а также сообщение ОФД. В документе, созданном на ФФД 1.2,  добавляется оповещение о количестве непереданных сообщений.

Чек коррекции в отчете о закрытии смены

Чек коррекции выпускается, если кассиром при расчётах на ККМ была совершена ошибка.

• Ошибка оператор, например, при расчётах была выставлена некорректная сумма.
• Расчёты осуществлялись без ККМ (к примеру, при отключении электроэнергии).
• Ведение расчётов без применения ККМ.
• Поломка кассового устройства во время совершения расчётов.

Если ошибка была выявлена в пределах открытой смены, чек коррекции необходимо выпустить до закрытия смены. А если позднее, то его можно будет создать на следующий день. Разберём, как это можно сделать, на примере ККМ Эвотор:

• Войдите в «Настройки».
• Откройте вкладку кассового обслуживания и перейдите в «Дополнительные операции».
• Запустите выпуск Z-отчёта.
• Укажите форму оплаты.
• Выставьте тип коррекции, а также её причину.
• Для подтверждения действия нажмите «ОК».

После выпуска документа кассир выпускает акт или служебную записку указывая в ней причину допущенной ошибки.

Чек коррекции может не отобразиться в Z-отчёте, если при его создании случился сбой в работе ККТ.

Снятие Z-отчета на ККМ

Перед тем как приступить к снятию отчёта с гашением, требуется внимательно изучить инструкцию по использованию ККМ. Поскольку алгоритм создания документа будет зависеть от модели кассы.

Z-отчёт требуется для того, чтобы:

• Подбить итоги смены.
• Узнать, сколько было совершено операций.
• Систематизировать информацию в памяти устройства.

Если отчёт не будет снят в течение суток с момента открытия смены, ККМ будет заблокирована.

Снятие отчета о закрытии смены на ККМ Эвотор

ККМ Эвотор позволяет обеспечить учёт входящих и исходящих финансовых потоков, а также позволяет работать с системой ЕГАИС и создавать различные форма отчётности.

Как произвести снятие Z-отчёта на ККМ Эвотор

• В основном меню откройте вкладку «Отчёты» и войдите в «Кассовый отчёт».
• После того как сведения отобразятся на экране, нажмите на «Закрыть смену».
• Для подтверждения действия, нажмите «Распечатать отчёт».

Как выпустить отчет о закрытии смены на разных ККМ

В соответствии с конкретной кассовой моделью, для выпуска Z-отчёта предусмотрена разная последовательность действий.

• Многократно нажмите на клавишу «РЕЖ».
• После того как на дисплее отобразится уведомление «Отчеты ФН», нажмите на «ИТ» и войдите под администраторским паролем.
• Когда появится надпись «Закрыть смену» подтвердите действие, нажав на кнопку «ИТ».

• Многократно нажмите на «АН/РЕ», после чего на дисплее высветится уведомление «Отчёты ФН».
• Нажмите на «ИТ» и войдите под администраторскими правами.
• Откройте «Закрыть смену» и для подтверждения действия нажмите на клавишу «ИТ».

• Многократно нажмите на кнопку «Режим».
• На дисплее отобразится уведомление «Выбор 3».
• Для подтверждения действия дважды нажмите на клавишу «Итог».

• В окне режимов выберите «Отчёты ККТ» и нажмите на «Ввод».
• Выберите отчёт «Закрытие смены».
• Для подтверждения действия нажмите на «Ввод».

Если у Вас другая ККМ, то просто следуйте инструкции, приведённой в руководстве по использованию.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Z-отчёт в ККМ старого образца

На ККМ старого образца Z-отчёт формировался и распечатывался кассиром в конце смены. При снятии этого отчёта смена закрывалась, и показания необходимо было записывать в журнал кассира-операциониста. Z-отчёт фактически состоял из двух документов: отчёт по итогам за смену и отчёт о закрытии смены. При снятии отчёта происходило:

• обнуление данных по продажам за смену;
• подведение итогов по выручке за смену;
• фиксация данных об итоге продаж в фискальной памяти;
• отражение возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
• обоснования сведений, вносимых в отчётность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчёт и журнал кассира-операциониста).

Как происходит закрытие смены в онлайн-кассе

В ККТ нового образца закрытие смены производится с помощью отчёта о закрытии смены. Отчёт необходимо напечатать в течении 24 часов после открытия смены, иначе касса блокируется. Он содержит следующие данные:

• информацию о кассире;
• дата и время закрытия смены;
• количество чеков за смену.

Отчёт о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. После создания этого отчёта не получится пробить новый кассовый чек. Операции станут доступны только после печати отчёта об открытии смены. Распечатывать отчёт о закрытии смены не нужно.

Основные отличия отчёта о закрытии смены от Z-отчёта

Отчёт о закрытии смены отличается от Z-отчёта по нескольким параметрам:

• он формируется на ККТ нового образца;
• данные из отчёта передаются в налоговую через ОФД в режиме онлайн, поэтому их не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6.

Функция у старой и новой версии отчёта одна и та же — подвести итоги смены. С его помощью можно отслеживать следующую информацию по каждой закрытой смене:

• данные по продажам за смену;
• итоги по выручке за смену;
• итоги продаж в фискальной памяти;
• отражение возвратов денег, скидок и аннулированных чеков.

Несмотря на значительные изменения в форме и способе передачи в ФНС, отчёт о закрытии смены в новых кассах по-прежнему называют Z-отчётом.

Продолжительность смены

Согласно п.2 ст.4.3 ФЗ-54, смена не может длиться дольше 24 часов. Если отчёт о закрытии предыдущей смены формировался больше суток назад, касса автоматически перестаёт выдавать чеки. Поэтому закрывать смену нужно не позже чем через 24 часа после её открытия.
Если организация работает круглосуточно, закрытие смены происходит во время технического перерыва или замены ответственного кассира. Это не противоречит закону — за сутки можно открыть и закрыть несколько смен.

Формы отчётов о закрытии смены

Существует несколько видов отчётов о закрытии смены. Часть из них необходима для отчётности в контролирующие органы, другие полезны для решения внутренних задач организации.

Базовый (основной) отчёт о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе. Это один из обязательных отчётов, данные которого передаются в ФНС. При его снятии обнуляются показатели работы всего магазина.

Нулевой отчёт. Ещё один обязательный отчёт. Формируется, если продаж не было и через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.

Закрытие отчёта по подразделениям. Этот Z-отчёт формируют большие торговые сети. Он показывает результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.

Отчёт по товарным группам. С помощью этого отчёта можно посмотреть, сколько тех или иных позиций было продано за день.

Z-отчёт по кассирам. Показывает личную эффективность и нагрузку каждого продавца.

Из этого перечня обязательными являются только основной отчёт о закрытии смены и нулевой отчёт. Остальные не передаются в контролирующие органы и применяются, если в них есть необходимость для ведения бизнеса.

Отчёт о закрытии смены в личном кабинете Астрал. ОФД

При закрытии смены на онлайн-кассе соответствующий отчёт формируется автоматически и передаётся оператору фискальных данных (ОФД). Посмотреть Z-отчёты в ОФД можно в личном кабинете. Для этого:

• войдите в личный кабинет сервиса Астрал.ОФД;
• найдите раздел «Чеки», а в нём — подраздел «Все чеки»;
• в списке переданных документов найдите «Отчёт о закрытии смены». Каждый документ можно открыть, щёлкнув по нему, и посмотреть содержимое.

Такие отчёты хранятся в течение 5 лет на фискальном накопителе и в налоговой.

В современных онлайн-кассах применение Z-отчёта не обязательно. Но при необходимости его можно формировать в личном кабинете Астрал.ОФД. Для того чтобы создать Z-отчёт в личном кабинете, выполните следующие действия:

• войдите в личный кабинет сервиса Астрал.ОФД;
• заполните поля «Организация», «Торговая точка», «ККТ», «Смена», укажите период и нажмите кнопку «Сформировать»;
• готовый Z-отчёт можно сохранить или распечатать.

Вести продажи в соответствии с 54-ФЗ поможет Астрал.ОФД. Специалисты ответят на любые вопросы о сервисе, объяснят детали 54-ФЗ, помогут в выпуске электронной подписи и регистрации кассы. А все чеки и отчёты будут переданы в ФНС в срок и сохранятся в личном кабинете.

Многие слышали, что с недавних пор правительством было принято решение перевести бизнес на онлайн-кассы. Разумеется, далеко не все владельцы собственных предприятий обрадовались данному нововведению, потому что каждому бизнесмену вновь приходилось тратить деньги, чтобы купить необходимое оборудование.

При всем при этом, уже в скором времени граждане поняли, насколько полезное и удобное изобретение – онлайн-кассы. Теперь пришло время рассказать о том, в чем заключается главная цель данного нововведения.

Также в данной статье мы упомянем каждый из видов отчетов, которые будут формироваться при подключенной кассе этого типа.

Онлайн-кассы и виды отчетов по ним

Большинство граждан и по сей день задаются вопросом – для чего же нужна онлайн-касса. Ответ прост: ККТ последнего поколения, которые теперь должны быть у каждого бизнесмена, применяются для того, чтобы упростить пользование не только владельцам, но и для налоговой инспекции. Таким образом, онлайн-кассы формируют документы, служащие интересам государственной казны – фискальные данные. Следует напомнить, что подобного типа кассы содержат внутри себя специальный накопитель, где хранятся все виды отчетов. Благодаря этому можно с легкостью узнать следующее:

• точную дату, когда ККТ была зарегистрирована или заменена;
• БСО (бланки строгой отчётности), все чеки, выданные с момента регистрации кассового оборудования;
• расчеты, изменения, проводившиеся по ним;
• дата замены фискального накопителя.

Бумажные отчеты, используемые ранее, более не требуются, данные хранятся в электронном виде.

Регистрация контрольно-кассовой машины

Вначале мы упоминали о том, что бизнесмены обязаны заменить устаревшие кассовые аппараты на устройства нового поколения. Каждая ККМ требует отдельной регистрации в инспекции федеральной налоговой службы.

Если Вы все еще не зарегистрировали аппарат, ни в коем случае не начинайте работу, потому что это грозит оплатой штрафов в приличном размере. Как только данный процесс завершится и ККМ будет официально зарегистрирована, у вас появится документ, подтверждающий данное действие – отчет о регистрации. В нём можно найти информацию о самом аппарате; узнать о том, где и когда он был зарегистрирован и даже данные о владельце фискальной информации.

Как только вы получите регистрационный номер, нужно незамедлительно подать отчет в ФНС, чтобы начать работать с ККМ. Данный процесс можно совершить при помощи личного кабинета, зарегистрировавшись на официальном сайте оператора фискальных данных.

Различные виды отчетов по ККМ

Каждый потребитель знает, что такое кассовый чек. Если по какой-либо причине кто-то этого не знает, данная статья поможет разобраться.

Итак, кассовый чек (КЧ) – документ, выдаваемый покупателю, содержит фискальные данные. На данном документе находятся все реквизиты предприятия, а также наименования приобретённых товаров. Бизнесменам стоит помнить о том, что уже совсем скоро заполнять КЧ вручную, а также использовать для этого специального вида шаблон, — будет запрещено.

Исправление ошибок, допущенных при использовании ККМ

Законодательством не запрещено исправлять операции, проводимые посредством кассового аппарата. Чтобы воспользоваться этой услугой, существует чек коррекции.

Многие могут подумать, что данный документ позволяет оформить возврат купленного товара, но сразу стоит отметить, что это утверждение неверно. Документ коррекции необходим исключительно для оправдания действия, согласно которому не был выдан чек в момент покупки.

Таким образом, если кассир по какой-либо причине не выдал чек, следует тут же оформить данный документ, дабы избежать наказания со стороны налоговой службы. Стоит помнить, что просто так создавать чеки коррекции не рекомендуется, т.к. в придачу к этому нужно будет приложить служебную записку с описанием сложившейся ситуации. Помимо прочего владелец организации будет обязан сообщить о случившемся в ФНС.

Закрытие архива фискального накопителя

Фискальный накопитель, разумеется, имеет ограниченный запас памяти. Это значит, что спустя некоторое время владельцу ККМ придется его менять. Чтобы провести данную процедуру по всем правилам, первым делом необходимо убедиться, что все документы и отчеты были переданы в федеральную налоговую службу.

Сделать это очень просто, ведь следует лишь осуществить закрытие смены, после чего можно переходить к закрытию фискального накопителя.

Открытие смены ККМ

Вот мы и подобрались к самому интересному – работе с онлайн-кассой. Отчет об открытии смены – документ, хранящийся на фискальном накопителе, с его помощью можно начать работу с кассой.

Стоит отметить, что без данного документа аппарат не запустится, а это значит, что и проведение расчётов будет невозможным. Не следует забывать о том, что этот документ должен быть сформирован не в начале рабочего дня, а с момента, когда прошла первая оплата товара. В случае, если за день не было произведено ни одного расчета, онлайн-кассу открывать не нужно. В связи с этим мы настоятельно рекомендуем проводить открытие смены лишь с первой покупкой, чтобы избежать недоразумений.

Отчет об открытии смены может быть произведен не только в автоматическом режиме, но и в ручном. В первом случае данный документ будет сформирован по пробитию первого чека с момента закрытия прошлой смены. Если отчет нужно сделать вручную, то кассир имеет полное право воспользоваться всем функционалом ККМ. Начинать рабочий день лучше со следующих действий:

• Проверки кассовой ленты в аппарате (её количества);
• Осуществления формирования «нулевого» чека;

Формирование и для чего он нужен

В конце статьи расскажем об Х-отчете. Он не столько нужен налоговой службе, сколько владельцу организации или индивидуальному предпринимателю.

Этот документ необходим, чтобы отследить поступление выручки, получить подробные сведения о продажах. Владелец ККМ может лично определять, когда и в каком количестве проверять показатели данного отчета, так как никаких ограничений не установлено. Помимо вышеуказанных функций, персонал может убедиться в правильности даты, напечатанной на чеке, а также проверить реквизиты организации.

Именно благодаря данному отчету ИП и организации могут своевременно узнать о тех или иных ошибках, что дает шанс избежать наказания со стороны налоговой службы.

А теперь давайте в подробностях разберемся, чем же полезен Х-отчет и что из него можно узнать:

• Количество наличных средств в определенный отрезок времени;
• Дату и время печати чека;
• Итоговое количество денег к концу смены;
• Число произведенных продаж;
• Способ оплаты каждого товара в отдельности (наличными или картой);
• Количество и общая сумма возвратов;
• Общее количество чеков за смену.

Также следует помнить, что ни у кого из персонала нет возможности получить Х-отчет за предыдущую смену. Помимо прочего, данный вид отчетности дает возможность узнать много дополнительной информации:

• Работоспособность каждого кассира в отдельности (анализируя число обслуженных покупателей и общую выручку);
• Количество оставшихся товаров;
• Остаток наличных средств в ККМ.

Нужен ли он

С появлением новейшего оборудования и онлайн-касс, надобность в Z-отчете отпала. Поэтому сейчас можно с уверенностью сказать, что данным видом отчетности никто не пользуется, так как он не выводится на ККМ нынешнего поколения. Им перестали пользоваться еще с начала 2017 года. А специально для тех, кому интересно, для чего же был предназначен Z-отчет, мы подготовили небольшой список его назначений:

• Полный сброс и обновление параметров;
• Отображение выручки за ту или иную смену;
• Данные о возврате средств и товаров;

Кроме того, Федеральная Налоговая Служба использовала данные отчеты для сверки с бухгалтерскими данными.

Закрытие смены и отключение онлайн-кассы

Благодаря отчету о закрытии смены, все данные автоматически поступают в федеральную налоговую службу. Именно с помощью данной функции у владельцев ККМ отпала необходимость в печатании документации и личного предоставления ее в ФНС. Теперь каждый предприниматель может самостоятельно решить, стоит ли ему тратить время на очередь в налоговой, чтобы предоставить отчет или же осуществить процесс, воспользовавшись онлайн-кассой последнего поколения.

Отчет о закрытии смены самостоятельно архивирует все кассовые операции, а также сохраняет их на фискальном накопителе. Как и Z-отчет, данный тип включает в себя информацию о выручке и возврате средств, позволяет узнать адрес организации. Помимо прочего, теперь у владельцев контрольно-кассовой машины имеется возможность узнать количество проводимых операций в течение всей смены.

В случае если вы не желаете получать штрафы за неправильное пользование ККМ, следует вовремя закрывать смену. За нарушение правила, организация будет вынуждена выплатить штраф в размере 5-10 тысяч рублей, ИП — до 3 тысяч рублей.

Самое главное преимущество контрольно-кассовой машины: отсутствие надобности хранить документацию в печатном виде, т.к. вся информация собрана на фискальном накопителе. Владельцам ККМ не приходится переживать о распечатке отчетов.

Изменения, введенные в систему учета с началом использования онлайн-касс, затронули многие документы.

В онлайн-кассе не формируется z-отчет в том виде, к которому привыкли пользователи ККТ предыдущего поколения. Современная техника формирует другую отчетность, именуемую отчетом о закрытии смены. Она схожа с z-отчетом тем, что также привязана к определенному промежутку времени, подводит итог для оприходования выручки. Но отличий гораздо больше:

• данные не обнуляются;
• итог не записывается в фискальную память;
• данные автоматически передаются в ФНС.

При обрыве связи, перебое передачи данных онлайн-касса будет отправлять отчет о закрытии смены до тех пор, пока не получит подтверждения о его получении от налоговой.

Для ведения бизнеса по 54-ФЗ на территории РФ юридическим лицам и предпринимателям необходимо купить онлайн-кассу и подключить ее к ОФД. В нашем магазине вы найдете широкий выбор онлайн-касс, а также сможете сразу подключиться к ОФД и зарегистрировать кассу в ФНС.

Что из себя представляет z-отчет онлайн-кассы

Данные, включаемые в z-отчет онлайн-кассы, установлены федеральным законом № 54-ФЗ. Дополнения внесены Приказом ФНС № ММВ-7-20/229. Согласно законодательству, отчет включает следующие реквизиты:

Ф. И. О. ответственного лица (кассира), формирующего документ.

Помимо основных параметров, итоговый отчет может содержать дополнительные сведения. Например, количество непереданных документов, время между закрытием и открытием смены, статус памяти, если она переполнена, и другое.

Формироваться отчет может по-разному, в зависимости от модели кассы. Для закрытия смены необходимо последовательно нажать ряд клавиш. Если кассир забыл закрыть смену, нельзя пробивать чеки. Это станет причиной штрафа от налоговой за непредставление z-отчета. Сначала необходимо закрыть смену, а потом открыть новую. Только после этого можно приступать к работе.

Нужно ли хранить отчет о закрытии смены

С введением в оборот онлайн-касс необходимость в хранении отчетов на бумажном носителе отпадает. Вся информация автоматически сохраняется в фискальном накопителе. Сюда относятся не только отчеты о закрытии смены, но и кассовые чеки. Фискальный накопитель обеспечивает сохранность данных на протяжении 5 лет. Также стоит помнить и о том, что вся информация передается в ФНС, а значит, и там сохраняется все необходимое.

Z — отчет это отчет на кассовом аппарате, который делает кассир в конце своей смены, чтобы инкассировать кассу и передать всю наличность администратору (если таковой имеется).

Этот отчет нужен исключительно налоговым органам для контроля за предпринимателями. С точки зрения бизнеса это совершенно бессмысленная вещь. Почему Z — отчет бессмысленная вещь читайте в конце страницы. Но все-таки придется описать что это такое и с чем его едят.

После снятия Z — отчета кассир инкассирует наличность из кассового аппарата, заносит данные из Z- отчета в журнал кассира-операциониста. В журнал заносятся следующие данные: номер Z — отчета, накопление на начало рабочего дня, накопление на конец рабочего дня, выручка за смену, дата снятия отчета, возвраты, безналичные платежи. После этого кассир заполняет справку кассира операциониста и отдает ее в бухгалтерию, которая заполняет кассовую книгу.

Отличие Z — отчета от X — отчета в том, что первый обнуляет все, что было пробито на кассе, а второй просто показывает (распечатывает) при этом НЕ ОБНУЛЯЯ их.

Виды Z — отчетов

Z -отчеты бывают нескольких видов.

• Основной Z — отчет — это главный отчет, который снимается в конце смены. Он гасит все «регистры» на кассовом аппарате за текущую смену (обнуляет дневную выручку). Его нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО снимать каждую смену, иначе касса заблокируется.
• Z — отчет по отделам — этот отчет показывает сколько денег было пробито по каждому отделу, после предыдущего снятия Z — отчета по отделам. Он обнуляет накопления счетчиков отделов. Его не обязательно снимать каждый день.
• Z — отчет по кассирам — этот отчет показывает сколько денег было пробито тем или иным кассиром. Если снимется этот отчет, то накопления по кассирам обнуляются.
• Z — отчет по по товарам — этот отчет показывает сколько было продано товаров, если в кассовом аппарате запрограммирована база товаров (или услуг).

Накопления в Z — отчете

Накопления в отчете общая сумма всех пробитых денег за весь период работы кассового аппарата.

Иногда накопления могут обнуляться, например в следующих случаях:

• перерегистрация кассового аппарата
• замена фискальной памяти
• другие ремонты кассового аппарата

Примеры Z-отчетов

Кассовый аппарат с ЭКЛЗ WAB-08RK

Интересная коллизия с Z-отчетами.

На самом деле эти отчеты совершенно не имеют никакого смысла для предпринимателя. Все время разговаривая с иностранными коллегами я рассказываю им про российский Z — отчет, и каждый раз мой собеседник одаривает меня примерно одной и той же фразой: «загадочная русская душа придумала этот Z-отчет».
Решайте сами: работа предпринимателя искусственно делиться на НЕПОНЯТНЫЕ промежутки времени — периоды между снятиями Z — отчетов. Возникает вопрос ЗАЧЕМ эти промежутки времени нужны предпринимателю? Давайте предположим:

Для контроля кассира? На самом деле кассир совершенно не контролируется этими отчетами, ведь вы не будете после каждой смены проводить переучет магазина. А кассир, если и захочет мухлевать, так просто будет не добивать все суммы. Даже если хочется проверять пробитые тем или иным кассиром суммы, можно просто каждому кассиру выделить свой пароль доступа, и любой кассовый аппарат будет автоматически считать суммы, пробитые тем или иным кассиром.

Для подводки статистики по дням? Для подводки статистики по дням проще делать отчеты по датам — Z — отчеты, которые снимаются не по дням а по непонятным промежуткам времени не дадут вам полной картины.

Я не могу себе еще представить зачем нужны Z — отчеты, поэтому если у вас есть предположения делитесь с ними в комментариях.

X — отчет это отчет на кассовом аппарате показывающий сколько наличности было пробито на кассе за текущую смену.

X-отчет можно делать в любой момент и в любом количестве, показания с X — отчета нигде не фиксируются.

Другие названия

• утренний отчет
• нулевой чек
• нулевой отчет

«Утренним отчетом» или «нулевым чеком (отчетом)» его называют из за того, что некоторое время назад налоговая требовала снимать эти отчеты в начале смены для того, чтобы убедиться в отсутствии наличности в кассе ( чтобы показать, что выручка в кассе на начало рабочей смены равна «нулю» ). В настоящее время эти отчеты не обязательно снимать каждое утро, так как вся информация храниться в электронном виде в ЭКЛЗ.

Виды X — отчетов

X -отчеты разделяются на несколько категорий

• Основной X — отчет — общий отчет по выручке за текущую смену (в отличии от Z — отчета не обнуляет выручку)
• Контрольная лента или почасовой отчет — показывает все покупки, которые были пробиты за текущую смену
• Z — отчет по отделам — показывает выручку по отделам
• Z — отчет по кассирам — показывает суммы, которые пробил каждый кассир
• Z — отчет по по товарам — показывает сколько и каких товаров было пробито на кассе

Примеры X-отчетов

Касби 02 МК

Z-отчет – это отчет, который обязательно будет сниматься с оборудования по окончании смены. Он содержит информацию о каждой операции, которая была проведена за смену. Такой отчет нужно сформировать в срок не более 24 часов после того, как смена была открыта. Если смена была открыта, но устройство не использовалось – отчет все равно должен быть сформирован.

Такой документ дает возможность автоматически передать данные в налоговую службу. Он хранится до одного месяца в памяти самого устройства, и информация автоматически передается, как только будет налажена связь. Если в течение месяца данные не будут отправлены, фискальный накопитель просто блокируется.

Министерство финансов объясняет, что на данный момент первичные формы документации уже не имеют юридической силы и не будут обязательны для предприятий. Использование онлайн-касс избавляет кассира от необходимости вести журнал. Однако есть и документы, которые должны обязательно оформляться – это приходный и расходный ордера. Также создается и поддерживается кассовая книга, которая может вестись:

• в электронном виде с функцией печати;
• в бумажном виде;
• в цифровом виде на ПК.

Если ведется бумажный вид, все бланки должны быть прошиты и пронумерованы.

Отчет с гашением должен содержать внушительное количество реквизитов:

• Данные владельца предприятия или название компании.
• ИНН и юридический адрес предприятия.
• Полное имя и должность сотрудника, который взаимодействует с оборудованием.
• Название документа и его номер.
• Расчеты по всем действиям и информация о том, сколько чеков было напечатано.
• Сумма прихода и возврата, а также регистрационный номер оборудования и номер, присвоенный ему на заводе.
• Номер фискального накопителя.
• Фискальный признак аппарата.
• Дата и время, а также – номер смены.

Сумма средств, полученных предпринимателем – это не обязательное поле, но большое количество оборудования имеют и его. Данные будут доступны на сайте оператора, для их получения необходимо будет зайти в личный кабинет.

Перед снятием Z-отчета нужно будет тщательно изучить инструкцию к оборудованию. У разных производителей и моделей устройств формирование отчета может производиться по-своему. Как правило, для выполнения действия необходимо в правильной последовательности нажимать клавиши.

Для чего нужен такой отчет?

• В нем отображаются все возвраты, скидки и аннуляции покупки.
• В нем содержится итоговая информация касательно дневного оборота.
• В нем систематизируется информация для сохранения в памяти оборудования.

В случае если отчет не будет снят в течение суток с момента начала смены, ККТ будет заблокирована. Естественно, оператор фискальных данных передаст информацию в налоговую.

Как снять Z-отчет на ККТ Эвотор

Эвотор – это оборудование нового поколения. Оно используется для ведения торговых и кассовых операций. Устройство полностью соответствует требованиям законодательства и дает полностью учитывать потоки средств. Его легко устанавливать, а работа в системе ЕГАИС будет простой и понятной.

Аппарат имеет инструкцию, которая рассказывает о том, как нужно снимать отчет на оборудовании:

• Нужно зайти в меню и нажать на пункт «Кассовый отчет».
• На экране вы увидите всю информацию по продажам, возвратам и движению средств. Нажмите на кнопку «Закрыть смену».
• В новом окне необходимо будет выбрать «Распечатать отчет».
• Вы увидите окно с нулевым балансом.

Отчеты по кассам Пионер, Меркурий и Орион. Для создания Z-отчета необходимо будет использовать разные комбинации.

• Необходимо несколько раз нажать на клавишу «РЕЖ» — на экране вы увидите надпись «Отчеты ФН».
• Нужно будет выбрать «ИТ» и произвести вход от имени администратора для введения пароля. Если секретный код не менялся – его значение 22.
• Вы увидите сообщение «Закрыть смену» — нужно будет нажать на «ИТ».

• Нужно будет несколько раз нажимать на «АН/РЕ», пока на индикаторе не отобразится «Отчеты ФН».
• Выберите «ИТ» и введите 22 – это пароль администратора.
• Выберите «Закрытие смены» и нажмите на «ИТ».

• Несколько раз нажмите на кнопку «Режим».
• Дождитесь появления на экране надписи «Выбор 3».
• Дважды нажмите на кнопку «Итог».

• Выберите в окне режимов «Отчеты ККТ» и нажмите на клавишу ввода.
• Выберите «Закрытие смены» и дважды нажмите клавишу ввода.

Если вы сомневаетесь, лучше детально изучить инструкцию к аппарату, чтобы произвести все действия правильно.

Какими будут Z-отчеты?

Внешний вид отчетов, которые формируются разными ККТ, не сильно отличается. Как правило, все они имеют примерно одинаковый перечень информации. Однако небольшая разница все же есть.

Z-отчет онлайн-кассы Меркурий

Отчет, который формируется такой кассой, содержит следующие реквизиты:

• Заранее введенный заголовок отчета.
• Название компании или данные ее владельца.
• Тип и порядковый номер документа.
• Информацию по налоговым ставкам.
• Данные о наличных, суммы прихода, расхода и возврата.
• Результат продаж за одну смену.
• Информация о том, какое количество чеков было проведено, аннулировано и проведено повторно.
• Дата и время.
• Модель ККТ и ее номер.
• Номер закрытия смены.
• КПК документа и номер КПК.

Если такая опция устанавливается дополнительно, оборудование дает возможность отображать информацию о проводимых скидках, аннуляциях и надбавках.

Z-отчет кассы Орион

Отчеты касс не могут иметь сильной разницы в содержании. Как правило, обязательные графы утверждаются законодательно, однако разница может заключаться в использовании дополнительных реквизитов.

Отчет кассы Орион имеет такой вид:

• Полные данные предпринимателя или же название компании.
• Название и номер документа.
• Информация по налоговым ставкам и суммарным регистрациям.
• Информация о том, сколько товара было возвращено.
• Информация по оплатам и количеству данных, не переданных оператору.
• Сумма, которая была внесена в фискальную память.
• Итог, который не подлежит обнулению.
• Номер закрытия, тип и номер кассы.

Документы могут иметь разный внешний вид, однако это не может сказываться на том, какие данные они содержат.

Отображение чека коррекции в Z-отчете

Чек коррекции – это чек, который создается в случае, если была допущена какая-либо ошибка в расчетах при проведении операций. Стандартные ситуации, в которых может понадобиться данная процедура, такие:

• Кассир допускает ошибку и указывает неправильную сумму при проведении процедуры.
• Расчет был произведен без использования кассы.
• В момент проведения операции произошла поломка аппарата или сбой в его работе.

В случае если ошибка была обнаружена в течение дня, чек должен быть пробит до момента окончания смены. Однако пробить чек можно и в другие дни.

Для формирования чека коррекции на терминале необходимо будет:

• Найти настройки устройства и выбрать раздел обслуживания кассы.
• Выбрать «Дополнительные операции» и остановить выбор на операции формирования чека коррекции.
• Правильно указать тип и сумму проведения платежа.
• Выбрать тип проведения коррекции: это может быть самостоятельное действие или же по предписанию, выданному налоговой службой.
• Правильно указать причину проведения коррекции и подтвердить выбор.

После этого необходимо будет подготовить акт о составлении чека коррекции или же служебную записку – такой документ должен содержать информацию о причине проведения операции. Он направляется в налоговую службу.

Чек коррекции не имеет выделенной строки в документе, а учитывается в графе выплат или возвратов. Однако такой чек может не отразиться в отчете – так происходит, если в момент формирования чека оборудование дает сбой.